Crea edificios, funciones y recursos de Calendario

Configura Calendario para que los usuarios puedan reservar recursos compartidos, como salas, proyectores, automóviles de la empresa o bicicletas. Para que tus empleados puedan encontrar y reservar fácilmente los recursos que necesitan, la práctica recomendada es agregar tantos detalles como sea posible. Tus usuarios verán detalles como el edificio y el piso en los que se encuentra una sala o un recurso, y las características clave, como el equipo de videoconferencias.

Paso 1: Agrega edificios

Comienza por enumerar todos los edificios de tu empresa. Calendario de Google usa los edificios como base de todos tus recursos.

Nota: En las indicaciones de los mapas no se incluyen las direcciones de edificios.

Cómo agregar un edificio en la Consola del administrador

Puedes crear hasta 10,000 edificios para tu empresa o en cada dominio.

Agrega los campos obligatorios ahora. Puedes volver y completar los campos opcionales más adelante.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

  2. En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
  3. En la parte inferior de la página, haz clic en Administrar edificios.
  4. Selecciona Agregar Agregar edificio nuevo y haz clic en él.
  5. Ingresa la información del edificio.

    Para agregar la dirección, sigue estos pasos:

    1. Haz clic en Editar Editar dirección.

    2. Ingresa la información de la dirección para cada ubicación con el formato de dirección postal oficial de la ubicación. En el panel de Google Maps ubicado a la derecha, aparece un pin en la dirección. Las direcciones que están asociadas con una ubicación conocida de la empresa se guardan en el idioma local. Nota: En las indicaciones de los mapas no se incluyen las direcciones de edificios.

    3. Si es necesario, arrastra el pin a la ubicación correcta o más aproximada. Te recomendamos que coloques el pin en el centro del techo del edificio. Aparecerán los campos de latitud y longitud.
    4. Haz clic en Listo.
  6. Haz clic en Agregar edificio.

Cómo agregar edificios de forma masiva

Puedes crear hasta 10,000 edificios para tu empresa o en cada dominio.

Para ahorrar tiempo, sube todos los edificios de tu dominio o varios de ellos.

Sube tu hoja de cálculo

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

  2. En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
  3. En la parte inferior de la página, haz clic en Administrar edificios.
  4. Selecciona Agregar y haz clic en Subir Carga masiva de edificios.
  5. Haz clic en Adjuntar CSV y sigue los pasos para adjuntar el archivo CSV.
  6. Haz clic en Subir.

Para ver los campos y las descripciones obligatorios, consulta Formato para actualizaciones masivas en esta página.

Usa la API para actualizaciones de compilación masivas

Para obtener más detalles, consulta resources.buildings y Formato para actualizaciones masivas.

Paso 2: Agrega audio, video o alguna otra característica

Si quieres que las personas sepan qué equipo o qué otras funciones incluye una sala o algún otro recurso, agrégalos con la Consola del administrador. Por ejemplo, es posible que quieras informar a las personas qué autos de la empresa tienen un sistema de navegación.

Nota: Para agregar funciones, usa la Consola del administrador o la API. No puedes agregar funciones subiendo los detalles de las funciones en un archivo CSV.

Agregar funciones una por una en la Consola del administrador

Puedes crear hasta 100 funciones para tu empresa o en cada dominio.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

  2. En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
  3. Haz clic en Administrar Administrar los atributos de los recursos.
  4. Haz clic en Agregar atributo.
  5. Ingresa el nombre de la función y elige el tipo:
    • Otro: No es videoconferencia ni telefonía (por ejemplo, Accesible para sillas de ruedas o Invitados externos)
    • Videoconferencia: Equipo de comunicación por video (por ejemplo, unidad de conferencia de VC o Cisco)
    • Telefonía: Equipo de comunicación de audio (por ejemplo, teléfono)
  6. Haz clic en Guardar.

Después de agregar una característica, puedes agregarla a un recurso haciendo clic en el recurso y luego Características. Los usuarios pueden buscar características y agregarlas al recurso seleccionado.

Actualizaciones masivas de la API para las funciones del Calendario

Puedes crear hasta 100 funciones para tu empresa o en cada dominio.

Para obtener más información, consulta resources.features y Formato para actualizaciones masivas.

Paso 3: Agrega recursos

A continuación, agrega cualquier cosa que se pueda reservar, como salas de conferencia, automóviles de la empresa, salas de lactancia o lo que sea que la empresa les brinde a los trabajadores. Si creaste características en el paso 2, puedes asociarlas con los recursos a medida que los agregas.

