यह लेख Google Workspace for Education के एडमिन के लिए है.
छात्र-छात्राओं और स्टाफ़ को Google Takeout का इस्तेमाल करके, Google Drive में मौजूद फ़ाइलें, Gmail के मैसेज, और Google Photos का कॉन्टेंट, किसी दूसरे Google खाते में कॉपी करने की अनुमति दें. उदाहरण के लिए, ग्रेजुएशन कर रहे छात्र-छात्राएं, डेटा को कॉपी करके अपने निजी Google खाते में ट्रांसफ़र कर सकते हैं.
YouTube या Photos जैसी Google की अन्य सेवाओं के लिए, डेटा ट्रांसफ़र करने की सुविधा को मैनेज करने के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Takeout की सुविधा चालू या बंद करना पर जाएं.
उपयोगकर्ता क्या कॉपी और ट्रांसफ़र कर सकते हैं
डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी संगठनात्मक इकाइयों के लिए, Takeout की मदद से डेटा ट्रांसफ़र करने की अनुमति चालू होती है. इस अनुमति से, उपयोगकर्ता अपने Gmail और Drive का डेटा डाउनलोड कर सकते हैं:
- Drive: उपयोगकर्ता 'मेरी ड्राइव' में मौजूद, अपने मालिकाना हक वाले फ़ोल्डर और दस्तावेज़ों की कॉपी ट्रांसफ़र कर सकते हैं.
- Gmail: अपने ईमेल को कॉपी और ट्रांसफ़र करें. हालांकि, वे संपर्क, चैट या टास्क से जुड़ा डेटा ट्रांसफ़र नहीं कर सकते.
- फ़ोटो: उपयोगकर्ता, अपनी फ़ोटो, वीडियो, और एल्बम ट्रांसफ़र कर सकते हैं. डेस्टिनेशन खाते में एल्बम के टाइटल में, मूल मालिक का ईमेल पता शामिल होगा.
ध्यान दें: इस प्रोसेस के दौरान, कोई भी दस्तावेज़, ईमेल या फ़ोटो नहीं मिटाई जाती. नए खाते में इनकी कॉपी बनाई जाती है, जबकि ओरिजनल फ़ाइलें पहले की तरह ही बनी रहती हैं. अगर आपने अपने डोमेन से बाहर फ़ाइल शेयर करने की सुविधा बंद कर दी है, तो Drive में मौजूद फ़ाइलों को कॉपी नहीं किया जा सकता.
पहला चरण: डेटा ट्रांसफ़र करने की अनुमतियां सेट करना
इस चरण के लिए, आपके पास संगठन की इकाइयों (सबसे ऊपर वाली इकाई) और सेवा की सेटिंग के लिए, एडमिन के अधिकार होने चाहिए.
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Google Admin console में, मेन्यू
डेटा
डेटा इंपोर्ट और एक्सपोर्ट करें
Google Takeout पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- डेटा ट्रांसफ़र करने की ज़्यादा अनुमतियां पर क्लिक करें.
- डेटा ट्रांसफ़र करने के ऐक्सेस वाले बॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं.
- ध्यान दें: इस बॉक्स पर सही का निशान लगाने से, आपके उपयोगकर्ता टूल को ऐक्सेस कर पाएंगे और अपना डेटा ट्रांसफ़र कर पाएंगे.
डेटा ट्रांसफ़र करने की सेवाएं सेक्शन में, Drive, Gmail या Photos को उन सभी सेवाओं के लिए चालू करें जिनका डेटा, उपयोगकर्ताओं को ट्रांसफ़र करने की अनुमति देनी है.
अहम जानकारी: उपयोगकर्ता, अपना कॉन्टेंट ट्रांसफ़र करें टूल को सिर्फ़ तब ऐक्सेस कर सकते हैं, जब तीसरे चरण में मौजूद चेकबॉक्स चुना गया हो और चौथे चरण में दी गई कम से कम एक सेवा चालू हो. अगर सभी सेवाएं बंद हैं, तो उपयोगकर्ता टूल को ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे. भले ही, डेटा ट्रांसफ़र करने की ज़्यादा अनुमतियां चालू हों. सेवाओं को चालू या बंद करने के बारे में ज़्यादा जानें.
(ज़रूरी नहीं) इन सेटिंग को उपयोगकर्ताओं के किसी खास ग्रुप पर लागू करने के लिए, सेटिंग बदलने से पहले संगठन की इकाइयां पैनल में जाकर, संगठन की इकाई चुनें.
- संगठन की संरचना के बारे में ज़्यादा जानें.
सेव करें पर क्लिक करें.
दूसरा चरण. पक्का करें कि आपकी सेटिंग में, डेटा ट्रांसफ़र करने की अनुमति हो
पक्का करें कि आपके उपयोगकर्ताओं के लिए, Google Takeout चालू हो. अगर सेवा बंद है, तो उपयोगकर्ता टूल को ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे. भले ही, आपने उन्हें अपना कॉन्टेंट ट्रांसफ़र करने की अनुमति दी हो.
ध्यान दें:
- Drive में शेयर करने की सुविधा: उपयोगकर्ताओं को अपनी फ़ाइलें ट्रांसफ़र करने के लिए, Drive में संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू होनी चाहिए.
- डेस्टिनेशन स्टोरेज: ट्रांसफ़र किए गए डेटा को सेव करने के लिए, डेस्टिनेशन खाते में ज़रूरत के मुताबिक स्टोरेज होना चाहिए.
ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Takeout की सुविधा चालू या बंद करना, देखें कि किसी उपयोगकर्ता, ग्रुप या संगठन की इकाई के लिए कौनसे ऐप्लिकेशन चालू हैं, और अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा मैनेज करना पर जाएं.
तीसरा चरण. छात्र-छात्राओं को डेटा ट्रांसफ़र करने की प्रोसेस के बारे में बताएं
अगर छात्र-छात्राएं, डेटा ट्रांसफ़र करने या ग्रेजुएशन करने की तैयारी कर रहे हैं, तो वे अपने Google खाते के पेजों पर जाकर, डेटा ट्रांसफ़र करने की सुविधा सेट अप कर सकते हैं. छात्र-छात्राओं की मदद करने के लिए, निर्देश शेयर करें. इसके लिए, स्कूल वाले खाते से कॉन्टेंट को कॉपी करके किसी दूसरे खाते में ट्रांसफ़र करना लेख पढ़ें.