Kuruluşunuz için sınıflandırma etiketleri oluşturma

Bu özelliğin desteklendiği sürümler: Frontline Starter, Frontline Standard ve Frontline Plus; Business Standard ve Business Plus; Enterprise Standard ve Enterprise Plus; Education Standard ve Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials ve Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Sürümünüzü karşılaştırın

Not:

• Bu makalede açıklanan bazı özellikler (ör. otomatik sınıflandırma, Veri Kaybını Önleme kuralları ve etiketlere dayalı Apps Kasası saklama kuralları) için Veri Kaybını Önleme özelliklerine sahip bir Google Workspace sürümü gerekir. Sürümünüzün bu gelişmiş özellikler için uygun olup olmadığını doğrulamak üzere Google Workspace sürümlerini karşılaştırma başlıklı makaleyi inceleyin.
• Drive'daki dosyalarınıza sınıflandırma etiketleri uygulamak için bu sayfaya gidin. Gmail iletilerinize sınıflandırma etiketleri uygulamak için bu sayfaya gidin.

Yönetici olarak, kullanıcıların Drive'daki dosyalara ve Gmail'deki iletilere uygulayabileceği sınıflandırma etiketleri oluşturabilirsiniz. Birden çok rozetli etiket dahil olmak üzere 150 etiket oluşturabilirsiniz. Etiketleri Yönetici Konsolu'nda oluşturabilirsiniz.

Başlamadan önce: Etiketlerle ilgili en iyi uygulamalar hakkında bilgi edinin.

1. Adım: Etiket oluşturma

1. Google Yönetici Konsolu'nda Menü GüvenlikErişim ve veri denetimiEtiket yöneticisi'ne gidin.

   Etiket Yöneticisi'ne git

   Sınıflandırma Etiketlerini Yönetme yönetici ayrıcalıklarına sahip olmayı gerektirir.

2. Yeni etiket'i tıklayın.
3. Etiket için bir ad girin.
4. Etiketi kullanmak istediğiniz uygulamaların yanındaki kutuları işaretleyin.
5. (İsteğe bağlı) Bir etiket açıklaması ekleyin. Kullanıcılar bir dosyanın Etiketler panelini açtıklarında etiket açıklamasını görür.
6. (İsteğe bağlı) Rozetli alanı olan etiketler için etiketle ilgili dokümanların bağlantısını ekleyin. Kullanıcılar rozetli etiketin üzerine geldiğinde veya bir dosya için Etiketler bölmesini açtığında "daha fazla bilgi" bağlantısını görür.

Alan eklemek (isteğe bağlı) ve etiketinizi yayınlamak için sonraki bölümlere geçin.

2. adım: (İsteğe bağlı) Etikete alan ekleyin

Daha ayrıntılı sınıflandırmaya olanak tanımak için etiketlere 10 adede kadar alan ekleyebilirsiniz. Örneğin, bir Departman etiketinde Finans, Mühendislik ve Hukuk gibi seçeneklerin yer aldığı bir alan olabilir.

1. Etiket açıkken Alan ekle'yi tıklayın.

2. Eklemek istediğiniz her alan türünün yanındaki Alan ekle'yi tıklayın. Alan türleriyle ilgili ayrıntılar için aşağıdaki adımları uygulayın.

   İpuçları:

   1. Tutarlı kullanımı teşvik etmek için bir etiketteki alan sayısını en aza indirin. Hızlı ve kolay bir şekilde yapılabildiğinde, kullanıcıların etiketleri uygulama ve alan değerlerini düzenleme olasılığı daha yüksektir.
   2. Drive veri koruma kuralları yalnızca rozetli alanlara sahip veya tek seçenekli Seçenekler Listesi alan türüne sahip etiketleri kullanabilir. Diğer alan türleri desteklenmez.

3. Alan ekle'yi tıklayın.

4. Alan adı, kullanılabilir seçenekler veya tarih alanının biçimi gibi seçenekleri yapılandırmak için bir alanı tıklayın. Rozet renklerini ayarlayabilir ve alan seçeneklerini yeniden sıralayabilirsiniz.

