Tạo toà nhà, đặc điểm và tài nguyên trên Lịch

Thiết lập Lịch để người dùng có thể đặt trước các tài nguyên dùng chung như phòng, máy chiếu, ô tô hoặc xe đạp của công ty. Để nhân viên dễ dàng tìm thấy và đặt trước các tài nguyên cần thiết, bạn nên thêm thông tin càng chi tiết càng tốt. Người dùng sẽ thấy các thông tin chi tiết như toà nhà và tầng có phòng hoặc tài nguyên, cũng như các đặc điểm chính, chẳng hạn như thiết bị hội nghị truyền hình.

Bước 1: Thêm toà nhà

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các toà nhà trong công ty của bạn. Lịch Google dùng các toà nhà làm cơ sở cho tất cả tài nguyên của bạn.

Lưu ý: Địa chỉ toà nhà không được dùng để tìm đường trên bản đồ.

Thêm toà nhà trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Bạn có thể tạo tối đa 10.000 toà nhà cho công ty hoặc trong mỗi miền.

Giờ hãy thêm ngay các trường bắt buộc. Bạn có thể quay lại và điền các trường không bắt buộc sau.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Tổng quan.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.

  2. Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
  3. Ở cuối trang, hãy nhấp vào Quản lý toà nhà.
  4. Trỏ đến và nhấp vào biểu tượng Thêm Thêm toà nhà mới.
  5. Nhập thông tin toà nhà.

    Cách thêm địa chỉ:

    1. Nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa Chỉnh sửa địa chỉ.

    2. Hãy nhập thông tin địa chỉ cho mỗi vị trí sử dụng định dạng địa chỉ bưu điện chính thức cho khu vực của vị trí đó. Trên bảng điều khiển ở bên phải bản đồ Google có một biểu tượng chiếc ghim tại địa chỉ đó. Các địa chỉ liên kết với một địa điểm của doanh nghiệp đã biết sẽ được lưu lại bằng tiếng địa phương. Lưu ý: Địa chỉ toà nhà không được dùng để tìm đường trên bản đồ.

    3. Nếu cần, hãy kéo biểu tượng chiếc ghim đến vị trí chính xác hoặc phù hợp nhất. Bạn nên đặt ghim ở giữa mái nhà của toà nhà. Trường vĩ độ và kinh độ sẽ xuất hiện.
    4. Nhấp vào Xong.
  6. Nhấp vào Thêm toà nhà.

Thêm hàng loạt toà nhà

Bạn có thể tạo tối đa 10.000 toà nhà cho công ty hoặc trong mỗi miền.

Để tiết kiệm thời gian, hãy tải nhiều hoặc tất cả toà nhà trong miền của bạn lên.

Tải bảng tính lên

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Tổng quan.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.

  2. Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
  3. Ở cuối trang, hãy nhấp vào Quản lý toà nhà.
  4. Trỏ đến biểu tượng Thêm rồi nhấp vào biểu tượng Tải lên Tải hàng loạt toà nhà lên.
  5. Nhấp vào Đính kèm tệp CSV rồi làm theo các bước để đính kèm tệp CSV.
  6. Nhấp vào Tải lên.

Để xem các trường bắt buộc và nội dung mô tả, hãy tham khảo phần Định dạng để cập nhật hàng loạt trên trang này.

Sử dụng API để cập nhật hàng loạt toà nhà

Để biết chi tiết, hãy xem bài viết về resources.buildings và Định dạng để cập nhật hàng loạt.

Bước 2: Thêm âm thanh, video hoặc các đặc điểm khác

Nếu bạn muốn mọi người biết về những thiết bị hoặc đặc điểm khác trong phòng hoặc tài nguyên khác, hãy thêm những thông tin đó bằng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Ví dụ: bạn có thể muốn cho mọi người biết những chiếc ô tô nào của công ty có hệ thống dẫn đường.

Lưu ý: Để thêm tính năng, hãy sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc API. Bạn không thể thêm đối tượng bằng cách tải thông tin chi tiết về đối tượng lên trong tệp CSV.

Thêm từng đặc điểm một trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Bạn có thể tạo tối đa 100 đặc điểm cho công ty hoặc trong mỗi miền.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Tổng quan.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.

