管理員可以為機構中的使用者開啟或關閉 Google 雲端硬碟。這項設定也可控管 Google 文件編輯器 (例如 Google 文件、協作平台和 Apps Script) 的存取權。在大多數情況下，貴機構會預設開啟雲端硬碟與文件服務。您可以對組織內的所有使用者、特定組織單位或特定群組，開啟雲端硬碟與文件服務。
使用者登入 Google Workspace 帳戶後，如果雲端硬碟與文件已啟用，即可使用所有相關服務。如果未啟用，則只能使用部分服務功能，和未登入帳戶時類似。舉例來說，即使關閉「雲端硬碟與文件」的切換設定，使用者仍可匿名存取網路上公開分享的文件。
關閉雲端硬碟和文件的影響
使用者無法執行下列操作：
- 在 Google 雲端硬碟、文件、試算表、簡報、表單、協作平台、Vids 或 Apps Script 中存取或建立檔案。現有的 Apps Script 指令碼仍會執行。即使關閉檔案擁有者的雲端硬碟與文件功能，若與其他使用者共用檔案，而這些使用者開啟了雲端硬碟與文件服務，則他們仍可存取該檔案。
- 提交 Google 表單，要求將文件與機構外部人士共用。
- 在 Gmail 整合式介面中將檔案上傳至聊天室。進一步瞭解 Gmail 整合式介面。
- 在 Gmail 中使用自訂電子郵件版面配置。
管理員對檔案共用設定的管理方式有所限制：
- 您無法在管理控制台中變更檔案共用權限。
- 如果已啟用並設定信任規則，相關規則仍會套用到使用者的檔案。如要進一步瞭解信任規則，請參閱「建立及管理雲端硬碟共用信任規則」。
如果想讓使用者存取雲端硬碟，但不想使用文件、試算表和其他文件編輯器建立檔案，請將雲端硬碟與文件服務設為開啟，並關閉文件建立功能。
控管機構中有哪些使用者能使用雲端硬碟和文件編輯器
事前準備：如要為特定使用者開啟/關閉服務，請將他們的帳戶加入同一個機構單位 (依部門控管存取權)，或是同一個存取權群組 (跨部門控管使用者存取權)。-
在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」圖示
「應用程式」「Google Workspace」「雲端硬碟與文件」。必須擁有服務設定管理員權限。
- 點按「服務狀態」。
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如要為貴機構中的所有使用者開啟或關閉服務，請按一下「為所有人啟用」或「為所有人關閉」，接著再點選「儲存」。
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(選用) 如何為機構單位開啟或關閉服務：
- 在左側選取機構單位。
- 選取「開啟」或「關閉」即可變更服務狀態。
- 選擇下列其中一個選項：
- 如果服務狀態設為「已沿用」，而您想要保留更新後的設定 (即使上層設定發生變更也一樣)，請按一下「覆寫」。
- 如果服務狀態設為「已覆寫」，按一下「沿用」即可還原成與上層機構相同的設定，點選「儲存」則可保留新設定，即使上層設定發生變更也一樣。
進一步瞭解機構架構。
- (選用) 如要為一群屬於相同或不同機構單位的使用者開啟服務，請選取存取權群組。詳情請參閱「使用存取權群組自訂服務存取權」。