Nếu một người dùng rời khỏi tổ chức của bạn và bạn muốn giữ lại dữ liệu của họ trên Google Workspace, thì có một số cách để xử lý thông tin của họ. Bảng này trình bày một số lựa chọn để lưu trữ email, sự kiện và tài nguyên trên Lịch Google, Google Chat, Danh bạ Google, thư mục và tệp trên Google Drive, Google Groups, Google Keep, bản ghi trên Google Meet và Google Voice để một số quản trị viên, người quản lý hoặc người dùng nhất định trong tổ chức của bạn có thể truy cập.
Lưu ý: Quản trị viên cũng có thể tạm thời tạm ngưng người dùng. Thao tác này sẽ chặn người dùng truy cập vào các dịch vụ của Google mà tổ chức bạn sử dụng. Để biết thêm thông tin về những việc sẽ xảy ra với dữ liệu của người dùng bị tạm ngưng, hãy xem bài viết Tạm ngưng người dùng.
| Nguồn dữ liệu / lựa chọn | Google Takeout | Xuất và nhập trong ứng dụng | Dịch vụ di chuyển dữ liệu | Chuyển dữ liệu trên Google Drive | Trong quá trình xoá người dùng (3) | Công cụ Xuất dữ liệu | Xuất bằng Google Vault | Giấy phép Người dùng lưu trữ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ai có thể làm việc này? | Người dùng | Người dùng hoặc quản trị viên | Quản trị | Quản trị | Quản trị | Quản trị | Quản trị | Quản trị |
| ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Lịch | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| Trò chuyện | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Danh bạ | ✔ | ✔ | ✔ | |||||
| Tệp và thư mục trên Drive, bao gồm cả bản ghi cuộc họp trên Meet | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1)(2) | ✔ | |
| Groups | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Keep | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ | |||||
| Giọng nói | ✔ | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ (1) |
Lưu ý
(2) Chỉ có tệp, không có thư mục.
(3) Khi người dùng rời khỏi tổ chức, bạn có thể xoá tài khoản của họ. Quản trị viên cấp cao có thể chuyển tệp và dữ liệu của người dùng cho chủ sở hữu mới. Nếu bạn không chuyển nội dung cho một người dùng khác, nội dung đó sẽ bị xoá.
Xuất hoặc di chuyển dữ liệu
Các lựa chọn cho từng nguồn dữ liệu nêu trên được chia theo vai trò chi tiết hơn ở bên dưới. Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp các lựa chọn di chuyển thủ công và sản phẩm bổ sung cho cả người dùng cuối và quản trị viên.
Sau khi dữ liệu được di chuyển, chuyển hoặc xuất, quản trị viên sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu của nhân viên cũ, miễn là họ có quyền truy cập vào tài khoản đích. Mọi quy định hạn chế đặc biệt về quyền truy cập vào dữ liệu, chẳng hạn như đối với giấy phép Người dùng lưu trữ (AU), đều được nêu riêng.
Lưu ý: Mặc dù bạn không phải trả phí khi sử dụng các lựa chọn này, nhưng bạn vẫn phải trả phí giấy phép Google Workspace cho tài khoản lưu trữ dữ liệu được chuyển. Điều này bao gồm cả giấy phép của Úc.
