डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके संगठन के एडमिन खातों के पास Google Workspace की सेवाओं के लिए, उपयोगकर्ता कॉन्टेंट और गतिविधि के रिकॉर्ड का ऐक्सेस होता है. उदाहरण के लिए, ऑडिट लॉग में Gmail और Chat गतिविधि के रिकॉर्ड. सुपर एडमिन के तौर पर, अपने उपयोगकर्ताओं की सुरक्षा और निजता को सुरक्षित रखने में मदद की जा सकती है. इसके लिए, एडमिन को सिर्फ़ वे खास अधिकार दें जो सामान्य इस्तेमाल के लिए ज़रूरी हैं.
उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपको अपने संगठन में उन एडमिन की संख्या सीमित करनी हो जिनके पास रिपोर्ट और ऑडिट लॉग, जांच टूल, सुरक्षा डैशबोर्ड, और Meet की क्वालिटी टूल का ऐक्सेस है. इन सेवाओं के लिए, विशेषाधिकारों को चालू या बंद करने के निर्देशों के लिए, यहां दिए गए सेक्शन देखें.
एडमिन खातों की सुरक्षा से जुड़े सबसे सही तरीके
सुपर एडमिन को रोज़मर्रा की गतिविधियों के लिए, किसी दूसरे उपयोगकर्ता खाते का इस्तेमाल करना चाहिए. उन्हें सिर्फ़ तब अपने सुपर एडमिन खाते में साइन इन करना चाहिए, जब उन्हें सुपर एडमिन से जुड़े कुछ खास काम करने हों. सुपर एडमिन के लिए भी दो चरणों में पुष्टि (2SV) की सुविधा का इस्तेमाल करना ज़रूरी है. बेहतर होगा कि वे सुरक्षा कुंजियों का इस्तेमाल करें, क्योंकि उनके खातों से संगठन के सभी कारोबार और कर्मचारी डेटा का ऐक्सेस कंट्रोल किया जाता है.
ज़्यादा जानकारी के लिए, एडमिन खातों की सुरक्षा से जुड़े सबसे सही तरीके लेख पढ़ें.
एडमिन के रोल और खास अधिकारों के बारे में जानकारी
Google Admin console में, कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए एडमिन के खास अधिकार चालू किए जा सकते हैं. इसके लिए, उन उपयोगकर्ताओं को एडमिन की भूमिकाएं असाइन करें. आपके पास एडमिन के लिए पहले से बनी हुई भूमिकाएं या एडमिन के लिए कस्टम भूमिकाएं असाइन करने का विकल्प होता है. इसी तरह, उपयोगकर्ताओं को एडमिन की भूमिका से हटाकर, एडमिन के खास अधिकार बंद किए जा सकते हैं.
अपने उपयोगकर्ताओं की सुरक्षा और निजता को सुरक्षित रखने के लिए, अपने संगठन में एडमिन के पास मौजूद इन सुविधाओं के ऐक्सेस की समीक्षा करें: रिपोर्ट, सिक्योरिटी डैशबोर्ड, सुरक्षा से जुड़े खतरों की जांच करने वाला टूल, और Meet की क्वालिटी से जुड़ा टूल. ज़्यादा जानकारी के लिए, यहां दिए गए सेक्शन देखें.
रिपोर्ट का ऐक्सेस
रिपोर्ट के लिए, विशेषाधिकार चालू या बंद करने के लिए, Google Admin console पर जाएं. इसके बाद, एडमिन की भूमिकाएं पर क्लिक करें. इसके बाद, बाईं ओर मौजूद कॉलम में से किसी एक भूमिका पर क्लिक करें. इसके बाद, विशेषाधिकार पर क्लिक करें. रिपोर्ट से जुड़ा अधिकार, रिपोर्ट में मौजूद होता है.
रिपोर्ट देखने की सुविधा वाले एडमिन के तौर पर, आपके पास रिपोर्ट देखने का विकल्प होता है. इससे सुरक्षा के संभावित जोखिमों की जांच की जा सकती है. साथ ही, यह ट्रैक किया जा सकता है कि कौन कब साइन इन करता है. इसके अलावा, यह समझा जा सकता है कि उपयोगकर्ता कैसे कॉन्टेंट बनाते और शेयर करते हैं. साथ ही, दस्तावेज़ में बदलाव जैसी उपयोगकर्ता गतिविधियों को ट्रैक किया जा सकता है. इसके अलावा, अन्य एडमिन के किए गए बदलावों को भी ट्रैक किया जा सकता है.
