Google Arkiv är för administratörer och juridisk personal. Innan du kan använda Arkiv måste din Google Workspace-administratör konfigurera ditt konto. Vem är min administratör?
Den här guiden ger en översikt över Google Vaults eDiscovery-funktioner, som du kan använda för att söka efter och exportera din organisations Google Workspace-data.
Steg 1: Logga in på Vault
Gå till vault.google.com och logga in med ditt Google Workspace-konto.
Om du inte kan logga in på Arkiv kan du be din Google Workspace-administratör att aktivera Arkiv åt dig.
Steg 2: Skapa ett ärende
För att söka efter och exportera användardata skapar du en arbetsyta som heter ett ärende . Tänk på ett ärende som en mapp där du lagrar dina sökfrågor och exporterar paket. Du kan dela ärenden med andra, inklusive externa användare .
Klickfrågor
Skapa .Om du inte har alternativet Skapa kan du be din Google Workspace-administratör att ge dig nödvändiga behörigheter .
Ange ett namn för ärendet.
(Valfritt) Ange en beskrivning och ange en dataregion för ärendet.
Klicka på Skapa .
Steg 3: Sök efter data
När du skapade ett ärende i steg 2 öppnades ärendet på fliken Sök . Du kan nu starta din sökning.
Om du inte har fliken Sök kan du be din Google Workspace-administratör att ge dig nödvändiga behörigheter .
- Välj en Google-tjänst att söka i, till exempel Gmail.
Ange dina sökparametrar. Du kan välja vilka konton du vill söka efter och vilka villkor du vill använda. Till exempel:
- Hitta meddelanden som skickats av specifika användare – Ange en e-postadress i fältet Konto-e-postadresser eller försök att använda sökoperatorer som från:användare1@example.com och till:användare2@example.com .
- Hitta meddelanden med en specifik fras – I många organisationer innehåller Gmail miljontals meddelanden och de flesta vanliga orden på ett givet språk. Försök att gruppera ord i fraser med citattecken, till exempel "konfidentiellt projekt X". Obs! Sökningen ignorerar gemener och skiljetecken för fraser inom citattecken.
- Exkludera utkast – Gmail sparar versioner av ett utkastmeddelande allt eftersom avsändaren skriver det. Om du inte behöver så mycket information markerar du rutan Exkludera e-postutkast för att ta bort dessa meddelanden från dina sökresultat.
Exkludera träffar — Om du vill exkludera data från din sökning, skriv ett bindestreck ( - ) före söktermen. Till exempel exkluderar ‑subject:semester alla meddelanden som har ett ämne som innehåller ordet "semester".
Läs mer om hur du söker i Gmail, Drive och Meet , Chat , Kalender , Grupper , Voice och Gemini-appen . För fler söktips för Gmail, gå till Fler söktips för meddelanden (längst ner på den här sidan).
(Valfritt, stöds av Gmail och Grupper) Om du är orolig för att din sökning kommer att returnera för många resultat, vilket kan ta lång tid att bearbeta, klicka på Antal . Antal rapporterar antalet resultat snabbare än en fullständig sökning.
För att förfina din sökning klickar du på Expandera och redigerar dina sökparametrar.
Klicka på Sök . När sökningen är klar öppnar Vault en tabell med resultaten.
Sökbegränsningar:
- Rensad data – Arkiv kan endast söka och returnera data som inte har rensats från Googles produktionssystem. Arkiv lagrar inte automatiskt någon av din organisations data. För att säkerställa att du kan söka efter och exportera viss data, konfigurera lagringsregler eller spärrar .
- Drive-objekt – När du söker i Drive kan du söka efter text i filer, inklusive Microsoft Word, Excel och PowerPoint, PDF, HTML, TXT och RTF. Du kan inte söka i video-, ljud-, bild- eller binära filer.
- Jokerteckenfel – Arkivet kan inte returnera sökresultat när en jokerteckensoperator matchar 100 eller fler ord i en användares konto. Om till exempel
subj:foo*ger för många träffar kan du prova att söka eftersubj:food*(för att hitta "food") ochsubj:foot*(för att hitta "foot" och "football"). Jokerteckenssökning stöds inte för Kalender-, Chat-, Drive- eller Röstsökningar.
