अपने संगठन के कॉन्टेंट को शेयर की गई ड्राइव में ले जाना

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एडमिन के तौर पर, आपके पास फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने का विकल्प होता है. हालांकि, इसके लिए ज़रूरी है कि आपके पास फ़ोल्डर को देखने का ऐक्सेस हो और आप शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर हों. आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प भी होता है कि Google Drive में, 'मेरी ड्राइव' से शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलों को कौन ले जा सकता है. साथ ही, आपके पास उन उपयोगकर्ताओं को एडमिन की सीमित भूमिका असाइन करने का विकल्प होता है जिन्हें इसकी ज़रूरत है.

एडमिन के तौर पर फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाना

जिन उपयोगकर्ताओं के पास किसी 'शेयर की गई ड्राइव' का मैनेजर ऐक्सेस होता है वे किसी फ़ोल्डर को 'मेरी ड्राइव' से 'शेयर की गई ड्राइव' में ले जा सकते हैं. हालांकि, वे सिर्फ़ कुछ फ़ाइलों को ही ट्रांसफ़र कर सकते हैं. इसलिए, कभी-कभी एडमिन के लिए फ़ोल्डर को ट्रांसफ़र करना ज़्यादा सही होता है.

खुद को शेयर की गई ड्राइव का मैनेजर बनाने, फ़ोल्डर को ऐक्सेस करने, और फिर फ़ोल्डर को ट्रांसफ़र करने का तरीका यहां बताया गया है.

ध्यान दें: किसी फ़ोल्डर को दूसरी जगह ले जाने पर, फ़ाइल का ऐक्सेस बदल सकता है:

  • शेयर की गई ड्राइव के सभी सदस्य, फ़ोल्डर का कॉन्टेंट देख सकते हैं. इसमें वे फ़ाइलें भी शामिल हैं जिन्हें पहले छिपाया गया था. (जब किसी व्यक्ति के साथ कोई फ़ोल्डर शेयर किया जाता है, लेकिन उस फ़ोल्डर में मौजूद किसी फ़ाइल का ऐक्सेस हटा दिया जाता है, तब 'मेरी ड्राइव' में छिपी हुई फ़ाइलें दिखती हैं). अगर फ़ोल्डर का ऐक्सेस सीमित है, तो कुछ सदस्य उन्हें नहीं देख सकते.
  • जिन उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ोल्डर को सीधे तौर पर शेयर किया गया था वे अब भी फ़ोल्डर को ऐक्सेस कर सकते हैं. फ़ोल्डर को ट्रांसफ़र करने से पहले, जिन उपयोगकर्ताओं के पास एडिटर का ऐक्सेस था उनके पास ट्रांसफ़र करने के बाद कॉन्टेंट मैनेजर का ऐक्सेस होगा.
  • जिन उपयोगकर्ताओं के पास पैरंट फ़ोल्डर का ऐक्सेस होने की वजह से, किसी फ़ोल्डर और उसके कॉन्टेंट का इनडायरेक्ट ऐक्सेस था उनके पास उस फ़ोल्डर का ऐक्सेस नहीं रहेगा. पैरंट फ़ोल्डर की अनुमतियों से इनहेरिट की गई, फ़ाइल से जुड़ी अनुमतियां कॉपी नहीं की जातीं.

किसी फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने के लिए:

  1. अगर आपके पास शेयर की गई ड्राइव का मैनेजर ऐक्सेस पहले से नहीं है, तो:

    1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

      इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

    2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
    3. उस शेयर की गई ड्राइव पर कर्सर ले जाएं जिसमें आपको फ़ोल्डर ले जाने हैं. इसके बाद, सदस्यों को मैनेज करें पर क्लिक करें. अगर आपके पास कई शेयर की गई ड्राइव हैं, तो शेयर की गई ड्राइव के नाम या अन्य एट्रिब्यूट के हिसाब से सूची को फ़िल्टर किया जा सकता है.
    4. अपने एडमिन खाते को शेयर की गई ड्राइव में मैनेजर की अनुमतियों के साथ जोड़ें.

  2. अगर आपके पास उन फ़ोल्डर का ऐक्सेस नहीं है जिन्हें आपको शेयर की गई ड्राइव में ले जाना है, तो मालिक से अपने एडमिन खाते को व्यूअर का ऐक्सेस देने के लिए कहें. इसके अलावा, मालिक से ज़्यादा ऐक्सेस देने के लिए भी कहा जा सकता है.

  3. अपने एडमिन खाते से drive.google.com खोलें.

  4. बाईं ओर, मेरे साथ शेयर किए गए पर क्लिक करें. इसके बाद, उस फ़ोल्डर को ढूंढें जिसे आपको ट्रांसफ़र करना है.

  5. बाईं ओर, शेयर की गई ड्राइव को बड़ा करें. इसके बाद, उस शेयर की गई ड्राइव को ढूंढें जिसमें आपको फ़ोल्डर को ले जाना है.

  6. उस फ़ोल्डर को खींचें जिसे शेयर की गई ड्राइव में ले जाना है.

