Exporta todos los datos de tu organización

¿Quieres exportar solo algunos de los datos de tu organización? Ve a Elige los datos de Workspace que quieres exportar.

Con la herramienta de exportación de datos, puedes exportar los datos de tu organización a un archivo de Google Cloud Storage y descargarlo.

Para permitir que los usuarios descarguen sus datos, permite Google Takeout y remítelos a Cómo descargar tus datos de Google.

Antes de comenzar

Requisitos

Para exportar los datos de tu organización, debes hacer lo siguiente:

  • Usar una cuenta de administrador avanzado de Google Workspace o Cloud Identity con 30 días de antigüedad como mínimo (a menos que hayas creado tu cuenta de organización hace menos de 30 días).
  • Tener activada la verificación en 2 pasos (2SV) en tu cuenta La aplicación forzosa de la 2SV solo se requiere para el administrador que inicia la exportación. Para verificar si tienes la 2SV activada, revisa la configuración de seguridad de tu cuenta.

Para acceder a los datos exportados, debes tener Google Cloud activado en tus cuentas de administrador. Para obtener más información, consulta Cómo activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.

¿Qué datos se exportan?

La herramienta de exportación de datos exporta los mismos datos que están disponibles con Google Takeout para los usuarios. También exporta datos que solo están disponibles para los administradores, como los datos borrados que conserva Vault y los datos propiedad del cliente. Los datos propiedad del cliente son propiedad de tu organización, no de los usuarios individuales, como los mensajes de Gmail en cuarentena de administrador.

  • Datos del calendario: También se incluyen los siguientes datos propiedad del cliente: información estructurada de reservas de recursos.
  • Datos de chat: También se incluyen los siguientes datos propiedad del cliente: mensajes y archivos adjuntos de las salas creadas por los usuarios de tu organización.
  • Datos de Chrome
  • Datos de Classroom
  • Datos de Cloud Search (disponibles solo para administradores)
  • Datos de contactos
  • Datos de Drive: También se incluyen los siguientes datos propiedad del cliente: datos en unidades compartidas y documentos compartidos.
  • Datos de Gemini
  • Datos de Gmail: También se incluyen los siguientes datos propiedad del cliente:
  • Agrupa datos: También se incluyen los datos de los grupos sin propietario de tu organización.

    Nota: Los datos creados por los usuarios de los grupos de consumidores solo están disponibles para esos usuarios.

  • Conservar datos
  • Datos de NotebookLM
  • Datos de Recordatorios
  • Son las secuencias de comandos que generan las notificaciones condicionales.
  • Datos de Tasks

    Nota: También se incluyen los datos de Tareas borrados recientemente, incluidas las marcas de tiempo de eliminación.

  • Datos de voz: También se incluyen los siguientes datos propiedad del cliente:
    • Pedidos de portabilidad del número
    • Configuración del asistente automático
    • Lista de teléfonos fijos
    • Direcciones fiscales
    • ID fiscal
    • Números de teléfono y asignaciones de números de teléfono
    • Datos de licencias de usuario
    • Grupos de llamada

    Nota: También se incluyen los datos de voz borrados recientemente.

La herramienta de exportación de datos no exporta lo siguiente:

  • Datos de las cuentas de usuario creadas en las 24 horas previas al inicio de la exportación
  • Datos borrados, a menos que las políticas de Google Vault los hayan conservado o mantenido.

Una exportación completa incluye datos de los usuarios con los siguientes tipos de cuentas:

  • Con licencia y activo
  • Un administrador suspendió la cuenta
  • Archivado
  • Exempleado de Vault
  • En el caso de las exportaciones de Chrome, debe ser un usuario activo de Google Workspace for Education.

¿Dónde se almacenan los datos exportados?

La herramienta de exportación de datos exporta los datos de tu organización a un bucket de Google Cloud Storage (GCS). De forma predeterminada, la herramienta de exportación de datos proporciona un bucket de Cloud Storage temporal proporcionado por Google.

Si eliges un bucket proporcionado por Google

  • Puedes elegir un bucket ubicado en Estados Unidos, Europa o indicar que no tienes Sin preferencia.
  • Los datos exportados se borran automáticamente 60 días después del inicio de la exportación.

Si eliges tu propio bucket de Cloud Storage

Para conservar tus datos durante más de 60 días, debes crear una exportación personalizada y elegir tu propio bucket de Cloud Storage. Consulta Exporta tus datos de Workspace con el almacenamiento de datos local para obtener más información.

¿Cuánto tiempo se tarda en exportar los datos?