Fler söktips för meddelanden
| Mål | Exempelfråga |
|---|---|
| Hitta alla meddelanden som skickats till eller från en extern domän | Denna fråga returnerar alla meddelanden som utväxlats med den externa domänen, oavsett avsändare: |
| Hitta endast chattmeddelanden | Den här frågan returnerar chattmeddelanden och exkluderar e-postmeddelanden: |
| Hitta vissa ord men uteslut andra | Denna fråga returnerar invite och invitational, men inte invitation eller invited: |
| Hitta ord som står nära varandra i ett meddelande | Denna fråga returnerar "distribuera aldrig" men exkluderar "tror inte att vi borde distribuera". Använd valfritt tal mellan 1 och 19. |
| Exkludera raderade meddelanden med en användardefinierad etikett | Den här frågan exkluderar alla borttagna meddelanden som har fått etiketten "resa" tillämpad av användaren: |
| Hitta alla e-postmeddelanden som har klassificeringsetiketter tillämpade | Den här frågan returnerar alla e-postmeddelanden som har en eller flera tillämpade klassificeringsetiketter:has:classification-label |
| Hitta specifika typer av bilagor | Den här frågan returnerar alla meddelanden med PDF-bilagor: |
| Exkludera meddelanden som har satts i karantän. | Den här frågan exkluderar meddelanden i administratörskarantän : |
Steg 4: Förhandsgranska dina resultat
För att förhandsgranska ett matchande objekt klickar du på en rad i resultattabellen så öppnas förhandsgranskningen i en sidofält till höger.
Förhandsgranskningsbeteende:
- Meddelanden – Arkivet returnerar ett meddelandes hela konversation hopfälld i en enda tråd. Klicka på meddelandet om du vill expandera det. Klicka på enskilda meddelanden om du vill förhandsgranska dem.
- Drive-objekt – Du kan förhandsgranska Google-filer som Dokument, Kalkylark, Presentationer, Teckningar och Videor, och användaruppladdade filer som .docx, .pdf och .xlsx.
Du kanske inte kan förhandsgranska alla meddelanden eller filer som returneras. Även om förhandsgranskningen kan vara begränsad, inkluderar exporten all matchande data när du exporterar sökresultaten.
Steg 5: Spara din sökfråga
När du har slutfört dina sökparametrar kan du spara frågan för att snabbt köra sökningen igen senare.
- För att spara din fråga, klicka på Spara . Den här åtgärden sparar inte dina sökresultat, bara frågeparametrarna. För att spara dina aktuella resultat, gå vidare till nästa steg och exportera dem.
- För att öppna en sparad fråga, klicka på Visa sparade frågor och klicka på fråga. Sparade frågor är dynamiska – när du kör sökningen igen inkluderar resultaten data som skapats sedan du senast sökte.
Steg 6: Exportera och analysera
För att spara resultatet av din sökning, klicka på Exportera på fliken Sök .
Om du inte har exportalternativet kan du be din administratör att ge dig nödvändiga behörigheter .
Obs ! Om din organisation har aktiverat flerpartsgodkännande (MPA) måste en exportförfrågan först skickas in för godkännande. Exportprocessen börjar efter att godkännaren har beviljat sin begäran.
Gå till fliken Exporter för att följa exportens förlopp. När den är klar klickar du på Ladda ner . Du har 15 dagar på dig efter att exporten har börjat att ladda ner exportfilerna.
Din export innehåller en komprimerad fil som innehåller data från din sökning. Den har också en metadatafil för att korrelera data med associerade konton. Använd programvara från tredje part för att bearbeta de exporterade filerna .
Andra Vault-uppgifter
Här är andra uppgifter du kan göra i Vault:
- Bevara specifika meddelanden och filer enligt kraven i din organisations lagringsskyldigheter.
- Granska dina lagringspolicyer och uppdatera dem vid behov.
- Skapa spärrar för att bevara data för enskilda användare eller organisationsenheter. Meddelanden och filer som omfattas av en spärr raderas aldrig, oavsett lagringsinställningar.
- Granska behörigheterna som styr vad andra användare kan göra i Arkiv.