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Cómo configurar sugerencias de reservas de salas de reuniones en el Calendario de Google

Ayuda a los organizadores de reuniones a reservar salas y recursos de cortesía para los invitados en cualquier ubicación.

Con las sugerencias automáticas de salas, el Calendario verifica la ubicación de trabajo de todas las personas invitadas a la reunión. En la pestaña Salas, el Calendario muestra de forma inteligente las mejores salas más cercanas a cada invitado. Tiene en cuenta la ubicación del edificio y el piso de cada persona, el historial de reservas anteriores, el uso de equipos de audio y video, y las necesidades de capacidad.

Puntos clave que se deben tener en cuenta

La sugerencia automática de salas funciona mejor cuando realizas estas dos acciones:

Agrega la ubicación de trabajo para todos los usuarios: Si un usuario no tiene una configuración de la ubicación de trabajo principal, el Calendario no la toma en cuenta en las sugerencias de salas de reuniones. Esto significa que la sala sugerida podría ser muy pequeña, o que no se haya sugerido una sala del edificio en absoluto.
Usa un formato estructurado para salas de reuniones: El Calendario usa únicamente la información de la sala de reuniones que está estructurada para las sugerencias automáticas de salas. El Calendario toma decisiones inteligentes basadas en los detalles para cada sala.

Para obtener detalles sobre cómo estructurar los recursos, consulta Impacto de adoptar recursos estructurados y Cómo cambiar a recursos estructurados.

Detalles adicionales

Cuando agregues una sala a un evento, es posible que aparezcan sugerencias de salas basadas en la ubicación o en las salas usadas con frecuencia.

Las sugerencias basadas en la ubicación aparecen cuando agregas una sala a un evento si se conoce la ubicación de, al menos, un asistente. Consulta Cómo agregar una sala de reuniones a un evento.
- Para especificar la ubicación, se puede establecer un edificio de oficina principal o una ubicación de trabajo. Consulta Cómo establecer tu ubicación de trabajo predeterminada.
- Un administrador debe activar la ubicación de trabajo. Consulta Cómo activar o desactivar la ubicación de trabajo para los usuarios.
- Las sugerencias basadas en la ubicación solo aparecen cuando la ubicación de un usuario corresponde a un edificio con salas estructuradas y el usuario no respondió al evento como "unirse virtualmente" o no unirse.
Las sugerencias de salas usadas con frecuencia aparecen si la persona que agrega la sala no tiene una ubicación establecida. Estas sugerencias se basan en el uso que hace la persona y solo son visibles para ese usuario.

Agrega la ubicación de trabajo principal

Existen 2 formas de agregar la ubicación de trabajo principal. Puedes hacerlo por tus usuarios o pedirles que lo hagan ellos mismos.

Ayuda para decidir entre la configuración de usuario o de administrador

Cada entorno de trabajo es diferente. Piensa en los aspectos de cada configuración para saber cuál es la mejor para tu empresa.

Configuración del administrador

Configuración del usuario

Los datos de la ubicación de trabajo del usuario se conocen, están actualizados y son precisos.

Beneficios

Garantiza que los datos de los usuarios en Google se sincronicen con tus propios datos.
Evita errores del usuario

Método

API (edificio, piso, sección del piso, escritorio)
GCDS (edificio, piso)

Experiencia del usuario

Ubicación de trabajo de solo lectura

No tienes los datos de la ubicación de trabajo de los usuarios de tu organización o no tienes certeza sobre ellos.

