העברת חשבונות לשימוש אישי שלא מנוהלים

אם המשתמשים שלכם נרשמו לחשבון לצורכי עבודה שלא מנוהל באמצעות כתובת האימייל העסקית שלהם, עברו אל העברת חשבונות לצורכי עבודה שלא מנוהלים.

לא בטוחים איזה סוג חשבונות יש למשתמשים שלכם? איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלי?

יכול להיות שחלק מהעובדים שלכם משתמשים בחשבונות אישיים לא מנוהלים כדי לגשת לשירותי Google. חשבונות אישיים לא מנוהלים הם חשבונות שמשתמשים יצרו באופן עצמאי באמצעות כתובת האימייל שלהם בעבודה. חלק מהחשבונות לשימוש אישי שלא מנוהלים גורמים לשמות חשבונות זהים לחשבון פעיל. ניסיון ליצור חשבון מנוהל עם אותה כתובת אימייל שמשויכת לחשבון אישי לא מנוהל יוצר חשבון בעל מאפיינים זהים לחשבון פעיל.

סופר-אדמינים ב-Google Workspace יכולים לציין איך לטפל בחשבונות מתנגשים במהלך הקצאת הרשאות למשתמשים. אתם יכולים להזמין משתמשים לא מנוהלים להמיר את החשבונות שלהם לחשבונות מנוהלים בדומיין שלכם, להחליף באופן חד-צדדי חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל בחשבונות מנוהלים, או לנהל באופן ידני חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל. אתם בוחרים אפשרות ברירת מחדל לטיפול בחשבונות לא מנוהלים באמצעות ההגדרה ניהול חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל, כמו שמתואר במאמר הגדרת האפשרות לטיפול בחשבונות משתמשים אישיים לא מנוהלים (בהמשך הדף).

כלי ההעברה לחשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים מאפשר לכם לבדוק אילו חשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים קיימים, ואז להזמין את המשתמשים הלא מנוהלים האלה להמיר את החשבונות שלהם לחשבונות מנוהלים בדומיין שלכם. אחרי שהמשתמש יאשר את הבקשה, אפשר יהיה לנהל את החשבון והנתונים שלו במסוף Admin.

הערה: כלי ההעברה לחשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים וההגדרה ניהול חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל תומכים רק בטיפול בחשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל שמשויכים לכתובת האימייל הראשית של החשבון. אין תמיכה בהזמנות משתמשים במקרים של כתובת אימייל חלופית או כינוי שגורמים לקונפליקט.

הגדרת האפשרות לטיפול בחשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים

הערה: האפשרות שנבחרה חלה על חשבונות אישיים שנוצרו באמצעות API של ספריית Admin SDK עם הפרמטר resolveConflictAccount=true. אם אתם משתמשים ב-Google Cloud Directory Sync‏ (GCDS) או ב-GAM, הפרמטר הזה מוגדר כ-true כברירת מחדל. אבל במחברים של צד שלישי, הפרמטר לא יוגדר אם הם לא משולבים בתכונה הזו.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז חשבון ואז הגדרות חשבון ואז ניהול חשבונות עם כתובות שחופפות.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. בוחרים אפשרות:
    • שליחה אוטומטית של הזמנה למשתמשים להעברה של חשבונות לא מנוהלים בעלי מאפיינים זהים לחשבונות מנוהלים – ממשיכים לשלב 3.
    • החלפת חשבונות משתמשים עם כתובות אימייל זהות בחשבון מנוהל – אחרי שכתובת האימייל של המשתמש לצורכי עבודה תהפוך למנוהלת, בפעם הבאה שהמשתמש ייכנס לחשבון, הוא ייאלץ להגדיר חשבון Gmail, והנתונים של המשתמש יישארו בחשבון הזה.
    • שמירה של חשבונות מנוהלים בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל – צריך לנהל את החשבונות האלה באופן ידני באמצעות כלי ההעברה.
  3. אם בחרתם באפשרות שליחה אוטומטית של הזמנה למשתמשים להעברה של חשבונות לא מנוהלים בעלי מאפיינים זהים לחשבונות מנוהלים:
    1. מגדירים את משך הזמן לשליחת אימיילים יומיים נוספים. נשלח למשתמש אימייל מדי יום במהלך התקופה שצוינה, עם בקשה להעביר את החשבון שלו למצב מנוהל. אם הם יסכימו, כל החשבון יועבר למצב מנוהל, כולל כל הנתונים שמשויכים לחשבון.
    2. בוחרים אפשרות אם המשתמשים לא מאשרים את ההזמנות במהלך תקופת המעקב שנבחרה:
      • החלפת חשבונות משתמשים שמתנגשים בחשבון מנוהל – אחרי שכתובת האימייל של המשתמש לצורכי עבודה תהפוך למנוהלת, המשתמש ייאלץ להגדיר חשבון Gmail בפעם הבאה שהוא ייכנס לחשבון, והנתונים של המשתמש יישארו בחשבון הזה.
      • שמירה של חשבונות מנוהלים בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל – צריך לנהל את החשבונות האלה באופן ידני באמצעות כלי ההעברה.
  4. לוחצים על שמירה.