| Lựa chọn của người dùng | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cách tải dữ liệu của bạn trên Google xuống |
Bạn có thể xuất dữ liệu người dùng. |
| Các lựa chọn dành cho quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Dịch vụ di chuyển dữ liệu | Di chuyển email bằng dịch vụ di chuyển dữ liệu | Bạn có thể chuyển dữ liệu email từ tài khoản người dùng cũ sang tài khoản người dùng mới hoặc hiện có. |
| Công cụ Xuất dữ liệu |
Bạn có thể xuất dữ liệu của tất cả người dùng trong tổ chức. |
|
| Google Vault | Bạn có thể xuất dữ liệu email của người dùng để truy cập bên ngoài Google Workspace. | |
| Giấy phép Người dùng lưu trữ | Quản lý nhân viên cũ và dữ liệu của họ |
Bạn có thể duy trì dữ liệu của người dùng trong tổ chức bằng cách sử dụng giấy phép AU. Google duy trì dữ liệu của người dùng một cách an toàn trong các hệ thống sản xuất tiêu chuẩn của Google. Dữ liệu vẫn được lưu giữ theo mọi quy tắc lưu giữ và yêu cầu lưu giữ của Vault do tổ chức của bạn đặt. Bạn cũng có thể tìm kiếm và xuất dữ liệu này. |
| Chuyển tiếp email | Chuyển hướng email của người dùng đến một địa chỉ khác | Sau khi lưu giữ mọi dữ liệu email, bạn có thể chuyển tiếp email của người dùng đến một địa chỉ Google Workspace khác. |
| Đổi tên tài khoản người dùng | Thay đổi tên hoặc địa chỉ email của người dùng trong Thư mục | Bạn có thể thay đổi tên hoặc địa chỉ email của hồ sơ công việc thành một tài khoản người dùng mới hoặc hiện có trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. |
Lịch
| Lựa chọn của người dùng | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cách tải dữ liệu của bạn trên Google xuống |
Bạn có thể xuất dữ liệu người dùng. |
| Lựa chọn dành cho người dùng hoặc quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Xuất và nhập dữ liệu trong ứng dụng theo cách thủ công | Xuất và nhập sự kiện từ Lịch Google |
Bạn có thể xuất sự kiện từ tất cả các lịch của mình hoặc chỉ từ một lịch, rồi nhập các sự kiện đó vào một Lịch Google khác. Bạn có thể truy cập vào dữ liệu này nếu có quyền truy cập vào lịch hoặc được thêm vào sự kiện. |
| Chuyển sự kiện hoặc lịch Google mà bạn sở hữu cho chủ sở hữu khác | Chuyển sự kiện hoặc lịch Google |
Bạn có thể chuyển các lịch mà bạn sở hữu sang các chủ sở hữu khác. Bạn cũng có thể chuyển sự kiện sang chủ sở hữu hoặc lịch khác. Bạn có thể truy cập vào dữ liệu này nếu có quyền truy cập vào lịch hoặc được thêm vào sự kiện. |
| Các lựa chọn dành cho quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Trong quá trình xoá người dùng | Xoá hoặc gỡ bỏ người dùng khỏi tổ chức | Bạn có thể chuyển lịch và sự kiện trên lịch cho chủ sở hữu khác. Bạn cũng có thể giải phóng mọi tài nguyên lịch được đặt cho các sự kiện do người dùng này tổ chức. |
| Công cụ Xuất dữ liệu |
Bạn có thể xuất dữ liệu của tất cả người dùng trong tổ chức. |
|
| Giấy phép Người dùng lưu trữ | Quản lý nhân viên cũ và dữ liệu của họ |
Bạn có thể duy trì dữ liệu của người dùng trong tổ chức bằng cách sử dụng giấy phép AU. Google duy trì dữ liệu của người dùng một cách an toàn trong các hệ thống sản xuất tiêu chuẩn của Google. Dữ liệu vẫn được lưu giữ theo mọi quy tắc lưu giữ và yêu cầu lưu giữ của Vault do tổ chức của bạn đặt. Bạn cũng có thể tìm kiếm và xuất dữ liệu này. |
Chat (Trò chuyện)
| Lựa chọn của người dùng | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cách tải dữ liệu của bạn trên Google xuống |
Bạn có thể xuất dữ liệu người dùng. |
| Các lựa chọn dành cho quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Công cụ Xuất dữ liệu |
