एडमिन के तौर पर शेयर की गई ड्राइव मैनेज करना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Starter (नोट किए गए वर्शन को छोड़कर), Business Standard, और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

अगर आपके पास शेयर की गई ड्राइव को मैनेज करने का ऐक्सेस है, तो यहां जाएं.

एडमिन के तौर पर, आपके पास अपने संगठन में किसी भी शेयर की गई ड्राइव के सदस्यों और उनके ऐक्सेस लेवल को बदलने का विकल्प होता है. शेयर की गई ड्राइव के लिए शेयर करने की सेटिंग और शेयर की गई सभी नई ड्राइव के लिए शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग भी बदली जा सकती हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपको किसी उपयोगकर्ता के पास शेयर की गई ड्राइव का ऐक्सेस होने से समस्या है, तो उसके ऐक्सेस को हटाया जा सकता है या उसके ऐक्सेस लेवल में बदलाव किया जा सकता है.

ध्यान दें: अगर आपके पास Business Starter प्लान है और आपने Frontline Plus के लिए साइन अप किया है, तो शेयर की गई ड्राइव मैनेज नहीं की जा सकतीं. अगर आपको फ़्रंटलाइन वर्कर के अलावा अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए शेयर की गई ड्राइव मैनेज करना जारी रखना है, तो Business Standard या इससे ऊपर के वर्शन पर अपग्रेड करें.

इस पेज पर

शेयर की गई ड्राइव में सदस्यों को जोड़ना या हटाना

अगर शेयर की गई ड्राइव में कोई सदस्य या मैनेजर नहीं है, तो एडमिन को Admin console के ज़रिए शेयर की गई ड्राइव में सदस्यों को जोड़ना पड़ सकता है. इसके अलावा, अगर आपको लगता है कि कुछ सदस्यों के पास शेयर की गई ड्राइव का ऐक्सेस नहीं होना चाहिए, तो उन्हें हटाया जा सकता है.

'शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें' पेज से सदस्यों को मैनेज करने के लिए, आपके एडमिन खाते को ऐसा लाइसेंस असाइन किया गया हो जिसमें Drive और Docs ऐप्लिकेशन शामिल हों. साथ ही, यह भी ज़रूरी है कि ये ऐप्लिकेशन चालू हों.

ध्यान दें: किसी शेयर की गई ड्राइव में ज़्यादा से ज़्यादा 100 ग्रुप और 600 सदस्य (ग्रुप और अलग-अलग उपयोगकर्ता) जोड़े जा सकते हैं. किसी शेयर की गई ड्राइव में, ग्रुप और लोगों के ज़रिए 50,000 से ज़्यादा सदस्य नहीं जोड़े जा सकते.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. उस शेयर की गई ड्राइव पर कर्सर ले जाएं जिसे अपडेट करना है और सदस्यों को मैनेज करें पर क्लिक करें. अगर आपके पास कई शेयर की गई ड्राइव हैं, तो शेयर की गई ड्राइव के नाम या अन्य एट्रिब्यूट के हिसाब से सूची को फ़िल्टर किया जा सकता है.
    1. ऐसी शेयर की गई ड्राइव ढूंढने के लिए जिनमें कोई सदस्य नहीं है, फ़िल्टर जोड़ें इसके बाद कोई सदस्य नहीं है पर क्लिक करें.
    2. मैनेजर के बिना शेयर की गई ड्राइव ढूंढने के लिए, फ़िल्टर जोड़ें इसके बाद कोई मैनेजर नहीं है पर क्लिक करें.
  4. किसी व्यक्ति या ग्रुप को जोड़ने के लिए:
    1. ईमेल पता डालें.
    2. कोई ऐक्सेस लेवल चुनें.
    3. चुनें कि आपको लोगों को सूचना देनी है या नहीं. अगर हां, तो मैसेज शामिल करें.
    4. अगर आपने लोगों को सूचना देने का विकल्प चुना है, तो भेजें पर क्लिक करें. अगर आपने लोगों को सूचना न देने का विकल्प चुना है, तो शेयर करें पर क्लिक करें.

  5. किसी व्यक्ति या ग्रुप को हटाने के लिए:

    1. व्यक्ति या ग्रुप के नाम के बगल में, ऐक्सेस लेवल पर क्लिक करें.

    2. ऐक्सेस हटाएं पर क्लिक करें.

      ध्यान दें: किसी सदस्य को शेयर की गई ड्राइव से हटाने पर, उसके पास उस ड्राइव में मौजूद उन फ़ाइलों और फ़ोल्डर का ऐक्सेस भी नहीं रहता जिन्हें सीधे उसके साथ शेयर किया गया था.

