अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना

यह लेख, एडमिन के लिए है. अपनी फ़ाइलों को शेयर करने या उनके लिए अनुमतियां सेट करने का तरीका जानने के लिए, Google Drive से फ़ाइलें शेयर करना लेख पढ़ें.

Google Workspace, Cloud Identity, और G Suite के सभी वर्शन के लिए उपलब्ध है

एडमिन यह कंट्रोल कर सकते हैं कि उपयोगकर्ता, अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ Google Docs, Sheets, Slides, Sites, My Maps, और शेयर की गई ड्राइव की फ़ाइलों और फ़ोल्डर को शेयर कर सकते हैं या नहीं. आपके पास एक इंडिकेटर चालू करने का विकल्प भी होता है. इससे यह पता चलता है कि शेयर की गई ड्राइव या Drive की फ़ाइल का मालिकाना हक, आपके संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति के पास है या उसे उसके साथ शेयर किया गया है.

ध्यान दें: Gems को Google Drive में सेव और शेयर किया जाता है. इसलिए, Drive के लिए शेयरिंग की सेटिंग, Gems पर भी लागू होती हैं. Gem में शामिल की गई Google की सभी फ़ाइलें, उस Gem का ऐक्सेस रखने वाले हर व्यक्ति के साथ शेयर की जाती हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Gem को शेयर करने की सुविधा चालू या बंद करना लेख पढ़ें.

ध्यान दें: Drive में शेयर करने की सेटिंग, Gemini Business में शेयर करने पर भी लागू होती हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Workspace के डेटा को Gemini Business और Enterprise के ऐक्सेस को कंट्रोल करना लेख पढ़ें.

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ध्यान दें: Google खाते का इस्तेमाल न करने वाले बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करने की सुविधा को कंट्रोल करने के लिए, विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा चालू या बंद करें.

शेयर करने की सेटिंग के उदाहरण

किसी ग्रुप या संगठन की इकाई के लिए, शेयर करने की सुविधा को पसंद के मुताबिक सेट अप करना

ऐसा हो सकता है कि आपको सिर्फ़ कुछ ग्रुप या संगठन की इकाइयों के उपयोगकर्ताओं को संगठन से बाहर कॉन्टेंट शेयर करने की अनुमति देनी हो. साथ ही, बाकी सभी उपयोगकर्ताओं के लिए संगठन से बाहर कॉन्टेंट शेयर करने की सुविधा को ब्लॉक करना हो. इसके लिए, Drive की शेयर करने की सेटिंग या ट्रस्ट रूल का इस्तेमाल किया जा सकता है.

Drive की शेयर करने की सेटिंग की मदद से:

  1. अगर आपने उपयोगकर्ताओं को संगठन की इकाइयों या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप में नहीं जोड़ा है, तो उन्हें जोड़ें.
  2. अगले सेक्शन में बताए गए तरीके से, संगठन की टॉप इकाई के लिए संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा बंद करें.
  3. बाईं ओर, उस ग्रुप या संगठन की इकाई पर क्लिक करें जिसे संगठन से बाहर शेयर करने की अनुमति देनी है.

    अहम जानकारी: ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाई की सेटिंग को बदल देती हैं. अगर कोई उपयोगकर्ता एक से ज़्यादा ग्रुप में शामिल है, तो उस पर सबसे ज़्यादा प्राथमिकता वाले ग्रुप की सेटिंग लागू होती है.

  4. संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू करें.

ट्रस्ट रूल की मदद से: इसके बारे में जानने के लिए, Drive की शेयर करने की सेटिंग के लिए, ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना लेख पढ़ें.

Google खाते का इस्तेमाल न करने वाले बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ कॉन्टेंट शेयर करना

विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा चालू करके, उपयोगकर्ताओं को उन बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ाइलें और फ़ोल्डर शेयर करने की अनुमति दी जा सकती है जिनके पास Google खाते नहीं हैं. आपके पास यह चुनने का विकल्प होता है कि विज़िटर को किसी के साथ भी फ़ाइल शेयर करने की अनुमति देनी है या सिर्फ़ भरोसेमंद डोमेन के साथ. निर्देशों के लिए, विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा का इस्तेमाल करके, Google खाता इस्तेमाल न करने वाले लोगों के साथ शेयर करने की अनुमति देना लेख पढ़ें.