5. (İsteğe bağlı) Kullanıcıların seçenek belirlemesini zorunlu kıl'ı işaretleyerek alanı zorunlu hale getirin. Önemli: Kullanıcılar, doldurulmasını teşvik etmek için bu etiketlerde vurgular görür ancak bu alanlar zorunlu değildir.

Eklediğiniz ilave alanları veya alan seçeneklerini, etiketi yayınlamadan önce silebilirsiniz. Silmek istediğiniz alan veya alan seçeneği için Diğer Sil'i tıklayın.

Yeni alanları dikkatlice inceleyin. Etiketi yayınladıktan sonra alan türünü değiştiremezsiniz. Kişi alanlarında, kullanıcıların birden çok değer seçip seçemeyeceğini değiştiremezsiniz.

Alan türleri

Alan	Kullanıcılar neler yapabilir?	Ek bilgiler
Rozet listesi	Rozet listesinden bir seçenek belirleme	Her etiket için yalnızca bir rozet listesi alanı eklenebilir. En fazla 200 seçenek Kullanıcılar yalnızca bir seçenek belirleyebilir.
Seçenek listesi (Tek seçim)	Listeden bir seçenek belirleme	En fazla 200 seçenek
Seçenek listesi (Çoklu seçim) Gmail için desteklenmiyor	Listeden bir veya daha fazla seçenek belirleme	En fazla 200 seçenek Kullanıcılar en fazla 10 değer seçebilir.
Sayı Gmail için desteklenmiyor	Sayısal bir değer girin	Yalnızca tam sayılar
Tarih Gmail için desteklenmiyor	Bir takvim tarihi seçme	Tarih biçimi Uzun: GG Ay YYYY veya Kısa: GG/AA/YY olarak ayarlanabilir
Metin Gmail için desteklenmiyor	Metin kutusuna metin girme	En fazla 100 karaktere izin verilir.
Kişi Gmail için desteklenmiyor	Workspace kişilerinden kişi seçme	İsteğe bağlı yapılandırma: Birden fazla bölüme izin ver Çoklu seçime izin verilirse kullanıcılar 10'dan fazla öğe seçemez

3. Adım: Etiketi görüntüleyebilecek veya kullanabilecek kişileri ayarlayın

Varsayılan olarak kuruluşunuzdaki herkes etiketleri görüntüleyebilir ve uygulayabilir. Etiket değerlerini düzenleyerek alan değerlerini görüntüleme, uygulama, düzenleme ve etikete göre arama işlemlerini kimlerin yapabileceğini kontrol edin. Örneğin:

• Kuruluş dışı kullanıcıların veya kuruluş dışından kullanıcıları içeren grupların etiketleri görüntülemesine ve kullanmasına izin vermek için bu kullanıcıları ve grupları Gelişmiş izinler bölümünün altında ekleyin.
• Yeni bir etiketi test etmek için başlangıçta Kısıtlı erişim'i ayarlayabilir ve etiket üzerinde yalnızca test grubuna erişim verebilirsiniz. Testin ardından, herkesin kullanabilmesi için izinleri değiştirebilirsiniz.
• Bir etiket gizli bilgi içeriyorsa yalnızca bu bilgilere erişmesi gereken kullanıcıların etiketi görüntüleyebilmesi veya kullanabilmesi için Kısıtlı erişim'i ayarlayabilirsiniz.

Not:

• Drive sınıflandırma etiketleri için dosya izinleri yine geçerlidir. Örneğin, bir kullanıcı bir dosyada salt görüntüleme erişimine sahipse bu etiketleri uygulama ve ayarlama izni olsa bile yalnızca söz konusu dosyaya uygulanan etiketleri görüntüleyebilir.
• Google Hesabı olan tüm kullanıcılara etiketleri görüntüleme veya uygulama izni verilebilir. Bununla birlikte, Drive sınıflandırma etiketleri yalnızca Drive etiketlerini destekleyen bir lisansa sahip kullanıcılara veya ortak Drive'lardaki öğelere uygulanabilir.

