انتقال دامنه Google Workspace از ادغام حسابهای کاربری یا حذف حسابهای تکراری پشتیبانی نمیکند. این سناریو ممکن است در طول ادغام و اکتساب (M&A) رخ دهد که در آن به کاربران شرکت اکتسابشده، یک حساب کاربری دوم در محیط Google Workspace شرکت خریدار ارائه میشود.
اگر حالت نهایی مطلوب، تطبیق هویتها باشد به طوری که هر کاربر فقط یک حساب Google Workspace داشته باشد، پس از تکمیل فرآیند انتقال، باید مراحل دیگری انجام شود.
این راهنمای تجمیع برای مشتریانی است که کاربرانی دارند که دو حساب Google Workspace دارند، یکی در محیط مبدا و دیگری در محیط مقصد، و میخواهند پس از استفاده از انتقال دامنه، آن حسابها را در مقصد تجمیع کنند.
آماده سازی
مهم است که مشخص کنیم کدام حساب کاربری، دادههای اصلی کاربر (مانند ایمیل، رویدادهای تقویم، گوگل درایو و دسترسی به برنامههای شخص ثالث) را دارد. این حسابی است که میخواهیم کاربر پس از تکمیل تجمیع از آن استفاده کند.
این سناریو فرض میکند که کاربر در طول ۳ ماه گذشته عمدتاً از یک حساب کاربری برای انجام امور تجاری خود استفاده میکرده است. اگر کاربری از هر دو حساب به روشهای مختلف استفاده کرده باشد و دادههای جدیدی در هر دو داشته باشد، این روش ممکن است اعمال نشود یا فقط تا حدی اعمال شود.
حسابهای کاربری مبدا و مقصد را نگاشت کنید
برای مثال، یک نگاشت بین حسابهای کاربری مبدا و مقصد ایجاد کنید:
- userA@example.com > a.user@solarmora.com
- userB@example.com > userB@solarmora.com
حساب کاربری اصلی را پیدا کنید
تعیین کنید که کدام حساب، حساب "اصلی" برای یک کاربر است. برخی از روشها برای تعیین این موضوع عبارتند از:
- درک ماهیت ادغام و اکتساب. بسیاری از اوقات حسابهای تکراری برای یک هدف خاص تهیه میشدند و فقط به صورت پراکنده مورد استفاده قرار میگرفتند.
- از کاربر میپرسد.
- استفاده از گزارش کاربری حسابهای کاربری گوگل ورکاسپیس برای دریافت نمای کلی از میزان استفاده از برنامههای مختلف، از جمله:
- وضعیت حسابهای کاربری
- فضای ذخیرهسازی جیمیل
- فضای ذخیرهسازی درایو
- کل فضای ذخیرهسازی
- کل ایمیلها
- فایلها ویرایش شدند
- فایلهای مشاهده شده
- درایو - آخرین زمان فعال بودن
- برای تجزیه و تحلیل دقیق میزان استفاده از ایمیل (در 30 روز گذشته) از جستجوی گزارش ایمیل Google Workspace استفاده کنید:
- پیامهای ارسالشده از ۱ ساعت پیش تا ۷ روز گذشته، یا برای محدوده تاریخی که شما در ۳۰ روز گذشته مشخص میکنید.
توجه : نتایج جستجو برای پیامهای قدیمیتر از ۳۰ روز، فقط جزئیات پیام پس از تحویل را نشان میدهد. - جزئیات پیام پس از تحویل هیچ محدودیت زمانی ندارند و همیشه حفظ میشوند.
- پیامهای ارسالی یا دریافتی از هر کاربر Google Workspace در دامنههای شما.
- پیامهای ارسال شده به گروهی در گروههای گوگل و سایر فهرستهای پستی حاوی کاربران Google Workspace شما.
- پیامهای ارسالشده از ۱ ساعت پیش تا ۷ روز گذشته، یا برای محدوده تاریخی که شما در ۳۰ روز گذشته مشخص میکنید.
- برای سازمانهایی که نسخه Enterprise دارند، از مرکز امنیت برای مشاهده پیامهای ارسالی استفاده کنید.
گزینههای مهاجرت برای مدیران
هیچ ابزاری وجود ندارد که روشی جامع برای ادغام دو حساب گوگل که تمام سرویسهای ممکن گوگل را پوشش دهد، ارائه دهد. با این حال، چندین گزینه برای ادغام و انتقال سرویسهای اصلی گوگل مانند Gmail، Drive، Google Calendar و Google Contacts وجود دارد.
علاوه بر مراحل ذکر شده در زیر، چند توصیه وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:
- تمام سناریوهای شناخته شده کاربر را آزمایش کنید.
- یک طرح مدیریت تغییر واضح را به کاربران ابلاغ کنید، به خصوص اگر تغییری در نحوه ورود آنها ایجاد شده است یا اگر نیاز دارند از آدرسی که اکنون به عنوان نام مستعار ثبت شده است، ایمیل ارسال کنند.
توجه : برای حجم کمی از کاربران و دادهها، ارائه گزینههای سلف سرویس به کاربران میتواند بهترین گزینه باشد.
مرحله ۱. (اختیاری) تغییر نام حساب مقصد
اگر حساب محیط مبدا به عنوان حساب "اصلی" تعیین شود، تغییر نام حسابهای مقصد، نیاز به انتقال دادهها را به حداقل میرساند.
