Tương tự như cách bạn tuỳ chỉnh Google Workspace để xử lý thư đến, một số người nhận bên ngoài cũng thiết lập hệ thống email cho phù hợp với nhu cầu của họ. Do đó, bạn có thể gặp phải vấn đề với email mà bạn gửi cho họ.
Các vấn đề thường gặp và biện pháp được đề xuất
Email mất hơn một giờ để đến hộp thư đến của người nhận
- Nếu email được gửi chưa quá 30 ngày, bạn có thể sử dụng công cụ Tìm kiếm nhật ký email để theo dõi đường đi của thư đến hệ thống email của người nhận.
- Để tìm hiểu về một cách khác giúp phát hiện độ trễ khi gửi email, hãy lấy bản sao tiêu đề thư đã nhận và dán vào công cụ phân tích tiêu đề. Thông tin này cho biết email có bị trễ trong quá trình truyền tải hay không, hoặc sau khi máy chủ thư của người nhận chấp nhận thư để gửi.
Máy chủ thư của người nhận đã từ chối kết nối từ Google
Nếu máy chủ nhận từ chối một thư được gửi từ bên ngoài do máy chủ của Google truyền tải, thì Google sẽ cung cấp một báo cáo không gửi được. Đôi khi, email này được gọi là "thư bị trả lại". Thông báo này xuất hiện trong hộp thư đến của người dùng, cho biết rằng thư đã bị trả lại.
Thông báo gửi trả lại thường bao gồm phản hồi SMTP từ máy chủ của người nhận. Đây là thông tin cho biết lý do máy chủ từ chối email.
- Liên hệ với người nhận để thông báo cho họ về vấn đề này và đề nghị họ thêm miền hoặc địa chỉ email của bạn vào danh sách cho phép của họ.
- Nếu bạn vẫn cần được trợ giúp, hãy liên hệ với nhóm hỗ trợ.
Hệ thống của người nhận đã đánh dấu email được gửi là thư rác
Thiết lập bản ghi SPF, DKIM và DMARC cho miền của bạn. Điều này giúp người nhận có thể xác minh tính xác thực và nguồn gốc của thư mà họ nhận được từ bạn.
Các phương pháp hay nhất để gửi email
Để giảm nguy cơ gặp phải một số vấn đề nêu trên, quản trị viên nên áp dụng các biện pháp sau.
Tuân thủ nguyên tắc dành cho người gửi email
Nếu bạn thường xuyên gửi email khảo sát, tờ rơi hoặc các thông tin liên lạc khác cho nhiều người bằng Google Workspace hoặc hệ thống email của bên thứ ba, hãy làm theo các yêu cầu và đề xuất trong Nguyên tắc dành cho người gửi email. Việc tuân thủ các nguyên tắc này giúp giảm nguy cơ hệ thống thư của người nhận đánh dấu thư của bạn là thư rác hoặc chặn miền của bạn.
Định tuyến email từ các hệ thống khác thông qua Google Workspace
Bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP nếu:
- Thiết lập máy quét, máy in hoặc ứng dụng web để gửi email (ví dụ: quét để gửi email).
- Sử dụng một hệ thống khác không phải của Google có khả năng gửi email (ví dụ: CRM, hệ thống bán vé hoặc tự động hoá tiếp thị) để quét thư gửi đi nhằm phát hiện thư rác.
Bằng cách khiến email không phải của Google xuất hiện dưới dạng email đến từ miền Google Workspace của bạn, tính năng chuyển tiếp qua SMTP sẽ xác thực những email này.
Yêu cầu người nhận thêm miền của bạn vào danh sách cho phép của họ
Danh sách cho phép là danh sách những người gửi được phê duyệt. Mặc dù người nhận có quyền quyết định, nhưng việc thêm một miền vào danh sách cho phép sẽ giúp loại bỏ phần lớn nguy cơ email không đến được với họ trong tương lai. Bạn có thể làm tương tự cho họ bằng cách thêm miền của họ vào bộ lọc thư rác.