  6. सेव करें पर क्लिक करें.

शेयर की गई ड्राइव के सदस्य का ऐक्सेस लेवल बदलना

एडमिन के तौर पर, शेयर की गई ड्राइव के किसी सदस्य के लिए ऐक्सेस लेवल बदला जा सकता है. भले ही, आप शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर न हों. उदाहरण के लिए, अगर आपको किसी उपयोगकर्ता के पास 'शेयर की गई ड्राइव' का मैनेजर ऐक्सेस होने की वजह से कोई समस्या हो रही है, तो उसके ऐक्सेस लेवल को कम किया जा सकता है.

'शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें' पेज से सदस्यों को मैनेज करने के लिए, आपके एडमिन खाते को ऐसा लाइसेंस असाइन किया गया हो जिसमें Drive और Docs ऐप्लिकेशन शामिल हों. साथ ही, यह भी ज़रूरी है कि ये ऐप्लिकेशन चालू हों.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. उस ‘शेयर की गई ड्राइव’ पर कर्सर ले जाएं जिसमें आपको सदस्य की भूमिका अपडेट करनी है. इसके बाद, सदस्यों को मैनेज करें पर क्लिक करें. अगर आपके पास कई शेयर की गई ड्राइव हैं, तो शेयर की गई ड्राइव के नाम या अन्य एट्रिब्यूट के हिसाब से सूची को फ़िल्टर किया जा सकता है.
  4. जिस सदस्य के लिए आपको ऐक्सेस का लेवल अपडेट करना है उसकी लाइन में, उसके मौजूदा ऐक्सेस लेवल पर क्लिक करें. इसके बाद, ऐक्सेस के नए लेवल पर क्लिक करें.
  5. हो गया पर क्लिक करें.

शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग सेट करना

Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है. शेयर की गई ड्राइव को शेयर करने की सभी सेटिंग, 'अनुमति दें' पर सेट हों.

एडमिन के तौर पर, शेयर की गई ड्राइव के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से शेयर करने की सेटिंग सेट की जा सकती हैं. इसके लिए, संगठन की उस इकाई का इस्तेमाल करें जिसे शेयर की गई ड्राइव असाइन की गई है. आपके पास मैनेजर के तौर पर ऐक्सेस रखने वाले सदस्यों को भी इन सेटिंग में बदलाव करने से रोकने का विकल्प होता है. उदाहरण के लिए, अगर आपको किसी संगठन की इकाई के उपयोगकर्ताओं को संगठन से बाहर कॉन्टेंट शेयर करने से रोकना है, तो बाहरी शेयरिंग को ब्लॉक किया जा सकता है. साथ ही, मैनेजर को उस सेटिंग में बदलाव करने से रोका जा सकता है.

अहम जानकारी: शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग, सिर्फ़ नई शेयर की गई ड्राइव पर लागू होती हैं. अगर आपको शेयर की गई मौजूदा ड्राइव की शेयर करने की सेटिंग बदलनी हैं, तो अगले सेक्शन पर जाएं.

ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की अनुमतियों से यह तय नहीं होता कि Google फ़ॉर्म के अनुरोधों को किन लोगों के साथ शेयर किया जा सकता है.

शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई डिपार्टमेंट या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की इकाई जोड़ें पर जाएं.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर की गई ड्राइव बनाने की सुविधा पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग किसी डिपार्टमेंट या टीम के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.
  4. नई शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग सेट करें. साथ ही, यह चुनें कि शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर उन सेटिंग को बदल सकते हैं या नहीं. विकल्प:
    • मैनेजर लेवल के ऐक्सेस की मदद से, सदस्यों को नीचे दी गई सेटिंग को बदलने की अनुमति दें—इस विकल्प को चुनने पर, मैनेजर शेयर की गई किसी खास ड्राइव के लिए, शेयर करने की इन सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकते. ज़्यादातर मामलों में, आपको शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर को सेटिंग बदलने की अनुमति देनी चाहिए. इससे वे बाहरी उपयोगकर्ताओं या अन्य टीमों के साथ मिलकर काम कर पाएंगे.
    • अपने संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें ऐक्सेस करने की अनुमति दें—इस विकल्प को चुनने पर, संगठन से बाहर के उपयोगकर्ता फ़ाइलें ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे. भले ही, आपने उपयोगकर्ताओं को संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति दी हो. इस सेटिंग की वजह से, शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर भी बाहरी उपयोगकर्ताओं को सदस्यों के तौर पर नहीं जोड़ सकते. अगर उपयोगकर्ताओं को Drive में मौजूद किसी भी आइटम को आपके संगठन से बाहर शेयर करने की अनुमति नहीं है, तो इस सेटिंग का कोई असर नहीं होगा. ऐसा इसलिए, क्योंकि यह सेटिंग, शेयर करने की सेटिंग को बदल नहीं सकती.
    • जो लोग शेयर की गई ड्राइव के सदस्य नहीं हैं उन्हें फ़ाइलें ऐक्सेस करने की अनुमति दें—इस विकल्प को चुनने पर, शेयर की गई ड्राइव के सदस्य, उन लोगों को शेयर की गई ड्राइव की फ़ाइलों को देखने, उन पर टिप्पणी करने या उनमें बदलाव करने का ऐक्सेस नहीं दे सकते जो शेयर की गई ड्राइव के सदस्य नहीं हैं. इसके अलावा, वे इन फ़ाइलों को लिंक के साथ शेयर भी नहीं कर सकते.
    • कॉन्टेंट मैनेजर को फ़ोल्डर शेयर करने की अनुमति दें—इस विकल्प से चुने हुए का निशान हटाने पर, सिर्फ़ मैनेजर फ़ोल्डर शेयर कर सकते हैं.
    • दर्शकों और टिप्पणी करने वाले लोगों को, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें डाउनलोड, प्रिंट, और कॉपी करने दें—इस विकल्प को चुनने पर, शेयर की गई ड्राइव के उन सदस्यों को फ़ाइलें डाउनलोड, कॉपी या प्रिंट करने की अनुमति नहीं मिलती जिनके पास दर्शक या टिप्पणीकार का ऐक्सेस होता है.
      ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव से बाहर ले जाने पर, फ़ाइलों और फ़ोल्डर में यह सेटिंग बनी रहती है. फ़ोल्डर के मामले में, फ़ाइल को 'मेरी ड्राइव' में ट्रांसफ़र करने के बाद, सेटिंग को पहले जैसा नहीं किया जा सकता.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.

बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर ये बदलाव पहले ही दिखने लगते हैं. ज़्यादा जानें

शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की सेटिंग बदलना

Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है. सिर्फ़ शेयर करने की अनुमति को रीसेट किया जा सकता है.

'शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें' पेज से शेयर करने की सेटिंग में बदलाव करने के लिए, आपके एडमिन खाते को ऐसा लाइसेंस असाइन किया गया हो जिसमें Drive और Docs ऐप्लिकेशन शामिल हों. साथ ही, यह लाइसेंस चालू होना चाहिए.

शुरू करने से पहले:

  • शेयर की गई ड्राइव का कॉन्टेंट देखें, ताकि आपको पता चल सके कि क्या शेयर किया जाना चाहिए और क्या नहीं.
  • अगर Drive की सेटिंग में ज़्यादा पाबंदियां हैं, तो Drive की शेयर करने की सेटिंग, शेयर की गई ड्राइव की शेयर करने की सेटिंग की जगह लागू होती हैं. शेयर करने की सेटिंग और शेयर की गई ड्राइव के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, शेयर की गई कुछ ड्राइव के लिए डेटा नीतियां मैनेज करना लेख पढ़ें.

शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की सेटिंग अपडेट करने के लिए:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. उस शेयर की गई ड्राइव पर कर्सर ले जाएं जिसे आपको अपडेट करना है. इसके बाद, सेटिंग पर क्लिक करें. अगर आपके पास कई शेयर की गई ड्राइव हैं, तो शेयर की गई ड्राइव के नाम या अन्य एट्रिब्यूट के हिसाब से सूची को फ़िल्टर किया जा सकता है.
  4. शेयर करने की सेटिंग अपडेट करें. बदलाव करते समय, वे अपने-आप सेव हो जाते हैं.
  5. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर को आपकी नई सेटिंग बदलने से रोकना है, तो पहले बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
  6. हो गया पर क्लिक करें.
बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर ये बदलाव पहले ही दिखने लगते हैं. ज़्यादा जानें

यह तय करना कि कौन कॉन्टेंट को बाहरी शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकता है

आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि कॉन्टेंट को यहां से ट्रांसफ़र करते समय, आपके संगठन से बाहर के कौनसे लोग फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ट्रांसफ़र कर सकते हैं:
  • आपके संगठन की शेयर की गई ड्राइव में:
    • किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव
    • किसी दूसरे संगठन के व्यक्ति की 'मेरी ड्राइव'
  • आपके संगठन में किसी व्यक्ति की 'मेरी ड्राइव' से किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में
  1. Google Admin console में, एडमिन खाते से साइन इन करें.

    एडमिन खाते के बिना Admin console को ऐक्सेस नहीं किया जा सकता.