'रिपोर्ट' की सुविधा से, Gmail, Chat, Meet, और Voice के ऑडिट लॉग के साथ-साथ, ज़्यादातर अन्य सेवाओं के ऑडिट लॉग भी ऐक्सेस किए जा सकते हैं. एडमिन, मीटिंग में हिस्सा लेने वाले लोगों की जानकारी देख सकते हैं. साथ ही, मीटिंग का नाम, ईमेल का विषय, और हर मैसेज या कॉल के रिकॉर्ड जैसे कॉन्टेंट को भी देख सकते हैं.
सिक्योरिटी डैशबोर्ड का ऐक्सेस
सुरक्षा डैशबोर्ड के लिए, इस सुविधा को चालू या बंद करने के लिए, Google Admin console पर जाएं. इसके बाद, एडमिन की भूमिकाएं पर क्लिक करें. इसके बाद, बाईं ओर मौजूद कॉलम में से किसी एक भूमिका पर क्लिक करें. इसके बाद, खास अधिकार पर क्लिक करें. सुरक्षा डैशबोर्ड (डैशबोर्ड) को मैनेज करने की अनुमति, सेवाएं > सुरक्षा केंद्र में जाकर दी जा सकती है.
सुरक्षा डैशबोर्ड में कई रिपोर्ट होती हैं. इनमें मैसेज के कॉन्टेंट से मिली कुल जानकारी शामिल होती है. उदाहरण के लिए, ऐसे ईमेल की संख्या जिन्हें उपयोगकर्ता स्पैम के तौर पर मार्क करते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, सुरक्षा डैशबोर्ड का इस्तेमाल करना लेख पढ़ें.
सुपर एडमिन के पास, सुरक्षा डैशबोर्ड का ऐक्सेस अपने-आप होता है. वे एडमिन के तौर पर चुने गए लोगों के लिए, खास अधिकार चालू या बंद कर सकते हैं. सुरक्षा केंद्र के लिए एडमिन के अधिकार भी देखें.
सुरक्षा जांच टूल के लिए अनुमतियां
सुरक्षा जांच टूल के लिए अनुमतियां चालू या बंद करने के लिए, Google Admin console पर जाएं. इसके बाद, एडमिन की भूमिकाएं पर क्लिक करें. इसके बाद, बाईं ओर मौजूद कॉलम में से कोई भूमिका चुनें और अनुमतियां पर क्लिक करें. सुरक्षा जांच टूल के विशेषाधिकार, सेवाएं > सुरक्षा केंद्र में मौजूद होते हैं. जांच टूल के लिए अनुमतियां असाइन करते समय, एडमिन को कई तरह की अनुमतियां दी जा सकती हैं. ये अनुमतियां, उनकी भूमिका और ज़िम्मेदारियों के हिसाब से होनी चाहिए.
सुरक्षा जांच टूल का इस्तेमाल करके, एडमिन खोज करते हैं और ऐसे नतीजे देखते हैं जिनमें संवेदनशील कॉन्टेंट हो सकता है. जैसे, ईमेल का विषय या दस्तावेज़ का टाइटल. एडमिन, Gmail मैसेज के हेडर देख सकते हैं. साथ ही, जांच टूल से कॉन्टेंट को अपडेट या मिटा सकते हैं. इसके अलावा, वे Gmail मैसेज का कॉन्टेंट देखकर, यह समझ सकते हैं कि किसी मैसेज से जुड़ा कोई जोखिम तो नहीं है.
सुपर एडमिन के पास, सुरक्षा जांच टूल का ऐक्सेस अपने-आप होता है. वे एडमिन के तौर पर काम करने वाले अन्य लोगों के लिए, इस टूल को ऐक्सेस करने की अनुमतियां चालू या बंद कर सकते हैं. सुरक्षा केंद्र के लिए एडमिन के अधिकार भी देखें.
Meet के क्वालिटी टूल का इस्तेमाल करने की सुविधा
Meet क्वालिटी टूल के लिए, इस सुविधा को चालू या बंद करने के लिए, Google Admin console पर जाएं. इसके बाद, एडमिन की भूमिकाएं पर क्लिक करें. इसके बाद, बाईं ओर दिए गए कॉलम में मौजूद किसी भूमिका पर क्लिक करें. इसके बाद, अधिकार पर क्लिक करें. मीटिंग की क्वालिटी टूल का ऐक्सेस पाने की सुविधा, सेवाएं > Google Meet > Meet की सेटिंग मैनेज करें > एडमिन के लिए क्वालिटी डैशबोर्ड का ऐक्सेस में जाकर मिलती है.
