Phase 1: Vorbereitung auf die Einführung von KI

In Phase 1 führen Sie Ihre Mitarbeiter in die KI-Funktionen in Workspace ein und ermitteln, wie sie diese effektiv in ihrer Arbeit einsetzen können. Planen Sie auch eine Reihe von Mitteilungen, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Themen in diesem Hilfeartikel

Schritt 1: KI-Stakeholder einbeziehen

Um die Einführung von KI in Ihrem Unternehmen zu skalieren, sollten Sie die folgenden Stakeholder einbeziehen, die jeweils eine strategische Rolle spielen. Je nach Größe Ihrer Organisation kann es sich dabei um Einzelpersonen, Teams oder eine Person mit mehreren Rollen handeln.

Executive Sponsor

Diese Person ist in der Regel eine Führungskraft auf C-Level und

  • Sie ist das Gesicht des Wandels in Ihrem Unternehmen, indem sie die Vorteile von KI bekannt macht und kommuniziert.
  • Andere Führungskräfte und das Management auf dieselben Ziele ausrichten
  • Weist anderen Stakeholdern Ressourcen zu
  • Hilft bei der Definition von Strategien und Projekten

Google Workspace-Administrator

Diese Person kann die Admin-Konsole für Folgendes verwenden:

  • KI-Compliance mit den Sicherheits- und Datenrichtlinien Ihres Unternehmens sicherstellen
  • Zugriff von Nutzern auf KI-Funktionen verwalten
  • KI-Nutzung und ‑Aktivitäten überwachen
  • Über neue Funktionen und Alphaprogramme auf dem Laufenden bleiben

Weitere Informationen zum Einrichten von KI-Funktionen und ‑Richtlinien

Einführungsteam

Dieses Team umfasst Entscheidungsträger und Führungskräfte, die:

  • Änderungen innerhalb von Abteilungen befürworten
  • Beim Definieren von KI-Anwendungsfällen und -Zielen helfen
  • Erinnerungen an Schulungen, Support und Erfolgsgeschichten senden
  • Status und Ergebnisse mit der Führungsebene teilen

Google-Guides

Das sind Early Adopter, die:

  • KI-Nutzung bei Kollegen fördern
  • Peer-to-Peer-Support bieten, z. B. während der Sprechstunden.
  • Feedback und Statistiken für das Führungsteam und die Einführungsteams sammeln

Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Leitfaden unter Google Guides als erste Nutzer gewinnen.

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Schritt 2: Eine Baseline-Nutzerumfrage durchführen

Befragen Sie als Nächstes die Mitarbeiter, um die aktuellen Herausforderungen bei ihrer Arbeit zu ermitteln und herauszufinden, wie KI ihrer Meinung nach helfen könnte. Die Antworten, die Sie jetzt erhalten, können Ihnen helfen, im nächsten Schritt KI-Anwendungsfälle und -Ziele zu ermitteln. Sie verwenden diese Baseline-Informationen auch, um in Phase 3 dieses Einführungsplans die Auswirkungen und den Erfolg zu messen.

Tipp:Erstellen Sie die Umfrage ganz einfach in Google Formulare. Sie erhalten sofort Ergebnisse und können Antworten in Diagrammen und Grafiken anschaulich aufbereiten. Weitere Informationen

Klicken Sie hier, um Beispielfragen für Umfragen aufzurufen.

Tipp:Sie können Gemini bitten, diese Fragen für Ihre Organisation anzupassen. Tipps zum Schreiben von Prompts für Gemini

Ihr Hintergrund

  • Wie lautet Ihre Berufsbezeichnung oder Position?
  • Wie gut kennen Sie sich mit generativer KI aus? (Skala 1–5)
  • Wie vertraut sind Sie mit dem Schreiben bzw. Erstellen von Prompts? (Skala 1–5)

Aktuelle Situation

  • Wie hilfreich sind Ihre vorhandenen Workspace-Apps bei Ihrer täglichen Arbeit (Gmail, Docs, Sheets, Präsentationen, Chat usw.)? (Skala 1–5)
  • Wie gern verwenden Sie Workspace-Apps für tägliche Aufgaben? (Skala 1–5)

Erwartungen

  • Bei welchen Geschäftsprozessen benötigen Sie zu viel Zeit bzw. könnten Sie mit Gemini Zeit sparen?
  • Wie könnte Ihre Organisation als Ganzes von Gemini profitieren?

