ควบคุม Workspace Intelligence สำหรับฟีเจอร์ Generative AI

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits นอกจากนี้ยังรองรับในส่วนเสริม AI Expanded Access, AI Ultra Access, Google AI Pro for Education และ Teaching and Learning ด้วย เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

Workspace Intelligence จะค้นหาเนื้อหาในแอปต่างๆ เพื่อให้ Gemini ใน Workspace มีบริบทที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น จึงสามารถมอบประสบการณ์ Generative AI ที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์มากขึ้น

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถเปิดหรือปิดใช้บริการ Workspace ที่จะค้นหาเนื้อหาได้โดยอัตโนมัติเพื่อขับเคลื่อนฟีเจอร์ Generative AI ภายใน Workspace สำหรับผู้ใช้ในองค์กร บริการที่รองรับ ได้แก่

  • Gmail
  • ไดรฟ์และเอกสาร (รวมถึงชีต สไลด์ PDF รูปภาพ วิดีโอ และอื่นๆ)
  • ปฏิทิน
  • แชท

การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับแต่ละแหล่งที่มาคือ เปิด หากคุณปิดหรือเปิดแหล่งที่มา การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาสูงสุด 48 ชั่วโมงจึงจะมีผล

วิธีที่ Workspace Intelligence ใช้ข้อมูลของคุณ

Workspace Intelligence ใช้ข้อมูล Google Workspace เพื่อช่วยให้ฟีเจอร์ Generative AI เข้าใจข้อมูลเฉพาะขององค์กรคุณ ตัวอย่างเช่น Workspace Intelligence อาจใช้รายละเอียดจากอีเมล เอกสาร หรือกิจกรรมในปฏิทินเพื่อแสดงคำตอบและคำแนะนำที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

Workspace Intelligence เป็นรากฐานของการใช้งาน Gemini หลายอย่างใน Workspace ซึ่งรวมถึง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องส่งข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับ "โปรเจ็กต์ X" ให้ผู้จัดการ คุณจึงขอความช่วยเหลือจาก Gemini ในเอกสาร และ Workspace Intelligence จะพิจารณาข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ซึ่งรวมถึงบันทึกการประชุม เอกสารประกอบ และการสนทนาในแชทที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ X Gemini จะสร้างรายงานฉบับร่างในไม่กี่วินาทีพร้อมการอ้างอิงทั้งหมด

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติด้านการจัดการข้อมูลและข้อผูกมัดด้านความเป็นส่วนตัวที่มีอยู่ของเรา ฟีเจอร์ AI จะเคารพสิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาระดับผู้ใช้ เพื่อให้มั่นใจว่าคำตอบจะอิงตามเนื้อหาที่ผู้ใช้มีสิทธิ์ดูอยู่แล้วเท่านั้น ระบบจะไม่นำข้อมูลของคุณไปใช้ฝึกโมเดล Generative AI หรือใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการโฆษณา

เปิดหรือปิด Workspace Intelligence ในบริการของ Google

คุณสามารถเลือกบริการ Workspace ที่จะให้มีส่วนร่วมใน Workspace Intelligence ได้

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น Generative AI จากนั้น Gemini สำหรับ Workspace

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการตั้งค่า Gemini

  2. คลิกแผงWorkspace Intelligence

  3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่ม การกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง

    การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม

  4. คลิก แก้ไข ข้างบริการที่ต้องการ เปิดหรือปิดใช้

  5. คลิกเปิด หรือปิด แล้วคลิกบันทึก

สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อปิด Workspace Intelligence

หากปิด Workspace Intelligence สำหรับแหล่งข้อมูล ฟีเจอร์ Generative AI จะไม่ค้นหาเนื้อหาจากแหล่งข้อมูลที่ปิดใช้ อย่างไรก็ตาม เมื่ออ้างอิงเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงของ Google Workspace ซึ่งรวมถึงไฟล์ในไดรฟ์ อีเมล และข้อความในแชท Gemini อาจอิงตามเนื้อหาดังกล่าวในการตอบกลับ แม้ว่าจะปิดใช้ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับ Workspace Intelligence แล้วก็ตาม ตัวอย่างเช่น หากคุณปิดไดรฟ์เป็นแหล่งข้อมูล ผู้ใช้จะขอความช่วยเหลือจาก Gemini เกี่ยวกับไฟล์ที่เฉพาะเจาะจงได้ Gemini จะพิจารณาไฟล์เหล่านี้ แต่จะไม่ค้นหาไฟล์อื่นๆ โดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: การปิดแหล่งข้อมูลจะจำกัดประสิทธิภาพของ Gemini ในบางกรณี ผู้ใช้อาจเสียสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ AI บางรายการ เช่น