Etiket izinlerini ayarlamak için:

1. Henüz açık değilse etiketi açın.
2. Sağdaki İzinler bölmesinde Düzenle'yi tıklayın.
3. Kuruluşunuz için izin düzeyini seçin:
   1. Etiket uygulayabilir ve değerler belirleyebilir: Kullanıcılar, düzenleyebilecekleri dosyalarda bu etiketi uygulayabilir, değerlerini belirleyebilir ve arayabilir.
   2. Bu etiketi görüntüleyebilir: Kullanıcılar, görüntüleyebilecekleri veya yorum yapabilecekleri dosyalarda etiketi görüntüleyebilir ve arayabilir.
   3. Kısıtlı erişim: Yalnızca belirttiğiniz kullanıcılar ve gruplar etiketleri görüntüleyebilir veya uygulayabilir. Bir sonraki adımda her kullanıcı veya grup için izinleri seçebilirsiniz.
4. (İsteğe bağlı) Belirli kullanıcılar ve gruplar için izinler ekleyin:
   1. Gelişmiş izinler bölümünde, bir kullanıcı veya grup hesabını girmeye başlayın ve hesabı seçin. Önerilen hesaplar, iletişime geçtiğiniz hem kuruluş içi hem de kuruluş dışı kullanıcıları ve grupları içerir. Öneri listesinde bir kullanıcı veya grup hesabı görmüyorsanız manuel olarak hesap ekleyebilirsiniz. Örneğin, bayi yöneticisiyseniz bayiliğini yaptığınız müşterinin kullanıcılarını veya gruplarını ekleyebilirsiniz. Not: Dinamik gruplar, Gmail sınıflandırma etiketleri için desteklenmez.
   2. Söz konusu hesabın izin düzeyini seçin.
5. Kaydet'i tıklayın.

4. Adım. Etiketleri önizleme ve yayınlama

Yeni etiketler "taslak" durumunda oluşturulur. Böylece, etiketinizi kullanıcılara sunmadan önce nasıl görüneceklerini inceleyebilirsiniz.

Drive ve Gmail'de bir etiketin nasıl çalışacağını önizlemek için sağdaki Önizleme panelini inceleyin. Üstte, etiketini önizlemek istediğiniz uygulamayı seçin. Bir etiket Gmail tarafından desteklenmeyen alanlar içeriyorsa bu alanlar Gmail önizlemesinde listelenmez ancak Drive önizlemesinde listelenir.

Etiket yayınlamak için:

1. Henüz açık değilse etiketi açın.
2. Etiketi ve alanları inceleyin. Önemli: Alan türü, etiket yayınlandıktan sonra değiştirilemez.
3. Yayınla'yı tıklayın.
4. Yayınla'yı tıklayarak etiketi yayınlamak istediğinizi onaylayın.

Etiketi görüntüleme veya kullanma izinleri olan kullanıcılar artık erişime sahip. Verileri sınıflandırmak ve korumak için etiketi kullanabilirsiniz (Sonraki bölümde açıklanmıştır).

Bir etiketi düzenlediğinizde değişiklikler taslak olarak kaydedilir. Yaptığınız düzenlemelerin kullanıcılar tarafından kullanılabilmesi için etiketi yeniden yayınlamanız gerekir.

5. Adım: (İsteğe bağlı) Verileri sınıflandırmak, korumak ve yönetmek için sınıflandırma etiketleri kullanın

Sınıflandırma etiketlerini Drive'daki dosyalara veya Gmail'deki iletilere otomatik olarak uygulayacak politikalar ayarlayabilirsiniz. Ayrıca bir dosyanın etiketlerine göre silinmesini önlemek için Veri Kaybını Önleme (DLP) ve Apps Kasası saklama kuralları da ayarlayabilirsiniz.

