Usa recursos estructurados de Calendario de Google

Google recomienda que definas tus recursos de Calendar con un formato estructurado. Los recursos estructurados incluyen información sobre la ubicación, la capacidad o el equipo del recurso. El Calendario usa estos datos para brindar más detalles sobre las salas y los recursos, lo que ayuda a los usuarios a elegir el mejor recurso para sus necesidades. Define recursos estructurados para aprovechar las nuevas funciones y las capacidades mejoradas del Calendario.

Los recursos no estructurados (heredados) solo usan estos campos:

  • ID de recurso
  • Nombre
  • Descripción

Si solo tienes estos campos configurados para un recurso, se trata de un recurso heredado. Es probable que los recursos creados antes del 17 de octubre de 2017 sean recursos heredados.

Beneficios de los recursos estructurados

Cambiar tus datos a un formato estructurado requiere un trabajo adicional, pero esa inversión vale la pena. Cuando estructures tus recursos, los usuarios podrán hacer lo siguiente:

Cambia a los recursos estructurados

Convierte tus recursos a un formato estructurado para que puedas aprovechar las futuras mejoras de Calendario de Google. Cuando usas recursos estructurados, tus usuarios tienen la mejor experiencia posible al reservar salas y usar otras funciones del calendario.

Comprende los cambios, realiza pruebas y comunícate

El uso de información estructurada de recursos cambia la forma en que los usuarios interactúan con Calendar. Te recomendamos que te prepares para estos cambios de las siguientes maneras:

  • Analiza la forma en que se administran tus recursos actuales y comprende cómo la migración al formato estructurado cambia la experiencia del usuario.
  • Primero, usa recursos estructurados en un entorno de pruebas para ver cómo aparecen los cambios. Conserva una copia de seguridad de la información de recursos actual.
  • Actualiza las aplicaciones internas y el software de terceros. Por ejemplo, las aplicaciones que dependen de convenciones de nomenclatura personalizadas.
  • Informa a los usuarios sobre los nuevos comportamientos y cambios, y administra el lanzamiento de estos cambios.

Cambios en la experiencia del usuario

Los usuarios verán los siguientes cambios cuando adoptes el nuevo formato estructurado en tu empresa.

Resultados de la búsqueda modificados

Antes

Los recursos se muestran como un nombre de recurso largo

Después

Los recursos se muestran con la información organizada

Se cambió la pantalla para las salas y los espacios que no son salas

Para habitaciones (categoría CONFERENCE_ROOM)

1. Nombre del recurso
2. Edificio
3. Piso y sección
4. Capacidad
5. Funciones de A/V

1. Nombre del recurso
2. Edificio
3. Piso y sección
4. Capacidad
5. Funciones de A/V

Para espacios que no son habitaciones (categoría OTHER)

1. Nombre del recurso
2. Edificio
3. Piso y sección
4. Capacidad
5. Tipo de recurso
6. Funciones de A/V (si están presentes)

1. Nombre del recurso
2. Edificio
3. Piso y sección
4. Capacidad
5. Tipo de recurso
6. Funciones de A/V (si están presentes)

Se cambió la pantalla de recursos

Cuando apuntas a un recurso, se muestran detalles adicionales:

Para habitaciones (categoría CONFERENCE_ROOM)

Para espacios que no son habitaciones (categoría OTHER)

Se cambió el orden de los recursos

Antes del 17 de octubre de 2017

Anteriormente, la agrupación en la lista de salas se basaba en los nombres de los recursos. Por ejemplo, las habitaciones se enumeraron según el prefijo en lugar de algo más útil para decidir qué recurso usar. Si tenías muchas habitaciones con un prefijo determinado (por ejemplo, CH-ZRHA), todas esas habitaciones se agruparon bajo este prefijo.

Ejemplos de nombres de recursos:

CH-ZRHA-FavoriteRoom'1 [Teléfono, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom'1 [Teléfono, VC]

US-SFO-RoominSFO'2 [Teléfono, VC]

Agrupación por prefijo:

Donde los edificios son ZRH-OfficeA y SFO-OfficeB

Después del 17 de octubre de 2017

La agrupación se basa en los edificios que creas. Las salas y las no salas se agruparán en los nodos de sus edificios.

Ejemplo de nombres nuevos generados automáticamente:

ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Teléfono, VC]

ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Teléfono, VC]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Teléfono, VC]

Donde los edificios son ZRH-OfficeA y SFO-OfficeB

Agrupación por nombre del edificio:

Orden de visualización y nombres de los pisos:

Los pisos de los edificios se muestran en orden numérico. Por ejemplo:

  • El piso "1" va antes del "2".
  • El piso "12" va antes del "1", ya que "2"<"s".

Para mostrar los pisos en el orden correcto, usa números, como "01", "02", …, "12".

