Fas 1: Förbered dig för att börja använda AI

I fas 1 presenterar du AI-funktionerna i Workspace för dina medarbetare och identifierar hur de kan använda dem effektivt i sitt arbete. Planera även en serie meddelanden för att hålla människor engagerade.

På den här sidan

• Steg 1: Involvera intressenter inom AI
• Steg 2: Genomför en enkätundersökning med användare
• Steg 3: Identifiera användningsfall och mål
• Steg 4: Konfigurera AI-funktioner och policyer
• Steg 5: Planera hur du ska kommunicera ändringen

---

Steg 1: Involvera intressenter inom AI

För att skala upp AI-implementeringen i hela företaget behöver du hjälp av följande intressenter som alla spelar en strategisk roll. Beroende på organisationens storlek kan det vara enskilda personer, team eller en person som har flera roller.

	Sponsor på ledningsnivå Den här personen är vanligtvis en ledare på högsta nivå och Fungerar som företagets ansikte utåt för förändring genom att tillkännage och sprida fördelarna med AI Får andra ledare och chefer att arbeta mot samma mål Tilldelar resurser till andra intressenter Hjälper till att definiera strategier och projekt
	Google Workspace-administratör Den här personen kan använda administratörskonsolen för att Säkerställ AI-efterlevnad av företagets säkerhets- och datapolicyer Hantera användarnas åtkomst till AI-funktioner Övervaka AI-användning och AI-aktivitet Håll dig uppdaterad om nya funktioner och Gemini Beta-program Läs mer under Konfigurera AI-funktioner och policyer.
	Införandeteam Teamet består av beslutsfattare och företagsledare som Förespråka förändring inom avdelningar Hjälpa till att definiera AI-användningsfall och mål Skicka påminnelser om utbildning, support och framgångsberättelser Dela status och resultat med ledningen
	Google-guider Det här är tidiga användare som Sprid budskapet om AI bland kollegor Ge peer-to-peer-support, till exempel genom kontorstid. Samla in feedback och insikter för lednings- och implementeringsteamen Läs mer senare i denna guide i Rekrytera Google Guides som första användare

Steg 2: Genomför en enkätundersökning med användare

Gör sedan en enkät bland medarbetarna för att ta reda på vilka utmaningar de har i sitt arbete och hur de tror att AI kan hjälpa dem. Svaren du får nu kan hjälpa dig att identifiera AI-användningsfall och mål i nästa steg. Du använder även denna baslinjeinformation för att mäta effekten och resultatet i fas 3 av denna implementeringsplan.

Tips! Skapa enkelt en enkät i Formulär. Du får resultat direkt och du kan sammanfatta svaren i korthet med diagram. Öppna Skapa en enkät i Formulär.

Steg 3: Identifiera användningsfall och mål

För att få verkligt affärsvärde av AI måste du identifiera specifika sätt som AI kan hjälpa dina anställda i deras dagliga arbete:

1. Granska tillgängliga AI-funktioner i Workspace, till exempel Hjälp mig skriva i Gmail eller Dokument eller att skapa videor med Google Vids. Visa en lista över AI-funktioner
2. Identifiera specifika användningsfall för dessa funktioner för varje avdelning eller befattning.

3. Ange de mål du hoppas uppnå för varje uppsättning exempel utifrån vad som är viktigt för ditt företag.

   Tips! Sätt upp mätbara mål utifrån produktivitet, arbetskvalitet, medarbetare och kundnöjdhet samt arbetsflöden. Du använder dessa mål senare för att spåra effekt- och resultatmätvärden.

Här är några yrkesroller och användningsfall som hjälper dig att komma igång.

Produkt och teknik

Användningsfall	Produktutveckling: Generera idéer och kundberättelser för nya produkter Skapa utkast till produkt- och tekniska specifikationer Analysera och sammanfatta användarfeedback generera åtgärder från mötesanteckningar eller transkriptioner
Mål	Öka takten för produktutveckling Förbättra kommunikationen mellan affärs- och teknikteam Förbättra kvaliteten på nya produkter Minska omkostnaderna för att frigöra tid för tekniskt arbete

HR och People Ops

Få fler exempel: Använda Gemini för HR

Användningsfall	Rekrytering och onboarding: Skriva jobbeskrivningar Skriva anpassade e-postmeddelanden till jobbkandidater Förbered dig för intervjuer Utbildning och utveckling för anställda: Utveckla läroplaner eller manus för utbildning i företagspolicy Förbättra berättandet i dina utbildningar
Mål	Spara tid på att brainstorma och utveckla innehåll Förbättra kandidaters upplevelse av jobbansökningar förbättra kvaliteten på utbildnings- och policybeskrivningar Öka medarbetarnas nöjdhet med intern utbildning

