Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie sein Nutzerkonto archivieren, um seine Daten sicher aufzubewahren und ihn daran zu hindern, auf Google Workspace-Dienste zuzugreifen. Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, wird sein Status in „Archiviert“ geändert und ihm wird eine Lizenz für archivierte Nutzer zugewiesen.
Die Daten archivierter Nutzer werden auf das Speicherkontingent der Organisation angerechnet.
Was passiert mit dem Konto und den Daten eines archivierten Nutzers?
Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, werden die Daten der Google Workspace-Dienste des Nutzers sicher aufbewahrt. Wenn der Nutzer eine Google Vault-Lizenz oder eine Lizenz aus einem Abo für archivierte Nutzer hat, das Vault enthält, werden die Daten des Nutzers gemäß den Vault-Aufbewahrungsregeln und Holds geschützt und Sie können die Daten suchen und exportieren. Weitere Informationen
Die Nutzerdaten, die aus den Hauptdiensten wie Gmail und Google Drive sowie aus nicht zu den Hauptdiensten gehörenden Diensten wie Classroom stammen, sind für andere Nutzer in Ihrer Organisation verfügbar, die eine Google Vault-Lizenz haben.
Die Daten der Nutzer verbleiben am vom Administrator festgelegten Speicherort für Daten. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Speicherort für Daten auswählen.
Hinweis: Aktiven und archivierten Google Workspace for Education-Konten muss eine Education Standard- oder Education Plus-Lizenz zugewiesen sein, damit sie von den Richtlinien für Speicherorte abgedeckt werden.
Der Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) in Google Drive bleibt für die Daten der Nutzer weiterhin aktiv. Weitere Informationen
Wenn der Nutzer eine Lizenz für ein Add‑on-Abo wie Vault oder Google Voice hat, behält er die Lizenz auch nach dem Archivieren. Wenn der Nutzer das Add‑on-Abo nicht mehr benötigt, können Sie die Lizenz entfernen, nachdem Sie das Nutzerkonto archiviert haben. Weitere Informationen
Sie können sowohl aktive als auch gesperrte Nutzer archivieren. Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, kann seine aktive Google Workspace-Lizenz nach 24 Stunden einem anderen Nutzer zugewiesen werden.
Nach dem Archivieren eines Nutzers
Wenn Sie einen Nutzer archivieren, gilt Folgendes:
- Er kann sich mit seinem verwalteten Google-Konto in keinem System mehr anmelden. Dazu gehören Google Workspace-Dienste wie Gmail, Google Kalender und Google Drive.
- Sie werden nicht in der globalen Adressenliste angezeigt. Im Nutzerverzeichnis lautet der Status „Archiviert“. Weitere Informationen finden Sie unter Status eines Nutzerkontos ansehen.
- Kann gelöscht oder wieder aktiviert, aber nicht in der Admin-Konsole gesperrt werden.
- In Berichten zu Nutzern wird der Status „Archiviert“ angezeigt. So können Sie archivierte Nutzer ganz einfach überwachen, verwalten und löschen.
- Sie können keine neuen E‑Mails und Kalendereinladungen empfangen, da sie blockiert sind, wenn sie an das Konto des archivierten Nutzers gesendet werden.
So funktioniert die Reaktivierung
Wenn Sie ein Nutzerkonto wieder aktivieren, gelten für den Nutzer sein vorheriger Status und der Zugriff auf alle vorherigen Daten.
Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren möchten, benötigen Sie eine verfügbare Lizenz für seine Google Workspace-Version. Ist keine aktive Lizenz verfügbar, kann er nicht reaktiviert werden. Er bleibt archiviert und behält seine Lizenz für archivierte Nutzer.
Nachdem Sie ein Nutzerkonto wieder aktiviert haben, müssen Sie ihm manuell eine Lizenz für Google Workspace zuweisen.
Vorbereitung: Abo für archivierte Nutzer kaufen
Zum Archivieren eines Nutzers benötigen Sie ein Abo für archivierte Nutzer. Wenn Sie Folgendes haben:
- Enterprise Standard oder Enterprise Plus: Sie können ein Abo für archivierte Nutzer in der Admin-Konsole kaufen. Eine entsprechende Anleitung finden Sie im Hilfeartikel Kostenpflichtiges Abo hinzufügen.
- Business Starter, Business Standard oder Business Plus: Möglicherweise können Sie in der Admin-Konsole ein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Folgen Sie dazu der Anleitung zum Archivieren eines Nutzers im Abschnitt Einzelne Nutzerkonten archivieren oder wieder aktivieren (weiter unten).