Se cambiaron los nombres y la visualización de los recursos

En el caso de los recursos heredados, Google recomendaba un formato de nombre específico para los recursos. Se crea automáticamente una jerarquía de recursos cada vez que se agregan más de 10 recursos con un guion ("-"). Si hay más de 100 recursos en un grupo de encabezado, el grupo se divide en subencabezados.

Con la información estructurada de los recursos, la convención de nomenclatura de Google se convierte en estándar y se usa para crear nombres generados automáticamente a partir de los campos de recursos individuales. Los nombres generados automáticamente se crean cuando se actualiza cualquier campo de recurso que no sea el nombre, el tipo o la descripción del recurso.

  • [edificio]-[piso] [nombre de la sala] ([capacidad de la sala]) [Funciones de audio y video]
  • [Tipo de recurso]-[Edificio]-[Piso]-[Nombre de la sala] ([Capacidad de la sala]) [Funciones de audio y video]

Nombres generados automáticamente:

  • Haz que el formato de los nombres de recursos sea coherente en toda tu organización.
  • Actualización automática de los detalles de la sala (por ejemplo, cuando aumenta la capacidad o se agregan o cambian funciones)
  • Facilita la comprensión de las propiedades de cualquier sala o recurso con solo mirar el nombre.

El nuevo nombre generado automáticamente se muestra en las siguientes ubicaciones:

Lista de participantes

En la lista de participantes de los eventos del Calendario, el nuevo formato de nombre de recurso generado automáticamente reemplaza al anterior.

Dónde se encuentra el campo en la Web y en dispositivos móviles

En el campo Dónde de los eventos del Calendario, el nuevo formato de nombre de recurso autogenerado reemplaza el nombre de recurso anterior.

Notificaciones en dispositivos móviles

En las notificaciones en dispositivos móviles o la Web, el nuevo formato de nombre generado automáticamente reemplaza el nombre del recurso anterior.

Convierte tus recursos, funciones y edificios

Existen 3 formas de actualizar tus recursos:

Cómo cambiar recursos con un archivo CSV

Si tienes un rol de administrador con privilegios para administrar edificios y recursos asignados a tu cuenta, actualiza los recursos de tu organización siguiendo estos pasos.

Paso 1: Descarga el contenido en un archivo CSV desde la Consola del administrador

Comienza por descargar la información de los recursos en un archivo CSV.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

  2. Abre Administración de recursos.
  3. Haz clic en Descargar y luego Descargar.
  4. Guarda el archivo CSV.

Paso 2: Importa datos de CSV a una hoja de cálculo

Después de descargar el archivo CSV, impórtalo a una hoja de cálculo.

  1. Abre una hoja de cálculo de Google en blanco y ve a Archivo > Importar.
  2. Navega al archivo CSV descargado y haz clic en Seleccionar.
  3. En la ventana Importar, realiza tus selecciones y haz clic en Importar datos.

Paso 3: Edita los recursos en una hoja de cálculo

Revisa la información de la hoja de cálculo y anota los campos en blanco o no conformes. Luego, actualízalos según lo que se indica en la tabla de Formatos que se deben usar.

Nota: No modifiques el ID del recurso. Si lo haces, se creará un recurso nuevo, en lugar de actualizarse el que ya existe.

Edita la hoja de cálculo

  1. Usa la hoja de cálculo que creaste en los pasos anteriores.
  2. Edita los campos según sea necesario.

    Importante: Para identificar funciones en la hoja de cálculo, el nombre de la función debe comenzar con un #. Por ejemplo, #Pizarra.

  3. Cuando la edición esté completa, guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.

Ejemplos de hojas de cálculo

ID de recurso&ast; Nombre del recurso&ast;: Categoría del recurso&ast; Tipo de recurso Nombre del piso&ast; Capacidad&ast; ID del edificio&ast;
123 Auditorio CONFERENCE_ROOM 1 40 81
234 Escondite de James OTRO Salón 4 5 82

&ast; Obligatorio

Descripción visible para el usuario Descripción #Pizarra #Phone
Administrado por admins@mycompany.com TRUE TRUE
Pídele al asistente de James que haga la reserva. Administrado por admins@mycompany.com FALSO FALSO

Paso 4: Sube un archivo CSV después de editarlo

Después de editar tu hoja de cálculo, puedes subir los cambios a Calendario.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y luego Descripción general.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.

  2. Abre Administración de recursos.
  3. Selecciona Agregar y haz clic en Subir .
  4. Haz clic en Adjuntar CSV y sigue las indicaciones para adjuntar el archivo CSV.
  5. Haz clic en Subir.

Formatos que se pueden usar

Cuando edites tu hoja de cálculo, usa estos formatos.

Formato para todos los recursos

Usa este formato para los recursos que crees en el Calendario.

Nombre de la propiedad Descripción Ejemplo
ID de recurso&ast;

Es el identificador único de la habitación que Google genera para ti cuando creas un recurso.

(no edites ni quites para los recursos existentes)

 28AF38E
Nombre del recurso&ast;:

Nombre corto de la sala.