मीटिंग की क्वालिटी का आकलन करने वाला टूल, मीटिंग के हर इंस्टेंस की क्वालिटी के बारे में रिपोर्ट करता है. इसमें मीटिंग आईडी, अवधि, और उसमें शामिल होने वाले लोगों की संख्या शामिल है. मीटिंग की क्वालिटी से जुड़े टूल के लिए एडमिन के खास अधिकारों के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, मीटिंग की क्वालिटी और आंकड़ों को ट्रैक करना लेख पढ़ें.
एडमिन की भूमिका असाइन करके, खास अधिकार चालू करना
एडमिन की भूमिका असाइन करना:
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Google Admin console में, मेन्यू
खाता एडमिन की भूमिकाएं पर जाएं.एडमिन की भूमिकाएं पर जाएंयह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.
- बाईं ओर, उस भूमिका पर क्लिक करें जिसे असाइन करना है.
- एडमिन पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ताओं को असाइन करें पर क्लिक करें.
- ज़्यादा से ज़्यादा 20 उपयोगकर्ताओं को ढूंढें और चुनें.
- भूमिका असाइन करें पर क्लिक करें.
एडमिन की भूमिका को असाइन करना बंद करके, खास अधिकार बंद करना
एडमिन की भूमिका हटाना:
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Google Admin console में, मेन्यू
खाता एडमिन की भूमिकाएं पर जाएं.एडमिन की भूमिकाएं पर जाएंयह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.
- बाईं ओर, सूची में मौजूद कस्टम भूमिकाओं में से किसी एक पर क्लिक करें.
- एडमिन पर क्लिक करें.
- उन एडमिन के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं जिनके लिए आपको भूमिका को असाइन नहीं करना है.
- भूमिका हटाएं पर क्लिक करें.
- पुष्टि करने के लिए, भूमिका हटाएं पर फिर से क्लिक करें.
कस्टम एडमिन रोल को अपडेट करके, अनुमतियां जोड़ना या हटाना
कस्टम एडमिन की भूमिका को अपडेट करके, एक से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं के लिए एडमिन के खास अधिकार जोड़े या हटाए जा सकते हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपको उपयोगकर्ताओं के किसी ग्रुप को रिपोर्ट देखने का अधिकार नहीं देना है, तो आपके पास उन उपयोगकर्ताओं को असाइन की गई कस्टम भूमिका से वह अधिकार हटाने का विकल्प होता है.
कस्टम एडमिन रोल में एडमिन के खास अधिकार जोड़ना या हटाना:
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Google Admin console में, मेन्यू
खाता एडमिन की भूमिकाएं पर जाएं.एडमिन की भूमिकाएं पर जाएंयह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.
- बाईं ओर, सूची में मौजूद कस्टम भूमिकाओं में से किसी एक पर क्लिक करें.
- अधिकार पर क्लिक करें.
- एडमिन की भूमिका में, आपको जो खास अधिकार जोड़ने या हटाने हैं उनके लिए बॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं.
- सेव करें पर क्लिक करें.
उदाहरण के लिए, रिपोर्ट ऐक्सेस करने की सुविधा बंद करने के लिए, रिपोर्ट चेकबॉक्स से सही का निशान हटाएं. सुरक्षा डैशबोर्ड के लिए अनुमतियां बंद करने के लिए, सुरक्षा केंद्र सेक्शन पर जाएं. इसके बाद, डैशबोर्ड बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
कस्टम एडमिन रोल मिटाकर, खास अधिकार बंद करना
अगर आपको कोई कस्टम एडमिन रोल असाइन किया गया है, तो आपके पास उसे हटाने का विकल्प नहीं होता. दूसरे सुपर एडमिन से संपर्क करके, खुद की भूमिका मिटाएं.
कस्टम एडमिन रोल मिटाकर, एडमिन के असाइन किए गए खास अधिकारों को बंद करें:
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Google Admin console में, मेन्यू
खाता एडमिन की भूमिकाएं पर जाएं.एडमिन की भूमिकाएं पर जाएंयह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.
- उस कस्टम भूमिका पर क्लिक करें जिसे मिटाना है.
- भूमिका मिटाएं पर क्लिक करें.
- पुष्टि करने के लिए, भूमिका मिटाएं पर फिर से क्लिक करें.
ज़्यादा जानकारी और निर्देशों के लिए, कस्टम एडमिन रोल बनाना, उनमें बदलाव करना, और उन्हें मिटाना लेख पढ़ें.
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