सिर्फ़ चुनिंदा फ़ोल्डर में मौजूद कॉन्टेंट को संगठन से बाहर शेयर करने की अनुमति देना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Starter, Business Standard, और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

Admin console में मौजूद शेयर करने की सेटिंग, संगठन की इकाई या ग्रुप के हिसाब से उपयोगकर्ताओं पर लागू होती हैं. आपके पास उपयोगकर्ताओं की 'मेरी ड्राइव' में मौजूद अलग-अलग फ़ोल्डर को कंट्रोल करने का विकल्प नहीं होता.

अगर आपको सिर्फ़ कुछ फ़ाइलों को संगठन के बाहर शेयर करने की अनुमति देनी है, तो शेयर की गई ड्राइव का इस्तेमाल करें. इस तरीके में, शेयर की गई ड्राइव को फ़ोल्डर के तौर पर इस्तेमाल किया जाता है.

  1. बिना सदस्यों वाली संगठन की इकाई बनाएं.
  2. अगले सेक्शन में बताए गए तरीके से, संगठन की टॉप इकाई के लिए संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा बंद करें.
  3. संगठन की टॉप इकाई के लिए सेट की गई सेटिंग को बदलकर, नई संगठनात्मक इकाई के लिए बाहरी शेयरिंग की सुविधा चालू करें.
  4. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको Google खाते के बिना, अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करने की अनुमति देनी है, तो नई संगठनात्मक इकाई के लिए विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा चालू करें.
  5. बाहरी लोगों के साथ शेयर करने के लिए, शेयर की गई ड्राइव बनाएं.
  6. उन लोगों की पहचान करें जिन्हें संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति है. इसके बाद, उन लोगों को शेयर की गई ड्राइव का सदस्य बनाएं. साथ ही, उन्हें योगदान देने वाले व्यक्ति, कॉन्टेंट मैनेजर या मैनेजर के तौर पर ऐक्सेस दें. अगर आपके पास कई उपयोगकर्ता हैं, तो उन्हें एक ग्रुप के तौर पर जोड़ें.

    ध्यान दें:

  7. शेयर की गई ड्राइव को नई संगठन इकाई को असाइन करें.
  8. कॉन्टेंट को शेयर की गई ड्राइव में ले जाएं.
  9. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट जोड़े जाने और उसे बाहरी तौर पर शेयर किए जाने पर सूचना चाहिए, तो Drive के लॉग इवेंट के आधार पर रिपोर्टिंग का नियम सेट अप करें.

Drive में मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर को संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू या बंद करना

Drive में मौजूद कॉन्टेंट को अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करना, साथ मिलकर काम करने की एक अहम प्रोसेस हो सकती है. हालांकि, इससे डेटा लीक होने का खतरा भी होता है. बाहरी शेयरिंग की सुविधा चालू करने पर, आपके पास शेयर करने की सुविधा को सीमित करने के विकल्प होते हैं. जैसे, शेयर करने से पहले उपयोगकर्ताओं को चेतावनी देना या लिंक शेयर करने की सुविधा को ब्लॉक करना.

संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करने की सुविधा बंद करने पर, उपयोगकर्ता संगठन से बाहर के लोगों के साथ ये आइटम शेयर नहीं कर पाएंगे:

  • Docs, Sheets, और Slides में बनाए गए आइटम के लिए न्योते
  • Drive में सेव की गई फ़ाइलों के लिंक
  • ईमेल में अटैच किए गए आइटम. इन्हें सीधे डिवाइसों से अपलोड किया जाता है या Drive में सेव किया जाता है

बाहरी उपयोगकर्ताओं के पास, पहले से शेयर किए गए किसी भी आइटम का ऐक्सेस भी नहीं रहेगा.

आपके पास बाहरी उपयोगकर्ताओं से, आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं को मिलने वाले इन आइटम को ब्लॉक करने का विकल्प भी होता है. ये पाबंदियां, ग्रुप के बाहरी सदस्यों पर लागू होती हैं. अगर किसी फ़ाइल को ऐसे ग्रुप के साथ शेयर किया जाता है जिसमें संगठन से बाहर के उपयोगकर्ता शामिल हैं, तो वे उपयोगकर्ता उस फ़ाइल को ऐक्सेस नहीं कर सकते.