(límite máximo de caracteres sugerido: 45)

 Sala de colmenas
ID de compilación&ast; Este ID de edificio debe coincidir exactamente con el ID de edificio definido para el edificio en el que se encuentra el recurso. SF-MAIN
Categoría del recurso&ast;

Sala de conferencias: Recursos que se usan para reuniones o conferencias que pueden ser tan pequeños como una sala con un teléfono.

Otros: Recursos que no se usan para las reuniones. Por ejemplo, una Jamboard, una bicicleta o un automóvil de la empresa.

Categoría desconocida: Recursos que no se ajustan al formato de estructura

(para recursos nuevos, usa Sala de conferencias y Otros)

 CONFERENCE_ROOM
Tipo de recurso Es un campo existente. Cuando la categoría de recurso se establece en Otro, este campo se agrega como prefijo al nombre generado automáticamente y ayuda a distinguir los recursos que no son salas de reuniones de los que sí lo son. También ayuda a categorizar el tipo de recurso. Por ejemplo, Bicicleta, Vehículo, Sala de la madre o Microscopio. Bicicleta
Nombre del piso&ast;

El nombre del piso debe coincidir con uno de los pisos definidos en el edificio.

(límite máximo de caracteres sugerido: 15)

 10
Capacidad&ast; Es la cantidad recomendada de personas para la habitación. Debe ser un número entero positivo. 4
Sección del piso

Indica en qué parte del piso se encuentra una habitación.

(límite máximo de caracteres sugerido: 15)

 A
Descripción visible para el usuario Es la descripción de formato libre de la habitación que es visible para los usuarios en los detalles de la habitación. Nota: Esta descripción solo se muestra mientras se reserva el recurso. Después de seleccionar el recurso o guardar un evento, ya no se muestra esta descripción. Extensión de teléfono núm. 4119
Descripción Es la descripción opcional de la sala o el recurso que se muestra en la Consola del administrador para tu referencia.

Todos los miembros de room-admins@example.com tienen derechos de reserva para la sala.

Edificio del lado este
#Feature

Las características son atributos o equipos de una sala o un recurso, como los siguientes:

  • Funciones de audio: #Phone
  • Funciones de video: #VC, #Unidad de conferencias de Cisco.
  • Otras funciones: #Pizarra, #Accesible para personas en silla de ruedas, #Invitados externos.
 TRUE
Nombre generado automáticamente Solo lectura. Se genera cuando la categoría de recurso se establece en Conference_room o Other. SF-MAIN-Beehive Room (4) [VC]

&ast; Obligatorio

Formato de los edificios

Usa este formato para los edificios que crees en Calendario.

Nombre de la propiedad Descripción Ejemplo
ID de compilación&ast; Este ID de edificio debe coincidir exactamente con el ID de edificio definido para el edificio. SF-MAIN
Nombre del edificio Nombre visible del edificio Oficina central de San Francisco
Dirección&ast;: Es la información de la dirección de los edificios. Consulta Formato para crear direcciones. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat núm.106-128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
Pisos&ast; Deben estar separados por comas y ordenados de forma ascendente, del límite inferior al superior. Vestíbulo, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Descripción Es la descripción opcional del edificio que se muestra en la Consola del administrador para tu referencia. Edificio del lado este
Coordenadas

Latitud y longitud de un edificio

 40.730610,
-73.935242

&ast; Obligatorio

Administra recursos heredados

Si decides no convertir todos tus recursos en recursos estructurados, asegúrate de seguir una convención de nomenclatura de recursos para esos recursos heredados, de modo que sean más fáciles de identificar y usar.

Recursos de la sala de conferencias

Un formato sugerido para una sala de conferencias es el siguiente:

[Abrev. de la ciudad]-[Edificio]-[Piso] [Nombre de la sala] ([Capacidad de la sala]) [Funciones de audio y video]

Ejemplo:

NYC-14-12-Boardroom (15) VC

Esta sala de conferencias se encuentra en el edificio 14, piso 12, de la ciudad de Nueva York. El nombre de la sala es Sala de juntas. Tiene capacidad para 15 personas y cuenta con equipo para videoconferencias.

Otros recursos

Para distinguir todos los demás tipos de recursos de las salas de conferencias, te sugerimos que uses el siguiente formato:

[(resource type)]-[city abbrev]-[building]-[floor or location]-[Audio and video features]

En este formato, todos los recursos que no son salas comienzan con " ( " para que no se mezclen con las salas de conferencias. Lo ideal es que todos los recursos que no sean de sala aparezcan en la parte inferior de la lista de recursos.

Ejemplos de recursos que no son salas Descripción
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 Esta bicicleta se encuentra en el lobby del edificio 43 en Londres. Esta es la bicicleta 1 (en lugar de la bicicleta 2 o la bicicleta 3).
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 Este vehículo está en Los Ángeles. Es un Prius estacionado en el edificio principal, en el estacionamiento norte, en el espacio de estacionamiento 4.