গুগল ওয়ার্কস্পেসের কোন সংস্করণে স্থানান্তরিত হবেন তা বেছে নেওয়ার সময়, আমরা আপনাকে আপনার সংস্থা বর্তমানে যে বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করে এবং আপনি যে বৈশিষ্ট্যগুলি যোগ করতে চান তা পর্যালোচনা করার পরামর্শ দিই। আপনার সংস্থা বর্তমানে গুগল ওয়ার্কস্পেসে নিম্নলিখিত প্রিমিয়াম বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করছে কিনা, তা আপনি যেভাবে জানতে পারবেন তা এখানে দেওয়া হলো।
ব্যবহারকারীর সংখ্যা
বিজনেস এডিশনে সর্বোচ্চ ৩০০ জন ব্যবহারকারী থাকতে পারে। যদি আপনার ৩০০ জন ব্যবহারকারী থাকে, বা আপনি এই সীমার কাছাকাছি থাকেন, তাহলে আপনাকে এন্টারপ্রাইজ এডিশনে আপগ্রেড করতে হবে।
আপনার প্রতিষ্ঠানে বর্তমানে কতজন ব্যবহারকারী আছেন তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
বিলিং সাবস্ক্রিপশন ।বিলিং ব্যবস্থাপনার বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।
- আপনার সাবস্ক্রিপশনে ক্লিক করুন।
- লাইসেন্স বিভাগটি পর্যালোচনা করুন। বরাদ্দকৃত লাইসেন্সের সংখ্যাই হলো আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীর সংখ্যা।
ব্যবহৃত স্টোরেজ
আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য উপলব্ধ স্টোরেজের পরিমাণ গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণ অনুযায়ী ভিন্ন হয়।
আপনার সংস্থা বর্তমানে কী পরিমাণ স্টোরেজ ব্যবহার করে তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
রিপোর্টিং সংক্ষিপ্ত বিবরণ ।রিপোর্টস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- ব্যবহৃত স্টোরেজের পরিমাণ দেখতে স্ক্রোল করুন।
- আরও তথ্যের জন্য, বিস্তারিত দেখুন-এ ক্লিক করুন।
যোগাযোগ
গুগল মিটের উন্নত বৈশিষ্ট্য
অ্যাডভান্সড মিট ফিচারগুলোর মধ্যে রয়েছে:
- রেকর্ডিং আপনার প্রতিষ্ঠানের মিটিং অংশগ্রহণকারীদের ভিডিও মিটিং রেকর্ড করতে এবং ড্রাইভে সংরক্ষণ করতে দেয়।
- উপস্থিতি প্রতিবেদনের মাধ্যমে সভা আয়োজকরা জানতে পারেন, কারা তাদের সভায় উপস্থিত ছিলেন এবং কারা তাদের লাইভ স্ট্রিম দেখেছেন।
- লাইভ স্ট্রিমিং আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের একটি ভিডিও মিটিং দেখার সুযোগ করে দেয়।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যগুলো ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস গুগল মিট ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- Meet ভিডিও সেটিংসে ক্লিক করুন।
- রেকর্ডিং বিভাগটি পর্যালোচনা করুন। ‘লোকদের তাদের মিটিং রেকর্ড করতে দিন’ বিকল্পটি চালু থাকলে আপনার সংস্থা রেকর্ডিং ব্যবহার করতে পারবে।
- উপস্থিতি প্রতিবেদন বিভাগটি পর্যালোচনা করুন। এই বিকল্পটি চালু থাকলে আপনার প্রতিষ্ঠান উপস্থিতি ট্র্যাকিং ব্যবহার করতে পারবে।
- স্ট্রিম বিভাগটি পর্যালোচনা করুন। ‘লোকেরা তাদের মিটিং স্ট্রিম করতে পারবে’ অপশনটি চালু থাকলে আপনার সংস্থা লাইভ স্ট্রিমিং ব্যবহার করতে পারবে।
সহযোগিতা
সাংগঠনিক ব্র্যান্ডিং