Nota: Por lo general, los recursos comienzan a estar disponibles unos minutos después de que se los agrega. Sin embargo, en algunos casos, pueden demorar hasta 24 horas en aparecer como disponibles en los calendarios de todos los usuarios.

Agregar los recursos uno por uno en la Consola del administrador

Puedes agregar hasta 10,000 recursos para tu empresa o en cada dominio.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

  2. En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
  3. Selecciona Agregar .
  4. Ingresa la información del recurso. Selecciona uno de los siguientes tipos:
    • Sala de conferencias: Recursos utilizados para reuniones o conferencias que pueden ser tan pequeños como una sala con un teléfono.
    • Otros: Recursos que no se usan para las reuniones. Por ejemplo, una bicicleta o un automóvil de la empresa.
  5. Haz clic en Agregar recursos.

Para obtener detalles sobre los campos, consulta Formato para actualizaciones masivas en esta página.

Sube recursos de forma masiva con un archivo CSV

  1. Descarga el contenido en un archivo CSV desde la Consola del administrador.

    1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

      Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

    2. En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
    3. Haz clic en Descargar .
    4. Guarda el archivo CSV.
  2. Importa la información del archivo CSV a una hoja de cálculo.
    1. Abre una hoja de cálculo de Google en blanco y ve a Archivo y luego Importar.
    2. Navega al archivo CSV descargado y luego haz clic en Seleccionar.
    3. En la ventana Importar, realiza tus selecciones y luego haz clic en Importar datos.
  3. Edita los recursos en una hoja de cálculo.
    1. Usa la hoja de cálculo que creaste en los pasos anteriores.
    2. Edita los campos según sea necesario.

      Actualiza los campos según las tablas que se encuentran en Formato para las actualizaciones masivas. No modifiques el ID del recurso. Si lo haces, se creará un recurso nuevo, en lugar de actualizarse el que ya existe.

    3. Cuando la edición esté completa, guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
  4. Sube un archivo CSV después de editarlo.

    1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

      Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

    2. En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
    3. Coloca el cursor sobre Agregar y haz clic en Subir Carga masiva de recursos.
    4. Haz clic en Adjuntar CSV y sigue las indicaciones para adjuntar el archivo CSV.
    5. Haz clic en Subir.

Actualizaciones masivas de la API para los recursos de Calendario

Puedes agregar hasta 10,000 recursos para tu empresa o en cada dominio.

Para obtener más detalles, consulta resources.calendars y Formato para actualizaciones masivas.

Paso 4: Configura las unidades organizativas

Esta función solo está disponible para las ediciones Google Workspace Enterprise Plus y Assured Controls.

Puedes asignar recursos a una unidad organizativa específica para que los datos de eventos del calendario de recursos hereden las políticas de datos de esa unidad organizativa, incluida su política de regiones de datos. Los metadatos del recurso, como su nombre, descripción o edificio, siguen las políticas de datos de la organización raíz. Obtén más información sobre las unidades organizativas.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

  2. En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
  3. Selecciona los recursos que deseas editar.
  4. En la esquina superior derecha, haz clic en Editar y selecciona Editar unidad organizativa.
  5. Selecciona la unidad organizativa que quieras asignar a estos recursos y haz clic en Continuar.
  6. En el diálogo de confirmación, haz clic en Cambiar.

Nota: Esta función requiere el privilegio de administrador para leer las unidades organizativas.

Formato para actualizaciones en forma masiva

Estas tablas te ayudan a actualizar los recursos de Calendar con una API o una hoja de cálculo CSV.

Formato de los edificios

Usa este formato para los edificios que crees en Calendario.

Nombre de la propiedad Descripción Ejemplo
ID de compilación* Este ID de edificio debe coincidir exactamente con el ID de edificio definido para el edificio. SF-MAIN
Nombre del edificio Nombre visible del edificio Oficina central de San Francisco
Dirección*: Es la información de la dirección de los edificios. Para obtener más información, consulta Formato para crear direcciones en esta página. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat núm.106-128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
Pisos* Deben estar separados por comas y ordenados de forma ascendente, del límite inferior al superior. Vestíbulo, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Descripción Es la descripción opcional del edificio que se muestra en la Consola del administrador para tu referencia. Edificio del lado este
Coordenadas

Latitud y longitud de un edificio

 40.730610,
-73.935242

* Obligatorio

Formato de las direcciones de edificios

Usa este formato para la información de la dirección del edificio. Ingresa la información de la dirección para cada ubicación con el formato de dirección postal oficial de la ubicación. Los formatos de dirección pueden variar en gran medida según la región.