  • หากปิดใช้ Gmail เป็นแหล่งข้อมูล ผู้ใช้อาจเสียสิทธิ์เข้าถึง ภาพรวมที่สร้างโดย AI ในการค้นหาใน Gmail นอกจากนี้ ผู้ใช้อาจเสียสิทธิ์เข้าถึง กล่องจดหมายอัจฉริยะ ด้วย
  • หากปิดใช้ปฏิทินเป็นแหล่งข้อมูล Gemini อาจอ่านปฏิทินหรือกำหนดเวลากิจกรรมในบริการอื่นๆ ของ Workspace ไม่ได้
  • หากปิดใช้ไดรฟ์และเอกสารเป็นแหล่งข้อมูล ฟีเจอร์โปรเจ็กต์ในไดรฟ์อาจไม่พร้อมใช้งานอีกต่อไป

หมายเหตุสำคัญเกี่ยวกับ Workspace Intelligence

  • การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาสูงสุด 48 ชั่วโมงจึงจะมีผลอย่างสมบูรณ์
  • การตั้งค่านี้จะควบคุมการใช้แหล่งข้อมูลเหล่านี้สำหรับการใช้ Gemini ใน Workspace แต่จะไม่ควบคุมการใช้แหล่งข้อมูลเหล่านี้สำหรับ Gemini for Education, แอป Gemini, Notebook LM หรือบริการเพิ่มเติม อื่นๆ ซึ่งจะควบคุมโดยการตั้งค่าอื่นๆ ของผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบ
  • ค่ากำหนดข้อมูลระดับผู้ใช้บางรายการจะควบคุมด้วยว่า Workspace Intelligence จะใช้แหล่งข้อมูลได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากเปิดแหล่งข้อมูลในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ผู้ใช้แต่ละรายจะยังคงปิดฟีเจอร์อัจฉริยะของ Workspaceเพื่อปิดใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดของ Gemini ใน Workspace รวมถึง Workspace Intelligence ได้
  • สิทธิ์เข้าถึงแหล่งข้อมูลยังควบคุมโดยกฎการป้องกันข้อมูล รั่วไหล (DLP) ขององค์กรด้วย

  • การตั้งค่านี้จะจัดการแหล่งข้อมูลที่ Workspace Intelligence ใช้ได้ Google อาจเปลี่ยนวิธีที่ฟีเจอร์ AI บางรายการใช้แหล่งข้อมูล Workspace Intelligence เมื่อเวลาผ่านไป แหล่งข้อมูลบางแหล่งอาจเปลี่ยนจากส่วนเสริมที่ไม่บังคับสำหรับฟีเจอร์หนึ่งๆ ไปเป็นข้อกำหนดที่จำเป็น เช่นเดียวกับที่ข้อกำหนดที่จำเป็นอาจกลายเป็นข้อกำหนดที่ไม่บังคับ

    นอกจากนี้ Google อาจทำการเปลี่ยนแปลงฟีเจอร์ AI ซึ่งจะส่งผลให้ประสบการณ์การใช้งานมีข้อจำกัดหรือคุณภาพลดลงเมื่อ Workspace Intelligence ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงแหล่งข้อมูลที่จำเป็น

  • เมื่อใช้ฟีเจอร์ Gemini เนื้อหาที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันจะพร้อมใช้งานด้วยเพื่อแสดงคำตอบที่ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดเอกสารใน Google เอกสารและขอความช่วยเหลือจาก Gemini ในแผงด้านข้าง Gemini จะพิจารณาเนื้อหาในเอกสารนั้นและแสดงคำตอบที่เกี่ยวข้องมากขึ้นได้ แม้ว่าจะปิดใช้ไดรฟ์และเอกสารเป็นแหล่งข้อมูลแล้วก็ตาม

  • Workspace Intelligence จะรวมความสามารถในการควบคุมสิทธิ์เข้าถึงไว้ใน Google Workspace เกือบทุกรุ่น แต่ก็มีข้อยกเว้นดังนี้

    • ฟีเจอร์ Workspace Intelligence ไม่รองรับใน Education Fundamentals และ Education Standard
    • ลูกค้าที่ใช้ Workspace Essentials Starter และ Workspace Individual จะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบ จึงไม่สามารถควบคุมสิทธิ์เข้าถึงแหล่งข้อมูลได้

  • ผู้ใช้ Google Workspace for Education ที่มีอายุต่ำกว่า 18 ปีจะใช้ Workspace Intelligence ไม่ได้ เมื่อเปิดใช้ Workspace Intelligence สำหรับผู้ใช้ที่มีอายุมากกว่า 18 ปี โปรดทราบว่า Workspace Intelligence จะเข้าถึงข้อมูลที่แชร์กับผู้ใช้รายนั้นได้ (เช่น ไฟล์ใน Google ไดรฟ์และข้อความในแชท) ไม่ว่าผู้ใช้ที่แชร์จะมีสิทธิ์เข้าถึง Workspace Intelligence หรือไม่ก็ตาม

    ดูวิธีควบคุมสิทธิ์เข้าถึงบริการของ Google ตามอายุ