Tính năng Chuyển miền Google Workspace không hỗ trợ việc hợp nhất tài khoản người dùng hoặc loại bỏ tài khoản trùng lặp. Trường hợp này có thể xảy ra trong quá trình sáp nhập và mua lại (M&A), trong đó người dùng của công ty được mua lại sẽ được cấp tài khoản thứ hai trong môi trường Google Workspace của công ty mua lại.
Nếu trạng thái cuối cùng mà bạn muốn là hợp nhất danh tính để mỗi người dùng chỉ có một tài khoản Google Workspace, thì bạn phải thực hiện thêm các bước sau khi hoàn tất quy trình chuyển.
Hướng dẫn hợp nhất này dành cho những khách hàng có người dùng có 2 tài khoản Google Workspace, một trong môi trường nguồn và một trong môi trường đích, đồng thời muốn hợp nhất các tài khoản đó trong môi trường đích sau khi sử dụng tính năng Chuyển miền.
Chuẩn bị
Bạn cần xác định tài khoản nào có dữ liệu chính của người dùng (chẳng hạn như email, sự kiện trên lịch, Google Drive và quyền truy cập vào các ứng dụng bên thứ ba). Đây là tài khoản mà chúng tôi muốn người dùng sử dụng sau khi hoàn tất quy trình hợp nhất.
Tình huống này giả định rằng người dùng chủ yếu sử dụng một tài khoản duy nhất để tiến hành hoạt động kinh doanh trong 3 tháng gần nhất. Nếu người dùng đã sử dụng cả hai tài khoản theo nhiều cách và có dữ liệu mới trong cả hai tài khoản, thì phương pháp này có thể không áp dụng được hoặc chỉ áp dụng được một phần.
Liên kết tài khoản người dùng nguồn và tài khoản người dùng đích
Tạo mối liên kết giữa tài khoản người dùng nguồn và tài khoản người dùng đích, ví dụ:
- userA@example.com > a.user@solarmora.com
- userB@example.com > userB@solarmora.com
Xác định tài khoản người dùng chính
Xác định tài khoản nào là tài khoản "chính" của người dùng. Sau đây là một số phương pháp để xác định điều này:
- Tìm hiểu bản chất của hoạt động M&A. Nhiều lần, các tài khoản trùng lặp được cung cấp cho một mục đích cụ thể và chỉ được sử dụng không thường xuyên.
- Hỏi người dùng.
- Sử dụng Báo cáo người dùng tài khoản của Google Workspace để xem thông tin tổng quan về mức sử dụng của nhiều ứng dụng, bao gồm:
- Trạng thái tài khoản người dùng
- Bộ nhớ Gmail
- Bộ nhớ Drive
- Tổng dung lượng lưu trữ
- Tổng số email
- Tệp đã chỉnh sửa
- Số tệp đã xem
- Drive – thời gian hoạt động gần đây nhất
- Sử dụng công cụ Tìm kiếm nhật ký email của Google Workspace để phân tích chi tiết mức sử dụng email (trong 30 ngày qua):
- Tin nhắn được gửi từ 1 giờ trước đến 7 ngày qua hoặc trong một khoảng thời gian mà bạn chỉ định trong 30 ngày qua.
Lưu ý: Kết quả tìm kiếm cho những tin nhắn cũ hơn 30 ngày chỉ cho thấy thông tin chi tiết về tin nhắn sau khi gửi. - Thông tin chi tiết về thư sau khi gửi không có giới hạn về thời gian và luôn được giữ lại.
- Thư gửi đến hoặc gửi từ bất kỳ người dùng Google Workspace nào trong miền của bạn.
- Thư gửi đến một nhóm trong Google Groups và các danh sách gửi thư khác có chứa người dùng Google Workspace của bạn.
- Tin nhắn được gửi từ 1 giờ trước đến 7 ngày qua hoặc trong một khoảng thời gian mà bạn chỉ định trong 30 ngày qua.
- Đối với những tổ chức sử dụng phiên bản Enterprise, hãy dùng trung tâm bảo mật để xem Thông tin về việc gửi thư.
Các lựa chọn di chuyển dành cho quản trị viên
Không có công cụ nào cung cấp cách thức toàn diện để hợp nhất 2 Tài khoản Google bao gồm tất cả các dịch vụ có thể có của Google. Tuy nhiên, có một số lựa chọn hợp nhất và di chuyển cho các dịch vụ chính của Google, chẳng hạn như Gmail, Drive, Lịch Google và Danh bạ Google.
Ngoài các bước được nêu bên dưới, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Kiểm thử tất cả các trường hợp sử dụng đã biết của người dùng.
- Thông báo cho người dùng về kế hoạch quản lý thay đổi rõ ràng, đặc biệt là nếu có sự thay đổi về cách họ đăng nhập hoặc nếu họ cần gửi thư từ một địa chỉ hiện được liệt kê là địa chỉ đại diện.
Lưu ý: Đối với một lượng nhỏ người dùng và dữ liệu, việc cung cấp cho người dùng các lựa chọn tự phục vụ có thể là lựa chọn tốt nhất.
Bước 1. (Không bắt buộc) Đổi tên tài khoản đích
Nếu tài khoản môi trường nguồn được xác định là tài khoản "chính", thì việc đổi tên tài khoản đích sẽ giảm thiểu nhu cầu di chuyển dữ liệu.
