Áp dụng cho Google Workspace, Cloud Identity và các dịch vụ khác được quản lý trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
Người dùng cần có giấy phép để có thể sử dụng dịch vụ của Google. Ví dụ: Người dùng phải có giấy phép Google Workspace thì mới có thể sử dụng Gmail, Google Drive hoặc bất kỳ công cụ nào khác của Google Workspace. Một người dùng có thể có giấy phép cho nhiều dịch vụ. Nhiều người dùng không thể dùng chung một giấy phép Google Workspace, kể cả khi họ không sử dụng tất cả các công cụ.
Bài viết này chứa thông tin chung về việc cấp phép áp dụng cho tất cả các dịch vụ của Google được quản lý trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Để biết thông tin cấp phép dành riêng cho Cloud Identity, hãy xem bài viết Cách cấp phép trong Cloud Identity.
Giấy phép dựa trên trang web và giấy phép dựa trên người dùng
Đối với một số dịch vụ của Google (chẳng hạn như Android), giấy phép được cấp theo trang web. Khi bạn đăng ký dịch vụ này, mọi người dùng trong tổ chức của bạn sẽ tự động được cấp giấy phép, ngay cả khi họ đã có giấy phép cho một dịch vụ khác. Bạn không cần chỉ định giấy phép dựa trên trang web.
Đối với các dịch vụ khác của Google, chẳng hạn như Google Workspace, việc cấp phép dựa trên người dùng. Đối với những dịch vụ này, người dùng cần được cấp giấy phép để sử dụng dịch vụ. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần tiếp theo về cách chỉ định giấy phép dựa trên người dùng.
Cấp giấy phép dựa trên người dùng
Nếu bạn chỉ mua một dịch vụ của Google có mô hình cấp phép dựa trên người dùng, thì theo mặc định, tất cả người dùng của bạn đều được cấp giấy phép sử dụng dịch vụ đó. Bạn không cần phải chỉ định giấy phép.
Bạn cần chỉ định giấy phép nếu một trong các trường hợp sau đây xảy ra:
- Bạn đã mua nhiều dịch vụ của Google dựa trên người dùng, chẳng hạn như Google Workspace và gói thuê bao bổ sung Google Voice. Đối với các dịch vụ có dịch vụ bổ sung, người dùng chỉ cần có giấy phép cho dịch vụ chính. Ví dụ: giấy phép Google Workspace cho phép người dùng truy cập vào Gmail, Lịch Google, Drive và tất cả các dịch vụ khác có trong Google Workspace.
- Bạn đã mua nhiều gói thuê bao của cùng một dịch vụ, chẳng hạn như các phiên bản khác nhau của Google Workspace.
Bạn có thể cấp giấy phép cho từng người dùng, cho tất cả người dùng trong một đơn vị tổ chức hoặc cho tất cả người dùng trong tổ chức của bạn.
Nếu gói thuê bao của bạn là gói hằng năm, bạn chỉ có thể chỉ định số giấy phép bằng với số giấy phép đã mua, bao gồm cả các phương thức tự động hoặc thủ công được mô tả bên dưới. Nếu cố gắng chỉ định nhiều giấy phép hơn số giấy phép bạn đã mua theo cách thủ công, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi và giấy phép sẽ không được chỉ định. Trong trường hợp đó, bạn cần xoá người dùng hoặc mua thêm giấy phép.
Các cách bạn có thể cấp giấy phép dựa trên người dùng
Bạn có thể cấp giấy phép theo cách tự động hoặc thủ công.
Tự động cấp giấy phép dựa trên người dùng
Nếu giấy phép không được cấp theo mặc định và bạn biết rằng mọi người trong tổ chức của mình đều cần một dịch vụ nào đó, thì bạn có thể bật tính năng tự động cấp giấy phép. Nếu bạn bật tính năng này, những người dùng chưa được cấp giấy phép cho dịch vụ đã chọn trong tài khoản của bạn (và mọi người dùng mới bạn thêm sau này) sẽ được cấp giấy phép cho dịch vụ đó. Nếu có nhiều dịch vụ của Google hoặc nhiều gói thuê bao của cùng một dịch vụ, bạn chỉ có thể bật tính năng tự động cấp phép cho một dịch vụ hoặc gói thuê bao.
