ग्रेजुएशन कर रहे छात्र-छात्राओं को डेटा ट्रांसफ़र करने की अनुमति देना

यह लेख, Google Workspace for Education के एडमिन के लिए है.

छात्र-छात्राओं और स्टाफ़ को Google Takeout का इस्तेमाल करके, Drive में मौजूद फ़ाइलों और Gmail मैसेज को किसी दूसरे Google खाते में कॉपी करने की अनुमति दें. उदाहरण के लिए, ग्रेजुएशन कर रहे छात्र-छात्राएं, डेटा को अपने निजी Google खाते में कॉपी और ट्रांसफ़र कर सकते हैं.

जानें कि उपयोगकर्ता स्कूल वाले खाते से कॉन्टेंट को कॉपी करके, किसी दूसरे खाते में कैसे ट्रांसफ़र करते हैं

YouTube या Google Photos जैसी Google की अन्य सेवाओं के लिए, डेटा ट्रांसफ़र को मैनेज करने के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Takeout को अनुमति दें या ब्लॉक करें पर जाएं.

उपयोगकर्ता क्या-क्या कॉपी और ट्रांसफ़र कर सकते हैं

डिफ़ॉल्ट रूप से, Takeout के ज़रिए डेटा ट्रांसफ़र करने की अनुमति, सभी संगठनात्मक इकाइयों के लिए चालू होती है. इस अनुमति से, उपयोगकर्ता अपने Gmail और Drive का डेटा डाउनलोड कर सकते हैं:

• Gmail: अपने ईमेल को कॉपी और ट्रांसफ़र कर सकते हैं. हालांकि, वे संपर्क, चैट या टास्क से जुड़ा डेटा ट्रांसफ़र नहीं कर सकते.

• Drive: उपयोगकर्ता 'मेरी ड्राइव' में मौजूद, अपने मालिकाना हक वाले फ़ोल्डर और दस्तावेज़ों की कॉपी ट्रांसफ़र कर सकते हैं.

  इस प्रोसेस के दौरान कोई भी दस्तावेज़ नहीं मिटाया जाता. नए खाते में कॉपी बनाई जाती हैं, जबकि ओरिजनल दस्तावेज़ों में कोई बदलाव नहीं होता. अपने डोमेन से बाहर फ़ाइल शेयर करने की सुविधा बंद करने पर, कोई डेटा कॉपी नहीं किया जाता.

पहला चरण: ट्रांसफ़र करने की अनुमतियां सेट करना

इस चरण के लिए, आपके पास संगठन की इकाइयों (टॉप-लेवल) और सेवा की सेटिंग के लिए, एडमिन के खास अधिकार होने चाहिए.

1. Google Admin console में, मेन्यू    डेटा डेटा इंपोर्ट और एक्सपोर्ट Google Takeout पर जाएं.

   Google Takeout पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

2. ट्रांसफ़र करने से जुड़ी अन्य अनुमतियां पर क्लिक करें.
3. इस संगठन की इकाई के उपयोगकर्ताओं को अपना कॉन्टेंट ट्रांसफ़र करने की अनुमति दें को चुनें या उससे सही का निशान हटाएं.

4. (ज़रूरी नहीं) संगठन की किसी इकाई को अनुमति देने या न देने के लिए:

   1. बाईं ओर, संगठन की इकाई चुनें.
   2. सेटिंग बदलने के लिए, बॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं.

   3. कोई एक विकल्प चुनें:

      • अगर सेवा का स्टेटस इनहेरिट की गई पर सेट है और पैरंट सेटिंग में बदलाव होने के बावजूद आपको अपडेट की गई सेटिंग बनाए रखनी है, तो बदलें पर क्लिक करें.

      • अगर सेवा का स्टेटस बदली गई पर सेट है, तो पैरंट सेटिंग के जैसी सेटिंग वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. अगर पैरंट सेटिंग में बदलाव होने के बावजूद नई सेटिंग बनाए रखनी है, तो सेव करें पर क्लिक करें.

        संगठन के स्ट्रक्चर के बारे में ज़्यादा जानें

5. सेव करें पर क्लिक करें.

दूसरा चरण. पक्का करें कि आपकी सेटिंग में डेटा ट्रांसफ़र की अनुमति हो

पक्का करें कि उपयोगकर्ताओं के लिए, Gmail और Drive के लिए Google Takeout की सुविधा चालू हो. ऐसा न करने पर, उपयोगकर्ता 'अपना कॉन्टेंट ट्रांसफ़र करें' टूल को ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे. भले ही, यह टूल चालू हो. इसके अलावा, उपयोगकर्ताओं के लिए Drive में संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू होनी चाहिए, ताकि वे Drive में मौजूद अपनी फ़ाइलों को कॉपी करके अपने निजी Google खाते में ट्रांसफ़र कर सकें.

ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Takeout को अनुमति देना या ब्लॉक करना, देखें कि किसी उपयोगकर्ता, ग्रुप या संगठन की इकाई के लिए कौनसे ऐप्लिकेशन चालू हैं, और अपने संगठन के लिए बाहरी शेयरिंग को मैनेज करना पर जाएं.

तीसरा चरण. छात्र-छात्राओं को ट्रांसफ़र करने की प्रोसेस के बारे में जानकारी देना

अगर छात्र-छात्राएं, डेटा ट्रांसफ़र करने या स्नातक होने के लिए तैयार हैं, तो वे अपने Google खाते के पेजों पर जाकर, डेटा ट्रांसफ़र करने की सुविधा सेट अप कर सकते हैं. छात्र-छात्राओं को शुरू करने में मदद करने के लिए, उन्हें अपने स्कूल वाले Google खाते के कॉन्टेंट को कॉपी करके, किसी दूसरे Google खाते में ट्रांसफ़र करना लेख में दिए गए निर्देश शेयर करें.