Ayuda a los organizadores de reuniones a reservar salas y recursos de cortesía para los invitados en cualquier ubicación.
Con las sugerencias automáticas de salas de reuniones, Calendario verifica la ubicación de trabajo de todas las personas invitadas a la reunión. En la pestaña Salas, Calendario muestra de forma inteligente las mejores salas más cercanas a cada invitado. Tiene en cuenta la ubicación del edificio y el piso de cada persona, el historial de reservas anterior, el uso de equipos de audio y video, y las necesidades de capacidad.
Puntos clave que se deben tener en cuenta
La sugerencia automática de salas funciona mejor cuando realizas las siguientes acciones:
- Agregar la ubicación de trabajo para todos los usuarios: Si un usuario no tiene una configuración de la ubicación de trabajo principal, el Calendario no la toma en cuenta en las sugerencias de salas de reuniones. Esto significa que la sala sugerida podría ser muy pequeña, o que no se haya sugerido una sala del edificio en absoluto.
Usar un formato estructurado para las salas de reuniones: El Calendario usa únicamente la información de la sala de reuniones que está estructurada para las sugerencias automáticas de salas. El Calendario toma decisiones inteligentes basadas en los detalles para cada sala.
Para obtener detalles sobre la estructuración de los recursos, consulta Impacto de la adopción de recursos estructurados y Cómo cambiar a los recursos estructurados.
Detalles adicionales
Cuando agregues una sala a un evento, es posible que aparezcan sugerencias de salas basadas en la ubicación o en las salas que se usan con frecuencia.
- Las sugerencias basadas en la ubicación aparecen cuando agregas una sala a un evento si se conoce la ubicación de al menos un asistente. Consulta Cómo agregar una sala de reuniones a un evento.
- La ubicación se puede especificar configurando un edificio de oficina principal o una ubicación de trabajo. Consulta cómo establecer tu ubicación de trabajo predeterminada.
- Un administrador debe activar la ubicación de trabajo. Consulta Cómo activar o desactivar la ubicación de trabajo para los usuarios.
- Las sugerencias basadas en la ubicación solo aparecen cuando la ubicación de un usuario es para un edificio con salas estructuradas y el usuario no respondió al evento como "unirse virtualmente" o no unirse.
- Las sugerencias de salas usadas con frecuencia aparecen si la persona que agrega la sala no tiene una ubicación establecida. Estas sugerencias se basan en el uso de la persona y solo son visibles para ese usuario.
Agrega la ubicación de trabajo principal
Existen 2 formas de agregar la ubicación de trabajo principal. Puedes hacerlo por tus usuarios o pedirles que lo agreguen ellos mismos.
Ayuda para decidir entre la configuración de usuario y la de administrador
Cada entorno de trabajo es diferente. Ten en cuenta los aspectos de cada configuración para saber qué es lo mejor para tu empresa.
| Configuración para administradores | Configuración del usuario |
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Los datos de ubicación de trabajo del usuario son conocidos, están actualizados y son precisos. Beneficios
Método
Experiencia del usuario
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No tienes datos sobre la ubicación de trabajo de los usuarios de tu organización o no tienes certeza sobre ellos. Beneficios
Método
Experiencia del usuario
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Cómo agregar una ubicación como administrador
Si decides establecer la ubicación de trabajo principal para tus usuarios, usa la API o Google Cloud Directory Sync (GCDS).
Usa Google Cloud Directory Sync
Usa GCDS para agregar la ubicación de trabajo del usuario en cualquiera de los siguientes casos:
- Hay muchos usuarios y ubicaciones de usuarios.
- Tienes cambios y actualizaciones continuos en las ubicaciones de los usuarios.
- Ya se usa GCDS para sincronizar perfiles de usuario de Microsoft Active Directory con Cuentas de Google.
En el Administrador de configuración de GCDS, en la pestaña User Profile Attributes, asigna estos campos de ubicación de trabajo a donde almacenas la información de edificios y pisos actualmente:
- ID del edificio
- Nombre del piso
La sincronización de estos campos es opcional. Asegúrate de que los IDs de los edificios coincidan con el ID que creaste en la administración de edificios.
Para obtener más información, consulta Acerca de Google Cloud Directory Sync.
Usar API
Usa una API para agregar la ubicación de trabajo del usuario en cualquiera de los siguientes casos:
- Hay muchos usuarios y ubicaciones de usuarios.
- Ya tienes un sistema en el que se llama a las ubicaciones de los usuarios a través de la API.
- Los cambios y las actualizaciones de las ubicaciones de los usuarios se producen con regularidad.
- Deseas una forma automatizada de mantener sincronizadas las ubicaciones de los usuarios.
- Hay valores para los códigos de sección de piso y escritorio.
Para obtener más información, consulta la Guía del SDK de Admin de Google Workspace para usuarios.
La información de ubicación del usuario con formato puede demorar hasta 24 horas en propagarse y aparecer en el perfil del usuario.
Usa estas propiedades cuando configures tu API:
| Nombre de la propiedad | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| type (cadena)* |
Tipo de ubicación: CUSTOM, DEFAULT, DESK Nota: El tipo debe establecerse en DESK para actualizar la ubicación de trabajo principal de un usuario. |
ESCRITORIO |
| customType (cadena) |
Si el tipo es CUSTOM, este campo incluye el valor personalizado. |
free_text |
| area (cadena)* |
La ubicación textual es más útil para fines de visualización, ya que describe la ubicación de forma concisa. Por ejemplo, "Mountain View, CA" o "Cerca de Palo Alto". |
Buenos Aires |
| buildingId (cadena)*: |
El identificador de la estructura debe coincidir exactamente con el buildingId que creaste para la estructura. Cadenas de valores reservados:
|
NYC |
| floorName (cadena) |
El identificador de piso debe coincidir exactamente con un piso definido dentro de buildingId. Nota: Un nombre de piso sin un ID de edificio definido no es válido. |
Vestíbulo, entrepiso, 2, 3, 4, 5, 5M y 6 |
| floorSection (cadena) |
Indicación de dónde se sienta el usuario en un piso |
A, ala sur |
| deskCode (cadena)*: |
Indicación de la ubicación exacta del escritorio |
Pod 17, 13-A |
* Obligatorio
Permite que los usuarios agreguen la ubicación
Activa las sugerencias del Calendario para ayudar a los usuarios a agregar su ubicación de trabajo principal.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Configuración del directorio.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
- Haz clic en Edición de perfiles.
- En el panel izquierdo, en Unidad organizativa, selecciona la organización en la que deseas aplicar el cambio.
Advertencia: Si aplicas este cambio en la unidad organizativa raíz de toda la organización, no se aplicará a las unidades organizativas en las que realizaste anulaciones anteriores para la información del perfil.
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Marca la casilla junto a Ubicación de trabajo y haz clic en Guardar.
Los cambios tardan hasta 30 minutos en propagarse, momento en el que los usuarios pueden establecer su propia ubicación.