Ví dụ: giả sử user1@example.com và user1@solarmora.com thuộc cùng một người dùng, trong đó user1@example.com là tài khoản "chính" có hầu hết dữ liệu. Sau khi quy trình Chuyển miền hoàn tất:
- Đổi tên người dùng1@solarmora.com > người dùng1-CU@solarmora.com
- Xoá user1@solarmora.com làm email đại diện của user1-OLD@solarmora.com
- Đổi tên người dùng1@vi-du.com > người dùng1@cong-ty-dien-mat-troi.com
Lưu ý: Giờ đây, người dùng 1 đăng nhập bằng user1@solarmora.com, nhưng vẫn giữ user1@example.com làm email đại diện của tài khoản để vừa gửi vừa nhận thư từ địa chỉ này.
Watchpoint
- Xem bài viết Ảnh hưởng của việc thay đổi địa chỉ email của người dùng.
- Người dùng cần định cấu hình Gmail để gửi email bằng email đại diện khi trả lời thư nhận được trước khi quá trình Chuyển miền hoàn tất hoặc nếu email đại diện là tài khoản bên ngoài chính của họ.
- Nếu sử dụng SSO với một Nhà cung cấp dịch vụ danh tính (IdP) bên thứ ba bên ngoài, thì sau khi tài khoản được đổi tên, người dùng không thể đăng nhập bằng địa chỉ email cũ của họ – IdP cần gửi địa chỉ email mới đủ điều kiện. Nếu có các ứng dụng được kết nối (SAML hoặc OIDC), thì họ cũng có thể cần đổi tên cùng lúc.
Bước 2. Chuyển dữ liệu giữa các tài khoản Google Workspace
Mỗi dịch vụ trong Google Workspace có một phương thức riêng để xuất và nhập dữ liệu giữa 2 tài khoản Google Workspace.
Để xem thông tin chi tiết hơn, hãy xem bài viết này trên Trung tâm trợ giúp.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| Lịch |
|
| Danh bạ Google |
|
| Google Sites |
| Chủ sở hữu trang web có thể sao chép trang web của họ vào tài khoản mới và chia sẻ trang web đó với những người dùng khác. |
| Google Analytics |
| Người dùng có thể sắp xếp lại các tài sản của mình trong Analytics, bao gồm cả việc di chuyển các tài sản đó từ tài khoản này sang tài khoản khác. |
| YouTube |
| Nếu một kênh được kết nối với Tài khoản thương hiệu, người dùng có thể thay đổi chủ sở hữu và người quản lý kênh. |
Bước 3. Xoá tài khoản trùng lặp
Sau khi hợp nhất dữ liệu của người dùng vào một tài khoản duy nhất, hãy xoá hoặc lưu trữ tài khoản trùng lặp (theo chính sách lưu giữ dữ liệu). Thao tác này sẽ dọn dẹp danh sách thư mục và đảm bảo người dùng chỉ có quyền truy cập vào một tài khoản Google Workspace.
Các lựa chọn di chuyển cho người dùng
Sau khi xem xét phương pháp do quản trị viên thực hiện để hợp nhất 2 tài khoản Google Workspace trong cùng một môi trường, bạn có thể sử dụng một phương pháp thay thế thông qua các hoạt động quản lý thay đổi để loại bỏ các vấn đề kỹ thuật phức tạp.
Phương pháp dựa trên người dùng có thể bao gồm những bước sau:
- Giả định: Người dùng vẫn có quyền truy cập vào cả hai tài khoản trong một khoảng thời gian xác định (chẳng hạn như 1 tháng).
- Thư: Người dùng có thể chuyển tiếp email từ tài khoản "cũ" sang tài khoản "mới".
- Lịch: Bạn có thể chuyển quyền sở hữu sự kiện sang tài khoản "mới".
- Drive: Bạn có thể chuyển quyền sở hữu tệp sang tài khoản "mới".
Đề xuất
- Trao đổi rõ ràng về thời gian mà người dùng có để tự hợp nhất.
- Sau khi hết khoảng thời gian này, quản trị viên nên tạm ngưng các tài khoản "cũ" trong một khoảng thời gian (chẳng hạn như 3 tháng) trong trường hợp người dùng xác định nội dung chưa được chuyển.
Lưu ý: Các dịch vụ không phải là dịch vụ cốt lõi có thể không có lựa chọn chuyển quyền sở hữu. Việc này có thể yêu cầu người dùng tải dữ liệu xuống để cung cấp cho tài khoản "mới" thông qua các lựa chọn nhập.
Các lựa chọn xuất
Quản trị viên và người dùng cũng có thể chọn xuất dữ liệu của họ trên Google.
Tổ chức
Quản trị viên cấp cao có thể xuất dữ liệu người dùng của tổ chức sang một kho lưu trữ trên Google Cloud.
Người dùng
Người dùng cá nhân có thể tải dữ liệu trên Google xuống bằng Google Takeout.
Lưu ý: Google khuyến nghị quản trị viên chỉ bật Google Takeout cho các tài khoản nguồn và chỉ trong thời gian cần thiết để hợp nhất dữ liệu.