ध्यान दें: पाबंदियां, उपयोगकर्ता के लेवल पर लागू होती हैं, न कि ग्रुप के लेवल पर. इसलिए, फ़ाइलों को किसी बाहरी ग्रुप के साथ शेयर किया जा सकता है. हालांकि, अगर शेयर करने की सेटिंग में, ग्रुप में शामिल बाहरी उपयोगकर्ताओं को ब्लॉक किया गया है, तो वे फ़ाइलों को ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे.

संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा को चालू या बंद करने के लिए:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. बाहरी लोगों के साथ शेयर करने की सुविधा चालू करने के लिए, चालू करें पर क्लिक करें और शेयर करने के विकल्प चुनें.
  5. संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा बंद करने के लिए, बंद करें पर क्लिक करें. आपके पास संगठन से बाहर के कॉन्टेंट को अपने उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करने से रोकने का विकल्प भी होता है. इसमें तीसरे पक्ष के स्टोरेज सिस्टम में मौजूद कॉन्टेंट भी शामिल है.
  6. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बीच-बीच में लागू की जा सकती हैं.

संगठन से बाहर के सिर्फ़ कुछ डोमेन के साथ, फ़ाइल शेयर करने की अनुमति देना

आपके पास यह तय करने का विकल्प है कि फ़ाइलें सिर्फ़ भरोसेमंद (अनुमति वाले) डोमेन के साथ ही शेयर की जाएं. शेयर करने की सुविधा को सीमित करने के लिए, अनुमति वाली सूची का इस्तेमाल करने पर:

  • डोमेन, Google Workspace डोमेन होना चाहिए. हालांकि, अगर विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो ऐसा ज़रूरी नहीं है.
  • फ़ाइल शेयर करने के लिए, अनुमति वाली सूची में शामिल सिर्फ़ कुछ डोमेन नहीं चुने जा सकते. इसमें सभी भरोसेमंद डोमेन शामिल होते हैं.
  • लोग, निजी खातों के साथ फ़ाइलें शेयर नहीं कर सकते.
  • अगर आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं के पास Cloud Identity और Google Workspace, दोनों ही प्लैटफ़ॉर्म के लाइसेंस हैं, तो अनुमति वाली सूची Cloud Identity के उपयोगकर्ताओं पर भी लागू होती है.

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरी हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

अगर आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो अनुमति वाले डोमेन की सूची में भरोसेमंद डोमेन जोड़ें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. अनुमति वाले डोमेन की सूची में शामिल डोमेन पर क्लिक करें और शेयर करने के विकल्प चुनें.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

  6. (सिर्फ़ Forms के लिए) शेयर करने की सेटिंग में जाकर, फ़ॉर्म के जवाब पर क्लिक करें. चुनें कि आपके डोमेन के उपयोगकर्ता, बाहर से बनाए गए फ़ॉर्म के जवाब दे सकते हैं या नहीं. साथ ही, यह भी चुनें कि वे जवाब पाने के लिए, फ़ॉर्म को बाहर के लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं या नहीं.

    ध्यान दें: इन विकल्पों को बंद करने पर, फ़ॉर्म का जवाब देने वालों पर Google Drive की शेयर करने की सेटिंग लागू होती हैं.

  7. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बीच-बीच में लागू की जा सकती हैं.

संगठन से बाहर शेयर की गई फ़ाइलों के लिए, इंडिकेटर चालू या बंद करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, जब किसी शेयर की गई ड्राइव या Drive फ़ाइल का मालिकाना हक आपके संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति के पास होता है या उसे आपके संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति के साथ शेयर किया जाता है, तो बाहरी चेतावनी वाला इंडिकेटर दिखता है. हालांकि, आपके पास कुछ या सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, इस सेटिंग को चालू या बंद करने का विकल्प होता है. इस सेटिंग को बंद करने पर भी, Drive के लॉग इवेंट में जाकर, उन फ़ाइलों की समीक्षा की जा सकती है जिन्हें संगठन से बाहर शेयर किया गया है.

इंडिकेटर को चालू या बंद करने के लिए:

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरी हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. संगठन से बाहर की फ़ाइलों को हाइलाइट करें इसके बाद संगठन से बाहर की फ़ाइलों को हाइलाइट करें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं. इससे इंडिकेटर को चालू या बंद किया जा सकता है.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बीच-बीच में लागू की जा सकती हैं.

