Contrôler Workspace Intelligence pour les fonctionnalités d'IA générative

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus et Associations. Également compatible avec les modules complémentaires Accès étendu à l'IA, Google AI Pro for Education et Teaching and Learning. Comparer votre édition

Workspace Intelligence recherche du contenu dans les applications pour fournir à Gemini dans Workspace un contexte plus approfondi afin qu'il puisse proposer des expériences d'IA générative plus utiles et pertinentes.

En tant qu'administrateur, vous pouvez activer ou désactiver les services Workspace qui peuvent être recherchés activement pour alimenter les fonctionnalités d'IA générative dans Workspace pour les utilisateurs de votre organisation. Les services compatibles incluent les suivants :

  • Gmail
  • Drive et Docs (y compris Sheets, Slides, PDF, Images, Vids, etc.)
  • Agenda
  • Chat

Le paramètre par défaut de chaque source est Activé. Si vous activez ou désactivez une source, la modification peut prendre jusqu'à 48 heures.

Comment Workspace Intelligence utilise vos données

Workspace Intelligence utilise vos données Google Workspace pour aider les fonctionnalités d'IA générative à comprendre les informations spécifiques à votre organisation. Par exemple, Workspace Intelligence peut utiliser des détails de vos e-mails, documents ou événements d'agenda pour fournir des réponses et des suggestions plus intelligentes.

Workspace Intelligence est à la base de nombreuses utilisations de Gemini dans Workspace, y compris :

Par exemple, imaginons que vous deviez envoyer à votre responsable un rapport sur l'avancement du "Projet X". Vous posez une question à Gemini dans Docs, et Workspace Intelligence consultera toutes les données pertinentes. Cela inclut vos notes de réunion, la documentation et les discussions Chat liées au projet X. Gemini génère un rapport préliminaire en quelques secondes en y intégrant des citations complètes.

Ces modifications sont conformes à nos pratiques de traitement des données et à nos engagements en matière de confidentialité existants. Les fonctionnalités d'IA respectent l'accès au contenu au niveau utilisateur. Les réponses ne sont donc basées que sur les contenus que l'utilisateur est déjà autorisé à consulter. Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA générative ni à des fins publicitaires.

Activer ou désactiver Workspace Intelligence dans un service Google

Vous pouvez choisir les services Workspace qui peuvent contribuer à Workspace Intelligence.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu puis IA générative puis Gemini pour Workspace.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Paramètres de Gemini.

  2. Cliquez sur le panneau Workspace Intelligence.

  3. (Facultatif) Pour n'appliquer le paramètre qu'à certains utilisateurs, sur le côté, sélectionnez une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé).

    Les paramètres de groupe remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus

  4. Cliquez sur Modifier à côté du service que vous souhaitez activer ou désactiver.

  5. Cliquez sur Activé ou Désactivé, puis sur Enregistrer.

Lorsque Workspace Intelligence est désactivé

Si vous désactivez une source de données spécifique dans Workspace Intelligence, les fonctionnalités d'IA générative ne rechercheront pas activement de contenu provenant de cette source. Toutefois, lorsque Gemini fait référence à du contenu Google Workspace spécifique, y compris des fichiers Drive, des e-mails et des messages Chat, il peut baser ses réponses sur ce contenu, même si le produit correspondant est désactivé en tant que source de données pour Workspace Intelligence. Par exemple, si vous désactivez la source Drive, les utilisateurs peuvent demander à Gemini de leur fournir des informations sur des fichiers spécifiques. Gemini consultera ces fichiers, mais ne recherchera pas activement d'autres fichiers.

Remarque : La désactivation des sources de données limite l'efficacité de Gemini. Dans certains cas, les utilisateurs peuvent ne plus avoir accès à certaines fonctionnalités d'IA. Exemple :

  • Si Gmail est désactivé en tant que source, les utilisateurs peuvent ne plus avoir accès aux aperçus générés par l'IA dans la recherche Gmail. Ils peuvent également ne plus avoir accès à la boîte de réception générée par l'IA.
  • Si l'Agenda est désactivé en tant que source, Gemini peut ne pas être en mesure de lire les agendas ni de planifier des événements dans d'autres services Workspace.
  • Si Drive et Docs sont désactivés en tant que source, la fonctionnalité Projets Drive peut ne plus être disponible.

Remarques importantes concernant Workspace Intelligence

  • La prise en compte complète des modifications peut prendre jusqu'à 48 heures.
  • Ce paramètre contrôle l'utilisation de ces sources pour Gemini dans Workspace. Il ne régit pas l'utilisation de ces sources pour Gemini for Education, l'application Gemini, NotebookLM ni aucun service supplémentaire. Ces éléments sont contrôlés par d'autres paramètres utilisateur ou administrateur.
  • Certaines préférences de données au niveau de l'utilisateur déterminent également si une source peut être utilisée par Workspace Intelligence. Par exemple, si une source est activée dans la console d'administration, un utilisateur individuel peut toujours désactiver les fonctionnalités intelligentes de Workspace pour désactiver toutes les fonctionnalités Gemini dans Workspace, y compris Workspace Intelligence.
  • L'accès aux sources de données est également contrôlé par les règles de protection contre la perte de données (DLP) de votre organisation.

  • Ce paramètre gère les sources de données disponibles pour Workspace Intelligence. Google peut modifier la façon dont certaines fonctionnalités d'IA utilisent les sources de données de Workspace Intelligence. Au fil du temps, certaines sources de données peuvent passer d'améliorations facultatives pour une fonctionnalité donnée à des exigences essentielles, tout comme les exigences essentielles peuvent devenir facultatives.

    De plus, Google peut apporter des modifications aux fonctionnalités d'IA qui entraînent une expérience limitée ou dégradée lorsque Workspace Intelligence n'a pas accès aux sources de données requises.

  • Lorsque vous utilisez une fonctionnalité Gemini, le contenu actuellement actif est également disponible pour fournir une meilleure réponse. Par exemple, si vous ouvrez un document dans Google Docs et posez une question à Gemini dans le panneau latéral, il pourra tenir compte du contenu de ce document et fournir une réponse plus pertinente, même si Drive et Docs sont désactivés en tant que source de données.

  • La plupart des éditions incluent la possibilité de contrôler l'accès à Workspace Intelligence. Il existe toutefois des exceptions :

    • Les fonctionnalités de Workspace Intelligence ne sont pas compatibles avec Education Fundamentals ni Education Standard.
    • Les clients disposant de Workspace Essentials Starter et Workspace Individual n'ont pas accès à la console d'administration. Ils ne peuvent pas contrôler l'accès aux sources de données.

  • Les utilisateurs Google Workspace for Education de moins de 18 ans ne peuvent pas utiliser Workspace Intelligence. Lorsque Workspace Intelligence est activé pour un utilisateur de plus de 18 ans, notez qu'il peut accéder aux données partagées avec cet utilisateur (comme les fichiers Google Drive et les messages Chat), que l'utilisateur qui partage ait ou non accès à Workspace Intelligence.

    Découvrez comment contrôler l'accès aux services Google selon l'âge.