अपने संगठन के लिए, सामान्य ऐक्सेस शेयर करने के विकल्प सेट करना

टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल करें. इससे उपयोगकर्ताओं को सही तरीके से शेयर करने में मदद मिलती है

यह लेख, एडमिन के लिए है. अपनी फ़ाइलों का ऐक्सेस मैनेज करने के बारे में जानने के लिए, यहां जाएं.

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; G Suite Business; Nonprofits. अपने वर्शन की तुलना करें

एडमिन के तौर पर, आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि उपयोगकर्ता, 'मेरी ड्राइव' में मौजूद किसी फ़ाइल को शेयर करते समय, ऐक्सेस के कौनसे सामान्य विकल्प चुन सकते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, उपयोगकर्ताओं के पास ऐक्सेस के दो सामान्य विकल्प होते हैं: सिर्फ़ कुछ सदस्यों के लिए या संगठन के सभी सदस्यों के लिए. टारगेट ऑडियंस बनाकर, अन्य विकल्प जोड़े जा सकते हैं.

टारगेट ऑडियंस, ग्रुप और उपयोगकर्ताओं की ऐसी सूचियां होती हैं जिन्हें आपने सेट अप किया है. जैसे, कोई डिपार्टमेंट या टीम. टारगेट ऑडियंस बनाने के बाद, आपके पास यह चुनने का विकल्प होता है कि मुख्य टारगेट ऑडियंस कौनसी है. प्राइमरी टारगेट ऑडियंस वह होती है जिसे उपयोगकर्ताओं को अपने-आप सुझाया जाता है. शुरुआत में, प्राइमरी टारगेट ऑडियंस का नाम आपका संगठन होता है. इसमें आपके संगठन के सभी उपयोगकर्ता शामिल होते हैं.

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सामान्य ऐक्सेस सेटअप के उदाहरण

  • प्राइमरी टारगेट ऑडियंस को पसंद के मुताबिक बनाएं: आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि ग्रुप या संगठन की इकाई के हिसाब से, कौनसी टारगेट ऑडियंस को प्राइमरी टारगेट ऑडियंस के तौर पर सेट किया जाए. उदाहरण के लिए, अगर आपके पास मार्केटिंग की कोई संगठनात्मक इकाई है, तो "मार्केटिंग" टारगेट ऑडियंस बनाई जा सकती है. साथ ही, उसे उस संगठनात्मक इकाई के लिए प्राइमरी टारगेट ऑडियंस के तौर पर सेट किया जा सकता है. इस तरह, मार्केटिंग संगठन की इकाई का कोई उपयोगकर्ता जब सामान्य ऐक्सेस देने के लिए जाता है, तो उसके पास पहला विकल्प "मार्केटिंग" होता है.
  • सामान्य ऐक्सेस के विकल्प सीमित करना: उपयोगकर्ताओं के सामान्य ऐक्सेस शेयर करने के विकल्पों में, टारगेट ऑडियंस को जोड़ा और हटाया जा सकता है. उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ताओं को सिर्फ़ अपने विभाग के लिए सामान्य ऐक्सेस देने की अनुमति दी जा सकती है. साथ ही, पूरे संगठन के लिए यह विकल्प हटाया जा सकता है.

सामान्य ऐक्सेस के विकल्प कैसे लागू होते हैं

  • शेयर की गई ड्राइव को ऐक्सेस करने के लिए, वे सामान्य विकल्प मिलते हैं जो आपने उस संगठन की इकाई के लिए सेट किए हैं जिसे शेयर की गई ड्राइव असाइन की गई है.
  • अगर शेयर करने की सेटिंग से किसी टारगेट ऑडियंस को हटा दिया जाता है, तो फ़ाइलें उस टारगेट ऑडियंस के साथ शेयर की जाती रहेंगी. भले ही, वह टारगेट ऑडियंस अब शेयर करने के सामान्य विकल्पों में न हो. आगे ऐक्सेस रोकने के लिए, डायरेक्ट्री में मौजूद टारगेट ऑडियंस की सूची से, ऑडियंस से सदस्यों को हटाएं या ऑडियंस मिटाएं.
  • अगर आपके संगठन के पास Cloud Identity और Google Workspace, दोनों के लाइसेंस हैं, तो ऐक्सेस करने के सामान्य विकल्प, Cloud Identity के उपयोगकर्ताओं पर लागू होते हैं.