IT-administratörer

Användningsfall	Dokumentation och kommunikation: Skriva utkast till kunskapsbasartiklar och användarhandböcker Utkast till meddelanden om tekniska policyer eller ändringar Skapa en central kunskapshubb med Gemini Notebook
Mål	Förbättra dokumentationens kvalitet Förbättra medarbetarnas upplevelse av teknisk kommunikation Håll teamen uppdaterade med centraliserad informationsdelning Få mer tid att fokusera på IT-prioriteringar

Marknadsföring

Få fler exempel: Använda Gemini för marknadsföring

Användningsfall	Utveckla innehåll: Brainstorma idéer för blogginlägg, webbplatstext och inlägg i sociala medier Göra konkurrensanalyser Skriva utkast till kreativa beskrivningar och vitböcker
Mål	Snabba upp annonsmaterialprocessen Öka trovärdigheten och relevansen på marknaden Snabbare kampanjstart

Försäljning

Få fler exempel: Använda Gemini för försäljning

Användningsfall	Prospektering: Generera anpassad kommunikation Målkundspersonor undersöka och snabba upp sökandet efter potentiella kunder Skapa engagerande innehåll: Svara snabbt i fält Komma förbi skrivkramp
Mål	Öka mängden och kvaliteten på innehållet Öka konverteringarna

Steg 4: Konfigurera AI-funktioner och policyer

När du använder Google Workspace med Gemini får du samma säkerhet och dataskydd i företagsklass som resten av Workspace. Mer information finns i vårt integritetscenter.

Dessutom har du följande kontroller och insyn i hur Gemini hanterar din data och vem som kan använda vilka funktioner.

Hantera säkerhet och styrning

Du kan använda administratörskonsolen för att

• Tillämpa AI-klassificeringsetiketter för att förhindra att Gemini får åtkomst till känsliga användaruppgifter. Läs mer
• Ange policyer för datahantering som Gemini ska följa. Gå till förebyggande av dataförlust (DLP) och dataregioner.
• Använd smarta funktioner för att styra om Gemini kan dela användarnas data med andra Google-produkter. Läs mer om

Hantera åtkomst till AI-funktioner

Du kan även aktivera eller inaktivera följande funktioner för användare, team eller hela organisationen:

• Gemini-appen. Läs mer
• Gemini i varje Workspace-app, till exempel Gmail, Drive eller Dokument. Läs mer
• Gemini Notebook. Läs mer
• Google Vids. Läs mer
• AI-baserade anteckningar i Meet-möten. Läs mer
• Workspace-tillägg i Gemini-appen. Läs mer

Steg 5: Planera hur du ska kommunicera förändringen

Håll användarna engagerade i AI genom att regelbundet skicka påminnelser, tips och uppdateringar om företagets strategier.

Översikt över kommunikationstidslinjen

Här är ett exempel på en plan för att sprida din kommunikation under de tre faserna av införandet.

Fas 1: Förbered	Fas 2: Använda AI	Fas 3: Mät och utöka
Annonsera för företaget Air executive-video Genomför baslinjeenkät Öppna utbildningswebbplatsen	Rekrytera Google-guider Hålla en AI-roadshow Skicka påminnelser Genomföra korta enkäter	Genomföra en enkät om påverkan Dela framgångsberättelser Tips och knep för inlägg Lansera nya funktioner

Tips! Skriv snabbare med hjälp av Gemini. Kom igång genom att läsa Tips om att skriva promptar för Gemini

Idéer för att sprida budskapet

• Lanseringsmeddelande – börja med ett e-postmeddelande eller en videoannonsering från sponsorn på ledningsnivå där AI-funktionerna och deras fördelar för medarbetarna presenteras
• AI-roadshow – låt tidiga användare träffa team för att demonstrera användningsfall som är anpassade för det teamet
• Nyhetsbrev och påminnelser – skicka ut dessa varje vecka för att rapportera AI-tips, strategier och framgångsberättelser
• Enkäter – genomför dessa i varje fas för att samla in feedback och mäta effekten
• Affischer – visa visuellt material på arbetsplatsen som lyfter fram de vanligaste användningsfallen eller promptarna