Cuando una sala de reuniones rechaza una reunión, reemplázala por una similar. Las salas pueden rechazar reuniones porque ya están reservadas, porque las instalaciones quitaron una sala para realizar tareas de mantenimiento o porque una serie de reuniones recurrentes tuvo un conflicto de sala único. En el caso de las salas de reuniones con capacidad para hasta 70 personas, Calendario de Google intenta automáticamente encontrar y, si está disponible, reservar un reemplazo adecuado:
- En el mismo edificio
- Con el mismo equipo
- De un tamaño razonable, según la cantidad de asistentes La nueva sala debe tener capacidad para todos los asistentes sin ser demasiado grande. Si la sala nueva es demasiado grande, no se reservará como reemplazo automático.
Cómo usar el reemplazo automático de salas de reuniones
El reemplazo automático de salas de reuniones está activado de forma predeterminada, pero solo reemplaza las salas cuando se cumplen las dos condiciones siguientes:
- Las salas se definen como recursos estructurados y se clasifican como espacios de reuniones.
- Los usuarios tienen configuradas sus ubicaciones de trabajo, y las salas de reuniones son recursos estructurados en sus edificios.
Solo los usuarios que tengan establecida una ubicación de trabajo y recursos estructurados en su edificio verán la opción Reemplazo automático de la sala.
Define las salas como recursos estructurados en la Consola del administrador
Elige la categoría correcta para todas las habitaciones. Etiquetar incorrectamente los recursos, por ejemplo, etiquetar un espacio social como un espacio de reuniones, puede generar un reemplazo de sala incorrecto. Para cambiar la categoría de una habitación, sigue estos pasos:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Descripción general.Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.
- En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
- En Recursos, haz clic en el nombre de la sala.
- Haz clic en Detalles.
- Elige la categoría adecuada:
- Sala de reuniones: Recursos utilizados para reuniones o conferencias que pueden ser tan pequeños como una sala con un teléfono.
- Otro recurso: Recursos que no se usan para reuniones, por ejemplo, una bicicleta o un automóvil de la empresa.
- Haz clic en Guardar.
Define habitaciones como recursos estructurados con la API o el método de CSV
Consulta Crea edificios, funciones y recursos de calendario para obtener instrucciones para definir recursos con la API o el método CSV. Establece la categoría de recurso en CONFERENCE_ROOM.
Notificaciones que recibirás
Para eventos programados dentro de los próximos 3 meses:
- Calendario envía notificaciones por correo electrónico al organizador y a los invitados para informarles sobre la sala de reuniones que se reservó.
- Si hay más de 20 invitados, Calendario solo notifica al organizador y al creador.
Además, si se rechaza una sala de reuniones, sucederá lo siguiente:
- Una serie de eventos recurrentes: Solo se envía un correo electrónico.
- Uno de una serie de eventos recurrentes (una excepción): Calendario envía hasta 8 correos electrónicos, uno por cada excepción. Si hay más de 8, se rechaza toda la serie.
Cómo desactivar el reemplazo automático de salas de reuniones
Sigue estos pasos para desactivar la función:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Descripción general.Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.
- Ve a Configuración global de la sala.
- Desactiva Permitir el reemplazo automático de salas de reuniones.