  2. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  3. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  4. अपनी पसंद की संगठन की इकाई या ग्रुप चुनें.
  5. अपने संगठन से बाहर कॉन्टेंट डिस्ट्रिब्यूट करना में जाकर, कोई विकल्प चुनें:
    • कोई भी व्यक्ति
      • शेयर की गई ड्राइव का मैनेजर ऐक्सेस रखने वाले लोग, उस शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को किसी दूसरे संगठन के Drive खाते में ले जा सकते हैं. ज़्यादा जानें
      • चुनी गई संगठनात्मक इकाई या ग्रुप के लोग, अपने 'मेरी ड्राइव' में मौजूद कॉन्टेंट को किसी दूसरे संगठन (जैसे, कोई अन्य कारोबार, ग्रुप या स्कूल) के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में ट्रांसफ़र कर सकते हैं. ज़्यादा जानें
    • सिर्फ़ आपके संगठन के उपयोगकर्ता
      • शेयर की गई ड्राइव का मैनेजर ऐक्सेस रखने वाले लोग, उस शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को किसी दूसरे संगठन के Drive खाते में ले जा सकते हैं.
      • चुनी गई संगठन की इकाई या ग्रुप में शामिल लोग, अपने 'मेरी ड्राइव' से कॉन्टेंट को किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकते हैं.
    • कोई नहीं
      • शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को, किसी दूसरे संगठन के Drive में मौजूद किसी फ़ोल्डर में नहीं ले जाया जा सकता.
      • संगठन की चुनी गई इकाई या ग्रुप का कोई भी व्यक्ति, 'मेरी ड्राइव' से किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट नहीं भेज सकता.
      • चुनी गई संगठनात्मक इकाई या ग्रुप का कोई भी व्यक्ति, किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव पर फ़ाइलें नहीं बना सकता.
  6. सेव करें पर क्लिक करें.

अहम जानकारी: अगर आपने संगठन की किसी उप-इकाई या ग्रुप को चुना है, तो यह सेटिंग सिर्फ़ इस बात को कंट्रोल करती है कि कोई व्यक्ति, किसी दूसरे संगठन (जैसे, कोई अन्य कारोबार या स्कूल) में मौजूद शेयर की गई ड्राइव में, अपनी 'मेरी ड्राइव' से कॉन्टेंट ट्रांसफ़र कर सकता है या नहीं. अगर टॉप-लेवल की संगठन इकाई, उपयोगकर्ता को अपने संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति देती है, लेकिन चाइल्ड संगठन इकाई ऐसा नहीं करती है, तो उपयोगकर्ता अपने संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर नहीं कर सकता.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बीच-बीच में लागू की जा सकती हैं.

शेयर की गई ड्राइव में उपयोगकर्ता की गतिविधि की समीक्षा करना

यह देखने के लिए कि शेयर की गई ड्राइव की फ़ाइलों, सेटिंग या सदस्यों में कब बदलाव हुआ और किसने बदलाव किए, Drive का ऑडिट लॉग इस्तेमाल किया जा सकता है.

जिन शेयर की गई ड्राइव पर पाबंदी लगाई गई है उनकी समीक्षा करना और उनके ख़िलाफ़ अपील करना

अगर Google को पता चलता है कि किसी 'शेयर की गई ड्राइव' में मौजूद कॉन्टेंट से सेवा की शर्तों का उल्लंघन हुआ है, तो वह उस 'शेयर की गई ड्राइव' को बंद कर सकता है. आपका कॉन्टेंट नहीं मिटाया जाता. हालांकि, जब तक Google आपकी अपील पर शेयर की गई ड्राइव को वापस नहीं लाता, तब तक उपयोगकर्ता इसे ऐक्सेस नहीं कर सकते.

अगर आपको लगता है कि शेयर की गई ड्राइव को गलती से बंद किया गया है, तो इसकी समीक्षा का अनुरोध सबमिट करें. आपके पास अपील करने के लिए 29 दिन हैं. अपील न करने पर, बंद की गई शेयर की गई ड्राइव अपने-आप मिट जाएगी.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. फ़िल्टर जोड़ें इसके बाद स्थिति इसके बाद बंद है पर क्लिक करें. इसके बाद, लागू करें पर क्लिक करें.
  4. जिस शेयर की गई ड्राइव के लिए अपील करनी है उस पर कर्सर ले जाएं. इसके बाद, ज़्यादा इसके बाद समीक्षा का अनुरोध करें पर क्लिक करें.

शेयर की गई ड्राइव के लिए की गई आपकी अपील की समीक्षा कर ली गई है. अगर आपकी अपील स्वीकार कर ली जाती है, तो शेयर की गई ड्राइव को वापस ला दिया जाता है.