  7. फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने की पुष्टि का अनुरोध स्वीकार करें. आपको इन समस्याओं के बारे में सूचनाएं मिल सकती हैं:

    • फ़ोल्डर में ऐसे आइटम हैं जिन्हें एक से दूसरी जगह नहीं ले जाया जा सकता. जैसे, किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाले आइटम. जिन आइटम को नहीं भेजा जा सकता उनकी सूची देखने के लिए, सूचना बॉक्स में फ़ाइल की सूची (CSV) डाउनलोड करें पर क्लिक करें. इस सूची में आइटम का नाम, मालिक, और उसे ट्रांसफ़र न किए जा सकने की वजह शामिल होती है. ज़्यादा जानकारी के लिए, इस पेज पर ऐसी फ़ाइलें और फ़ोल्डर जिन्हें ट्रांसफ़र नहीं किया जा सकता देखें.
    • एक बार में 1,00,000 से ज़्यादा आइटम ट्रांसफ़र करने की कोशिश की गई हो. अगर पैरंट फ़ोल्डर का साइज़ बहुत बड़ा है, तो 'शेयर की गई ड्राइव' में एक नया पैरंट फ़ोल्डर बनाया जा सकता है. इसके बाद, सब-फ़ोल्डर को अलग-अलग ले जाकर, तय सीमा के अंदर रखा जा सकता है.
    • फ़ाइलें ट्रांसफ़र करने पर, शेयर की गई ड्राइव में 5,00,000 से ज़्यादा आइटम या 20 से ज़्यादा नेस्ट किए गए फ़ोल्डर हो जाएंगे. ज़्यादा जानकारी के लिए, शेयर की गई ड्राइव की सीमाएं लेख पढ़ें.
    • आपको बाहरी संगठनों के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट ले जाने की अनुमति नहीं है.

ऐसी फ़ाइलें और फ़ोल्डर जिन्हें दूसरी जगह नहीं ले जाया जा सकता

अगर अनुमति न होने या ऐक्सेस से जुड़ी समस्याओं की वजह से किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर को दूसरी जगह नहीं भेजा जा सकता, तो 'शेयर की गई ड्राइव' में उस आइटम का शॉर्टकट बन जाता है. ऐसा इसलिए होता है, ताकि मौजूदा फ़ोल्डर का स्ट्रक्चर बना रहे. साथ ही, आइटम को फ़ाइल के मालिक की 'मेरी ड्राइव' के रूट में ले जाया जाता है. कुछ आइटम को एक जगह से दूसरी जगह नहीं ले जाया जा सकता. इस वजह से, फ़ोल्डर के स्ट्रक्चर या कॉन्टेंट में बड़े बदलाव हो सकते हैं. इसलिए, इन स्थितियों में फ़ोल्डर को दूसरी जगह ले जाने का अनुरोध अस्वीकार कर दिया जाता है:

  • 25 या इससे ज़्यादा आइटम को दूसरी जगह नहीं ले जाया जा सकता
  • 10% या इससे ज़्यादा आइटम को किसी अन्य जगह नहीं भेजा जा सकता

जिन फ़ाइलों को ट्रांसफ़र नहीं किया जा सकता उनकी सूची और उन्हें ट्रांसफ़र न किए जा सकने की वजह जानने के लिए, ट्रांसफ़र करने की कोशिश के बाद दिखने वाली सूचना में, फ़ाइल की सूची (CSV) डाउनलोड करें पर क्लिक करें.

फ़ाइल के मालिकों या संपादकों को, फ़ाइलों को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने की अनुमति दें

इस सेटिंग से यह कंट्रोल किया जाता है कि कौन किसी फ़ाइल को शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकता है. जैसे, मालिक और संपादक या सिर्फ़ फ़ाइल का मालिक. किसी फ़ाइल को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने पर, उसका मालिकाना हक मालिक से संगठन को मिल जाता है. इसलिए, इस विकल्प से यह कंट्रोल किया जा सकता है कि कौन किसी फ़ाइल का मालिकाना हक बदल सकता है.

  • उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें माइग्रेट करने की अनुमति दें विकल्प के चुने जाने पर:

    • फ़ाइल का मालिक, उसे किसी ऐसी शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकता है जहां उसके पास कम से कम योगदान देने वाला व्यक्ति, कॉन्टेंट मैनेजर या मैनेजर की भूमिका हो.
    • संपादक, किसी फ़ाइल को उस शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकते हैं जहां उनके पास योगदान देने वाले व्यक्ति, कॉन्टेंट मैनेजर या मैनेजर का ऐक्सेस हो. हालांकि, अगर शेयर की गई ड्राइव की सेटिंग इस तरह से सेट की गई है कि उसकी फ़ाइलों को गैर-सदस्यों के साथ शेयर नहीं किया जा सकता, तो फ़ाइल के मालिक को शेयर की गई ड्राइव का सदस्य होना चाहिए.

  • अगर उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें माइग्रेट करने की अनुमति दें विकल्प चुना नहीं गया है, तो फ़ाइल का मालिक ही उसे शेयर की गई ऐसी ड्राइव में ले जा सकता है जहां उसके पास योगदान देने वाले, कॉन्टेंट मैनेजर या मैनेजर के तौर पर ऐक्सेस हो.

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरी हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. माइग्रेशन की सेटिंग पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें माइग्रेट करने की अनुमति दें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

किसी उपयोगकर्ता को ज़्यादातर फ़ाइलों और फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने की अनुमति देना

अगर किसी उपयोगकर्ता को ऐसी फ़ाइलें और फ़ोल्डर ट्रांसफ़र करने हैं जिनका मालिकाना हक उसके पास नहीं है या जिनमें बदलाव करने का ऐक्सेस उसके पास नहीं है और आपको उसे एडमिन का ऐक्सेस देने में कोई समस्या नहीं है, तो उसे एडमिन की सीमित भूमिका असाइन की जा सकती है.

  1. Drive और Docs के लिए, एडमिन की भूमिका बनाएं. साथ ही, किसी भी फ़ाइल या फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने का विशेषाधिकार दें.
  2. उपयोगकर्ता को एडमिन की भूमिका असाइन करें.