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एडमिन के तौर पर, आपके पास Google Drive में मौजूद फ़ाइलों के लिए, अपने संगठन की नीतियां कंट्रोल करने का विकल्प होता है. इसमें शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें भी शामिल हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, संगठन की टॉप इकाई पर सेट की गई नीतियां, सभी शेयर की गई ड्राइव पर लागू होती हैं. हालांकि, संगठन की उप इकाइयों को शेयर की गई ड्राइव असाइन की जा सकती हैं, ताकि उन पर उनकी नीतियां लागू हों. आपके पास यह तय करने का विकल्प भी होता है कि शेयर की गई ड्राइव किस संगठन की इकाई में बनाई जाएंगी.
संगठन की इकाइयों के लिए, शेयर की गई ड्राइव असाइन क्यों करें?
संगठन की इकाइयों को शेयर की गई ड्राइव असाइन करने से, आपको डेटा शेयर करने, सुरक्षा, और स्टोरेज पर ज़्यादा कंट्रोल मिलता है. उदाहरण के लिए:
- अगर आपकी Drive शेयर करने की सेटिंग, संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करने या संगठन की मुख्य इकाई के लिए, कॉन्टेंट को Drive की बाहरी लोकेशन पर ले जाने की अनुमति नहीं देती हैं. हालांकि, ये सेटिंग संगठन की उन उप-इकाइयों के लिए अनुमति देती हैं जो संगठन से बाहर के लोगों के साथ मिलकर काम करती हैं. जब उन चाइल्ड संगठन इकाइयों को शेयर की गई ड्राइव असाइन की जाती हैं, तो वे टीमें शेयर की गई ड्राइव का असरदार तरीके से इस्तेमाल कर सकती हैं. साथ ही, आपकी पूरी नीति ज़्यादा पाबंदियां लगा सकती है.
- अगर आपको किसी संगठन की इकाई के लिए सेट किए गए डेटा की सुरक्षा से जुड़े नियमों को शेयर की गई कुछ ड्राइव पर लागू करना है. शेयर की गई ड्राइव को उस संगठनात्मक इकाई को असाइन करें, ताकि डेटा सुरक्षा के एक जैसे नियम लागू हों.
- अगर आपने संगठन की इकाइयों के लिए डेटा क्षेत्र की नीतियां सेट की हैं और आपको उन नीतियों को, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद डेटा पर लागू करना है. शेयर की गई ड्राइव को उन संगठन इकाइयों को असाइन करें. इस तरह, शेयर की गई उन ड्राइव में मौजूद डेटा, डेटा क्षेत्र की आपकी नीतियों के मुताबिक सेव किया जाता है.
- अगर आपको संगठन की इकाई के हिसाब से, शेयर की गई ड्राइव के लिए स्टोरेज की अलग-अलग सीमाएं सेट करनी हैं. संगठन की इकाइयों के लिए, शेयर की गई ड्राइव असाइन करें. इसके बाद, हर इकाई के लिए स्टोरेज की सीमाएं सेट करें.
किसी संगठनात्मक इकाई को शेयर की गई ड्राइव असाइन करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
- एक या इससे ज़्यादा ऐसी शेयर की गई ड्राइव ढूंढें जिन्हें आपको ट्रांसफ़र करना है.
- इस्तेमाल किए गए स्टोरेज के हिसाब से क्रम से लगाने के लिए, इस्तेमाल किया गया स्टोरेज कॉलम हेडर पर क्लिक करें.
- सूची को फ़िल्टर करने के लिए, फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें. 'शेयर की गई ड्राइव' के नाम, स्टेटस, बनाने की तारीख, सदस्यों की संख्या, और मैनेजर की संख्या के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.
- संगठन की इकाई के हिसाब से शेयर की गई ड्राइव ढूंढने के लिए, बाईं ओर चुनी गई संगठनात्मक इकाइयां पर क्लिक करें. संगठन की उन इकाइयों की शेयर की गई ड्राइव चुनें जिन्हें आपको देखना है.
- किसी एक शेयर की गई ड्राइव को दूसरी ओयू में ले जाने के लिए, उस ड्राइव की लाइन पर कर्सर घुमाएं. इसके बाद, ज़्यादा संगठन की इकाई बदलें पर क्लिक करें. एक साथ कई शेयर की गई ड्राइव को दूसरी ओयू में ले जाने के लिए, हर शेयर की गई ड्राइव के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इसके बाद, सबसे ऊपर मौजूद संगठन की इकाई बदलें पर क्लिक करें.
- संगठन की वह इकाई चुनें जिसमें आपको शेयर की गई ड्राइव ले जानी हैं. इसके बाद, जारी रखें पर क्लिक करें.
- जगह बदलें पर क्लिक करें.
नई शेयर की गई ड्राइव के लिए, संगठन की डिफ़ॉल्ट इकाई सेट करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- शेयर करने की सेटिंग पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग किसी डिपार्टमेंट या टीम के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.
- शेयर की गई ड्राइव बनाने की सुविधा पर क्लिक करें.
- नई शेयर की गई ड्राइव के लिए संगठन की इकाई में जाकर, चुनें कि नई शेयर की गई ड्राइव किस संगठन की इकाई को असाइन करनी है.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.