Bạn có thể xuất dữ liệu của tất cả người dùng trong tổ chức. |
|
| Google Vault | Bạn có thể xuất các cuộc trò chuyện của người dùng trên Chat để truy cập bên ngoài Google Workspace. | |
| Giấy phép Người dùng lưu trữ | Quản lý nhân viên cũ và dữ liệu của họ |
Bạn có thể duy trì dữ liệu của người dùng trong tổ chức bằng cách sử dụng giấy phép AU. Google duy trì dữ liệu của người dùng một cách an toàn trong các hệ thống sản xuất tiêu chuẩn của Google. Dữ liệu vẫn được lưu giữ theo mọi quy tắc lưu giữ và yêu cầu lưu giữ của Vault do tổ chức của bạn đặt. Bạn cũng có thể tìm kiếm và xuất dữ liệu này. |
Danh bạ
| Lựa chọn của người dùng | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cách tải dữ liệu của bạn trên Google xuống |
Bạn có thể xuất dữ liệu người dùng. |
| Lựa chọn dành cho người dùng hoặc quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Xuất và nhập dữ liệu trong ứng dụng theo cách thủ công | Xuất và nhập người liên hệ từ Danh bạ Google |
Bạn có thể xuất danh bạ sang tệp CSV rồi nhập danh bạ đó vào một tài khoản người dùng mới hoặc hiện có. |
| Các lựa chọn dành cho quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Công cụ Xuất dữ liệu | Xuất dữ liệu của tổ chức |
Bạn có thể xuất dữ liệu của tất cả người dùng trong tổ chức. |
Drive
| Lựa chọn của người dùng | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cách tải dữ liệu của bạn trên Google xuống |
Bạn có thể xuất dữ liệu người dùng. |
| Xuất và nhập dữ liệu trong ứng dụng theo cách thủ công | Tải xuống và tải lên tệp từ Google Drive |
Bạn có thể tải tệp trên Drive xuống máy tính rồi tải lên Drive trong một tài khoản người dùng mới hoặc hiện có. |
| Chuyển quyền sở hữu tệp trong Drive cho người khác | Chọn một người khác làm chủ sở hữu tệp của bạn | Bạn có thể chuyển tệp từ tài khoản người dùng cũ sang tài khoản người dùng mới hoặc hiện có. Việc chuyển tệp không ảnh hưởng đến người có quyền truy cập vào tệp. |
| Di chuyển tệp sang bộ nhớ dùng chung | Di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung | Bạn có thể cho phép người chỉnh sửa tệp trong tổ chức của bạn di chuyển nội dung từ Drive của tôi hoặc bộ nhớ dùng chung. Nếu bạn di chuyển một tệp sang bộ nhớ dùng chung, thì chỉ thành viên của bộ nhớ dùng chung và những người được chia sẻ trực tiếp tệp đó mới có thể truy cập vào tệp. |
| Tải tệp trên Drive xuống theo phương thức lập trình | Xuất và nhập tệp bằng Drive API | Bạn có thể tải tệp trên Drive xuống máy tính theo cách lập trình và di chuyển các tệp đó sang Drive trong một tài khoản người dùng mới hoặc hiện có. |
| Các lựa chọn dành cho quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Chuyển dữ liệu trên Google Drive | Chuyển tệp trên Drive cho chủ sở hữu mới | Bạn có thể chuyển tệp từ tài khoản người dùng cũ sang tài khoản người dùng mới hoặc hiện có. Việc chuyển tệp không ảnh hưởng đến người có quyền truy cập vào tệp. |
| Trong quá trình xoá người dùng | Xoá hoặc gỡ bỏ người dùng khỏi tổ chức | Bạn có thể chuyển các tệp và tài liệu trên Drive từ tài khoản người dùng cũ sang tài khoản người dùng mới hoặc hiện có. |
| Công cụ Xuất dữ liệu |
Bạn có thể xuất dữ liệu của tất cả người dùng trong tổ chức. |
|
| Google Vault | Xuất dữ liệu từ Vault | Bạn có thể xuất các tệp trên Drive thuộc quyền sở hữu của một người dùng cụ thể và được chia sẻ với người dùng đó. Thư mục không được giữ lại. |
| Giấy phép Người dùng lưu trữ | Quản lý nhân viên cũ và dữ liệu của họ |
