使用 SharePoint Online 的進階資料匯入方法 (Beta 版)

支援這項功能的版本：Business Starter、Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard 和 Education Plus；Essentials Starter、Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；Nonprofits；G Suite Basic 和 G Suite Business。版本比較

您可以使用進階資料匯入方法，簡化從 SharePoint Online (Microsoft 365) 大規模匯入資料至 Google Workspace 的作業。

關於進階資料匯入方法

  • 這個方法會使用您專屬的 API 配額。
  • 您透過 Azure 入口網站設定 Microsoft Azure 應用程式，並分批將資料匯入 Workspace。
  • 匯入作業不會刪除或修改 SharePoint Online 中的檔案，而是會將檔案複製到使用者的 Workspace 帳戶。
  • 除非另有說明，否則請在 Google 管理控制台中，完成將資料匯入 Workspace 帳戶的步驟。
  • 系統不支援所有 SharePoint Online 功能。詳情請參閱「可從 SharePoint Online 匯入哪些資料？」

如要改用 Google 的共用 API 配額匯入資料，請參閱「使用 SharePoint Online 的預設資料匯入方法」。

Workspace 需求條件

  • 資料匯入作業必須由超級管理員設定及執行。經銷商無法為客戶帳戶匯入資料。
  • 您必須在 Workspace 中建立共用雲端硬碟，才能存放貴機構的檔案。詳情請參閱「為貴機構設定共用雲端硬碟」。 如果您已建立共用雲端硬碟，請改為參閱「以管理員身分控管共用雲端硬碟」。
  • 為要匯入 Workspace 的所有使用者開啟 Google 雲端硬碟。詳情請參閱「為使用者開啟或關閉 Google 雲端硬碟與文件」。
  • 您必須為每位要匯入的使用者建立 Workspace 使用者帳戶和授權。詳情請參閱新增使用者的方法。
  • 您一次最多可以匯入 5,000 個 SharePoint Online 網站的檔案，且最多可同時執行 4 個匯入批次。如要匯入其他資料，請另外匯入。

注意：使用資料匯入工具時，一次最多可建立 50 個匯入批次或掃描作業。不過，一次可執行的批次數量取決於資料來源。

SharePoint Online 需求條件

事前準備：

  • 建立 Azure 應用程式：為確保從 SharePoint Online 匯入資料至 Workspace 帳戶時更加安全，您必須先在 Azure 入口網站中建立 Azure 應用程式。詳情請參閱「為 OneDrive 和 SharePoint Online 設定 Azure 應用程式」。
  • 避免檔案重複：如果您為一批 SharePoint Online 網站結束資料匯入作業，然後為同一批資料啟動新的匯入作業，第二次匯入可能會在 Workspace 中建立重複檔案。為避免檔案重複，請勿為同一批資料建立 2 個匯入作業。

  • 避免遺失資料：如果您在完成從 SharePoint Online 匯入資料至 Workspace 中某個位置後，執行下列 3 項操作，可能會遇到問題：

    • 在首次匯入資料後的 14 天內，為相同資料集建立新的資料匯入作業。
    • 將資料集匯入第二個 Workspace 位置。
    • 在任何資料複製到 Workspace 之前停止匯入資料。

    重新啟動資料匯入作業時，系統會執行差異匯入作業，將 SharePoint Online 資料從第一個 Workspace 位置移至第二個 Workspace 位置。匯入的資料將無法再透過第一個 Workspace 位置存取。

步驟 1：連線至 SharePoint Online

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「資料」接下來「資料匯入與匯出」接下來「資料匯入」。

    必須以超級管理員身分登入，才能執行這項工作。

  2. 在「進階」頁面的「資料匯入批次」部分，按一下「新增批次」。
  3. 在「資料類型」部分，選取「SharePoint」接下來 點選「繼續」。
  4. 在「步驟 1：連結 SharePoint 帳戶」部分，輸入 Azure 應用程式中的下列資訊：
    • 用戶端 ID
    • 用戶端密碼
    • 租戶 ID
    • SharePoint 主機名稱
  5. 按一下「連線」。