Beneficios

Configuración rápida con 1 clic
Notificaciones del Calendario para que los usuarios agreguen y actualicen datos de ubicación
Menos trabajo para el administrador

Método

Configuración inicial desde la Consola del administrador de Google
Datos de la ubicación de trabajo (edificio, piso) actualizados por los propios usuarios

Experiencia del usuario

Control del usuario sobre la visualización y la actualización de la ubicación de trabajo
La ubicación de trabajo del usuario inferida y, a veces, establecida por Google
Google le solicita al usuario que realice actualizaciones

Cómo agregar una ubicación como administrador

Si decides establecer la ubicación de trabajo principal para tus usuarios, usa la API o Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Usa Google Cloud Directory Sync

Usa GCDS para agregar la ubicación de trabajo del usuario en cualquiera de los siguientes casos:

Hay muchos usuarios y ubicaciones de usuarios.
Tienes cambios y actualizaciones continuos en las ubicaciones de los usuarios.
Ya se usa GCDS para sincronizar los perfiles de usuario de Microsoft Active Directory con las Cuentas de Google.

En el Administrador de configuración de GCDS, en la pestaña User Profile Attributes, asigna estos campos de ubicación de trabajo al lugar donde almacenas la información del edificio y del piso en la actualidad:

ID del edificio
Nombre del piso

La sincronización de estos campos es opcional. Asegúrate de que los IDs de edificio coincidan con el ID de edificio que creaste en la administración de edificios.

Para obtener más información, consulta Acerca de Google Cloud Directory Sync.

Usar API

Usa una API para agregar la ubicación de trabajo del usuario en cualquiera de los siguientes casos:

Hay muchos usuarios y ubicaciones de usuarios.
Ya tienes un sistema en el que las ubicaciones de los usuarios se llaman a través de la API.
Los cambios y las actualizaciones de las ubicaciones de los usuarios se producen con regularidad.
Quieres una forma automatizada de mantener sincronizadas las ubicaciones de los usuarios.
Hay valores para los códigos de sección de piso y de escritorio.

Para obtener más detalles, consulta la Guía del SDK de Admin de Google Workspace para usuarios.

La información de ubicación del usuario con formato puede tardar hasta 24 horas en propagarse y aparecer en su perfil.

Usa estas propiedades cuando configures tu API:

Nombre de la propiedad	Descripción	Ejemplo
type (cadena)*	El tipo de ubicación: CUSTOM, DEFAULT, DESK Nota: El tipo debe establecerse en DESK para actualizar la ubicación de trabajo principal de un usuario.	DESK
customType (cadena)	Si el tipo es CUSTOM, este campo incluye el valor personalizado	free_text
area (cadena)*	La ubicación textual es más útil para mostrarla y describir de forma concisa la ubicación. Por ejemplo, "Mountain View, CA" o "Cerca de Palo Alto"	Mountain View, CA
buildingId (cadena)*	El identificador del edificio debe coincidir exactamente con el buildingId que creaste para el edificio. Cadenas de valores reservados: Indica que un usuario no tiene un edificio de oficinas. Por ejemplo, si un usuario trabaja de forma remota, usa $NO_BUILDING$ Para indicar que el edificio aún no se creó en los recursos de edificios, usa $MISSING_BUILDING$	NYC
floorName (cadena)	El identificador de piso debe coincidir exactamente con un piso definido en el buildingId. Nota: Un nombre de piso sin un ID de edificio definido no es válido	Vestíbulo, entrepiso, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (cadena)	Indicación de dónde se sienta el usuario en un piso	A, South wing
deskCode (cadena)*	Indicación de la ubicación exacta del escritorio	Pod 17, 13-A

* Obligatorio

Permite que los usuarios agreguen la ubicación

Activa las instrucciones del Calendario para ayudar a los usuarios a agregar su ubicación de trabajo principal.

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Directorio Configuración del directorio.

Ir a Configuración del directorio

Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del directorio.
Haz clic en Edición de perfiles.
En el panel de la izquierda, en Unidad organizativa, selecciona la organización en la que quieres aplicar el cambio.
Advertencia: Si aplicas este cambio en la unidad organizativa raíz para toda la organización, no se aplicará a las unidades organizativas en las que hayas anulado previamente la información del perfil.
Marca la casilla junto a Ubicación de trabajo y haz clic en Guardar.