העברת חשבונות לשימוש אישי שלא מנוהלים

הוראות לבדיקת הסטטוס של חשבונות אישיים לא מנוהלים או להעברה ידנית שלהם מופיעות במאמרים הבאים:

הערה: אי אפשר להעביר משתמשים עם חשבונות אישיים לא מנוהלים לחשבון Google Workspace מנוהל אם המשתמשים האלה חברים בקבוצה משפחתית.

חשבונות מנוהלים ולא מנוהלים ושמות חשבונות זהים לחשבונות פעילים

חשבון משתמש מנוהל

חשבון משתמש מנוהל הוא חשבון ששייך ללקוח שאומת באמצעות דומיין. חשבון משתמש מנוהל נמצא בשליטה מלאה של אדמין ב-Google Workspace או ב-Cloud Identity, ואפשר לנהל אותו במסוף Google Admin.

חשבון לשימוש אישי שלא מנוהל

חשבון אישי לא מנוהל נמצא בבעלות ובניהול מלאים של המשתמש שיצר אותו. חשבונות אישיים לא מנוהלים לא שייכים ללקוחות שעברו אימות דומיין, והם לא נשלטים על ידי אדמינים של Google Workspace או Cloud Identity. לארגון שלכם אין שליטה על ההגדרות האישיות, האבטחה ומחזור החיים של החשבונות האלה.

לפעמים מתייחסים לחשבונות אישיים לא מנוהלים כחשבונות צרכניים, כי המשתמש נרשם לשירותי Google לצרכנים באמצעות הדומיין של החברה בכתובת האימייל שלו.

חשבון בעל מאפיינים זהים לחשבון פעיל

אם אדמין יוצר חשבון Google מנוהל עם אותה כתובת אימייל כמו חשבון אישי לא מנוהל קיים, ייווצרו שני חשבונות בעלי מאפיינים זהים. אם יש מצב כזה, סופר-אדמינים יכולים לפתור את הבעיה של חשבונות בעלי מאפיינים זהים באמצעות כלי ההעברה לחשבונות אישיים לא מנוהלים.

חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבונות פעילים.

למה צריך להעביר חשבונות לא מנוהלים

אם העובדים שלכם משתמשים בחשבונות אישיים לא מנוהלים, הרעיון של מקום אחד לניהול זהויות המשתמשים נפגע. חשבונות אישיים לא מנוהלים לא מנוהלים על ידי Google Workspace או Cloud Identity. לכן, אתם יכולים להשתמש בכלי ההעברה כדי לזהות חשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים שאתם רוצים להמיר לחשבונות מנוהלים, ולהעביר את החשבונות לשימוש אישי הלא מנוהלים לחשבונות מנוהלים.

חשבון אישי לא מנוהל שמשמש לעסקים וכולל כתובת אימייל ארגונית עלול להוות סיכונים רבים לעסק, כולל הסיכונים הבאים:

  • אי אפשר לשלוט במחזור החיים של חשבון לשימוש אישי לא מנוהל. עובד שעוזב את החברה יכול להמשיך להשתמש בחשבון הפרטי הלא מנוהל כדי לגשת למשאבים של החברה או כדי ליצור הוצאות עסקיות.
  • גם אם מבטלים את הגישה לכל המשאבים, החשבון האישי הלא מנוהל עדיין עלול להוות סיכון להנדסה חברתית. מכיוון שהחשבון משתמש בזהות שנראית מהימנה עם שם הדומיין של החברה, יכול להיות שהעובד לשעבר יצליח לשכנע עובדים נוכחיים או שותפים עסקיים להעניק לו שוב גישה למשאבים – למשל, לקובץ רגיש ב-Drive.
  • עובד לשעבר עם חשבון אישי לא מנוהל יכול להשתמש בחשבון כדי לבצע פעולות שלא תואמות למדיניות של הארגון, מה שעלול לסכן את המוניטין של החברה.
  • אי אפשר לאכוף מדיניות אבטחה כמו אימות דו-שלבי או כללים למורכבות סיסמאות.
  • אם לארגון שלכם יש מדיניות לגבי מיקום הנתונים, אתם לא יכולים להגביל את המיקום הגיאוגרפי שבו נשמרים נתונים של Docs ו-Drive, מה שעלול להוביל לסיכון בנושא תאימות.
  • אי אפשר להגביל את הגישה לשירותי Google באמצעות חשבון אישי לא מנוהל.