離職した従業員のデータを保持するためのオプション

離職したユーザーの Google Workspace データを保持したい場合は、その情報の扱い方にいくつかの方法があります。次の表に、メール、Google カレンダーの予定とリソース、Google Chat、Google コンタクト、Google ドライブのフォルダとファイル、Google グループ、Google Keep、Google Meet の録画、Google Voice を保存して、組織内の特定の管理者、マネージャー、ユーザーがアクセスできるようにするためのオプションをいくつか示します。

注: 管理者はユーザーを一時的に停止することもできます。停止されたユーザーは、組織の Google サービスにアクセスできなくなります。停止されたユーザーのデータへの影響について詳しくは、ユーザーを一時的に停止するをご確認ください。

データソース / オプション	Google データエクスポート	アプリ内の書き出しと読み込み	データ移行サービス	Google ドライブでの転送	ユーザー削除時の処理^（3）	データエクスポートツール	Google Vault を使用してエクスポートする	アーカイブユーザーライセンス
操作できるユーザー	ユーザー	ユーザーまたは管理者	管理者	管理者	管理者	管理者	管理者	管理者
メール	✔		✔			✔	✔ ^（1）	✔
カレンダー	✔	✔			✔	✔		✔
チャット	✔					✔	✔ ^（1）	✔
連絡先	✔	✔				✔
Google ドライブのフォルダとファイル（Meet の録画を含む）	✔	✔		✔	✔	✔	✔ ^{（1）（2）}	✔
グループ	✔					✔	✔ ^（1）	✔
Keep	✔ ^（1）					✔ ^（1）		✔
Voice	✔					✔ ^（1）	✔ ^（1）	✔ ^（1）

注

（1）書き出しのみ。読み込みはできません。

（2）ファイルのみ。フォルダを除きます。

（3）ユーザーが組織を離れる際、管理者はそのユーザーのアカウントを削除できます。特権管理者はユーザーのファイルとデータを新しいオーナーに移管できます。別のユーザーに移管しなかったコンテンツは削除されます。

データをエクスポートまたは移行する

上に示した各データソースのオプションをロール別に以下に詳しく説明します。エンドユーザーと管理者のための、サービスと手動移行の追加オプションについてもご案内します。

データの移行、移動、書き出しが完了すると、移行先のアカウントへのアクセス権がある管理者であれば、離職した従業員のデータにアクセスできます。アーカイブユーザー（AU）ライセンスなどの特殊なデータアクセス制限については、別途説明します。

注: こうしたオプションを利用するのに料金はかかりませんが、転送されたデータを保有するアカウントに対する Google Workspace のライセンス料は必要となります。これには AU ライセンスも含まれます。

メール

ユーザーオプション	方法	メモ
Google データエクスポート	Google データをダウンロードする方法	ユーザーのデータを書き出すことができます。
管理者オプション	方法	メモ
データ移行サービス	データ移行サービスを使用してメールを移行する	メールのデータを古いユーザーアカウントから新規または既存のユーザーアカウントに転送できます。
データエクスポートツール	組織のデータを書き出す書き出すことができるメールデータを確認する	組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。
Google Vault	Vault からデータを書き出す Vault で書き出したメッセージを確認する	ユーザーのメールデータを書き出して、Google Workspace の外部でアクセスできるようにすることができます。
アーカイブユーザーライセンス	離職した従業員とそのデータを管理する	AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーションホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。
メール転送	ユーザーのメールを別のアドレスに転送する	メールデータの保持がすべて完了したら、ユーザーのメールを別の Google Workspace アドレスに転送できます。
ユーザーアカウントの名前を変更する	ディレクトリのユーザーの名前またはメールアドレスを変更する	Google 管理コンソールで、仕事用プロファイルの名前またはメールアドレスを新規または既存のユーザーアカウントに変更できます。

カレンダー

ユーザーオプション	方法	メモ
Google データエクスポート	Google データをダウンロードする方法	ユーザーのデータを書き出すことができます。
ユーザーまたは管理者のオプション	方法	メモ
アプリ内の手動による書き出しと読み込み	Google カレンダーから予定を書き出すまたは読み込む	すべてのカレンダーからでも、たった 1 つのカレンダーからでも、予定を書き出して、別の Google カレンダーに読み込むことができます。カレンダーへのアクセス権があるか、自分が予定の参加者に含まれていれば、データにアクセスできます。
オーナー権のある Google カレンダーまたは予定を別のオーナーに移管する	Google カレンダーや予定を転送する	オーナー権のあるカレンダーを別のオーナーに移管したり、予定を別のオーナーまたはカレンダーに移管することもできます。カレンダーへのアクセス権があるか、自分が予定の参加者に含まれていれば、データにアクセスできます。
管理者オプション	方法	メモ
ユーザー削除時の処理	組織からユーザーを削除する	カレンダーおよびカレンダーの予定は、他のオーナーに移管できます。ユーザーの予定で予約されている任意のカレンダーリソースを解放することも可能です。
データエクスポートツール	組織のデータを書き出す書き出すことができるカレンダーデータを確認する	組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。
アーカイブユーザーライセンス	離職した従業員とそのデータを管理する	AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーションホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。

