S'applique à Google Workspace, Cloud Identity et aux autres services gérés dans la console d'administration Google.
Un utilisateur a besoin d'une licence pour utiliser un service Google. Par exemple, il doit disposer d'une licence Google Workspace pour pouvoir utiliser Gmail, Google Drive ou tout autre outil faisant partie de la suite. Un utilisateur peut détenir une licence pour plusieurs services. Une licence Google Workspace ne peut pas être partagée par plusieurs utilisateurs, même s'ils n'utilisent pas tous les outils disponibles.
Cet article contient des informations générales sur les licences qui s'appliquent à tous les services Google gérés dans la console d'administration Google. Pour en savoir plus sur les licences spécifiques à Cloud Identity, consultez Fonctionnement de l'attribution des licences pour Cloud Identity.
Licences basées sur le site et licences basées sur l'utilisateur
Pour certains services Google, comme Android, les licences sont basées sur le site. Lorsque vous vous inscrivez au service, chaque utilisateur de votre organisation obtient automatiquement une licence même s'il possède déjà une licence pour un autre service. Vous n'avez pas besoin d'attribuer les licences basées sur le site.
Pour d'autres services Google, comme Google Workspace, l'attribution des licences est basée sur l'utilisateur. Pour ces services, une licence doit être attribuée à un utilisateur afin qu'il puisse utiliser le service. Pour en savoir plus, consultez la section suivante sur l'attribution de licences basées sur l'utilisateur.
Attribuer des licences basées sur l'utilisateur
Si vous n'achetez qu'un seul service Google pour lequel l'attribution de licence est basée sur l'utilisateur, une licence est attribuée d'office à tous vos utilisateurs pour ce service. Vous n'avez pas besoin d'attribuer les licences individuellement.
Vous devez attribuer des licences dans les cas suivants :
- Vous avez acheté plusieurs services Google associés à un utilisateur, tels que Google Workspace et un abonnement complémentaire Google Voice. Pour les services qui incluent d'autres services supplémentaires, un utilisateur n'a besoin que d'une licence pour le service parent. Par exemple, une licence Google Workspace permet à un utilisateur d'accéder à Gmail, Google Agenda, Drive et à tous les autres services inclus dans Google Workspace.
- Vous avez souscrit plusieurs abonnements au même service (différentes éditions Google Workspace, par exemple).
Vous pouvez attribuer des licences individuellement, à tous les utilisateurs d'une unité organisationnelle ou à tous les membres de votre organisation.
Si vous bénéficiez du forfait annuel, vous ne pouvez attribuer que le nombre de licences correspondant au nombre de licences achetées, et ce à l'aide d'une des méthodes automatiques ou manuelles décrites ci-dessous. Si vous essayez d'attribuer manuellement des licences supplémentaires, vous recevrez un message d'erreur, et les licences ne seront pas attribuées. Dans ce cas, vous devez supprimer des utilisateurs ou obtenir des licences supplémentaires.
Méthodes d'attribution de licences basées sur l'utilisateur
Vous pouvez attribuer des licences automatiquement ou manuellement.
Attribution automatique de licences en fonction de l'utilisateur
Si les licences ne sont pas attribuées d'office et que tous les membres de votre organisation ont besoin d'utiliser un service donné, vous pouvez activer l'attribution automatique de licences. Si vous choisissez d'activer cette fonction, les utilisateurs de votre compte qui ne disposent d'aucune licence pour le service sélectionné obtiennent une licence pour ce service (ainsi que tous les nouveaux utilisateurs ajoutés ultérieurement). Si vous disposez de plusieurs services Google ou de plusieurs abonnements au même service, vous ne pouvez activer l'attribution automatique de licences que pour un seul service ou abonnement.
Les licences des utilisateurs existants ne sont aucunement affectées, y compris les licences pour un même service ou pour différents abonnements au même service. Pour en savoir plus, consultez Attribuer automatiquement une licence à tous les membres de votre organisation.
Si vous avez créé des unités organisationnelles sous votre organisation racine, vous pouvez définir les options d'attribution automatique de licences pour des unités organisationnelles spécifiques.
Google Workspace avec le forfait annuel
Si vous disposez de Google Workspace avec un forfait annuel, l'activation de l'attribution automatique de licence peut limiter le nombre de comptes utilisateur que vous pouvez créer. Si vous disposez d'un autre service utilisant l'attribution de licences en fonction des utilisateurs et que vous avez activé l'attribution automatique des licences dans l'organisation racine pour ce service ou pour Google Workspace, le nombre maximal d'utilisateurs que vous pouvez créer est égal au plus petit nombre de licences parmi vos services basés sur l'utilisateur.
Exemple : Supposons que vous avez acheté 20 licences Google Workspace et 5 licences Google Voice Premier. Si l'attribution automatique des licences est activée au niveau de l'organisation racine, vous ne pouvez pas créer plus de cinq comptes utilisateur.
Attribution manuelle de licences basées sur l'utilisateur
Si vous disposez de plusieurs services Google avec des licences basées sur l'utilisateur, ou de plusieurs abonnements à un service, voici comment fonctionne l'attribution manuelle des licences :
- Si vous attribuez automatiquement des licences pour un service ou un abonnement, vous devez attribuer manuellement des licences pour tous les autres services ou abonnements.
- Si vous désactivez l'attribution automatique des licences pour tous les services et abonnements, vous devez attribuer manuellement toutes les licences.
Vous pouvez attribuer manuellement des licences à des utilisateurs individuels, à une liste d'utilisateurs importée ou à l'ensemble d'une unité organisationnelle. Pour en savoir plus, consultez Attribuer, retirer et réattribuer des licences.
Si vous attribuez manuellement des licences à une unité organisationnelle, les utilisateurs des unités organisationnelles enfants reçoivent automatiquement une licence, sauf si vous configurez l'unité enfant pour qu'elle remplace l'unité parente. Pour en savoir plus, consultez Définir le paramètre d'attribution automatique pour les unités organisationnelles.
Réduire le nombre de licences
Vous pouvez réduire le nombre de licences pour un service payant tel que Google Workspace afin de diminuer votre paiement mensuel. Vous pouvez également réduire le nombre de licences payantes dont vous n'avez pas besoin pour les remplacer par un service sans frais.
- Si vous disposez du forfait annuel, vous ne pouvez réduire le nombre de licences qu'au moment du renouvellement de votre contrat. Pour en savoir plus, consultez Réduire le nombre de licences utilisateur.
- Si vous disposez du forfait modulable ou que votre service Google bénéficie de licences basées sur le site, vous ne réduisez pas directement le nombre de licences. Vous pouvez néanmoins supprimer des comptes utilisateur quand vous le souhaitez, et les licences de ces utilisateurs seront alors supprimées de votre compte. Pour en savoir plus, consultez Supprimer ou retirer un compte utilisateur de votre organisation.