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Schritt 3: Anwendungsfälle und Ziele identifizieren

Damit KI einen echten geschäftlichen Nutzen bringt, müssen Sie genau festlegen, wie KI Ihre Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann:

  1. Sehen Sie sich die verfügbaren KI-Funktionen in Workspace an, z. B. Formuliere für mich in Gmail oder Docs oder das Erstellen von Videos mit Google Vids. Liste der KI-Funktionen ansehen
  2. Identifizieren Sie für jede Abteilung oder Stellenbezeichnung bestimmte Anwendungsfälle für diese Funktionen.

  3. Geben Sie für jede Gruppe von Beispielen die Ziele an, die Sie erreichen möchten, basierend darauf, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.

    Tipp:Legen Sie messbare Ziele basierend auf Produktivität, Arbeitsqualität, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sowie Workflows fest. Sie verwenden diese Ziele später, um die Auswirkungen und Erfolgsmesswerte zu erfassen.

Hier sind einige Jobrollen und Anwendungsfälle für den Einstieg.

Produkt und Entwicklung

Anwendungsfälle

Produktentwicklung:

  • Ideen und Kundenberichte für neue Produkte generieren
  • Produkt- und technische Spezifikationen entwerfen
  • Nutzerfeedback analysieren und zusammenfassen
  • Aufgaben aus Besprechungsnotizen oder ‑transkripten generieren
Ziele
  • Produktentwicklung beschleunigen
  • Kommunikation zwischen Geschäfts- und Engineering-Teams verbessern
  • Qualität neuer Produkte verbessern
  • Overhead reduzieren, um Zeit für technische Aufgaben zu gewinnen

Personalabteilung

Weitere Beispiele:Gemini für Personalabteilungen

Anwendungsfälle

Personalbeschaffung und Onboarding:

  • Stellenbeschreibungen verfassen
  • Benutzerdefinierte E‑Mails an potenzielle Kandidaten entwerfen
  • Vorstellungsgespräche vorbereiten

Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern:

  • Entwickeln Sie Lehrpläne oder Skripts für Schulungen zu Unternehmensrichtlinien.
  • Storytelling in Schulungen verbessern
Ziele
  • Zeit sparen beim Brainstorming und Entwickeln von Inhalten
  • Bewerbererfahrung verbessern
  • Qualität von Schulungen und Richtlinien verbessern
  • Mitarbeiterzufriedenheit durch interne Schulungen steigern

IT-Administratoren

Anwendungsfälle

Dokumentation und Kommunikation:

  • Artikel für die Wissensdatenbank und Nutzerhandbücher entwerfen
  • Ankündigungen von technischen Richtlinien oder Änderungen entwerfen
  • Mit NotebookLM einen zentralen Wissenshub erstellen
Ziele
  • Qualität der Dokumentation verbessern
  • Mitarbeiterzufriedenheit mit technischer Kommunikation verbessern
  • Teams mit zentralisierter Informationsweitergabe auf dem Laufenden halten
  • Mehr Zeit für IT-Prioritäten

Marketing

Weitere Beispiele:Gemini für Marketing verwenden

Anwendungsfälle

Entwicklung von Inhalten:

  • Ideen für Blogposts, Website-Texte und Social-Media-Beiträge sammeln
  • Wettbewerbsanalysen durchführen
  • Creative Briefs und Whitepapers erstellen
Ziele
  • Den kreativen Prozess beschleunigen
  • Glaubwürdigkeit und Relevanz auf dem Markt steigern
  • Kampagnen schneller starten