  2. Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
  3. Nhấp vào biểu tượng Quản lý Quản lý các đặc điểm tài nguyên.
  4. Nhấp vào Thêm đặc điểm.
  5. Nhập tên đặc điểm và chọn loại:
    • Khác: Không phải đặc điểm về hội nghị truyền hình hoặc điện thoại (ví dụ: Có lối đi cho xe lăn hoặc Khách bên ngoài)
    • Hội nghị truyền hình: Thiết bị liên lạc bằng video (ví dụ: VC hoặc thiết bị hội nghị của Cisco)
    • Điện thoại: Thiết bị liên lạc âm thanh (ví dụ: điện thoại)
  6. Nhấp vào Lưu.

Sau khi thêm một đặc điểm, bạn có thể thêm đặc điểm đó vào tài nguyên bằng cách nhấp vào Đặc điểm của tài nguyên sau đó. Người dùng có thể tìm và thêm các đặc điểm vào tài nguyên mà họ chọn.

Cập nhật hàng loạt bằng API cho các đặc điểm trên Lịch

Bạn có thể tạo tối đa 100 đặc điểm cho công ty hoặc trong mỗi miền.

Để biết chi tiết, hãy xem bài viết về resources.features và Định dạng để cập nhật hàng loạt.

Bước 3: Thêm tài nguyên

Tiếp theo, hãy thêm bất cứ thứ gì mà mọi người có thể đặt trước: phòng hội nghị, ô tô công ty, phòng cho con bú hoặc bất cứ tài nguyên nào công ty cung cấp cho nhân viên. Nếu đã tạo các đặc điểm ở bước 2, bạn có thể liên kết các đặc điểm đó với tài nguyên trong quá trình thêm chúng.

Lưu ý: Thông thường, chỉ mất vài phút sau khi thêm là tài nguyên sẽ bắt đầu dùng được. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có thể mất tới 24 giờ thì tài nguyên mới xuất hiện trong lịch của mọi người.

Thêm từng tài nguyên một trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Bạn có thể thêm tối đa 10.000 tài nguyên cho công ty hoặc trong mỗi miền.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Tổng quan.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.

  2. Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
  3. Trỏ đến và nhấp vào biểu tượng Thêm .
  4. Nhập thông tin về tài nguyên. Chọn một trong các loại sau:
    • Phòng hội nghị: Tài nguyên dùng cho các cuộc họp hoặc hội nghị, có thể nhỏ bằng phòng nghe điện thoại.
    • Khác: Tài nguyên không dùng cho cuộc họp. Ví dụ: xe đạp hoặc ô tô công ty.
  5. Nhấp vào Thêm tài nguyên.

Để biết chi tiết về các trường, hãy chuyển đến phần Định dạng để cập nhật hàng loạt trên trang này.

Tải tài nguyên lên hàng loạt thông qua tệp CSV

  1. Tải tệp CSV xuống từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

    1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Tổng quan.

      Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.

    2. Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
    3. Nhấp vào biểu tượng Tải xuống .
    4. Lưu tệp CSV.
  2. Nhập thông tin trong tệp CSV vào một bảng tính.
    1. Mở một tệp Google Trang tính trống rồi chuyển đến phần Tệp sau đó Nhập.
    2. Chuyển đến tệp CSV đã tải xuống sau đó nhấp vào Chọn.
    3. Trong cửa sổ Nhập, hãy chọn các mục bạn muốn sau đó nhấp vào Nhập dữ liệu.
  3. Chỉnh sửa tài nguyên trong bảng tính.
    1. Dùng bảng tính bạn tạo ở các bước trên đây.
    2. Chỉnh sửa các trường này nếu cần.

      Cập nhật các trường theo bảng trong phần Định dạng để cập nhật hàng loạt. Đừng sửa đổi mã tài nguyên. Nếu làm như vậy, bạn sẽ tạo một tài nguyên hoàn toàn mới thay vì cập nhật tài nguyên hiện tại.

    3. Khi chỉnh sửa xong, hãy lưu bảng tính dưới dạng tệp CSV.
  4. Tải tệp CSV lên sau khi chỉnh sửa.

    1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Tổng quan.

      Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.

    2. Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
    3. Trỏ đến biểu tượng Thêm rồi nhấp vào biểu tượng Tải lên Tải hàng loạt tài nguyên lên.
    4. Nhấp vào Đính kèm tệp CSV rồi làm theo hướng dẫn để đính kèm tệp CSV.
    5. Nhấp vào Tải lên.