チャット

ユーザーオプション	方法	メモ
Google データエクスポート	Google データをダウンロードする方法	ユーザーのデータを書き出すことができます。
管理者オプション	方法	メモ
データエクスポートツール	組織のデータを書き出す書き出すことができるチャットデータを確認する	組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。
Google Vault	Vault からデータを書き出す Vault で書き出したメッセージを確認する	Chat でのユーザーの会話を書き出して、Google Workspace の外部でアクセスできるようにすることができます。
アーカイブユーザーライセンス	離職した従業員とそのデータを管理する	AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーションホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。

連絡先

ユーザーオプション	方法	メモ
Google データエクスポート	Google データをダウンロードする方法	ユーザーのデータを書き出すことができます。
ユーザーまたは管理者のオプション	方法	メモ
アプリ内の手動による書き出しと読み込み	Google コンタクトから連絡先を書き出すまたは読み込む	連絡先を CSV ファイルに書き出して、新規または既存のユーザーアカウントに読み込むことができます。
管理者オプション	方法	メモ
データエクスポートツール	組織のデータを書き出す	組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。

ドライブ

ユーザーオプション	方法	メモ
Google データエクスポート	Google データをダウンロードする方法	ユーザーのデータを書き出すことができます。
アプリ内の手動による書き出しと読み込み	Google ドライブからファイルをダウンロードまたはアップロードする	ドライブ内のファイルを自分のパソコンにダウンロードして、新規または既存のユーザーアカウントのドライブにアップロードできます。
ドライブ内のファイルのオーナー権限を別のユーザーに移管する	ファイルのオーナーを他のユーザーにする	ファイルを古いユーザーアカウントから新規または既存のユーザーアカウントに移管できます。ファイルを移管しても、そのファイルにアクセスできるユーザーに影響はありません。
共有ドライブにファイルを移動する	共有ドライブにコンテンツを移動する	組織内のファイル編集者に対し、マイドライブまたは共有ドライブからのコンテンツ移動を許可できます。ファイルを共有ドライブに移動すると、そのファイルにアクセスできるのは、共有ドライブのメンバーと、ファイルを直接共有しているユーザーだけになります。
プログラムを使用してドライブ内のファイルをダウンロードする	Drive API を使用してファイルを書き出すまたは読み込む	ドライブ内のファイルをプログラムによって自分のパソコンにダウンロードして、新規または既存のユーザーアカウントのドライブに移動できます。
管理者オプション	方法	メモ
Google ドライブでの転送	ドライブ内のファイルを新しいオーナーに移管する	ファイルを古いユーザーアカウントから新規または既存のユーザーアカウントに移管できます。ファイルを移管しても、そのファイルにアクセスできるユーザーに影響はありません。
ユーザー削除時の処理	組織からユーザーを削除する	ドライブ内のファイルとドキュメントを、古いユーザーアカウントから新規または既存のユーザーアカウントに移管できます。
データエクスポートツール	組織のデータを書き出す書き出すことができるドライブ内のデータを確認する	組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。
Google Vault	Vault からデータを書き出す	特定のユーザーによって所有および共有されているドライブ内のファイルを書き出すことができます。フォルダは保持されません。
アーカイブユーザーライセンス	離職した従業員とそのデータを管理する	AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーションホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。

グループ

ユーザーオプション	方法	メモ
Google データエクスポート	Google データをダウンロードする方法	ユーザーのデータを書き出すことができます。
管理者オプション	方法	メモ
データエクスポートツール	組織のデータを書き出す書き出すことができる Google グループデータを確認する	組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。
Google Vault	Vault からデータを書き出す	ユーザーのグループで交わされた会話のメールデータを書き出して、Google Workspace の外部でアクセスできるようにすることができます。グループ別に書き出すことができますが、検索キーワードを使用できるのは、特定のアカウントによって送信されたメッセージを書き出す場合に限られます。
アーカイブユーザーライセンス	離職した従業員とそのデータを管理する	AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーションホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。

Keep

ユーザーオプション	方法	メモ
Google データエクスポート	Google データをダウンロードする方法	ユーザーのデータを書き出すことができます。
管理者オプション	方法	メモ
データエクスポートツール	組織のデータを書き出す書き出すことができる Google Keep データを確認する	組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。注: データエクスポートツールを使用して Keep のデータを書き出すことはできますが、データを Keep に読み込むことはできません。
アーカイブユーザーライセンス	離職した従業員とそのデータを管理する	AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーションホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。

音声

ユーザーオプション	方法	メモ
Google データエクスポート	Google データをダウンロードする方法	ユーザーのデータを書き出すことができます。
管理者オプション	方法	メモ
データエクスポートツール	組織のデータを書き出す書き出すことができる Voice データを確認する	組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。
Google Vault	Vault からデータを書き出す	ユーザーの音声データを書き出して、Google Workspace の外部でアクセスできるようにすることができます。
アーカイブユーザーライセンス	離職した従業員とそのデータを管理する	AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーションホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。

離職した従業員のデータを保持するためのオプション コレクションでコンテンツを整理 必要に応じて、コンテンツの保存と分類を行います。

注