برای مثال، فرض کنید user1@example.com و user1@solarmora.com متعلق به یک کاربر هستند و user1@example.com حساب "اصلی" با بیشتر دادهها است. پس از اتمام فرآیند انتقال دامنه:
- تغییر نام user1@solarmora.com به user1-OLD@solarmora.com
- user1@solarmora.com را به عنوان نام مستعار در user1-OLD@solarmora.com حذف کنید.
- تغییر نام user1@example.com به user1@solarmora.com
نکته : کاربر ۱ اکنون با استفاده از user1@solarmora.com وارد سیستم میشود، اما همچنان user1@example.com را به عنوان نام مستعار حساب کاربری برای ارسال و دریافت ایمیل از این آدرس حفظ میکند.
نقاط دیدبانی
- مقاله «تأثیر تغییر آدرس ایمیل کاربر» را مرور کنید.
- کاربران باید جیمیل را طوری پیکربندی کنند که هنگام پاسخ دادن به پیامهای دریافتی قبل از تکمیل انتقال دامنه یا در صورتی که نام مستعار، حساب خارجی اصلی آنها باشد، از نام مستعار آنها ایمیل ارسال کند .
- اگر از SSO با یک ارائهدهنده هویت شخص ثالث (IdP) خارجی استفاده میکنید، پس از تغییر نام حساب، کاربر نمیتواند با استفاده از آدرس ایمیل قدیمی خود وارد سیستم شود - IdP باید آدرس ایمیل جدید و کاملاً واجد شرایط را ارسال کند. اگر آنها برنامههای متصل (SAML یا OIDC) داشته باشند، ممکن است نیاز باشد که آنها نیز همزمان تغییر نام دهند.
مرحله ۲. انتقال دادهها بین حسابهای Google Workspace
هر سرویس در Google Workspace روش متفاوتی برای صادر کردن و وارد کردن دادهها بین ۲ حساب Google Workspace دارد.
برای جزئیات بیشتر، به این مقاله مرکز راهنما مراجعه کنید.
| جیمیل |
|---|
|
| رانندگی |
|
| تقویم |
|
| مخاطبین گوگل |
|
| سایتهای گوگل |
| صاحب سایت میتواند سایت خود را در حساب جدید خود کپی کرده و آن را با سایر کاربران به اشتراک بگذارد. |
| گوگل آنالیتیکس |
| کاربران میتوانند داراییهای خود را در آنالیتیکس سازماندهی مجدد کنند، از جمله انتقال آنها از یک حساب به حساب دیگر. |
| یوتیوب |
| اگر کانالی به یک حساب کاربری برند متصل باشد، کاربران میتوانند مالکان و مدیران کانال را تغییر دهند . |
مرحله ۳. حساب تکراری را حذف کنید
پس از تجمیع دادههای کاربر در یک حساب واحد، حساب تکراری را حذف یا بایگانی کنید (طبق سیاستهای نگهداری دادهها). این کار فهرست دایرکتوری را پاک میکند و مطمئن میشود که کاربران فقط به یک حساب Google Workspace دسترسی دارند.
گزینههای مهاجرت برای کاربران
پس از بررسی رویکرد مبتنی بر مدیر برای ادغام دو حساب Google Workspace که در یک محیط قرار دارند، رویکرد جایگزینی از طریق فعالیتهای مدیریت تغییر وجود دارد که میتواند پیچیدگیهای فنی را از بین ببرد.
یک رویکرد مبتنی بر کاربر میتواند شامل موارد زیر باشد:
- فرض: کاربر همچنان برای یک دوره مشخص (مثلاً ۱ ماه) به هر دو حساب کاربری دسترسی خواهد داشت.
- ایمیل: کاربران میتوانند ایمیلها را از حساب «قدیمی» به حساب «جدید» ارسال کنند.
- تقویم: مالکیت رویداد را میتوان به حساب «جدید» منتقل کرد.
- درایو: مالکیت فایل را میتوان به حساب «جدید» منتقل کرد.
توصیهها
- ارتباط واضح در مورد جدول زمانی که کاربر برای تثبیت خود دارد.
- پس از اتمام دوره زمانی، مدیران باید حسابهای «قدیمی» را برای مدت زمانی (مثلاً ۳ ماه) در صورتی که کاربر تشخیص دهد محتوایی منتقل نشده است، به حالت تعلیق درآورند.
توجه : سرویسهای غیر اصلی ممکن است گزینه انتقال مالکیت نداشته باشند. این ممکن است مستلزم آن باشد که کاربر دادهها را دانلود کند تا از طریق گزینههای وارد کردن، در دسترس حساب "جدید" قرار گیرد.
گزینههای صادرات
مدیران و کاربران همچنین میتوانند دادههای گوگل خود را صادر کنند.
سازمانها
مدیران ارشد میتوانند دادههای کاربری سازمان خود را به آرشیو گوگل کلود (Google Cloud) منتقل کنند .
کاربران
کاربران میتوانند دادههای گوگل را با استفاده از Google Takeout دانلود کنند .
توجه: گوگل به مدیران توصیه میکند که Google Takeout را فقط برای حسابهای منبع و فقط برای مدت زمانی که برای تجمیع دادهها لازم است، فعال کنند.