অর্গানাইজেশন ব্র্যান্ডিং আপনাকে স্ট্যান্ডার্ড টেমপ্লেট গ্যালারি ব্যবহার করে গুগল ডক্স, শিটস, স্লাইডস এবং ফর্মস টেমপ্লেট তৈরি করার পাশাপাশি আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি কাস্টম টেমপ্লেট গ্যালারি তৈরি করার সুযোগ দেয়।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স টেমপ্লেটসমূহ ।ড্রাইভ ও ডক্স-এর অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
টেমপ্লেট সেটিংস বিকল্পটি পর্যালোচনা করুন। এই বিকল্পটি ‘কাস্টম টেমপ্লেট সক্রিয় করা হয়েছে’ -তে সেট করা থাকলে আপনার সংস্থা প্রাতিষ্ঠানিক ব্র্যান্ডিং ব্যবহার করতে পারবে।
শেয়ার করা ড্রাইভ
শেয়ার্ড ড্রাইভ আপনাকে গুগল ড্রাইভে শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করার সুযোগ দেয়, যার মাধ্যমে আপনি একটি টিমের সাথে ফাইল সংরক্ষণ, অনুসন্ধান এবং অ্যাক্সেস করতে পারেন।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- শেয়ারিং সেটিংসে ক্লিক করুন।
- শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরির সেটিংটি পর্যালোচনা করুন। এই অপশনটি চালু থাকলে আপনার প্রতিষ্ঠান শেয়ার্ড ড্রাইভ ব্যবহার করতে পারবে।
সংযুক্ত শীট
কানেক্টেড শীটস আপনাকে নতুন BigQuery ডেটা কানেক্টরের মাধ্যমে আপনার স্প্রেডশীট থেকে শত শত কোটি সারির ডেটা অ্যাক্সেস, বিশ্লেষণ, ভিজ্যুয়ালাইজ এবং শেয়ার করার সুযোগ দেয়।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
- আপনার কম্পিউটারে গুগল শিটস -এ একটি স্প্রেডশীট খুলুন।
- উপরের মেনুতে, ডেটা-তে ক্লিক করুন। ডেটা সংযোগকারী BigQuery-এর সাথে সংযোগ করুন ।
এই বিকল্পটি উপলব্ধ থাকলে, আপনার প্রতিষ্ঠান কানেক্টেড শিটস ব্যবহার করতে পারবে।
উন্নত গুগল চ্যাট বৈশিষ্ট্য
গুগল চ্যাটের উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলোর মধ্যে রয়েছে এক্সটার্নাল রুম , যেগুলোর মাধ্যমে অতিথিদের প্রবেশাধিকার এবং ফাইল শেয়ারিং নিয়ন্ত্রণ করা যায়।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যগুলো ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস গুগল চ্যাট ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- এক্সটার্নাল চ্যাট সেটিংস বিভাগটি পর্যালোচনা করুন। যদি এক্সটার্নালি চ্যাট চালু থাকে, তবে আপনার সংস্থা গেস্ট অ্যাক্সেস রুম ব্যবহার করতে পারবে।
- চ্যাট ফাইল শেয়ারিং বিভাগটি পর্যালোচনা করুন। এক্সটার্নাল ফাইলশেয়ারিং বা ইন্টারনাল ফাইলশেয়ারিং চালু থাকলে আপনার প্রতিষ্ঠান ফাইল শেয়ার করতে পারবে।
গুগল ক্যালেন্ডার
উন্নত ক্যালেন্ডার বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে রয়েছে:
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যগুলো ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
অব্যবহৃত কক্ষগুলো ছেড়ে দিন
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ভবন এবং সম্পদ সংক্ষিপ্ত বিবরণ ।ভবন ও সম্পদ প্রশাসক বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।
- রুম ইনসাইটস ড্যাশবোর্ড বিভাগে, ওপেন-এ ক্লিক করুন ।
- রুম রিলিজ সেকশনে স্ক্রোল করুন এবং এডিট সেটিংস-এ ক্লিক করুন।
