如何验证自己是否正在使用某项功能

在选择改用哪个 Google Workspace 版本时，建议您查看贵单位目前使用的功能以及您想添加的所有功能。下文介绍了如何确定贵单位目前是否正在使用 Google Workspace 的以下高级功能。

用户数量

商务版最多可供 300 位用户使用。如果您有 300 位用户，或者用户数量接近该上限，那么您需要升级到企业版。

如需了解贵单位目前有多少用户，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 结算 然后 订阅。

    需要拥有“结算管理”权限。

  2. 点击您的订阅。
  3. 查看许可 部分。已分配的许可数即是贵单位的用户数。

已使用的存储空间

贵单位可使用的存储空间大小因 Google Workspace 版本而异。

如需了解贵单位目前使用了多少存储空间，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 报告 然后 概览。

    需要拥有“报告”管理员权限。

  2. 滚动到已使用的存储空间
  3. 有关详情，请点击查看详细信息

通信

Google Meet 高级功能

Meet 高级功能包括：

  • 录制功能可让贵单位中的会议参与者录制视频会议，并将录制内容保存到云端硬盘。
  • 出席情况报告功能可向会议组织者提供关于会议出席人员和直播观看人员的报告。
  • 直播功能可允许贵单位中的用户观看视频会议。

如需了解贵单位目前是否使用这些功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 应用 然后 Google Workspace 然后 Google Meet。

    需要拥有“服务设置管理员权限”。

  2. 点击 Meet 视频设置 。
  3. 查看录制 部分。如果允许用户录制会议处于开启状态，则贵单位可以使用录制功能。
  4. 查看出席情况报告部分。如果此选项处于开启状态，则贵单位可以使用出席情况跟踪功能。
  5. 查看直播部分。如果允许用户直播会议处于开启状态，则贵单位可以使用直播功能。

协作

使用组织品牌元素

单位品牌塑造功能让您可以使用标准模板库创建 Google 文档、表格、幻灯片和表单模板，也可以为贵单位创建自定义模板库。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 应用 然后 Google Workspace 然后 云端硬盘和文档 然后 模板。

    需要拥有云端硬盘和文档管理员权限。

  2. 查看模板设置 选项。如果此选项设为自定义模板已启用，则贵单位可以使用单位品牌塑造功能。

共享云端硬盘

共享云端硬盘让您可以在 Google 云端硬盘中创建共享云端硬盘，用来存储、搜索和访问在整个团队中共享的文件。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 应用 然后 Google Workspace 然后 云端硬盘和文档。

    需要拥有“服务设置管理员权限”。

  2. 点击共享设置 。
  3. 查看创建共享云端硬盘 设置。如果此选项处于开启状态，则贵单位可以使用共享云端硬盘功能。

关联工作表

关联工作表借助新的 BigQuery 数据连接器，可让您在电子表格中访问、分析、直观呈现和共享数十亿行数据。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 使用计算机在 Google 表格 中打开电子表格。
  2. 在顶部的菜单中，依次点击数据 然后 数据连接器 然后 连接到 BigQuery。

    如果出现此选项，则贵单位可以使用关联工作表功能。

Google Chat 高级功能

Google Chat 高级功能包括创建允许邀请对象访问的外部聊天室和控制文件共享。

如需了解贵单位目前是否使用这些功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 应用 然后 Google Workspace 然后 Google Chat。

    需要拥有“服务设置管理员权限”。

  2. 查看对外聊天设置 部分。如果与外部人员聊天处于开启状态，则贵单位可以使用允许访客访问的聊天室。
  3. 查看在聊天对话中共享文件部分。如果对外共享文件或对内共享文件处于开启状态，则贵单位可以使用文件共享功能。

Google 日历

Google 日历的高级功能包括：

如需了解贵单位目前是否使用这些功能，请执行以下操作：

释放不使用的会议室

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 目录 然后 建筑物和资源 然后 概览。

    需要拥有“建筑物和资源”管理员权限。

  2. 在会议室分析信息中心 部分，点击打开。
  3. 滚动到释放会议室部分，然后点击修改设置。
  4. 查看您的资源。如果根据日历信息释放会议室选项处于开启状态，则贵单位可以使用自动释放会议室功能。