  6. 如要完成安全設定並驗證連線，請按照下列步驟操作：

    1. 按一下「下載憑證」。

      系統會下載 Azure 專用的憑證檔案。

    2. 前往 Azure 入口網站中已註冊的應用程式。

    3. 在 Azure 中，依序點按「憑證和密碼」接下來「憑證」接下來「上傳憑證」。

    4. 上傳您下載的憑證，並視需要輸入說明。

  7. 按一下「驗證連線」。

    Workspace 會驗證 Azure 憑證和憑證，並更新連線狀態，顯示連線成功。

步驟 2：選取要匯入的網站

資料匯入工具會根據 SharePoint Online 網站清單，將檔案、資料夾和權限複製到 Workspace 的共用雲端硬碟。建立半形逗號分隔值 (CSV) 檔案，列出要匯入的 SharePoint 網站。您可以建立新的 CSV 檔案。或者，您也可以下載範例檔案並新增資料列。CSV 檔案總大小必須小於 10 MB。

如何建立 CSV 檔案：

  1. 使用 Workspace 管理員帳戶開啟試算表程式，或在管理控制台中點選「下載 CSV 範例檔案」。
  2. 在第一欄新增「Source SharePoint URL」標頭，並輸入每個 SharePoint Online 網站或網站集合的網址。
    • 每個網址各占一列。
    • 網址應採用以下格式：https://example.sharepoint.com/sites/testsite。
    • 子網站會自動列入複製範圍。如要匯入其他網站的資料，請另外匯入。為避免發生重複錯誤，檔案中只能包含上層網站或子網站。
    • 如要查看所有網址，請參閱「在 SharePoint 系統管理中心管理網站」。
  3. (選用) 在第二欄中新增「來源類型 (選用)」標頭，並在第一欄中輸入網址來源。
    • 如果是 SharePoint Online 網站，請輸入 SPSite。
    • 如果是 SharePoint Online 文件庫，請輸入 SPLibrary。
  4. (選用) 在第三欄中新增「Target Drive FolderID」標頭，然後根據每個來源 SharePoint 網址要匯入的共用雲端硬碟，輸入相應專屬 ID。
    • 您可以在 Google 管理控制台的「管理共用雲端硬碟」頁面中，查看現有的共用雲端硬碟 ID。
    • 如未指定目標雲端硬碟資料夾 ID，內容會匯入目標 Google 使用者的個人雲端硬碟。
  5. 在第四欄新增「Target GUser」標頭，並輸入每個 Target Drive FolderID 的管理員使用者 Workspace 電子郵件地址。

    範例：

    來源 SharePoint 網址 來源類型 (選用) Target Drive FolderID 目標 GUser
    https://company-my.
    sharepoint.com/
    personal/kim_your
    _company_com    		 kim@solamora.com
    https://company.
    SharePoint.com/
    SiteComms/Events    		 SPSite alex@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    Shareddocuments    		 SPSite AABc25J3DzFb kim@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    Shared Documents    		 SPLibrary CDEz25J3DzFb kim@solamora.com
  6. 將試算表儲存為 CSV 檔案。
  7. 將檔案上傳至 Google 管理控制台：
    1. 在管理控制台中，按一下「上傳 CSV」。
    2. 選取檔案 接下來 按一下「開啟」。
    3. 按一下「工作」圖示 ，確認檔案已成功上傳。

  8. 如果無法順利上傳 CSV 檔案，請按照下列步驟操作：

    1. 選取檔案，然後依序點選「刪除」圖示 接下來「是」，確認刪除。
    2. 建立新檔案，重新嘗試上傳。

    如果這項問題多次發生，請與 Google Workspace 支援團隊聯絡。

步驟 3：建立及上傳識別資訊對應檔

如有需要，請建立第二個 CSV 檔案 (與要匯入的 SharePoint Online 網站檔案分開)，將 SharePoint Online 使用者、SharePoint Online 網站群組和 Microsoft 365 群組對應至 Workspace 使用者和群組。您可以建立新的 CSV 檔案。或者，您也可以下載範例檔案並新增資料列。您不需要新增外部使用者。系統預設會匯入他們的權限。CSV 檔案總大小必須小於 10 MB。

