העברה של חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה

האפשרות הזו זמינה רק אם נרשמתם ישירות באינטרנט ואימתתם את הדומיין

אם המשתמשים שלכם נרשמו לחשבון אישי בשירות כמו Gmail באמצעות כתובת האימייל שלהם בעבודה, עברו במקום זאת אל העברת חשבונות אישיים לא מנוהלים.

לא בטוחים איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלכם? אפשר לעבור אל איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלי? (בהמשך הדף).

אחרי שתאמתו את הדומיין של הארגון, תוכלו להעביר חשבונות עבודה לא מנוהלים כדי שכל המשתמשים יהפכו למשתמשים מנוהלים.

מידע על חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה

כשמשתמש בארגון שלכם נרשם לשירות של Google, כמו מהדורת Workspace Essentials או Google Cloud, באמצעות כתובת האימייל שלו בעבודה, הפעולה הזו יוצרת חשבון של מקום עבודה לא מנוהל. הסוג הזה של חשבון כולל חשבונות בית ספריים לא מנוהלים שנוצרו על ידי משתמשי Google Workspace for Education.

בכל שירות אחר מלבד Google Cloud, משתמש שיוצר חשבון עבודה לא מנוהל יכול להזמין משתמשים אחרים שאין להם חשבונות Google בארגון שלכם לשתף איתו פעולה כצוות. חשבון המשתמש של כל אחד מחברי הצוות הופך לחשבון של מקום עבודה לא מנוהל בצוות.

אחרי שתאמתו את הדומיין ותעבירו חשבונות עבודה לא מנוהלים, המשתמשים בחשבונות האלה יהפכו למשתמשים מנוהלים. אפשר להחיל על המשתמשים האלה את אותם אמצעי בקרה לאדמינים כמו על כל משתמש מנוהל אחר, למשל ניהול פרופילים של משתמשים, שליטה בחוזק הסיסמה והחלת תכונות של משילות מידע ואבטחה.

כשיוצרים חשבון משתמש מנוהל, המשתמש לא יכול ליצור חשבון של מקום עבודה לא מנוהל עם אותה כתובת אימייל.

בדיקה והעברה של חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה

בצוותים שיש בהם כמה חשבונות עבודה לא מנוהלים, העברת הצוות תגרום לכך שכל המשתמשים בו יהיו תחת ניהול אדמין. אפשר להעביר רק את הצוות, ולא את חשבונות המשתמשים הנפרדים בצוות. כדי לעזור לכם להחליט אם להעביר צוות, תוכלו לבדוק את החשבונות הלא מנוהלים של מקום העבודה ששייכים לו.

לפני שמתחילים: כדי לבדוק אם חשבון לא מנוהל של מקום העבודה שרוצים להעביר שייך לעובד נוכחי, צריך לפנות למחלקת משאבי האנוש בחברה או למקור מידע דומה. אתם יכולים להעביר את החשבון של עובד לשעבר אם אתם רוצים לנהל את הנתונים ב-Workspace שנוצרו על ידי המשתמש.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט מדריך משתמשים לא מנוהלים חשבונות לצורכי עבודה.

   כניסה לדף Work accounts

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין העברת חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה.

2. כדי לבדוק את חשבונות המשתמשים הלא מנוהלים ששייכים לצוות, לוחצים על פעולות הצגת משתמשים ליד הצוות הרצוי.
3. במסך 'חשבונות לצורכי עבודה', בוחרים באחת מהאפשרויות:
   • כדי להעביר צוותים ספציפיים – מסמנים את התיבה ליד כל שם של צוות.
   • כדי להעביר את כל הצוותים – בחלק העליון, ליד חשבון של מקום עבודה, מסמנים את התיבה.
4. למעלה, לוחצים על העברה.
5. בודקים אם יש שינויים ברישיונות או במינויים מסמנים את התיבה כדי להביע הסכמה להסכמי הרישיון
6. לוחצים על העברה.

תהליך ההעברה יכול להימשך כמה דקות לכל משתמש. אם מעבירים צוות גדול או כמה צוותים, התהליך יכול להימשך כמה שעות. לא תוכלו לבצע משימות לניהול המינוי עד שהתהליך כולו יסתיים.

אחרי שמבצעים העברה של חשבון לא מנוהל של מקום עבודה, אי אפשר להחזיר אותו למצב של חשבון לא מנוהל.

מה קורה במהלך ההעברה?

• המשתמשים מועברים ליחידות ארגוניות חדשות – כשמעבירים חשבון לצורכי עבודה שלא מנוהל, אנחנו מוסיפים את חברי הצוות ליחידה ארגונית שנמצאת ישירות מתחת ליחידה הארגונית ברמה העליונה, ומחילים על המשתמשים האלה את כללי המדיניות של הארגון. אם מעבירים כמה צוותים, כל צוות מוגדר כיחידה ארגונית משלו. ליחידות הארגוניות מוקצה תווית אלפאנומרית במהלך ההעברה, ולכן יכול להיות שתצטרכו לחפש את שם המשתמש כדי לראות איפה הוא נמצא. אחרי ההעברה, תוכלו לשנות את השם של היחידות הארגוניות או להעביר משתמשים ליחידות ארגוניות קיימות לפי הצורך, כדי ליצור את המבנה הרצוי.
• העברת נתונים של משתמשים וצוותים – נתוני משתמש, כמו היומן וקבצים ב-Drive, ונתונים של צוותים, כמו אחסון שיתופי והנתונים במכשירי Chrome, מועברים לחשבונות המשתמשים המנוהלים החדשים.
• יכול להיות שיהיו שינויים ברישוי ובחיוב – פרטים מופיעים בהמשך הדף בקטע הסבר על שינויים ברישוי ובחיוב.
• אם אתם משתמשים ב-Chrome Enterprise וב-Chrome Enterprise Core – מידע נוסף זמין במאמר בנושא מיזוג צוותים אחרי אימות הדומיין.

