Quản lý Danh sách địa chỉ chung

Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

Khi bạn bật Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), Danh sách địa chỉ chung (GAL) của tổ chức bạn trong Google Workspace sẽ tự động có sẵn cho mỗi người dùng GWSMO trong Outlook.

GAL là một danh bạ dùng chung, có thể tìm kiếm gồm tất cả người dùng, nhóm, danh bạ dùng chung và tài nguyên được xác định cho miền Google Workspace của bạn. Những người liên hệ trên toàn cầu này cũng có trong giao diện Gmail trên web.

Theo mặc định, địa chỉ chung được chia sẻ với mọi người trong tổ chức của bạn. Trong đó có địa chỉ email chính của mỗi người dùng và mọi email đại diện hoặc biệt hiệu. Định dạng tên của họ (ví dụ: Họ, Tên hoặc Tên, Họ) tuân theo chế độ cài đặt định dạng tên trong Gmail.

Nếu bạn sửa đổi GAL trong Google Workspace, danh sách của mỗi người dùng cũng sẽ được cập nhật trong Outlook. Có thể mất đến 24 giờ thì nội dung cập nhật mới xuất hiện trong Outlook hoặc người dùng mới xem được GAL sau khi cài đặt GWSMO.

Những tính năng nào có và không có cho người dùng Outlook?

Người dùng GWSMO trong Outlook có thể:

  • Xem GAL cho tất cả người dùng, nhóm, danh bạ dùng chung và tài nguyên Google Workspace của tổ chức. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần các trường được hỗ trợ bên dưới.
  • Tìm người liên hệ theo người dùng, nhóm và địa chỉ tài nguyên trong Sổ địa chỉ của Outlook. Khi bạn nhập vài ký tự đầu tiên của một địa chỉ trong Sổ địa chỉ, hệ thống sẽ tự động hoàn thành những tên hàng đầu khớp với một mục nhập.
  • Tìm thông tin về trạng thái bận/rảnh của những người dùng và tài nguyên khác, chẳng hạn như phòng hội nghị. Bạn cũng có thể thêm thông tin rảnh/bận cho những người trong tổ chức vẫn đang sử dụng Microsoft Exchange. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thiết lập thông tin về trạng thái rảnh/bận cho người dùng Exchange.

Người dùng GWSMO trong Outlook không thể xem dữ liệu Exchange chưa được sao chép trong Google Workspace.

Quản lý GAL

Là quản trị viên Thư mục, bạn có thể quản lý GAL để kiểm soát khả năng hiển thị thông tin người dùng trong Danh bạ Google và các dịch vụ khác của Google. Nếu người dùng trong miền của bạn không thể truy cập vào bất kỳ địa chỉ nào trên toàn cầu trong Outlook hoặc Gmail, hãy xác minh rằng tính năng chia sẻ danh bạ đã được bật trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

Để sửa đổi chế độ cài đặt chia sẻ thông tin liên hệ, bạn cần phải là Quản trị viên cấp cao hoặc Quản trị viên dịch vụ, hoặc có đặc quyền đối với dịch vụ cài đặt Thư mục trong một vai trò tuỳ chỉnh. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Chỉ định quyền quản trị cho người dùng hoặc Tạo, chỉnh sửa và xoá vai trò quản trị viên tuỳ chỉnh.

Bật Danh bạ

Để đảm bảo người dùng GWSMO có thể sử dụng GAL, bạn cần bật Danh bạ của tổ chức và đặt chế độ cài đặt chia sẻ danh bạ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Bật Danh bạ và thiết lập các chế độ chia sẻ.

Tắt Danh bạ

Nếu không muốn người dùng có quyền truy cập vào GAL, bạn có thể tắt tính năng này cho toàn bộ tổ chức hoặc chỉ cho một người dùng:

  • Để tắt tính năng chia sẻ thông tin liên hệ cho tổ chức và ẩn tất cả địa chỉ chung đối với người dùng, hãy chuyển đến phần Tắt danh bạ.
  • Để tắt tính năng chia sẻ thông tin liên hệ cho một người dùng cụ thể, hãy thêm khoá đăng ký vào máy tính của người dùng đó. Hãy xem phần Tắt tính năng Danh sách địa chỉ chung cho một người dùng.

Lưu ý: Bạn cũng có thể cần tắt Danh bạ khi thiết lập Danh bạ lần đầu hoặc để khắc phục sự cố.

Các chế độ cài đặt bổ sung cho thư mục

Dưới đây là một số chế độ cài đặt khác của Thư mục mà bạn có thể muốn khám phá:

Trường địa chỉ chung

Các trường được hỗ trợ

Theo mặc định, địa chỉ toàn cầu bao gồm các trường Tên, Họ và Địa chỉ email được xác định khi bạn thêm từng người dùng vào tài khoản Google Workspace. GWSMO hỗ trợ các trường sau trong quá trình đồng bộ hoá:

  • General-Name-First
  • General-Name-Initials
  • General-Name-Last
  • General-Name-Display
  • General-Name-Email
  • General-Address
  • General-City
  • General-State
  • General-Zip code
  • Chung – Quốc gia/Khu vực
  • General-Title
  • General-Company
  • General-Department
  • Văn phòng chung
  • General-Assistant
  • Chung – Điện thoại
  • Điện thoại/Ghi chú – Số điện thoại – Doanh nghiệp
  • Điện thoại/Ghi chú – Số điện thoại – Doanh nghiệp 2
  • Điện thoại/Ghi chú – Số điện thoại – Số fax
  • Điện thoại/Ghi chú – Số điện thoại – Trợ lý
  • Điện thoại/Ghi chú – Số điện thoại – Nhà riêng
  • Điện thoại/Ghi chú – Số điện thoại – Nhà riêng 2
  • Điện thoại/Ghi chú – Số điện thoại – Di động
  • Điện thoại/Ghi chú – Số điện thoại – Máy nhắn tin
  • Điện thoại/Ghi chú – Ghi chú


Google, Google Workspace cũng như những nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.