Cập nhật hàng loạt bằng API cho tài nguyên trên Lịch

Bạn có thể thêm tối đa 10.000 tài nguyên cho công ty hoặc trong mỗi miền.

Để biết chi tiết, hãy xem bài viết về resources.calendars và Định dạng để cập nhật hàng loạt.

Bước 4: Định cấu hình đơn vị tổ chức

Tính năng này chỉ có trong phiên bản Google Workspace Enterprise Plus và Quyền kiểm soát có đảm bảo.

Bạn có thể chỉ định tài nguyên cho một đơn vị tổ chức cụ thể để dữ liệu sự kiện trong lịch của tài nguyên kế thừa các chính sách dữ liệu của đơn vị tổ chức đó, kể cả chính sách về khu vực lưu trữ dữ liệu. Siêu dữ liệu của tài nguyên (chẳng hạn như tên, nội dung mô tả hoặc toà nhà) vẫn tuân theo các chính sách dữ liệu của tổ chức gốc. Tìm hiểu thêm về đơn vị tổ chức.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Tổng quan.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.

  2. Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
  3. Chọn tài nguyên mà bạn muốn chỉnh sửa.
  4. Ở góc trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Chỉnh sửa rồi chọn Chỉnh sửa đơn vị tổ chức.
  5. Chọn đơn vị tổ chức mà bạn muốn chỉ định cho các tài nguyên đã chọn, rồi nhấp vào Tiếp tục.
  6. Trong hộp thoại xác nhận, hãy nhấp vào Thay đổi.

Lưu ý: Tính năng này yêu cầu bạn phải có đặc quyền của quản trị viên để đọc các đơn vị tổ chức.

Định dạng để cập nhật hàng loạt

Các bảng này giúp bạn cập nhật tài nguyên trên Lịch bằng API hoặc bảng tính CSV.

Định dạng cho các toà nhà

Sử dụng định dạng này cho các toà nhà mà bạn tạo trong Lịch.

Tên tài sản Mô tả Ví dụ:
Mã nhận dạng toà nhà* Mã nhận dạng toà nhà này phải khớp chính xác với Mã nhận dạng toà nhà được xác định cho toà nhà. SF-MAIN
Tên toà nhà Tên hiển thị của toà nhà Trụ sở chính ở San Francisco
Địa chỉ* Thông tin địa chỉ của các toà nhà. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Định dạng của địa chỉ toà nhà trên trang này. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
Tầng* Phải được phân tách bằng dấu phẩy và liệt kê theo thứ tự tăng dần từ thấp đến cao. Tầng trệt, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Mô tả Nội dung mô tả không bắt buộc về toà nhà của bạn. Nội dung này sẽ xuất hiện trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để bạn tham khảo. Toà nhà phía Đông
Tọa độ

Vĩ độ và kinh độ của một toà nhà

 40.730610,
-73.935242

* Bắt buộc

Định dạng của địa chỉ toà nhà

Hãy sử dụng định dạng này cho thông tin địa chỉ toà nhà. Hãy nhập thông tin địa chỉ cho mỗi vị trí sử dụng định dạng địa chỉ bưu điện chính thức cho khu vực của vị trí đó. Tuỳ thuộc vào khu vực, định dạng địa chỉ có thể khác nhau rất nhiều.

Các trường trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên và các ứng dụng khác dùng để nhập dữ liệu địa chỉ đều có khả năng chống lỗi. Bạn có thể đổi vị trí các trường, bỏ qua một trường hoặc thậm chí là thêm một trường bổ sung mà quy trình vẫn sẽ không bị lỗi. Lịch sẽ thông báo cho bạn về mọi vấn đề và hướng dẫn cách khắc phục.

Tên tài sản Mô tả Ví dụ:
Dòng địa chỉ 1 – 5*

Tên đường và số nhà hoặc nội dung mô tả về vị trí.

 200 Second St.
Quận/huyện

Khu phố, quận, thị trấn, làng, v.v. Nhỏ hơn thành phố hoặc khu vực tương đương thành phố.

(không bắt buộc, chỉ hữu ích ở một số quốc gia)

 SOMA (khu phố South of Market)
Thành phố Thành phố (có thể được gọi là quận và vùng ngoại ô tuỳ thuộc vào quốc gia). San Francisco
Khu vực hành chính Bang, tỉnh, đảo, hạt, tuỳ thuộc vào quốc gia. California
Postal code

Đôi khi được gọi là mã ZIP, mã PIN hoặc mã Eircode.