Cuando inicias una exportación, todos los administradores avanzados reciben un correo electrónico en el que se informa que la exportación de datos está pendiente. Esta estará disponible, como mínimo, 48 horas después de iniciar el proceso. Este período de espera ayuda a proteger los datos de tu organización.

Por lo general, la exportación de datos tarda 72 horas, pero podría tardar hasta 14 días según su tamaño. Todos los administradores avanzados reciben una notificación por correo electrónico cuando el proceso finaliza. Todos los administradores avanzados pueden ver la exportación.

Exporta los datos de tus usuarios

Estos pasos inician una exportación completa de los datos de tu organización y están disponibles en todas las ediciones de Google Workspace. Para obtener información sobre opciones más avanzadas, consulta Cómo elegir los datos de Workspace que deseas exportar.

Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Datos Importación y exportación de datos Exportación de datos.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. Haz clic en Configurar una nueva exportación.
  3. En el cuadro Nombre, escribe un nombre para la exportación.
  4. En el cuadro Tipo de exportación, selecciona Estándar.
  5. En el cuadro Alcance, marca Exportar todos los datos de los usuarios de toda la organización.
  6. En el cuadro Servicio, deja seleccionados todos los servicios.
  7. Omite el cuadro Etiquetas.
  8. En el cuadro Período y tipo, elige un período. Deja desmarcada la casilla de verificación Exportación continua.

  9. En el cuadro Destino, elige Bucket de Cloud proporcionado por Google.

    Importante: Según tu edición, es posible que el cuadro Destino ofrezca la opción de exportar a un bucket de Cloud Storage de tu propiedad.

  10. Elige la región para el bucket:** Estados Unidos**, Europa o Sin preferencias.

  11. Haz clic en Iniciar exportación.

    Se calcula el tiempo de ejecución estimado, si está disponible para tu exportación. Una vez que se complete, se mostrará el tiempo estimado de finalización.

Cómo ver y descargar los datos exportados

Una vez que se complete la exportación de datos, los administradores avanzados de tu organización recibirán una notificación por correo electrónico con un vínculo para ver el archivo. También puedes acceder al archivo con la Consola del administrador de Google.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Datos Importación y exportación de datos Exportación de datos.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. En la tabla Exportación de datos, se enumeran todas tus exportaciones de datos y se incluye la siguiente información:
    • Nombres de exportación
    • Fechas de inicio y finalización más recientes
    • Quién configuró cada exportación
    • Estado de exportación
    • Acciones que puedes realizar con los datos exportados
  3. En la tabla Exportación de datos, haz clic en el nombre de la exportación para abrir una vista detallada.
  4. En Alcance, puedes ver qué usuarios, grupos o unidades organizativas se exportaron.
  5. En Estado, podrás ver si la exportación se ejecutó por completo o si hubo errores:
    • Fallida: No se exportaron los datos
    • Errores: Faltan algunos datos en el archivo
    • Completada: Se exportaron todos los datos.
  6. Para ver el archivo, haz clic en Acciones Ver archivo.
  7. Si la exportación de datos se completó con errores, puedes ejecutar una corrección.

Cómo ver el archivo de exportación de datos

Tu archivo de datos exportados está disponible en archivos comprimidos llamados archivos ZIP. La carpeta raíz tiene una lista de carpetas de usuarios que contienen un archivo ZIP con los datos de cada usuario. Los datos se desglosan por servicio, como Drive o Gmail, y se incluye un límite de tamaño de archivo. Por ejemplo, un usuario puede tener datos de Drive y Gmail divididos en varios archivos etiquetados como Drive (parte 1), Drive (parte 2), Gmail (parte 1) y Gmail (parte 2).

Nota: El orden de los servicios puede variar cada vez que realices una exportación. Por lo tanto, no te preocupes si Drive aparece en primer lugar una vez y Gmail aparece en primer lugar la próxima vez.

Para ver y descargar el archivo de datos exportados, sigue estos pasos:

  1. En la IU de Cloud Storage, haz clic en la carpeta raíz.
    Nota: Algunos datos, como los archivos en unidades compartidas, son propiedad de una cuenta de servicio en lugar de un usuario. En el archivo de exportación, las cuentas de servicio se denominan "Resource".
    Solo se pueden descargar objetos individuales con la IU de Cloud Storage. Para descargar una carpeta o varios objetos a la vez, usa la herramienta de línea de comandos de gcloud storage.
    Ejemplo:

gcloud storage cp --continue-on-error --recursive

"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .

  1. Haz clic en el archivo ZIP para descargar los datos del usuario.
  2. Descomprime el archivo para revisar los datos del usuario por producto.