Cómo verificar que estás usando una función

Cuando elijas la edición de Google Workspace a la que quieres realizar la transición, te recomendamos que revises las funciones que usa tu organización actualmente y las que te gustaría agregar. A continuación, te explicamos cómo determinar si tu organización usa actualmente las siguientes funciones premium en Google Workspace.

Cantidad de usuarios

Las ediciones de Business pueden tener hasta 300 usuarios. Si tienes 300 usuarios o estás cerca del límite, deberás actualizar a una edición Enterprise.

Para saber cuántos usuarios tiene tu organización actualmente, sigue estos pasos:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Facturación y luego Suscripciones.

    Es necesario tener el privilegio de administración de facturación.

  2. Haz clic en tu suscripción.
  3. Revisa la sección Licencias. La cantidad de licencias asignadas es la cantidad de usuarios de tu organización.

Almacenamiento utilizado

La cantidad de almacenamiento disponible para tu organización varía según la edición de Google Workspace.

Para saber cuánto almacenamiento usa actualmente tu organización, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Informes y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de los Informes.

  2. Desplázate hasta ¿Cuánto almacenamiento está en uso?
  3. Para obtener más información, haz clic en Ver detalles.

Comunicación

Funciones avanzadas de Google Meet

Estas son algunas de las funciones avanzadas de Meet:

  • La grabación permite que los participantes de las reuniones de tu organización graben videoconferencias y las guarden en Drive.
  • Los informes de asistencia permiten que los organizadores de reuniones obtengan informes sobre quiénes asistieron a sus reuniones y vieron sus transmisiones en vivo.
  • La transmisión en vivo permite que los miembros de tu organización vean una videoconferencia.

Para saber si tu organización usa actualmente estas funciones, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Google Meet.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de video de Meet.
  3. Revisa la sección Grabación. Tu organización puede usar la grabación si está activada la opción Permitir que los usuarios graben sus reuniones.
  4. Revisa la sección Informes de asistencia. Tu organización puede usar el seguimiento de asistencia si esta opción está activada.
  5. Revisa la sección Stream. Tu organización puede usar la transmisión en vivo si la opción Permitir que las personas transmitan sus reuniones está activada.

Colaboración

Desarrollo de la marca organizativo

El desarrollo de la marca de la organización te permite crear plantillas de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google con la galería de plantillas estándar, así como crear una galería de plantillas personalizada para tu organización.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos y luego Plantillas.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Drive y Documentos.

  2. Revisa la opción Configuración de la plantilla. Tu organización puede usar el desarrollo organizativo de la marca si esta opción está configurada como Se habilitaron las plantillas personalizadas.

Unidades compartidas

Las unidades compartidas te permiten crear unidades compartidas en Google Drive para almacenar archivos, buscarlos y acceder a ellos junto con un equipo.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido.
  3. Revisa el parámetro de configuración Creación de unidades compartidas. Tu organización puede usar unidades compartidas si esta opción está activada.

Hojas conectadas

Hojas conectadas te permite acceder a miles de millones de filas de datos de tu hoja de cálculo, analizarlos, visualizarlos y compartirlos con el nuevo conector de datos de BigQuery.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. En el menú de la parte superior, haz clic en Datos y luego Conectores de datos y luego Conectar a BigQuery.

    Si esta opción está disponible, tu organización puede usar Hojas conectadas.

Funciones avanzadas de Google Chat

Las funciones avanzadas de Google Chat incluyen salas externas que permiten el acceso de invitados y controlan el uso compartido de archivos.

Para saber si tu organización usa actualmente estas funciones, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Google Chat.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Revisa la sección Configuración de chat externo. Tu organización puede usar salas con acceso de invitados si la opción Chat externo está activada.
  3. Revisa la sección Uso compartido de archivos de chat. Tu organización puede compartir archivos si están activados los parámetros de configuración Uso compartido de archivos externos o Uso compartido de archivos internos.

Calendario de Google

Las funciones avanzadas del Calendario incluyen lo siguiente:

Para saber si tu organización usa actualmente estas funciones, haz lo siguiente:

Libera salas sin usar

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

  2. En la sección Panel de estadísticas de la sala, haz clic en Abrir.
  3. Desplázate hasta la sección Lanzamiento de la sala y haz clic en Editar configuración.
  4. Revisa tus recursos. Si alguna tiene activada la opción Liberación de salas de reuniones basada en el Calendario, tu organización usa la liberación automática de salas.

