Puedes liberar automáticamente las salas de reuniones reservadas cuando todas las personas, excepto una, rechazan la reunión en el Calendario de Google. También puedes personalizar los lanzamientos y excluir solo ciertas habitaciones y usuarios. Cuando se libera una sala, el organizador de la reunión recibe una notificación por correo electrónico.
Sugerencia: Usa el panel de estadísticas de Room para analizar los lanzamientos de salas de tu organización. Con este panel, puedes ver la cantidad total de horas de sala liberadas, horas reservadas nuevamente y horas no liberadas. Más información
Cómo activar o desactivar las versiones de la habitación
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Configuración de la sala.Es necesario tener el privilegio de administrador de Calendario.
- En Las salas de reuniones de los eventos rechazados se liberan, haz clic en Activado o Desactivado.
- Haz clic en Guardar.
Excluye salas o grupos de usuarios de las versiones de salas
Cómo excluir una habitación
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Administrar recursos.Es necesario tener el privilegio de administrador de Calendario.
- Haz clic en el nombre del recurso de la sala.
- En la sección Configuración de la sala, haz clic en la flecha hacia abajo
. - En Exento de liberación de salas de reuniones, selecciona Activado.
- Haz clic en Guardar.
Cómo excluir un grupo de usuarios
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Configuración de la sala.Es necesario tener el privilegio de administrador de Calendario.
- En la sección Configuración global de la sala, haz clic en la flecha hacia abajo .
- En Eximir grupos de usuarios de la liberación de salas de reuniones, haz clic en Editar grupos.
- Ingresa el grupo de usuarios y haz clic en Guardar.
Cómo corregir liberaciones de salas de reuniones no deseadas
Puedes reducir las liberaciones de salas no deseadas con excepciones de sala y organizador. El Calendario de Google incluye lógica para ayudarte, pero tu elección de salas y grupos de usuarios es fundamental.
Situaciones en las que Calendario no libera las salas
- Los invitados rechazan la reunión menos de 10 minutos antes de que comience.
- La reunión está programada para dentro de los próximos 30 minutos.
- Se reserva una sala de reuniones directamente en su calendario.
- La reunión dura más de 4 horas.
- La sala tiene capacidad para más de 20 personas.
- La sala se liberó anteriormente y, luego, se volvió a agregar para la misma reunión.
- No hay invitados, aparte del organizador, o hay invitados externos.
- La reunión se reserva en un calendario secundario.
- La sala de reuniones es grande o está reservada para una reunión o un evento grande.
Nota: Esta no es una lista completa de los factores de lanzamiento de la sala, y la lógica de lanzamiento de la sala está sujeta a cambios.
Elige las habitaciones que deseas liberar
- Se usa con frecuencia por empleados importantes, como la sala privada de un CEO.
- Se usa para funciones críticas para la empresa (contrataciones, reuniones con clientes o eventos especiales).
- Restringido para la mayoría de los empleados.
- La usan los invitados externos que no están invitados al evento.
Elige organizadores de la sala
- Crea las reuniones para los empleados VIP.
- Programar reuniones para otras personas con frecuencia, pero no asistir a ellas
- Ser ejecutivos de alto nivel
- Configurar reuniones externas y fundamentales para la empresa