 94105
Quốc gia hoặc khu vực*

Tên đầy đủ hoặc mã gồm 2 chữ cái của quốc gia hoặc khu vực

 Hoa Kỳ

* Bắt buộc

Định dạng cho tài nguyên và đặc điểm

Sử dụng định dạng này cho thông tin về tài nguyên và đặc điểm.

Tên tài sản Mô tả Ví dụ:
Mã tài nguyên*

Giá trị nhận dạng phòng riêng biệt mà Google tạo cho bạn khi bạn tạo một tài nguyên. Bạn chỉ cần mã tài nguyên khi cập nhật tài nguyên. Khi tạo tài nguyên mới, bạn có thể để trống trường này để hệ thống tự động tạo mã nhận dạng.

(đừng chỉnh sửa hoặc xoá đối với các tài nguyên hiện có)

 28AF38E
Tên tài nguyên*

Tên rút gọn cho phòng.

(nên dùng tối đa 45 ký tự)

 Phòng tổ ong
Mã nhận dạng toà nhà* Mã nhận dạng toà nhà này phải khớp chính xác với Mã nhận dạng toà nhà được xác định cho toà nhà nơi có tài nguyên. SF-MAIN
Danh mục tài nguyên*

Phòng hội thảo: Tài nguyên dùng cho các cuộc họp hoặc hội nghị, có thể nhỏ bằng phòng nghe điện thoại.

Khác: Tài nguyên không dùng cho cuộc họp. Ví dụ: xe đạp hoặc ô tô công ty.

Danh mục không xác định: Những tài nguyên không tuân theo định dạng cấu trúc

(đối với tài nguyên mới, hãy sử dụng Phòng hội thảo và Khác)

 CONFERENCE_ROOM
Loại tài nguyên Trường hiện có. Khi Danh mục tài nguyên được đặt thành Khác, trường này sẽ được thêm làm tiền tố cho tên được tạo tự động và giúp phân biệt các tài nguyên không phải là phòng với các tài nguyên là phòng. Trường này cũng giúp phân loại loại tài nguyên. Ví dụ: Xe đạp, Xe, Phòng cho con bú hoặc Kính hiển vi. Xe đạp
Tên tầng*

Tên tầng phải khớp với một trong các tầng được xác định trong toà nhà.

(nên dùng tối đa 15 ký tự)

 10
Sức chứa* Số lượng người khuyến nghị cho phòng. Phải là số nguyên dương. 4
Khu vực trên tầng

Cho biết vị trí của một phòng trên tầng.

(nên dùng tối đa 15 ký tự)

 A
Thông tin mô tả hiển thị cho người dùng Nội dung mô tả tuỳ ý về phòng mà người dùng có thể nhìn thấy trong thông tin về phòng. Lưu ý: Nội dung mô tả này chỉ xuất hiện trong quá trình đặt trước tài nguyên. Sau khi người dùng chọn tài nguyên hoặc lưu một sự kiện, nội dung mô tả này sẽ không xuất hiện nữa. Số máy nhánh #4119
Mô tả Nội dung mô tả không bắt buộc về phòng hoặc tài nguyên của bạn. Nội dung này sẽ xuất hiện trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để bạn tham khảo.

Mọi thành viên trong nhóm room-admins@example.com đều có quyền đặt phòng này

Toà nhà phía Đông
#Tính năng

Đặc điểm là các thuộc tính hoặc thiết bị của phòng hoặc tài nguyên, chẳng hạn như:

  • Tính năng âm thanh: #Điện thoại
  • Đặc điểm về video: #VC, #Thiết bị hội nghị của Cisco.
  • Đặc điểm khác: #Có lối đi cho xe lăn, #Khách bên ngoài.
 TRUE
Tên được tạo tự động

Chỉ đọc. Tên này được tạo khi danh mục tài nguyên được đặt thành Phòng_hội_thảo hoặc Khác. Tên được tạo tự động có định dạng như sau:

Tên toà nhà-Tên tầng-Khu vực trên tầng-Tên tài nguyên (sức chứa) [Đặc điểm]

 Trụ sở chính ở San Francisco-10-A-Phòng tổ ong (4) [VC]

* Bắt buộc đối với các tài nguyên và đặc điểm có cấu trúc