Duración predeterminada de los eventos

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Calendario.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Calendario.

  2. Desplázate hasta Configuración avanzada y revisa el parámetro de configuración Duración predeterminada del evento.

Cloud Search te permite buscar en el contenido de tu organización en los servicios de Google Workspace o en fuentes de datos de terceros.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Informes y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de los Informes.

  2. Desplázate hasta ¿Cuál es la actividad en Cloud Search?
  3. Para obtener más información, haz clic en Ver detalles.

AppSheet Pro

AppSheet permite que cualquier persona sin experiencia en programación cree aplicaciones web y para dispositivos móviles

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. En el menú de la parte superior, haz clic en Herramientas y luego AppSheet.

    Si esta opción está disponible, tu organización puede usar AppSheet Pro.

Seguridad y administración

Administración básica de extremos

La administración básica de extremos proporciona las herramientas básicas que necesitas para proteger más los datos de Google Workspace de tu organización en los dispositivos móviles, las computadoras de escritorio, las laptops y otros extremos de los usuarios.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Dispositivos y luego Dispositivos móviles y extremos y luego Configuración y luego Universal.

    Requiere tener el privilegio de administrador para la Administración de dispositivos móviles.

  2. Haz clic en General y luego Administración de dispositivos móviles.
  3. Revisa las opciones de Administración de dispositivos móviles. Tu organización usa la administración básica de extremos si esta opción está configurada como Básica (sin agente).

Administración avanzada de extremos

La administración avanzada de extremos te permite proteger aún más los datos de Google Workspace de tu organización en los dispositivos móviles, las computadoras de escritorio, las laptops y otros extremos de los usuarios.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Dispositivos y luego Dispositivos móviles y extremos y luego Configuración y luego Universal.

    Requiere tener el privilegio de administrador para la Administración de dispositivos móviles.

  2. Haz clic en General y luego Administración de dispositivos móviles.
  3. Revisa las opciones de Administración de dispositivos móviles. Tu organización usa la administración avanzada de extremos si se selecciona una de estas opciones:
    • Avanzado
    • Personalizado, con Android, iOS o Google Sync configurados como Avanzado

Colaboración con dominios de confianza

La colaboración con dominios externos de confianza permite que los usuarios compartan archivos solo con determinadas organizaciones ajenas a tu empresa o institución educativa.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Cuenta y luego Dominios.

    Requiere tener privilegios de administrador para la Configuración de dominio.

  2. Haz clic en Dominios incluidos en la lista blanca.
  3. Tu organización puede compartir contenido con dominios de confianza si hay dominios en la lista.

Google Vault

Google Vault te permite retener, buscar y exportar tus datos para la retención de datos y la detección electrónica.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. Accede a https://vault.google.com con tu cuenta de Google Workspace.
  2. Haz clic en Retención. Tu organización usa Vault si se cumple uno de los siguientes comportamientos de reglas:
    • Haz clic en Reglas predeterminadas. Se activarán todas las reglas de retención predeterminadas.
    • Haz clic en Reglas personalizadas: Existen reglas personalizadas.
  3. Haz clic en Asuntos. Tu organización usa Vault si se creó algún asunto.

DLP de Gmail

La prevención de pérdida de datos (DLP) de Gmail te permite usar detectores de contenido predefinidos para analizar correos electrónicos entrantes y salientes.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Gmail y luego Cumplimiento.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de configuración de Gmail.

  2. Revisa la sección Cumplimiento del contenido. Tu organización usa la DLP si esta opción muestra Agregar otra regla.

OCR de Gmail

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Gmail extrae texto de las imágenes en los archivos adjuntos de correos electrónicos y aplica reglas de cumplimiento de contenido.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Gmail y luego Cumplimiento.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de configuración de Gmail.

  2. Junto a Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), revisa el parámetro de configuración Habilitar el OCR para los archivos adjuntos de correo electrónico. Tu organización usa OCR si esta opción está activada.

Regiones de datos empresariales

Las regiones de datos te permiten almacenar los datos cubiertos en una ubicación geográfica específica mediante una política de la región de datos.

Para saber si tu organización usa actualmente esta función, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Cumplimiento y luego Regiones de datos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración de las regiones de datos.

  2. Haz clic en Regiones de datos. Tu organización usa regiones de datos si esta opción está configurada en cualquier valor, excepto Sin preferencia.