הסברים על שינויים ברישוי ובחיוב

כשמעבירים צוות של חשבונות לא מנוהלים לצורכי עבודה, אנחנו מבטלים את החיוב על החשבונות האלה. אנחנו מקצים רישיונות חדשים לחברי הצוות ומוסיפים את החיובים לחשבון לחיוב של הארגון.

כל המשתמשים בצוות מסוים מקבלים את אותו רישיון חדש. אם מעבירים יותר מצוות אחד, יכול להיות שלכל צוות יהיה רישיון שונה, בהתאם למינויים של הארגון.

מינויים באותה קבוצה משפחתית

אם יש לכם מינוי באותה משפחת מהדורות כמו המינוי של חשבון לא מנוהל, אנחנו מקצים רישיון למינוי שלכם למשתמש הזה ומחייבים אתכם על הרישיון הנוסף. לדוגמה, אם לארגון שלכם יש מינוי ל-Enterprise Essentials ולחשבון הלא מנוהל יש מינוי ל-Essentials, במהלך ההעברה נשייך למשתמש הזה רישיונות ל-Enterprise Essentials ונתאים את החיוב החודשי בהתאם. אם בחשבון המשתמש שאתם מעבירים יש Cloud Identity Free Edition, אנחנו מקצים למשתמש הזה רישיון Cloud Identity בחינם בארגון שלכם.

אין מינויים באותה משפחה

אם אין לכם מינוי באותה משפחת מהדורות כמו המינוי של החשבון הלא מנוהל, אנחנו יוצרים מינוי ומקצים רישיון לאותו משתמש. כשיוצרים מינוי, אנחנו בוחרים את האפשרות הכי טובה שמאפשרת תאימות בין התכונות לבין המינוי הקיים בחשבון, ומונעת אובדן נתונים. לדוגמה, אם לארגון שלכם יש מינוי ל-Enterprise Essentials ולחשבון הלא מנוהל יש מינוי ל-Business Starter, במהלך ההעברה ניצור מינוי ל-Business Starter לארגון שלכם ונקצה רישיון למינוי הזה למשתמש.

אם ניצור מינוי חדש, לא נחייב את החשבון שלכם על המינוי החדש למשך 7 ימים. במהלך התקופה הזו, אפשר:

• הגדרת חיוב – צריך להגדיר חיוב כדי להמשיך את המינוי החדש למשתמשים האלה ולמנוע אובדן נתונים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרת החיוב ב-Google Workspace.
• הסרה או הקצאה מחדש של רישיונות – כדי להימנע מעלות של מינוי חדש, אפשר להסיר את הרישיונות של המשתמשים ולהקצות להם רישיונות למינוי הקיים של הארגון. אחרי זה תוכלו לבטל את המינוי החדש. עם זאת, אם תבצעו את הפעולה הזו, אתם עלולים לאבד נתונים, אלא אם המינוי הקיים שלכם כולל את היכולות והשירותים שדרושים לשמירת הנתונים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הקצאה, הסרה והקצאה מחדש של רישיונות.

אם לא תבצעו פעולה כלשהי תוך 7 ימים, נשעה את כל חשבונות המשתמשים במינוי החדש. הוראות לשחזור משתמש מושעה מופיעות במאמר שחזור משתמש מושעה.

מה קורה אחרי ההעברה?

• המשתמשים מקבלים הודעה – משתמשים מחשבון לא מנוהל של מקום עבודה שהועבר מקבלים אימייל שמודיע להם שלחשבון Google שלהם יש אדמין חדש.
• אתם הופכים לאדמין היחיד של המשתמשים – כל האדמינים הקודמים מאבדים את הגישה לאמצעי הניהול, כמו מרכז הבקרה של הצוות (Essentials בלבד) או מסוף Admin. אם צריך, מוסיפים מחדש הרשאות אדמין לחשבונות שלהם. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרת משתמש כאדמין.
• יכול להיות שהמשתמשים יאבדו את הגישה למרחבים ב-Chat – משתמשים בחשבונות לא מנוהלים שאתם מעבירים לא יוכלו יותר לגשת למרחבים ב-Chat, כולל הודעות ומשימות, שבהם הם השתמשו כשהחשבון שלהם היה במצב לא מנוהל.
• יכול להיות שהמשתמשים יצטרכו להגדיר סיסמה – אם בחשבון שהועבר יש מינוי ל-Google Cloud, יכול להיות שהמשתמשים בחשבונות האלה יתבקשו ליצור סיסמה בפעם הבאה שהם ייכנסו לחשבון Workspace שלהם.
• חשוב לאבטח חשבונות של עובדים לשעבר – אם העברתם חשבון של עובד לשעבר, מומלץ לשנות את הסיסמה של החשבון או להשעות אותו אחרי ההעברה, כדי לשמור על האבטחה.
• יכול להיות שיהיה צורך להעביר אפליקציות ל-Chat – אם בחשבונות שמועברים יש מינויים ל-Workspace עם אפליקציות ל-Chat שפותחו, יכול להיות שהן לא יפעלו בצורה תקינה אחרי ההעברה. כדי שהאפליקציות ימשיכו לפעול, יכול להיות שהמפתחים יצטרכו להעביר אותן לפרויקט בענן של Google Cloud. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא העברת אפליקציית Google Chat.

שאלות נפוצות

נושא קשור

איך מונעים יצירה של חשבונות חדשים לא מנוהלים של מקום עבודה