Am 15. Februar 2022 wird Ihr VFE-Abo (Vault Former Employee) abhängig von Ihrer Google Workspace- oder G Suite-Version automatisch auf ein Abo für archivierte Nutzer oder Google Vault umgestellt.
Abos für archivierte Nutzer ersetzen VFE-Abos und sollen Ihnen die Verwaltung der Daten ehemaliger Mitarbeiter erleichtern. Nach der Umstellung wird Ihr aktuelles VFE-Abo gekündigt und Sie können das Abo für archivierte Nutzer bis zum 15. Januar 2023 kostenlos nutzen.
Sie müssen Ihr VFE-Abo bis zum 30. Juni 2022 umstellen.
Wenn Sie ein Google Workspace for Education-Abo haben, erfahren Sie hier, was das für Sie bedeutet.
Umstellung vorbereiten
Bis zum 15. Februar 2022 sollten Sie folgende Schritte durchführen:
- Weitere Informationen zur Lizenzierung für archivierte Nutzer
- Sehen Sie sich an, welche Nutzer in Ihrer Organisation eine VFE-Lizenz haben. Laden Sie dazu eine Liste der Nutzer herunter.
- Wenn Sie eine Liste nur mit VFE-Nutzern herunterladen möchten, klicken Sie auf der Seite „Nutzer“ auf Filter hinzufügen
Zugewiesene LizenzGoogle Vault – Former Employee. - Diese Nutzer können sich nicht mehr in einem Google-Dienst anmelden, nachdem ihre VFE-Lizenz auf die Lizenz für archivierte Nutzer umgestellt wurde. Wenn Sie einem Nutzer später Zugriff gewähren möchten, können Sie ihn wieder aktivieren.
- Wenn Sie eine Liste nur mit VFE-Nutzern herunterladen möchten, klicken Sie auf der Seite „Nutzer“ auf Filter hinzufügen
- Wenn Sie archivierte Daten ehemaliger Mitarbeiter nicht länger aufbewahren möchten, können Sie Ihre Organisationsdaten mit dem Tool für den Datenexport exportieren.
- Wenn Sie ehemalige Mitarbeiter nicht in die Umstellung einbeziehen möchten, können Sie die Nutzer löschen oder nicht benötigte VFE-Lizenzen entfernen.
- Falls die automatische Lizenzierung aktiviert ist, sollten Sie die Einstellungen für jedes Abo und jede Organisationseinheit überprüfen. Weitere Informationen zur automatischen Lizenzierung für Organisationseinheiten
- Ihre aktuellen Einstellungen für die automatische Lizenzierung gelten für VFE-Nutzer nach deren Umstellung. Das kann dazu führen, dass diesen Nutzern weitere Lizenzen zugewiesen und dadurch je nach Preismodell für jedes Abo zusätzliche monatliche Gebühren anfallen.
Ihre Kosten nach der Umstellung
Nach der Umstellung gilt für Ihr Abo für archivierte Nutzer das flexible Preismodell. Ihnen werden erst nach dem 15. Januar 2023 Kosten in Rechnung gestellt. Danach wird Ihnen monatlich jeder archivierte Nutzer in Ihrer Organisation berechnet.
Wenn Ihr Google Workspace- oder G Suite-Abo aufgrund eines Problems mit Ihrem primären Zahlungsmittel gesperrt wurde, müssen Sie die Abrechnung innerhalb von 30 Tagen einrichten, sonst wird das Abo für archivierte Nutzer gesperrt.
Weitere Informationen zu den Preisen erhalten Sie von Ihrem Google Account Manager.
Nicht benötigte VFE-Lizenzen entfernen
Nach dem ersten kostenlosen Zeitraum wird Ihnen für jeden Nutzer in Ihrer Organisation, der eine Lizenz für archivierte Nutzer hat, eine monatliche Gebühr in Rechnung gestellt. Wenn Sie Nutzer mit mehreren Nutzerkonten und somit mehr als einer VFE-Lizenz haben, können Sie die doppelten Lizenzen vor oder nach der Umstellung entfernen.