- Education Fundamentals, Education Standard oder Education Plus: Lizenzen für archivierte Nutzer sind in Ihrem Google Workspace for Education-Abo enthalten. Wenn Sie keine mehr haben, können Sie über den Support weitere anfordern.
Alternativ können Sie sich für alle Versionen an einen Google-Vertriebsmitarbeiter oder einen Google Cloud-Partner wenden.
Einzelne Nutzerkonten archivieren oder wieder aktivieren
Zur Durchführung dieser Schritte ist die Berechtigung Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die für diese Schritte nötig sind.Education-Kunden finden entsprechende Informationen in diesem Artikel.
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü
Verzeichnis „Nutzer“.Hierfür ist die entsprechende Berechtigung zur Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die für diese Schritte nötig sind.
- Suchen Sie in der Liste Nutzer nach dem gewünschten Namen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nutzerkonten finden.
So archivieren Sie einen Nutzer:
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Nutzerkonto und klicken Sie auf Weitere Optionen.
- Wenn Sie:
- Enterprise Standard oder Enterprise Plus: Wählen Sie Nutzer archivieren aus.
- Business Starter, Business Standard oder Business Plus: Wählen Sie Nutzer löschen
klicken Sie auf Nutzer archivieren.
Klicken Sie bei Aufforderung auf Abo für archivierte Nutzer kaufen und folgen Sie der Anleitung. Wenn diese Option nicht verfügbar ist, können Sie in der Admin-Konsole kein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Wenden Sie sich stattdessen an einen Google-Vertriebsmitarbeiter oder an einen Google Cloud-Partner.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Fertig.
So reaktivieren Sie einen Nutzer:
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Nutzer und klicken Sie auf Nutzer wieder aktivieren.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Fertig.
Mehrere Nutzer gleichzeitig archivieren oder wieder aktivieren
Mithilfe einer Datei mit kommagetrennten Werten (CSV) oder der Admin SDK-APIs können Sie mehrere Nutzer auf einmal archivieren oder wieder aktivieren.
So können Sie mehrere Nutzer mithilfe einer CSV-Datei archivieren oder wieder aktivieren:
- Folgen Sie der Anleitung unter Mehrere Nutzer über eine CSV-Datei hinzufügen oder aktualisieren.
- Geben Sie in der heruntergeladenen CSV-Vorlage in der Spalte New Status [UPLOAD ONLY] (Neuer Status [Nur Uploads]) Archived (Archiviert) ein, um einen Nutzer zu archivieren. Mit Active (Aktiv) reaktivieren Sie einen Nutzer.
So können Sie mehrere Nutzer mithilfe der Admin SDK APIs archivieren oder wieder aktivieren:
- Folgen Sie der Anleitung unter Method: users.update.
- Sie können die boolesche Variable archived für jeden Nutzer einzeln auf True oder False festlegen.
Nutzer archivieren, statt Abo zu kündigen
Wenn Sie mit der Kündigung von Google Workspace beginnen, haben Sie während des Kündigungsvorgangs möglicherweise die Option, stattdessen alle Ihre Nutzer zu archivieren. Diese Option ist verfügbar, wenn:
- Sie haben eine Business-, Enterprise Standard- oder Enterprise Plus-Version.
- Sie werden nach dem flexiblen Tarif abgerechnet.
- Sie haben zwischen 2 und 300 Nutzer.
Je nach Anzahl der Nutzer kann es mehrere Stunden dauern, bis alle archiviert sind.
So prüfen Sie den Archivierungsstatus eines Nutzers:
Zur Durchführung dieser Schritte ist die Berechtigung Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die für diese Schritte nötig sind.-
Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü
Verzeichnis „Nutzer“.Hierfür ist die entsprechende Berechtigung zur Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die für diese Schritte nötig sind.
- Suchen Sie in der Liste Nutzer nach dem gewünschten Namen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nutzerkonten finden.
- Prüfen Sie in der Spalte Status, ob der Nutzer archiviert wurde.
Wenn Sie den allgemeinen Status des Archivierungsvorgangs prüfen möchten, klicken Sie oben auf „Aufgaben“ 
.
Nachdem Sie alle Nutzer archiviert haben, können Sie einen oder mehrere von ihnen wieder aktivieren. Folgen Sie dazu der Anleitung zum Wiederaktivieren weiter oben auf dieser Seite.
Weitere Informationen zum Kündigen finden Sie unter Google Workspace kündigen.