Önemli:

• Varsayılan sınıflandırma, yapay zeka sınıflandırması, Veri Kaybını Önleme (DLP) veya Apps Kasası saklama kuralları için bir etiket kullandığınızda, etiketin ayarları Etiket Yöneticisi'nde kilitlenir. Bu, etiketlerde iş politikalarını ihlal edebilecek düzenlemeler yapılmasını engeller.
• Veri Kaybını Önleme (DLP) kurallarında veya Apps Kasası saklama kurallarında bir etiket kullandığınızda, etiket devre dışı bırakılamaz veya silinemez. Etiket yöneticileri, etiket tablolarındaki Kurallar sütununda etiketin bir kuralda kullanıldığını görebilir. Bununla birlikte, gerekli yönetici ayrıcalıklarına sahip olmadıkları sürece etiketi kullanan kuralın ayrıntılarını göremezler.

Drive'daki dosyalara otomatik olarak etiket uygulama

Dosyalara otomatik olarak etiket uygulamanın 3 yolu vardır: varsayılan sınıflandırma, Veri Kaybını Önleme ve yapay zeka destekli sınıflandırma. İşleyiş şekilleri farklıdır ve yapmak istediğiniz etiketleme türüne bağlı olarak bunları bir arada kullanabilirsiniz.

Gmail'deki iletilere otomatik olarak etiket uygulama

İletileri içeriğine göre otomatik olarak etiketlemek için Veri Kaybını Önleme kurallarını kullanabilirsiniz. Daha fazla bilgi edinmek için Gmail'de Veri Kaybını Önleme ve otomatik sınıflandırma etiketleri başlıklı makaleyi inceleyin.

Etikete dayalı Veri Kaybını Önleme kurallarıyla kuruluş dışı paylaşımı ve gönderimi önleme

Yalnızca belirli bir etikete veya alana sahip olan öğeler ya da iletiler için geçerli olacak kurallar tanımlayabilirsiniz. Örneğin, dokümanlarda veya iletilerde kredi kartı numaralarını ve vatandaşlık numaralarını tarayan bir Veri Kaybını Önleme kuralı oluşturabilirsiniz. Eşleşme bulunursa Hassasiyet gibi bir etiket uygulanır, alan değeri Gizli olarak ayarlanır, kuruluş dışı paylaşım ve gönderim engellenir.

Veri koruma kuralları, rozetli alanlara veya Seçenekler Listesi alanlarına sahip etiketleri kullanabilir. Diğer alan türleri desteklenmez.

Veri Kaybını Önleme kuralı oluşturmak için Drive için Veri Kaybını Önleme kuralları ve özel içerik algılayıcıları oluşturma veya E-posta ve eklerde veri sızıntısını önleme başlıklı makalelerdeki adımları uygulayın. İpucu: Veri Kaybını Önleme kurallarını hem Drive'daki dosyalar hem de Gmail'deki iletiler için geçerli olacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Veri Kaybını Önleme özelliği etiket tespit ettiğinde her uygulama için hangi işlemin yapılacağını siz seçersiniz.

Google Apps Kasası'nı kullanarak Drive dosyalarını etikete göre tutma

Drive etiketlerine ve alan değerlerine bağlı olarak, öğelerin silinmesini engelleyen veya gerektiren saklama kuralları tanımlayabilirsiniz. Örnekler ve daha fazla bilgi için Drive dosyalarını Apps Kasası ile saklama başlıklı makaleyi inceleyin.

Sonraki adımlar

Kuruluşunuzun kullanabileceği etiketlere sahip olduğunuza göre:

1. Kullanıcılarınıza Drive sınıflandırma etiketlerini uygulamayı ve dosya aramak için bunları kullanmayı öğretin.
2. Kullanıcılarınıza Gmail sınıflandırma etiketlerini uygulamayı öğretin.
3. Etiketleri nasıl düzenleyeceğinizi, devre dışı bırakacağınızı, sileceğinizi ve izleyeceğinizi öğrenin.