在下列情況下，您不需要識別資訊對應檔：

  • SharePoint Online 中的網站電子郵件地址 (例如 raha@example.com) 與 Workspace 中的地址相同。
  • 所有使用者在 SharePoint Online 和 Workspace 中的使用者名稱相同，但對應至其他網域名稱，且只有網域名稱有所變更 (例如從 @example.com 改為 @altostrat.com)。

如果您有部分網站需要對應，而其他網站不需要對應，您可以只為需要對應的網站建立身分識別對應檔。

事前準備：

如要將 SharePoint Online 網站群組對應至 Google 群組，請執行下列操作：

  • 在 Google 網路論壇中為 Workspace 帳戶建立群組。
  • 在這些 Google 群組中，設定與 SharePoint Online 網站群組相同的使用者成員資格。

如何建立 CSV 檔案：

  1. 使用 Workspace 管理員帳戶開啟試算表程式，或在管理控制台中點選「下載 CSV 範例檔案」。
  2. 在第一欄新增「Source Entity」標頭，並輸入要從 SharePoint Online 或 Microsoft 365 匯入的電子郵件地址和群組名稱。每位使用者或群組需各占一列。
  3. 在第二欄新增「Destination Email」標頭，並輸入 Workspace 電子郵件地址，接收第一欄中每位使用者或群組的資料匯入資訊。

    範例：

    來源實體 目標電子郵件地址
    Kim@example.com Kim@your-company.com
    groupA@example.com groupA@your-company.com
    SiteComms 訪客 groupsitecomms@your-company.com
  4. 將試算表儲存為 CSV 檔案。
  5. 將檔案上傳至 Google 管理控制台：
    1. 在管理控制台中，按一下「上傳 CSV」。
    2. 選取對應檔 接下來 按一下「開啟」。
    3. 按一下「工作」圖示 ，確認對應檔已成功上傳。

  6. 如果無法順利上傳 CSV 檔案，請按照下列步驟操作：

    1. 選取檔案，然後依序點選「刪除」圖示 接下來「是」，確認刪除。
    2. 建立新檔案，重新嘗試上傳。

    如果這項問題多次發生，請與 Google Workspace 支援團隊聯絡。

(選用) 步驟 4：選取資料匯入設定

  1. 按一下「編輯設定」，然後使用下列任一設定，選擇要從 SharePoint Online 複製哪些資料。

  2. (選用) 如要匯入所有 SharePoint Online 使用者和 365 群組 (包括未列入識別資訊對應檔中的使用者和群組)，請勾選「對應在資料匯入期間發現的任何其他帳戶」方塊，然後選擇以下任一選項：

    • 如果 Microsoft 帳戶的電子郵件地址與 Google Workspace 中的地址相同，請選取「保留原始電子郵件地址」。
    • 如要變更所有匯入使用者和 365 群組的網域名稱，請選取「使用其他電子郵件地址網域設定這些帳戶」接下來 選取網域。

    注意：如果未勾選「在匯入資料期間，對應任何額外發現的帳戶」方塊，請確認身分識別對應檔包含所有已刪除的使用者，或遭禁止存取信箱的使用者。

  3. (選用) 如要依日期複製檔案，請勾選「僅包含在下列日期之後建立或修改的檔案」方塊，然後選擇下列選項：

    • 如要複製特定日期後建立的檔案，請選取「建立日期早於」，然後選取日期。
    • 如要複製特定日期後修改的檔案，請選取「修改日期早於」，然後輸入日期。

    注意：日期設定會根據您當地的時區，且僅適用於個別檔案，不適用於資料夾。無論選取的日期為何，所有資料夾都會匯入。

  4. 如果不想匯入所有檔案類型，請勾選「排除特定檔案格式」方塊，然後輸入要排除的副檔名，並以半形逗號分隔，例如：tmp, log, bak 等。

  5. 如果不想匯入較大的檔案，請勾選「排除大於下列大小的檔案」方塊、輸入大小上限，然後選取「MB」或「GB」。

  6. 如果找不到任何檔案的原始建立者或最後修改者，請勾選「若找不到原始建立者或修改者，便將項目歸於目標使用者」方塊，改用「目標 GUser」。這項設定預設為開啟。

