Controlar a Inteligência do Workspace para recursos de IA generativa

Edições que podem usar este recurso: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus e Nonprofits. Também disponível nos complementos AI Expanded Access, AI Ultra Access, Google AI Pro for Education e complemento Teaching and Learning. Comparar sua edição

A Workspace Intelligence encontra conteúdo em apps para dar ao Gemini no Workspace um contexto mais detalhado. Assim, esse recurso consegue oferecer experiências de IA generativa mais úteis e relevantes.

Como administrador, você pode ativar ou desativar quais serviços do Workspace podem ser pesquisados ativamente para oferecer recursos de IA generativa no Workspace para usuários da sua organização. Os serviços compatíveis incluem:

  • Gmail
  • Drive e Documentos (inclui Planilhas, Apresentações, PDFs, Imagens, Vids e muito mais)
  • Agenda
  • Chat

A configuração padrão para cada fonte é ativada. Se você ativar ou desativar uma fonte, a mudança pode levar até 48 horas para entrar em vigor.

Como a Inteligência do Workspace usa seus dados

A Workspace Intelligence usa seus dados do Google Workspace para ajudar os recursos de IA generativa a entender as informações exclusivas da sua organização. Por exemplo, a Workspace Intelligence pode usar detalhes dos seus e-mails, documentos ou eventos da agenda para fornecer respostas e sugestões mais inteligentes.

A Workspace Intelligence é a base de muitos usos do Gemini no Workspace, incluindo:

Por exemplo, imagine que você precisa enviar uma atualização sobre o "Projeto X" para seu gerente. Você pede ao Gemini no Docs, e a Workspace Intelligence consulta todos os dados relevantes. Isso inclui as atas da reunião, a documentação e as discussões por chat relacionadas ao Projeto X. O Gemini produz um rascunho de relatório em segundos, com citações completas.

Essas mudanças estão alinhadas às nossas práticas de tratamento de dados e compromissos de privacidade. Os recursos de IA respeitam o acesso ao conteúdo no nível do usuário, garantindo que as respostas sejam baseadas apenas em conteúdo que o usuário já tem permissão para acessar. Seus dados nunca são usados para treinar modelos de IA generativa ou para fins de publicidade.

Ativar ou desativar a inteligência do Workspace em um serviço do Google

Você pode escolher quais serviços do Workspace podem contribuir para a Workspace Intelligence.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois IA generativa e depois Gemini para Workspace.

    Exige o privilégio de administrador Configurações do Gemini.

  2. Clique no painel Workspace Intelligence.

  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, na lateral, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado).

    As configurações do grupo substituem as definições das unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Clique em Editar ao lado do serviço que você quer ativar ou desativar.

  5. Clique em Ativar ou Desativar e depois em Salvar.

Quando o Workspace Intelligence está desativado

Se você desativar a Workspace Intelligence para uma fonte de dados, os recursos de IA generativa não vão procurar ativamente conteúdo dessa fonte. No entanto, ao fazer referência a conteúdo específico do Google Workspace, incluindo arquivos do Drive, e-mails e mensagens do Chat, o Gemini pode fundamentar as respostas usando esse conteúdo, mesmo que o produto correspondente esteja desativado como uma fonte de dados para a Inteligência do Workspace. Por exemplo, se você desativar o Drive como fonte, os usuários poderão perguntar ao Gemini sobre arquivos específicos. O Gemini vai consultar esses arquivos, mas não vai procurar outros ativamente.

Observação:desativar fontes de dados limita a eficácia do Gemini. Em alguns casos, os usuários podem perder o acesso a recursos específicos de IA. Exemplo:

  • Se o Gmail for desativado como fonte, os usuários poderão perder o acesso às Visões gerais criadas por IA na pesquisa no Gmail. Os usuários também podem perder o acesso à Caixa de entrada com IA.
  • Se o Google Agenda estiver desativado como fonte, o Gemini talvez não consiga ler agendas ou programar eventos em outros serviços do Workspace.
  • Se o Drive e o Documentos forem desativados como fonte, o recurso de projetos do Drive poderá não estar mais disponível.

Observações importantes sobre o Workspace Intelligence

  • Pode levar até 48 horas para que as mudanças entrem em vigor.
  • Essa configuração controla o uso dessas fontes no Gemini para Workspace. Ela não rege o uso dessas fontes no Gemini para Educação, no app Gemini, no NotebookLM ou em outros serviços adicionais. Elas são controladas por outras configurações de usuário ou administrador.
  • Algumas preferências de dados no nível do usuário também determinam se uma fonte pode ser usada pela Workspace Intelligence. Por exemplo, se uma fonte estiver ativada no Admin Console, um usuário individual ainda poderá desativar os recursos inteligentes do Workspace para desativar todos os recursos do Gemini no Workspace, incluindo a Workspace Intelligence.
  • O acesso às fontes de dados também é controlado pelas regras de Prevenção contra perda de dados (DLP) da sua organização.

  • Essa configuração gerencia as fontes de dados disponíveis para a Workspace Intelligence. O Google pode mudar a forma como recursos específicos de IA usam fontes de dados da Workspace Intelligence. Com o tempo, algumas fontes de dados podem passar de melhorias opcionais para um determinado recurso a requisitos essenciais, assim como requisitos essenciais podem se tornar opcionais.

    Além disso, o Google pode fazer mudanças nos recursos de IA que resultem em uma experiência limitada ou degradada quando o Workspace Intelligence não tiver acesso às fontes de dados necessárias.

  • Ao usar um recurso do Gemini, o conteúdo ativo no momento também fica disponível para fornecer uma resposta melhor. Por exemplo, se você abrir um documento no Google Docs e fizer uma pergunta ao Gemini no painel lateral, ele poderá considerar o conteúdo desse documento e dar uma resposta mais relevante, mesmo que o Drive e o Docs estejam desativados como fonte de dados.

  • A maioria das edições inclui a capacidade de controlar o acesso à Workspace Intelligence. No entanto, há exceções:

    • Os recursos do Workspace Intelligence não estão disponíveis no Education Fundamentals e no Education Standard.
    • Os clientes do Workspace Essentials Starter e do Workspace Individual não têm acesso ao Admin Console e não podem controlar o acesso às fontes de dados.

  • Os usuários do Google Workspace for Education menores de 18 anos não podem usar o Workspace Intelligence. Quando o Workspace Intelligence é ativado para um usuário com mais de 18 anos, ele pode acessar dados compartilhados com esse usuário (como arquivos do Google Drive e mensagens do Chat), mesmo que o usuário que fez o compartilhamento não tenha acesso ao Workspace Intelligence.

    Saiba como controlar o acesso aos Serviços do Google por idade.