सामान्य ऐक्सेस के विकल्प सेट अप करना

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरी हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग > टारगेट ऑडियंस पर क्लिक करें.
    ऑडियंस की सूची में, सेवा के लिए पहले से लागू की गई सभी टारगेट ऑडियंस दिखती हैं. ये ऑडियंस, उपयोगकर्ताओं की शेयर करने की सेटिंग में जिस क्रम में दिखती हैं उसी क्रम में यहां भी दिखती हैं.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. टारगेट ऑडियंस जोड़ें पर क्लिक करें.
  5. आपको जिस टारगेट ऑडियंस को जोड़ना है उसके बगल में मौजूद बॉक्स को चुनें. अगर आपको सिर्फ़ सबसे ऊपर वाली संगठन की इकाई को टारगेट करना है, तो टारगेट ऑडियंस बनाएं पर क्लिक करें. टारगेट ऑडियंस सेट अप करने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, टारगेट ऑडियंस के बारे में जानकारी लेख पढ़ें.
  6. सेव करें पर क्लिक करें.
  7. उस टारगेट ऑडियंस पर कर्सर ले जाएं जिसे आपको मुख्य टारगेट ऑडियंस के तौर पर सेट करना है. इसके बाद, उसे खींचकर या नंबर बदलकर पहली पोज़िशन पर ले जाएं.
  8. (ज़रूरी नहीं) अन्य टारगेट ऑडियंस को अपनी पसंद के क्रम में रखें. किसी टारगेट ऑडियंस को हटाने के लिए, आइटम हटाएं पर क्लिक करें.
  9. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बीच-बीच में लागू की जा सकती हैं.

नए आइटम के लिए, डिफ़ॉल्ट तौर पर ऐक्सेस के सामान्य नियम सेट करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, सामान्य ऐक्सेस को सीमित पर सेट किया जाता है. हम ज़्यादातर उपयोगकर्ताओं के लिए इस सेटिंग का सुझाव देते हैं, ताकि वे फ़ाइल को सिर्फ़ तब शेयर कर सकें, जब वे तैयार हों. साथ ही, वे अपनी निजी फ़ाइलों को निजी रख सकें.

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरी हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग > सामान्य ऐक्सेस की डिफ़ॉल्ट सेटिंग पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. कोई विकल्प चुनें:
    1. मालिक के लिए निजी—सिर्फ़ फ़ाइल का मालिक नई फ़ाइलों को ऐक्सेस कर सकता है.
    2. आपके संगठन के किसी भी व्यक्ति के पास लिंक होने पर, वह आइटम को ऐक्सेस कर सकता है (उन संगठनों के लिए जिनके पास टारगेट ऑडियंस नहीं है)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, खोज के नतीजों में तब तक शामिल नहीं की जाती हैं, जब तक कि खोजे जा सकने वाली अन्य फ़ाइलों से उनके लिंक न हों.
    3. आपके संगठन का कोई भी व्यक्ति, आइटम को खोज और ढूंढ सकता है (उन संगठनों के लिए जिनके पास टारगेट ऑडियंस नहीं है)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, किसी उपयोगकर्ता की Drive में तब ही दिखती हैं, जब वह फ़ाइल को ऐक्सेस करता है या उसे फ़ाइल शेयर की जाती है.
    4. प्राइमरी टारगेट ऑडियंस में शामिल ऐसा कोई भी उपयोगकर्ता, आइटम ऐक्सेस कर सकता है जिसके पास उसका लिंक हो (टारगेट ऑडियंस वाले संगठनों के लिए)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, खोज के नतीजों में तब तक शामिल नहीं की जातीं, जब तक कि खोजे जा सकने वाली अन्य फ़ाइलों से उनके लिंक न हों.
    5. प्राइमरी टारगेट ऑडियंस में शामिल हर उपयोगकर्ता, आइटम को खोज सकता है और ऐक्सेस कर सकता है (टारगेट ऑडियंस की सुविधा इस्तेमाल करने वाले संगठनों के लिए)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, उपयोगकर्ता की Drive में तब तक नहीं दिखतीं, जब तक वह फ़ाइल को ऐक्सेस नहीं कर लेता या उसके साथ फ़ाइल शेयर नहीं की जाती.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बीच-बीच में लागू की जा सकती हैं.