इंडिकेटर के डिसप्ले के व्यवहार के बारे में जानकारी

चेतावनी दिखाने वाले इंडिकेटर के चालू होने पर, यह उन Drive फ़ाइलों के लिए दिखता है जिनका मालिकाना हक आपके संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति के पास है या जिन्हें उसके साथ शेयर किया गया है. हालांकि, इसके कुछ अपवाद हैं:

  • अगर आपके संगठन के मालिकाना हक वाले Google ग्रुप के पास फ़ाइल को ऐक्सेस करने की अनुमति है, तो इंडिकेटर नहीं दिखाया जाता. भले ही, ग्रुप में आपके संगठन से बाहर के सदस्य शामिल हों.
  • अगर किसी सेवा खाते के पास फ़ाइल को ऐक्सेस करने की अनुमति है, तो यह इंडिकेटर हमेशा दिखता है. इससे कोई फ़र्क़ नहीं पड़ता कि सेवा खाते का मालिकाना हक आपके संगठन के किसी व्यक्ति के पास है या संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति के पास.
  • अगर अपने-आप जनरेट हुए Google Classroom ग्रुप में शामिल किसी भी व्यक्ति के पास फ़ाइल का ऐक्सेस है, तो यह इंडिकेटर हमेशा दिखता है.

यह कंट्रोल करना कि कौन किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट ले जा सकता है

आपके पास, किसी बाहरी सोर्स या टारगेट से जुड़ी शेयर की गई ड्राइव से कॉन्टेंट को दूसरी जगह ले जाने की अनुमति देने या उसे ब्लॉक करने का विकल्प होता है. उदाहरण के लिए:

  • आपके पास, अपने संगठन की शेयर की गई ड्राइव से किसी बाहरी शेयर की गई ड्राइव या बाहरी उपयोगकर्ता की 'मेरी ड्राइव' में कॉन्टेंट को ट्रांसफ़र करने की सुविधा को ब्लॉक करने का विकल्प होता है.
  • आपके पास, अपने संगठन के किसी उपयोगकर्ता की 'मेरी ड्राइव' से किसी बाहरी शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट ले जाने की सुविधा को ब्लॉक करने का विकल्प होता है.

ज़्यादा जानकारी के लिए, यह पाबंदी लगाना कि कौन बाहरी शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट ले जा सकता है लेख पढ़ें.

ट्रस्ट रूल की मदद से, Drive की शेयर करने की सेटिंग मैनेज करना

यह सुविधा इन वर्शन में उपलब्ध है: Frontline Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Enterprise Essentials Plus. अपने वर्शन की तुलना करें

संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करने के लिए, Drive की सेटिंग इस्तेमाल करने के बजाय, ट्रस्ट रूल का इस्तेमाल किया जा सकता है. इससे संगठन के लोगों और बाहरी लोगों, दोनों के साथ शेयर करने की सुविधा को मैनेज किया जा सकता है. ट्रस्ट रूल इस्तेमाल करने से, आपको Drive की 'शेयर करने की सेटिंग' से जुड़े ज़्यादा कंट्रोल मिलेंगे. इनकी मदद से तय किया जा सकता है कि आपके उपयोगकर्ता किन लोगों के साथ आइटम शेयर कर सकते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Drive की शेयर करने की सेटिंग के लिए, ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना लेख पढ़ें.

उन उपयोगकर्ता खातों का क्या होगा जिनके पास अब Drive का ऐक्सेस नहीं है?

अगर आपके संगठन के किसी उपयोगकर्ता के खाते के लिए Drive और Docs की सेवा उपलब्ध नहीं है, तो उसके मालिकाना हक वाली फ़ाइलें सिर्फ़ आपके संगठन के साथ शेयर की जा सकती हैं. भले ही, उसकी फ़ाइलों पर लागू की गई शेयर करने की सेटिंग में, संगठन से बाहर शेयर करने की अनुमति दी गई हो. उदाहरण के लिए, अगर किसी उपयोगकर्ता के खाते से Google Workspace का लाइसेंस हटा दिया गया है, तो उसके मालिकाना हक वाली फ़ाइलें सिर्फ़ आपके संगठन के साथ शेयर की जा सकती हैं.

उपयोगकर्ता की फ़ाइलों से, बाहरी लोगों के साथ शेयर करने से जुड़ी पाबंदी हटाने के लिए, उसके खाते में Archived User (AU) लाइसेंस जोड़ा जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Archived User के लाइसेंस जोड़ना लेख पढ़ें.