控制 Workspace Intelligence 对生成式 AI 功能的影响

Workspace Intelligence 会跨应用查找内容，以便为 Workspace 中的 Gemini 提供更深入的情境信息，从而可让用户获得更实用、更贴合需求的生成式 AI 体验。

作为管理员，您可以为组织中的用户启用或停用 Workspace 服务，以便主动搜索内容来支持 Workspace 中的生成式 AI 功能。支持的服务包括：

  • Gmail
  • 云端硬盘（包括 Google 文档、表格、幻灯片、PDF、图片、视频等）
  • 日历
  • 聊天

每个来源的默认设置均为启用 。如果您启用或停用某个来源，更改最多可能需要 48 小时才会生效。

Workspace Intelligence 如何使用您的数据

Workspace Intelligence 会使用您的 Google Workspace 数据，帮助生成式 AI 功能了解您组织的独特信息。例如，Workspace Intelligence 可能会使用您的电子邮件、文档或日历活动中的详细信息，以便提供更智能的回答和建议。

Workspace Intelligence 是 Workspace 中许多 Gemini 用例的基础，包括：

例如，假设您需要向经理发送有关“X 项目”的最新动态。 您向 Google 文档中的 Gemini 提问，Workspace Intelligence 会参考所有相关数据。这包括与 X 项目相关的会议记录、文档和聊天讨论。Gemini 会在几秒钟内生成一份草稿报告，并提供完整的引用。

这些变更符合我们现有的数据处理做法和隐私权承诺。AI 功能会遵循用户级内容访问权限，确保回答仅基于用户已有权查看的内容。您的数据绝不会用于训练生成式 AI 模型或用于广告宣传。

在 Google 服务中启用或停用 Workspace Intelligence

您可以选择哪些 Workspace 服务可以为 Workspace Intelligence 提供数据。

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 生成式 AI 然后 Gemini for Workspace。

    您必须以 超级用户 身份登录，才能执行此任务。

  2. 点击 Workspace Intelligence 面板。

  3. （可选）如要将设置仅应用于部分用户，请在侧边选择一个组织部门 （对于部门来说这是常用选项）或配置群组 （高级）。

    群组设置会覆盖组织部门的设置。了解详情

  4. 点击要 启用或停用的服务旁边的 修改 。

  5. 点击启用 或停用 ，然后点击保存 。

Workspace Intelligence 处于停用状态时

如果您停用 Workspace Intelligence 或停用特定数据源，生成式 AI 功能将不会主动搜索已停用来源中的内容。不过，如果用户在其提示中添加了特定来源，系统将使用该来源来帮助 Gemini 回答问题。例如，如果您停用云端硬盘 作为来源，用户可以问问 Gemini 特定文件。Gemini 会参考这些文件，但不会主动搜索其他文件。

注意 ：停用数据源会限制 Gemini 的效力。在某些情况下，用户可能会失去对特定 AI 功能的访问权限。例如：

  • 如果 Gmail 作为来源被停用，用户可能会失去对 AI 概览 在 Gmail 搜索中的访问权限。Gmail 将恢复为旧版 搜索体验。
  • 如果日历作为来源被停用，Workspace 中的 Gemini 将无法读取日历或安排活动。
  • 如果云端硬盘作为来源被停用，云端硬盘项目功能可能无法再使用。

关于 Workspace Intelligence 的重要注意事项

  • 更改完全生效可能需要长达 48 小时。
  • 此设置控制着 Workspace 中的 Gemini 对这些来源的使用。它不适用于 Gemini for Education、Gemini 应用、Notebook LM 或任何 其他服务对这些来源的使用。 这些服务由其他用户或管理员设置控制。
  • 某些用户级数据偏好设置也会控制 Workspace Intelligence 设置是否可以使用某个来源。例如，如果在管理控制台中启用了某个来源 ，个人用户仍然可以 停用智能功能和个性化功能 ，并阻止 Workspace Intelligence 使用所有 Workspace 数据。
  • 对数据源的访问权限还受贵组织 的数据泄露防护 (DLP) 规则控制。

  • 此设置用于管理 Workspace Intelligence 可使用的数据源。Google 可能会更改特定 AI 功能使用 Workspace Intelligence 数据源的方式。随着时间的推移，某些数据源可能会从给定功能的可选增强功能转变为基本要求，就像基本要求可能会变为可选要求一样。

    此外，如果 Workspace Intelligence 无法访问所需的数据源，Google 可能会对 AI 功能进行更改，从而导致体验受限或降级。

  • 使用 Gemini 功能时，当前活动内容也可用于提供更好的回答。例如，如果您在 Google 文档中打开一个文档，并在侧边栏中问问 Gemini，即使云端硬盘作为数据源被停用，Gemini 也能考虑该文档中的内容，并提供更相关的回答。

  • 某些版本无法控制对 Workspace Intelligence 的访问权限：

    • Workspace Intelligence 可以访问以下版本用户的数据源：
      • Workspace 基本功能新手版
      • Workspace 个人版
    • 以下版本不支持 Workspace Intelligence：
      • 教育基础版
      • 教育标准版