為貴機構設定共用雲端硬碟

支援這項功能的版本：Business Starter (除非另有註明)、Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；Nonprofits；G Suite Business。 版本比較

如要建立共用雲端硬碟，請改為參閱這篇文章。

管理員可以控管機構使用者建立及使用共用雲端硬碟的方式，好讓他們在 Google 雲端硬碟中協作。共用雲端硬碟中的檔案是由貴機構 (而非個人) 所有。即使檔案建立者離開貴機構，這些檔案仍然會保留，可有效避免資料遺失。

對於專案計畫、研究結果或團隊會議記錄這類供全機構或團隊使用的內容，請鼓勵使用者利用共用雲端硬碟處理。至於一對一會議記錄、績效評估和職涯發展計畫這類個人和私人檔案，則建議您指示使用者存放在「我的雲端硬碟」中。

本頁內容

快速入門

  1. 請參閱「什麼是共用雲端硬碟？」一文，瞭解共用雲端硬碟及其最佳實務用法。
  2. 瞭解如何建立共用雲端硬碟及新增成員。注意：您是在雲端硬碟中建立共用雲端硬碟，而非透過管理控制台建立。
  3. (選用，不適用於 Business Starter) 請考慮是否要限制與外部使用者、訪客或共用雲端硬碟成員以外的人士共用檔案，並設定共用雲端硬碟的預設共用權限。
  4. 在共用雲端硬碟中新增檔案和資料夾

基本設定

  1. 瞭解檔案存取權在共用雲端硬碟中的運作方式

  2. 設定哪些使用者能建立共用雲端硬碟。根據預設，所有使用 Google Workspace Business 和 Enterprise 版本的使用者都可以建立共用雲端硬碟。如果是 Google Workspace for Education 客戶，建立共用雲端硬碟的功能預設為關閉。

  3. 設定要將新的共用雲端硬碟指派給哪個機構單位。

    根據預設，系統會將共用雲端硬碟指派給頂層機構單位，並套用該機構單位的雲端硬碟資料政策。如需更精細的控管功能，您可以將這些共用雲端硬碟指派給共用雲端硬碟建立者的機構單位，或任何其他機構單位。

  4. 提供使用者訓練資源。

進階部署和管理

這些步驟可協助您瞭解如何在需要移動內容或管理共用設定時，部署共用雲端硬碟。

步驟 1：規劃將內容移至共用雲端硬碟的方式

  1. 如需將多個檔案和資料夾移至共用雲端硬碟，請參閱「共用雲端硬碟限制」和「遷移大量 Google 雲端硬碟資料的最佳做法」。
  2. 如要保留「我的雲端硬碟」中的資料夾結構，管理員和具備管理員存取權的使用者可將自己擁有的資料夾移動到共用雲端硬碟，或將這些資料夾與共用雲端硬碟共用。此外，具備協作者以上權限的共用雲端硬碟成員可以建立資料夾及新增檔案。
  3. 設定哪些使用者可以將檔案移至共用雲端硬碟。

步驟 2：設定進階共用雲端硬碟共用、資料保護和資料保留功能

不支援 Business Starter

  1. 設定共用雲端硬碟的預設共用權限。

    • 設定共用雲端硬碟內容的權限，決定是否與外部使用者或共用雲端硬碟成員以外的人士共用。
    • 設定檢視者和加註者是否可以下載、列印及複製共用雲端硬碟中的檔案。
    • 設定具備管理員存取權的共用雲端硬碟成員是否能覆寫您的預設共用設定。

    • 設定內容管理員是否可以共用資料夾。

      注意：共用雲端硬碟的共用權限不會限制 Google 表單要求的分享對象。

  2. 如果貴機構使用雲端硬碟資料遺失防護 (DLP) 規則，請查看這些規則，並確認這些規範適用於您的共用雲端硬碟檔案。系統會依機構單位將雲端硬碟資料遺失防護規則套用至共用雲端硬碟中的檔案。請參閱這篇文章，進一步瞭解資料遺失防護功能，以及如何將共用雲端硬碟指派給機構單位。

  3. 如果貴機構會使用 Google 保管箱保留 Google 雲端硬碟中的檔案，請為共用雲端硬碟中的檔案設定資料保留規則。

  4. 更多建議項目：

    • 將檔案移至共用雲端硬碟後，檔案共用對象可能會失去存取權。共用雲端硬碟的共用設定可能會覆寫檔案共用設定。舉例來說，如果檔案是與外部使用者共用，但是共用雲端硬碟禁止對外共用，那麼外部使用者將無法存取該檔案。
    • 如果貴機構中有部分使用者的授權不支援共用雲端硬碟 (例如 Frontline 版本或 Cloud Identity 進階版)，請參閱這篇文章，瞭解這些使用者如何存取共用雲端硬碟內容。
    • 如要與沒有 Google 帳戶的使用者共用檔案和資料夾，您可以開啟協作者共用功能

步驟 3：(選用) 建立共用雲端硬碟及移動檔案。

在某些情況下，您可能需要以管理員身分建立共用雲端硬碟：

  • 如果您選擇僅允許自己和其他管理員建立共用雲端硬碟及移動檔案，就必須為使用者設定共用雲端硬碟。
  • 貴機構才剛開始使用共用雲端硬碟，而您想為共用雲端硬碟建立廣泛採用的架構。

瞭解如何建立共用雲端硬碟、新增成員及設定存取層級。共用雲端硬碟的管理員可以前往 drive.google.com 新增成員，也可以在管理控制台中新增成員。

重要事項：在您將成員加入共用雲端硬碟前，只有檔案的直接共用對象可以存取檔案。

讓使用者熟悉整套服務

建議您分享下列資源，協助使用者充分發揮共用雲端硬碟的效用：

擁有不支援共用雲端硬碟授權的使用者存取權

如果是具備 Frontline 版本、G Suite Basic、Cloud Identity 進階版和 Cloud Identity 免費版授權的使用者，他們的共用雲端硬碟權限將視共用雲端硬碟位於機構內部還是外部而定。

內部共用雲端硬碟

您可以將這些使用者新增為共用雲端硬碟成員，但他們只能具備檢視者權限。不過，如果共用雲端硬碟中的檔案已直接與他們共用，那麼他們也可以加註或是編輯檔案。但請注意，即便使用者是共用雲端硬碟的成員，也無法將檔案上傳至共用雲端硬碟。

外部共用雲端硬碟

您可以將這些使用者新增為外部共用雲端硬碟的成員，並授予任何存取層級 (包括管理員)。