- আপনার রিসোর্সগুলো পর্যালোচনা করুন। যদি কোনোটিতে ক্যালেন্ডার-ভিত্তিক রুম রিলিজ অপশনটি চালু থাকে, তাহলে আপনার প্রতিষ্ঠান স্বয়ংক্রিয় রুম রিলিজ ব্যবহার করে।
ডিফল্ট ইভেন্টের সময়কাল
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ক্যালেন্ডার ।ক্যালেন্ডার প্রশাসকের অধিকার থাকা আবশ্যক।
- অ্যাডভান্সড সেটিংসে স্ক্রোল করুন এবং ডিফল্ট ইভেন্ট ডিউরেশন সেটিংটি পর্যালোচনা করুন।
গুগল ক্লাউড সার্চ
ক্লাউড সার্চ আপনাকে গুগল ওয়ার্কস্পেস পরিষেবা বা তৃতীয় পক্ষের ডেটা উৎসগুলিতে থাকা আপনার প্রতিষ্ঠানের কন্টেন্টের মধ্যে অনুসন্ধান করতে দেয়।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
রিপোর্টিং সংক্ষিপ্ত বিবরণ ।রিপোর্টস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- ক্লাউড সার্চে কী কী কার্যকলাপ চলছে তা দেখতে স্ক্রোল করুন।
- আরও তথ্যের জন্য, বিস্তারিত দেখুন-এ ক্লিক করুন।
অ্যাপশিট প্রো
অ্যাপশিট ব্যবহার করে কোডিং অভিজ্ঞতা ছাড়াই যে কেউ মোবাইল ও ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে পারে।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
- আপনার কম্পিউটারে গুগল শিটস -এ একটি স্প্রেডশীট খুলুন।
- উপরের মেনুতে, টুলস-এ ক্লিক করুন। অ্যাপশিট ।
এই বিকল্পটি উপলব্ধ থাকলে, আপনার প্রতিষ্ঠান AppSheet Pro ব্যবহার করতে পারবে।
নিরাপত্তা ও প্রশাসন
মৌলিক এন্ডপয়েন্ট ব্যবস্থাপনা
মৌলিক এন্ডপয়েন্ট ম্যানেজমেন্ট আপনার ব্যবহারকারীদের মোবাইল ডিভাইস, ডেস্কটপ, ল্যাপটপ এবং অন্যান্য এন্ডপয়েন্ট জুড়ে আপনার প্রতিষ্ঠানের গুগল ওয়ার্কস্পেস ডেটাকে আরও সুরক্ষিত রাখতে প্রয়োজনীয় প্রাথমিক সরঞ্জাম সরবরাহ করে।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিভাইস মোবাইল এবং এন্ডপয়েন্ট সেটিংস সার্বজনীন ।মোবাইল ডিভাইস ম্যানেজমেন্ট অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- সাধারণ ক্লিক করুন মোবাইল ব্যবস্থাপনা ।
- মোবাইল ম্যানেজমেন্ট অপশনগুলো পর্যালোচনা করুন। যদি এই অপশনটি বেসিক (এজেন্টলেস) এ সেট করা থাকে, তবে আপনার সংস্থা মৌলিক এন্ডপয়েন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবহার করে।
উন্নত এন্ডপয়েন্ট ব্যবস্থাপনা
উন্নত এন্ডপয়েন্ট ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে আপনি আপনার ব্যবহারকারীদের মোবাইল ডিভাইস, ডেস্কটপ, ল্যাপটপ এবং অন্যান্য এন্ডপয়েন্ট জুড়ে আপনার প্রতিষ্ঠানের গুগল ওয়ার্কস্পেস ডেটা আরও সুরক্ষিত রাখতে পারেন।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিভাইস মোবাইল এবং এন্ডপয়েন্ট সেটিংস সার্বজনীন ।মোবাইল ডিভাইস ম্যানেজমেন্ট অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- সাধারণ ক্লিক করুন মোবাইল ব্যবস্থাপনা ।
- মোবাইল ম্যানেজমেন্ট অপশনগুলো পর্যালোচনা করুন। যদি এই অপশনগুলোর মধ্যে কোনো একটি নির্বাচন করা থাকে, তাহলে আপনার প্রতিষ্ঠান অ্যাডভান্সড এন্ডপয়েন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবহার করে:
- উন্নত
