Controlar a Inteligência do Workspace para recursos de IA generativa

A Workspace Intelligence encontra conteúdo em apps para dar ao Gemini no Workspace um contexto mais detalhado. Assim, esse recurso consegue oferecer experiências de IA generativa mais úteis e relevantes.

Como administrador, você pode ativar ou desativar quais serviços do Workspace podem ser pesquisados ativamente para oferecer recursos de IA generativa no Workspace para usuários da sua organização. Os serviços compatíveis incluem:

  • Gmail
  • Drive (inclui Documentos, Planilhas, Apresentações, PDFs, Imagens, Vids e muito mais)
  • Agenda
  • Chat

A configuração padrão para cada fonte é ativada. Se você ativar ou desativar uma fonte, a mudança pode levar até 48 horas para entrar em vigor.

Como a Inteligência do Workspace usa seus dados

A Workspace Intelligence usa seus dados do Google Workspace para ajudar os recursos de IA generativa a entender as informações exclusivas da sua organização. Por exemplo, a Workspace Intelligence pode usar detalhes dos seus e-mails, documentos ou eventos da agenda para fornecer respostas e sugestões mais inteligentes.

A Workspace Intelligence é a base de muitos usos do Gemini no Workspace, incluindo:

Por exemplo, imagine que você precisa enviar uma atualização sobre o "Projeto X" para seu gerente. Você pergunta ao Gemini no Docs, e o Workspace Intelligence consulta todos os dados relevantes. Isso inclui atas de reunião, documentação e discussões por chat relacionadas ao Projeto X. O Gemini produz um rascunho de relatório em segundos, com citações completas.

Essas mudanças estão alinhadas às nossas práticas de tratamento de dados e compromissos de privacidade atuais. Os recursos de IA respeitam o acesso ao conteúdo no nível do usuário, garantindo que as respostas sejam baseadas apenas em conteúdo que o usuário já tem permissão para acessar. Seus dados nunca são usados para treinar modelos de IA generativa ou para fins publicitários.

Ativar ou desativar a inteligência do Workspace em um serviço do Google

Você pode escolher quais serviços do Workspace podem contribuir para a Workspace Intelligence.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois IA generativa e depois Gemini para Workspace.

    Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como superadmin.

  2. Clique no painel Workspace Intelligence.

  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, na lateral, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado).

    As configurações do grupo substituem as definições das unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Clique em Editar ao lado do serviço que você quer ativar ou desativar.

  5. Clique em Ativar ou Desativar e depois em Salvar.

Quando o Workspace Intelligence está desativado

Se você desativar a Workspace Intelligence ou uma fonte de dados específica, os recursos de IA generativa não vão pesquisar ativamente o conteúdo da fonte desativada. No entanto, se um usuário adicionar uma fonte específica ao comando, ela será usada para ajudar o Gemini a responder. Por exemplo, se você desativar o Drive como fonte, os usuários poderão perguntar ao Gemini sobre arquivos específicos. O Gemini vai consultar esses arquivos, mas não vai procurar outros ativamente.

Observação:desativar fontes de dados limita a eficácia do Gemini. Em alguns casos, os usuários podem perder o acesso a recursos específicos de IA. Exemplo:

  • Se o Gmail for desativado como fonte, os usuários poderão perder o acesso às visões gerais criadas por IA na pesquisa do Gmail. O Gmail vai voltar para a experiência de pesquisa anterior.
  • Se a Agenda estiver desativada como fonte, o Gemini no Workspace não poderá ler agendas nem programar eventos.
  • Se o Drive for desativado como fonte, o recurso de projetos do Drive poderá não estar mais disponível.

Observações importantes sobre o Workspace Intelligence

  • Pode levar até 48 horas para que as mudanças entrem em vigor.
  • Essa configuração controla o uso dessas fontes no Gemini para Workspace. Ela não rege o uso dessas fontes no Gemini para Educação, no app Gemini, no NotebookLM ou em quaisquer serviços adicionais. Elas são controladas por outras configurações de usuário ou administrador.
  • Algumas preferências de dados no nível do usuário também determinam se uma fonte pode ser usada pela configuração da Inteligência do Workspace. Por exemplo, se uma fonte estiver ativada no Admin Console, um usuário individual ainda poderá desativar os recursos inteligentes e a personalização e impedir que todos os dados do Workspace sejam usados pela Inteligência do Workspace.
  • O acesso às fontes de dados também é controlado pelas regras de Prevenção contra perda de dados (DLP) da sua organização.

  • Essa configuração gerencia as fontes de dados disponíveis para a Workspace Intelligence. O Google pode mudar a forma como recursos específicos de IA usam fontes de dados da Workspace Intelligence. Com o tempo, algumas fontes de dados podem passar de melhorias opcionais para um determinado recurso a requisitos essenciais, assim como requisitos essenciais podem se tornar opcionais.

    Além disso, o Google pode fazer mudanças nos recursos de IA que resultam em uma experiência limitada ou degradada quando o Workspace Intelligence não tem acesso às fontes de dados necessárias.

  • Ao usar um recurso do Gemini, o conteúdo ativo no momento também fica disponível para fornecer uma resposta melhor. Por exemplo, se você abrir um documento no Google Docs e fazer uma pergunta ao Gemini no painel lateral, ele poderá considerar o conteúdo desse documento e fornecer uma resposta mais relevante, mesmo que o Drive esteja desativado como fonte de dados.

  • Algumas edições não têm a capacidade de controlar o acesso ao Workspace Intelligence:

    • A Workspace Intelligence tem acesso a fontes de dados para usuários com:
      • Workspace Essentials Starter
      • Workspace Individual
    • O Workspace Intelligence não está disponível em:
      • Education Fundamentals
      • Education Standard