Umsatz

Weitere Beispiele: Gemini für den Vertrieb verwenden

Anwendungsfälle

Neukundengewinnung:

  • Personalisierte Kontaktaufnahme generieren
  • Auf Kunden-Personas ausrichten
  • Recherche und schnellere Suche nach potenziellen Kunden

Interessante Inhalte erstellen:

  • Schnell vor Ort reagieren
  • Schreibblockaden überwinden
Ziele
  • Mehr und bessere Inhalte erstellen
  • Mehr Conversions

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Schritt 4: KI-Funktionen und ‑Richtlinien einrichten

Wenn Sie Google Workspace mit Gemini verwenden, profitieren Sie von denselben Sicherheits- und Datenschutzfunktionen für Unternehmen wie bei den anderen Workspace-Produkten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Privacy Hub.

Außerdem haben Sie die folgenden Möglichkeiten, die Verarbeitung Ihrer Daten durch Gemini zu steuern und zu überwachen und festzulegen, wer welche Funktionen verwenden darf.

Sicherheit und Governance verwalten

In der Admin-Konsole haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • KI-Klassifizierungslabels anwenden, um zu verhindern, dass Gemini auf sensible Nutzerdaten zugreift. Weitere Informationen
  • Richtlinien für die Datenverarbeitung festlegen, die Gemini einhalten muss. Weitere Informationen finden Sie unter Data Loss Prevention (DLP) und Datenregionen.
  • Mit intelligenten Funktionen festlegen, ob Gemini Daten von Nutzern an andere Google-Produkte weitergeben darf. Weitere Informationen

Zugriff auf KI-Funktionen verwalten

Sie können die folgenden Funktionen auch für Nutzer, Teams oder Ihre gesamte Organisation aktivieren oder deaktivieren:

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Schritt 5: Kommunikation der Änderung planen

Damit Nutzer sich weiterhin mit KI beschäftigen, sollten Sie regelmäßig Erinnerungen, Tipps und Updates zu Unternehmensstrategien senden.

Zeitachse für die Kommunikation auf einen Blick

Hier ist ein Beispielplan für die Staffelung Ihrer Mitteilungen über die drei Phasen der Einführung hinweg.

Phase 1: Vorbereitung Phase 2: KI verwenden Phase 3: Messen und ausbauen

Unternehmensinterne Ankündigung

Executive-Video senden

Baseline-Umfrage durchführen

Trainingswebsite starten

Google-Guides finden

KI-Roadshow veranstalten

Erinnerungen senden

Kurze Umfragen durchführen

Umfrage zu Auswirkungen durchführen

Erfolgsgeschichten teilen

Tipps und Tricks posten

Neue Funktionen ankündigen

Tipp:Mit Gemini können Sie Ihre Mitteilungen schneller verfassen. Tipps zum Verfassen von Prompts für Gemini

Ideen zur Weiterverbreitung

  • Kickoff-Ankündigung: Beginnen Sie mit einer E-Mail oder Videoankündigung von Ihrem Executive Sponsor, in der KI-Funktionen und ihre Vorteile für Mitarbeiter vorgestellt werden.
  • KI-Roadshow: Lassen Sie erste Nutzer mit Teams zusammenkommen, um Anwendungsfälle zu demonstrieren, die auf dieses Team zugeschnitten sind.
  • Newsletter und Erinnerungen: Senden Sie diese wöchentlich, um KI-Tipps, ‑Strategien und ‑Erfolgsgeschichten zu teilen.
  • Umfragen: Führen Sie in jeder Phase Umfragen durch, um Feedback zu erhalten und die Auswirkungen zu messen.
  • Poster: Stellen Sie am Arbeitsplatz visuelle Elemente aus, die die wichtigsten Anwendungsfälle oder Prompts hervorheben.

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