- কাস্টম , যেখানে অ্যান্ড্রয়েড, আইওএস বা গুগল সিঙ্ক 'অ্যাডভান্সড'- এ সেট করা আছে।
বিশ্বস্ত ডোমেইনগুলির সাথে সহযোগিতা
বিশ্বস্ত বাহ্যিক ডোমেনের সাথে সহযোগিতার মাধ্যমে আপনার ব্যবহারকারীরা আপনার ব্যবসা বা স্কুলের বাইরের শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কিছু প্রতিষ্ঠানের সাথেই ফাইল শেয়ার করতে পারে।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাকাউন্ট ডোমেইনসমূহ ।ডোমেইন সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- হোয়াইটলিস্টেড ডোমেইনগুলিতে ক্লিক করুন।
- আপনার সংস্থা বিশ্বস্ত ডোমেইনগুলোর সাথে তথ্য শেয়ার করতে পারে, যদি সেখানে কোনো ডোমেইন তালিকাভুক্ত থাকে।
গুগল ভল্ট
গুগল ভল্ট আপনাকে ডেটা রিটেনশন এবং ই-ডিসকভারির জন্য আপনার ডেটা সংরক্ষণ, অনুসন্ধান এবং এক্সপোর্ট করার সুবিধা দেয়।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
- আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট দিয়ে https://vault.google.com- এ সাইন ইন করুন।
- রিটেনশন-এ ক্লিক করুন। যদি নিম্নলিখিত নিয়ম আচরণগুলির মধ্যে একটি সত্য হয়, তাহলে আপনার সংস্থা ভল্ট ব্যবহার করছে:
- ডিফল্ট নিয়মগুলিতে ক্লিক করুন —যেকোনো ডিফল্ট রিটেনশন নিয়ম চালু হয়ে যাবে।
- কাস্টম নিয়মে ক্লিক করুন — কোনো কাস্টম নিয়ম বিদ্যমান থাকলে।
- ম্যাটার্স-এ ক্লিক করুন। যদি কোনো ম্যাটার্স তৈরি করা হয়ে থাকে, তাহলে আপনার সংস্থা ভল্ট ব্যবহার করছে।
জিমেইল ডিএলপি
জিমেইলের ডেটা লস প্রিভেনশন (ডিএলপি) আপনাকে পূর্বনির্ধারিত কন্টেন্ট ডিটেক্টর ব্যবহার করে ইনবাউন্ড ও আউটবাউন্ড ইমেল স্ক্যান করার সুযোগ দেয়।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল সম্মতি ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- কন্টেন্ট কমপ্লায়েন্স বিভাগটি পর্যালোচনা করুন। যদি এই অপশনটিতে ‘অ্যাড অ্যানাদার রুল’ দেখানো হয়, তাহলে আপনার সংস্থা ডিএলপি ব্যবহার করছে।
জিমেইল ওসিআর
জিমেইলের অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR) ইমেইল অ্যাটাচমেন্টে থাকা ছবি থেকে টেক্সট শনাক্ত করে এবং বিষয়বস্তু সংক্রান্ত নিয়মকানুন প্রয়োগ করে।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল সম্মতি ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR)- এর পাশে, ‘ইমেল অ্যাটাচমেন্টের জন্য OCR সক্ষম করুন’ সেটিংটি পর্যালোচনা করুন। যদি এই বিকল্পটি চালু থাকে, তবে আপনার সংস্থা OCR ব্যবহার করছে।
এন্টারপ্রাইজ ডেটা অঞ্চল
ডেটা রিজিয়ন পলিসি ব্যবহার করে, ডেটা রিজিয়ন আপনাকে একটি নির্দিষ্ট ভৌগোলিক অবস্থানে আপনার আওতাভুক্ত ডেটা সংরক্ষণ করার সুযোগ দেয়।
আপনার প্রতিষ্ঠান বর্তমানে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে কিনা তা জানতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডেটা সম্মতি ডেটা অঞ্চলসমূহ ।ডেটা রিজিয়ন সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- ডেটা অঞ্চল-এ ক্লিক করুন। যদি এই বিকল্পটির মান ‘কোনো পছন্দ নেই’ ছাড়া অন্য কিছু হয়, তাহলে আপনার সংস্থা ডেটা অঞ্চল ব্যবহার করছে।