默认活动时长

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 应用 然后 Google Workspace 然后 日历 。

    需要拥有日历管理员权限。

  2. 滚动到高级设置 ，并查看默认活动时长 设置。

Cloud Search 通过 Cloud Search，您可以搜索贵单位在 Google Workspace 服务或第三方数据源中的内容。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 报告 然后 概览。

    需要拥有“报告”管理员权限。

  2. 滚动到 Cloud Search 中的活动情况如何？
  3. 有关详情，请点击查看详细信息。

AppSheet Pro

借助 AppSheet，任何没有代码编写经验的用户都可以构建移动应用和 Web 应用。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 使用计算机在 Google 表格 中打开电子表格。
  2. 依次点击顶部菜单中的工具 然后 AppSheet。

    如果出现此选项，则贵单位可以使用 AppSheet Pro 功能。

安全和管理

基本端点管理

通过基本端点管理提供的一些基础工具，您可以确保用户通过移动设备、桌面设备、笔记本电脑和其他端点更安全地访问贵单位的 Google Workspace 数据。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 设备 然后 移动设备和端点 然后 设置 然后 通用 。

    需要拥有“移动设备管理”管理员权限。

  2. 点击常规 然后 移动设备管理。
  3. 查看移动设备管理 选项。如果此选项设置为基本（无代理），则贵单位使用的是基本端点管理功能。

高级端点管理

高级端点管理功能可让您确保用户通过移动设备、桌面设备、笔记本电脑和其他端点更安全地访问贵单位的 Google Workspace 数据。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 设备 然后 移动设备和端点 然后 设置 然后 通用 。

    需要拥有“移动设备管理”管理员权限。

  2. 点击常规 然后 移动设备管理。
  3. 查看移动设备管理 选项。如果选择了以下任一选项，则贵单位正在使用高级端点管理功能：
    • 高级
    • 自定义，且 Android、iOS 或 Google 同步已设为高级。

与受信任的网域开展协作

通过与受信任的外部网域开展协作功能，可以让用户只与您的公司或学校之外的特定单位共享文件。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 账号 然后 网域。

    需要拥有“网域设置”管理员权限。

  2. 点击列入白名单的网域
  3. 如果界面中列出了任何网域，则贵单位可以与受信任网域共享文件。

Google 保险柜

Google 保险柜让您保留、搜索和导出数据，以便满足贵单位的数据保留和电子取证需求。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 使用您的 Google Workspace 账号登录 https://vault.google.com。
  2. 点击保留 。如果以下任一规则行为为 true，则贵单位正在使用保险柜功能：
    • 点击默认规则 - 已开启任何默认保留规则。
    • 点击自定义规则 - 存在任何自定义规则。
  3. 点击诉讼或调查。如果贵单位已创建任何诉讼或调查，则贵单位正在使用保险柜功能。

Gmail DLP

Gmail 数据泄露防护 (DLP) 功能可让您使用预定义的内容检测器扫描入站和出站电子邮件。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 应用 然后 Google Workspace 然后 Gmail 然后 法规遵从。

    需要拥有“Gmail 设置”管理员权限。

  2. 查看内容合规性 部分。如果此选项显示添加其他规则，则贵单位正在使用 DLP 功能。

Gmail OCR

Gmail 光学字符识别 (OCR) 功能可以从电子邮件附件的图片中提取文本并应用内容合规性规则。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 应用 然后 Google Workspace 然后 Gmail 然后 法规遵从。

    需要拥有“Gmail 设置”管理员权限。

  2. 在光学字符识别 (OCR) 旁边，查看为电子邮件附件启用 OCR（光学字符识别） 设置。如果此选项处于开启状态，则贵单位正在使用 OCR 功能。

企业级数据区域

数据区域可让您通过数据区域政策，将政策涵盖的数据存储在特定地理位置。

如需了解贵单位目前是否使用此功能，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 数据 然后 法规遵从 然后 数据区域。

    您需要拥有“数据区域设置”管理员权限。

  2. 点击数据区域 。如果此选项设为除无偏好设置以外的任何值，则贵单位正在使用数据区域功能。