Giấy phép người dùng hiện có sẽ không thay đổi ở bất kỳ cấp độ nào, kể cả giấy phép cho cùng một dịch vụ hoặc cho các gói thuê bao khác nhau của cùng một dịch vụ. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tự động cấp giấy phép cho mọi người dùng trong tổ chức.
Nếu có các đơn vị tổ chức trong tổ chức cấp cao nhất của mình, thì bạn có thể thiết lập những cách tự động cấp phép cho các đơn vị tổ chức cụ thể.
Google Workspace trong gói theo năm
Nếu bạn sử dụng Google Workspace theo Gói hằng năm, thì việc bật tính năng tự động cấp phép có thể giới hạn số lượng người dùng mà bạn có thể tạo. Nếu bạn có một dịch vụ khác có giấy phép dựa trên người dùng và bạn bật tính năng cấp phép tự động cho dịch vụ đó hoặc Google Workspace ở cấp cao nhất, thì số lượng người dùng tối đa mà bạn có thể tạo sẽ bằng số lượng giấy phép nhỏ nhất trong số các dịch vụ dựa trên người dùng của bạn.
Ví dụ: Giả sử bạn đã mua 20 giấy phép Google Workspace và 5 giấy phép Google Voice Premier. Nếu tính năng tự động cấp giấy phép đang bật ở cấp tổ chức cao nhất, thì số lượng người dùng tối đa mà bạn có thể tạo là 5.
Cấp giấy phép thủ công dựa trên người dùng
Nếu bạn có nhiều dịch vụ của Google có chế độ cấp phép dựa trên người dùng hoặc nhiều gói thuê bao của một dịch vụ, thì đây là cách hoạt động của tính năng cấp phép thủ công:
- Nếu tự động cấp giấy phép cho một dịch vụ hoặc gói thuê bao, bạn cần cấp giấy phép theo cách thủ công cho mọi dịch vụ hoặc gói thuê bao khác.
- Nếu tắt tính năng tự động cấp phép cho tất cả các dịch vụ và gói thuê bao, bạn cần phải cấp tất cả giấy phép theo cách thủ công.
Bạn có thể cấp giấy phép theo cách thủ công cho từng người dùng, danh sách người dùng đã tải lên hoặc toàn bộ đơn vị tổ chức. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Chỉ định, xoá và chỉ định lại giấy phép.
Nếu bạn cấp giấy phép cho một đơn vị tổ chức theo cách thủ công, thì người dùng trong các đơn vị tổ chức con sẽ tự động được cấp giấy phép, trừ phi bạn đặt đơn vị tổ chức con ghi đè đơn vị tổ chức mẹ. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thiết lập tính năng tự động cấp phép cho đơn vị tổ chức.
Giảm số lượng giấy phép
Bạn có thể giảm số giấy phép cho một dịch vụ có tính phí như Google Workspace để giảm số tiền thanh toán hằng tháng. Bạn cũng có thể giảm số lượng giấy phép không cần thiết cho một dịch vụ miễn phí.
- Nếu gói thuê bao của bạn là Gói hằng năm, bạn chỉ có thể giảm số lượng giấy phép khi đến thời điểm gia hạn hợp đồng. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Giảm số lượng giấy phép người dùng.
- Nếu gói thuê bao của bạn là gói linh hoạt hoặc dịch vụ của Google có giấy phép dựa trên trang web – Bạn không thể giảm số lượng giấy phép trực tiếp. Thay vào đó, bạn có thể xoá người dùng bất cứ lúc nào và giấy phép của những người dùng đó sẽ bị xoá khỏi tài khoản của bạn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Xoá hoặc loại bỏ người dùng khỏi tổ chức.