Los campos de la Consola del administrador y otras aplicaciones que se usan para ingresar datos de direcciones son resistentes a errores. Puedes incluir elementos como campos conmutados, omitir un campo o incluso agregar un campo adicional, y el proceso no fallará. El Calendario te notificará sobre cualquier problema y te indicará cómo corregirlo.

Nombre de la propiedad Descripción Ejemplo
Líneas de dirección 1 a 5*

El nombre y el número de la calle, o la descripción de la ubicación

 200 Second St.
Sublocalidad

El vecindario, el distrito, la ciudad, el pueblo, etcétera. Es más pequeña que una ciudad o localidad.

(no es obligatorio, solo es útil en algunos países)

 SOMA (South of Market)
Localidad La ciudad, que puede denominarse distrito y suburbio según el país. San Francisco
Área administrativa Estado, provincia, isla o condado, según el país California
Código postal

A veces, se denomina código postal, código PIN o Eircode.

 94105
País o región*

Nombre completo o código de 2 letras del país o la región

 EE.UU.

* Obligatorio

Formato para recursos y funciones

Usa este formato para la información de recursos y funciones.

Nombre de la propiedad Descripción Ejemplo
ID de recurso*

Es el identificador único de la habitación que Google genera para ti cuando creas un recurso. El ID del recurso solo es obligatorio cuando se actualizan recursos. Cuando crees recursos nuevos, puedes dejar este campo vacío para generar el ID automáticamente.

(no edites ni quites para los recursos existentes)

 28AF38E
Nombre del recurso*:

Nombre corto de la sala.

(límite máximo de caracteres sugerido: 45)

 Sala de colmenas
ID de compilación* Este ID de edificio debe coincidir exactamente con el ID de edificio definido para el edificio en el que se encuentra el recurso. SF-MAIN
Categoría del recurso*

Sala de conferencias: Recursos que se usan para reuniones o conferencias que pueden ser tan pequeños como una sala con un teléfono.

Otros: Recursos que no se usan para las reuniones. Por ejemplo, una bicicleta o un automóvil de la empresa.

Categoría desconocida: Recursos que no se ajustan al formato de estructura

(para recursos nuevos, usa Sala de conferencias y Otros)

 CONFERENCE_ROOM
Tipo de recurso Es un campo existente. Cuando la categoría de recurso se establece en Otro, este campo se agrega como prefijo al nombre generado automáticamente y ayuda a distinguir los recursos que no son salas de reuniones de los que sí lo son. También ayuda a categorizar el tipo de recurso. Por ejemplo, Bicicleta, Vehículo, Sala de la madre o Microscopio. Bicicleta
Nombre del piso*

El nombre del piso debe coincidir con uno de los pisos definidos en el edificio.

(límite máximo de caracteres sugerido: 15)

 10
Capacidad* Es la cantidad recomendada de personas para la habitación. Debe ser un número entero positivo. 4
Sección del piso

Indica en qué parte del piso se encuentra una habitación.

(límite máximo de caracteres sugerido: 15)

 A
Descripción visible para el usuario Es la descripción de formato libre de la habitación que es visible para los usuarios en los detalles de la habitación. Nota: Esta descripción solo se muestra mientras se reserva el recurso. Después de seleccionar el recurso o guardar un evento, ya no se muestra esta descripción. Extensión de teléfono núm. 4119
Descripción Es la descripción opcional de la sala o el recurso que se muestra en la Consola del administrador para tu referencia.

Todos los miembros de room-admins@example.com tienen derechos de reserva para la sala.

Edificio del lado este
#Feature

Las características son atributos o equipos de una sala o un recurso, como los siguientes:

  • Funciones de audio: #Phone
  • Funciones de video: #VC, #Unidad de conferencias de Cisco.
  • Otras características: #Accesible para personas en silla de ruedas, #Invitados externos.
 TRUE
Nombre generado automáticamente

Solo lectura. Se genera cuando la categoría de recurso se establece en Conference_room o Other. El nombre generado automáticamente tiene este formato:

Nombre del edificio-Nombre del piso-Sección del piso-Nombre del recurso (capacidad) [Funciones]

 Sede central de San Francisco, sala Beehive, 10-A (4) [VC]

* Se requiere para los recursos y las funciones estructurados