Bạn có thể duy trì dữ liệu của người dùng trong tổ chức bằng cách sử dụng giấy phép AU. Google duy trì dữ liệu của người dùng một cách an toàn trong các hệ thống sản xuất tiêu chuẩn của Google. Dữ liệu vẫn được lưu giữ theo mọi quy tắc lưu giữ và yêu cầu lưu giữ của Vault do tổ chức của bạn đặt. Bạn cũng có thể tìm kiếm và xuất dữ liệu này. |
Nhóm
| Lựa chọn của người dùng | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cách tải dữ liệu của bạn trên Google xuống |
Bạn có thể xuất dữ liệu người dùng. |
| Các lựa chọn dành cho quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Công cụ Xuất dữ liệu |
Bạn có thể xuất dữ liệu của tất cả người dùng trong tổ chức. |
|
| Google Vault | Xuất dữ liệu từ Vault | Bạn có thể xuất các cuộc trò chuyện qua thư của nhóm mà người dùng tham gia để truy cập bên ngoài Google Workspace. Bạn xuất theo nhóm, nhưng có thể dùng cụm từ tìm kiếm để chỉ xuất những tin nhắn do một tài khoản cụ thể gửi. |
| Giấy phép Người dùng lưu trữ | Quản lý nhân viên cũ và dữ liệu của họ |
Bạn có thể duy trì dữ liệu của người dùng trong tổ chức bằng cách sử dụng giấy phép AU. Google duy trì dữ liệu của người dùng một cách an toàn trong các hệ thống sản xuất tiêu chuẩn của Google. Dữ liệu vẫn được lưu giữ theo mọi quy tắc lưu giữ và yêu cầu lưu giữ của Vault do tổ chức của bạn đặt. Bạn cũng có thể tìm kiếm và xuất dữ liệu này. |
Keep
| Lựa chọn của người dùng | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cách tải dữ liệu của bạn trên Google xuống |
Bạn có thể xuất dữ liệu người dùng. |
| Các lựa chọn dành cho quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Công cụ Xuất dữ liệu |
Bạn có thể xuất dữ liệu của tất cả người dùng trong tổ chức. Lưu ý: Mặc dù bạn có thể sử dụng công cụ Xuất dữ liệu để xuất dữ liệu trong Keep, nhưng không có cách nào để nhập dữ liệu đó vào Keep. |
|
| Giấy phép Người dùng lưu trữ | Quản lý nhân viên cũ và dữ liệu của họ |
Bạn có thể duy trì dữ liệu của người dùng trong tổ chức bằng cách sử dụng giấy phép AU. Google duy trì dữ liệu của người dùng một cách an toàn trong các hệ thống sản xuất tiêu chuẩn của Google. Dữ liệu vẫn được lưu giữ theo mọi quy tắc lưu giữ và yêu cầu lưu giữ của Vault do tổ chức của bạn đặt. Bạn cũng có thể tìm kiếm và xuất dữ liệu này. |
Voice
| Lựa chọn của người dùng | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| Google Takeout | Cách tải dữ liệu của bạn trên Google xuống |
Bạn có thể xuất dữ liệu người dùng. |
| Các lựa chọn dành cho quản trị viên | Tìm hiểu cách thực hiện | Ghi chú |
| Công cụ Xuất dữ liệu |
Bạn có thể xuất dữ liệu của tất cả người dùng trong tổ chức. |
|
| Google Vault | Xuất dữ liệu từ Vault | Bạn có thể xuất dữ liệu giọng nói của người dùng để truy cập bên ngoài Google Workspace. |
| Giấy phép Người dùng lưu trữ | Quản lý nhân viên cũ và dữ liệu của họ |
Bạn có thể duy trì dữ liệu của người dùng trong tổ chức bằng cách sử dụng giấy phép AU. Google duy trì dữ liệu của người dùng một cách an toàn trong các hệ thống sản xuất tiêu chuẩn của Google. Dữ liệu vẫn được lưu giữ theo mọi quy tắc lưu giữ và yêu cầu lưu giữ của Vault do tổ chức của bạn đặt. Bạn cũng có thể tìm kiếm và xuất dữ liệu này. |
Chủ đề có liên quan
- Chuyển dữ liệu giữa các tài khoản Google Workspace
- Cho phép sinh viên tốt nghiệp chuyển dữ liệu Google Workspace
- Nếu bạn là nhà phát triển phần mềm, hãy sử dụng API Google Workspace
Google, Google Workspace cũng như các nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là các nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.