Es gibt zwei Tools, mit denen Sie Daten aus doppelten Konten zusammenführen können:
- Dienst zur Datenmigration: In der Admin-Konsole verfügbarer Dienst, der E‑Mail-, Kalender- und Kontaktdaten aus externen Quellen, z. B. Exchange und GoDaddy, nach Google Workspace importiert. Mit dem nutzerfreundlichen Dienst lassen sich Daten ganz einfach selbst migrieren.
- Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME): Dienstprogramm, mit dem E‑Mail-, Kalender- und Kontaktdaten vom Exchange-Server eines Nutzers oder E‑Mails von einem Google Workspace-Konto migriert werden. Mit GWMME ist es möglich, E‑Mails von fast allen E‑Mail-Servern, darunter Exchange, Novell GroupWise und Gmail, zu Google Workspace zu migrieren.
Wenn Sie ehemalige Mitarbeiter mit nicht mehr benötigten VFE-Lizenzen haben, können Sie deren Nutzerkonten löschen, nachdem Sie mit dem Tool für den Datenexport Ihre Organisationsdaten exportiert haben.
Fragen zur VFE-Umstellung
Hier finden Sie einige häufig gestellte Fragen zur Umstellung von einem VFE-Abo.
Wie wirkt sich die Umstellung auf mein aktuelles VFE-Abo aus?
Alle Ihre Nutzer mit VFE-Lizenzen werden auf ein Abo für archivierte Nutzer oder Google Vault umgestellt. Nach der Umstellung wird Ihr aktuelles VFE-Abo gelöscht. Es kommt weder zu einer Dienstunterbrechung noch zu einem Datenverlust.
Wie wirkt sich die Umstellung auf Google Workspace for Education-Abos aus?
Google Workspace for Education-Kunden mit einem VFE-Abo werden nicht auf ein Abo für archivierte Nutzer umgestellt, da alle kostenlosen und kostenpflichtigen Versionen von Google Workspace for Education bereits Google Vault-Funktionen enthalten.
Wenn ein VFE-Abo gelöscht wird, haben alle Nutzer, denen Sie VFE-Lizenzen zugewiesen haben, denselben Status wie zuvor: gesperrt oder aktiv. Die einzige Änderung ist, dass ihnen keine VFE-Lizenz mehr zugewiesen wird.
Wenn Sie verhindern möchten, dass sich ein Nutzer, der zuvor eine VFE-Lizenz hatte, in seinem Konto anmeldet, müssen Sie den Nutzer sperren.
Kann ich mein VFE-Abo beibehalten?
Alle VFE-Abos müssen auf ein Abo für archivierte Nutzer oder Google Vault umgestellt werden. Ihre Organisation wird ab dem 15. Februar 2022 auf das empfohlene Abo umgestellt.
Welches Abo erhalte ich bei der Umstellung?
Sie erhalten bei der Umstellung das Abo für archivierte Nutzer, das zu Ihrer aktuellen Google Workspace- oder G Suite-Version gehört.
Abos für archivierte Nutzer sind für die folgenden Versionen verfügbar:
- Google Workspace Enterprise Plus
- Google Workspace Enterprise Standard
- Google Workspace Business Plus
- G Suite Business
Falls Sie keine der oben aufgeführten Versionen mit Abos für archivierte Nutzer haben, stellen wir Ihre Organisation auf ein Google Vault-Abo um.
In den folgenden Fällen stellen wir nicht auf ein Abo für archivierte Nutzer um und kündigen Ihr VFE-Abo:
- Sie haben zum Zeitpunkt der Umstellung keine Nutzer mit einer VFE-Lizenz.
- Sie haben kein Google Workspace- oder G Suite-Abo.
Was wird mir für das Abo für archivierte Nutzer in Rechnung gestellt?
Für Ihr Abo für archivierte Nutzer gilt das flexible Preismodell. Ihnen werden erst am 15. Januar 2023 Kosten in Rechnung gestellt. Danach wird Ihnen monatlich jeder archivierte Nutzer in Ihrer Organisation berechnet.
Kann ich mein Abo für archivierte Nutzer kündigen?
Wenn Sie nicht möchten, dass archivierte Daten ehemaliger Mitarbeiter vor, während oder nach dem Kulanzzeitraum aufbewahrt werden, können Sie die Daten Ihrer Organisation exportieren.
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