  7. 按一下「儲存變更」。

步驟 5：開始匯入資料

事前準備

  • 初始匯入作業最多可能需要 15 分鐘，但也可能需要更長的時間。在此階段，進度摘要不會更新。您無需停止或結束匯入程序。
  • 開始匯入資料會授予全網域委派權限，並在 Workspace 中建立資料匯入的用戶端 ID。詳情請參閱「使用全網域委派功能控管 API 存取權」。

如要匯入目前的批次資料：

  1. 按一下「執行完整匯入」。
  2. 在資料匯入期間，您可以即時查看下列資訊的最新動態：
    • 發現的工作：已匯入、略過或匯入失敗的工作總數
    • 警告：已完成但未符合預期的工作數量
    • 失敗：因發生錯誤而無法匯入的工作數量
    • 略過：因特定資料匯入設定而略過，或在先前的匯入作業中已完成的工作數量
    • 成功：已順利完成的工作數量
    • 處理的網站數：已完全匯入的網站數量
    • 找到的檔案數：匯入期間偵測到的檔案數
    • 匯入的檔案數：成功匯入的檔案數
    • 略過的檔案數：先前已匯入，因此這次略過的檔案數
    • 匯入失敗的檔案數：無法匯入的檔案數
    • 發現的問題：無法從來源帳戶檢索的資料夾數
    • 經過時間：從開始匯入資料至今經過的時間
  3. (選用) 如何在資料匯入作業期間匯出報告：
    1. 按一下「查看資料匯入記錄」或「匯出網站報表」。
    2. 如果工作清單未隨著匯出的報告自動開啟，請依序按一下「工作」圖示 接下來 報告連結。
    3. 如要在 Google 試算表中開啟報表，請按一下「在 Google 試算表中開啟」。
  4. (選用) 如要停止匯入作業，請按一下「停止匯入」。這項操作可能需要幾分鐘的時間，且匯入程序無法復原。如果同時執行其他批次，這些批次會繼續匯入。停止匯入程序前匯入的 SharePoint Online 資料不會從 Workspace 刪除。

匯入完成後，您會收到內含匯入統計資料的電子郵件，以及所有隨附的報表。詳情請參閱「瞭解 SharePoint Online 資料匯入報告」。

步驟 6：結束已完成的資料匯入作業

  • 如果您為一批資料結束匯入作業，並為同一批資料啟動新的匯入作業，第二次匯入可能會在 Workspace 中建立重複項目。為避免重複，請勿為同一批資料建立 2 個匯入作業。
  • 一旦結束批次資料匯入作業，您就無法存取相關設定資料或報表。請勿在匯入作業完全完成前離開，且不需要匯入差異資料。
  • 在結束匯入作業前，您可以執行差異匯入，並在管理控制台中查看完成的匯入作業資訊。

如要結束已完成的資料匯入作業，請按照下列步驟操作：

  1. 如要在結束前匯入任何新增或更新的檔案，請按照「執行 SharePoint Online 的差異匯入作業」中的步驟操作。
  2. (選用) 如要儲存資料匯入作業的報告，請依序按一下「查看資料匯入記錄」接下來「匯出網站報表」。
  3. 依序按一下「結束匯入作業」接下來「結束並刪除匯入作業」。

資料匯入功能旨在提高工作效率，而非協助處理法規遵循事項。您和貴機構有責任評估並滿足貴機構的法律遵循需求。如果您因法律遵循目的而需用到檔案和資料夾，建議您先備份 SharePoint Online 中的檔案，再將資料匯入 Google Workspace。

Google Workspace 遷移產品對照表


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