Nếu bạn có nhiều phiên bản Google Workspace

Tôi mới bắt đầu sử dụng Google Workspace. Tôi nên bắt đầu từ đâu?

Khách hàng mới sử dụng Google Workspace nên bắt đầu từ chế độ thiết lập cơ bản. Các bước này cũng tương tự khi bạn muốn sử dụng nhiều phiên bản. Điểm khác biệt chính là bạn phải làm việc với một người đại diện bán hàng hoặc đối tác của Google để mua giấy phép cho nhiều phiên bản. Truy cập vào bài viết Thiết lập Google Workspace cho tổ chức của bạn.

Làm cách nào để mua giấy phép cho nhiều phiên bản Google Workspace?

Liên hệ với người đại diện bán hàng hoặc đối tác của Google.

Tôi có thể kết hợp phiên bản không mất phí và phiên bản có tính phí không?

Không. Bạn không thể kết hợp một phiên bản không tốn phí (chẳng hạn như Google Workspace for Nonprofits) với một phiên bản có tính phí (chẳng hạn như Business Standard). Bạn chỉ có thể kết hợp các loại giấy phép Workspace nếu có các phiên bản Workspace có tính phí, chẳng hạn như phiên bản Business và Enterprise. Nếu đang dùng phiên bản không mất phí, trước tiên, bạn phải nâng cấp tất cả người dùng lên một phiên bản có tính phí. Sau đó, bạn có thể kết hợp nhiều phiên bản có tính phí.

Cách thanh toán như thế nào?

Quy trình thanh toán hầu hết đều giống nhau khi bạn có nhiều phiên bản Google Workspace, chỉ khác ở những điểm sau:

• Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán tự động hoặc thanh toán qua hoá đơn, hoá đơn của bạn sẽ liệt kê từng phiên bản Google Workspace dưới dạng một mục riêng.
• Tất cả các phiên bản đều có cùng ngày quay số hằng tháng. Tháng đầu tiên sẽ được tính theo tỷ lệ (nếu cần) để điều chỉnh ngày rút tiền cho phù hợp. Tuy nhiên, ngày gia hạn hằng năm của mỗi phiên bản vẫn tách biệt dựa trên ngày bạn mua từng phiên bản.

Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Thanh toán và lập hoá đơn.

Làm cách nào để quản lý giấy phép người dùng?

Nhìn chung, việc cấp phép cho nhiều phiên bản Google Workspace cũng giống như việc cấp phép cho một phiên bản duy nhất. Nếu cấp giấy phép theo cách thủ công, bạn chỉ cần cấp đúng giấy phép cho từng người dùng.

Lưu ý: Nếu bạn thiết lập đơn vị tổ chức, thì người dùng trong đơn vị tổ chức con có thể có giấy phép khác với người dùng trong đơn vị tổ chức cấp cao nhất.

Tự động cấp giấy phép

• Bạn chỉ có thể thiết lập tính năng tự động chỉ định giấy phép cho một trong các phiên bản. Khi đó, tất cả người dùng mới và người dùng không có giấy phép sẽ tự động được cấp giấy phép cho phiên bản đó. Mọi người dùng hiện tại vẫn tiếp tục sử dụng giấy phép hiện tại, trừ phi bạn chỉ định lại giấy phép theo cách thủ công.
• Bạn có thể chuyển chế độ tự động cấp phép sang một phiên bản Google Workspace khác bất cứ lúc nào. Khi đó, tất cả người dùng mới và người dùng không có giấy phép sẽ tự động được cấp giấy phép cho phiên bản mới.

Tìm hiểu thêm về cách chỉ định giấy phép.

Làm cách nào để thêm chỗ (giấy phép hoặc người dùng)?

Quy trình mua thêm giấy phép hoặc thêm người dùng sẽ giống nhau khi bạn có nhiều phiên bản Google Workspace. Nếu bạn bật tính năng cấp phép tự động cho một trong các phiên bản, thì số lượng người dùng bạn có thể thêm sẽ bị giới hạn ở số lượng giấy phép bạn có cho phiên bản đó.

Làm cách nào để thay đổi giấy phép của người dùng sang một phiên bản khác?

Bạn có thể thay đổi giấy phép của người dùng thành một phiên bản khác, chẳng hạn như nâng cấp người dùng từ Business Standard lên Business Plus.

Bạn có thể điều chỉnh số lượng giấy phép dựa trên gói thanh toán:

• Nếu đang dùng Gói linh hoạt, bạn có thể nâng cấp một số hoặc tất cả người dùng bất cứ lúc nào.
• Nếu bạn đang sử dụng Gói hàng năm, hãy liên hệ với người đại diện bán hàng hoặc đối tác của Google và yêu cầu cấp giấy phép mới. Bạn có 15 ngày để chỉ định giấy phép. Sau 15 ngày, chúng tôi sẽ tính tổng số giấy phép theo hợp đồng của bạn cho các giấy phép và tính phí cho bạn dựa trên số giấy phép bạn đã chỉ định cho người dùng.

  Ví dụ: bạn bắt đầu với 1.000 người dùng có giấy phép Business Standard trong Gói hằng năm. Bạn nâng cấp 500 người dùng lên gói Business Plus thông qua người đại diện bán hàng hoặc đối tác của Google. Giờ đây, bạn có 15 ngày để chuyển 500 người dùng được nâng cấp sang giấy phép Business Plus. Nếu bạn chỉ di chuyển 300 người dùng sang gói Business Plus trong thời gian đó, chúng tôi sẽ cập nhật số lượng giấy phép theo hợp đồng cho gói Business Standard thành 700 (1.000 ban đầu trừ đi 300 bạn đã chỉ định lại) và tính phí cho bạn theo đó.

Tìm hiểu cách thay đổi giấy phép của người dùng sang một phiên bản khác.

Làm cách nào để cấp giấy phép cho người dùng sử dụng các tính năng bổ sung?

Nếu cần thêm các tính năng cho một số người dùng, bạn có thể:

• Cấp cho họ giấy phép sử dụng một phiên bản Google Workspace có các tính năng này.
• Mua gói thuê bao bổ sung có các tính năng này.

Nếu người dùng trong tổ chức của bạn cần Vault nhưng không có phiên bản Workspace nào có Vault, thì bạn có thể mua giấy phép sử dụng tiện ích bổ sung Vault. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Mua giấy phép Vault cho tổ chức.

Tôi muốn chuyển một số người dùng giữa các phiên bản. Tôi phải làm như thế nào?

1. Đảm bảo bạn có đủ giấy phép cho tất cả người dùng.
2. Nếu cần, hãy mua thêm giấy phép.
3. Đối với mỗi người dùng, hãy chỉ định đúng loại giấy phép.

   Bạn có thể nâng cấp hoặc hạ cấp loại giấy phép. Để xem các dịch vụ và chế độ cài đặt quản trị có trong từng phiên bản, hãy truy cập vào trang So sánh các phiên bản Google Workspace.

Có phải tất cả tính năng đều dùng được khi tôi có người dùng thuộc nhiều phiên bản không?

Nếu có người dùng có nhiều giấy phép trong tổ chức, thì một số tính năng có thể không được cung cấp cho tất cả người dùng. Ngoài ra, một số tính năng nâng cao của phiên bản Enterprise có thể được áp dụng cho người dùng phiên bản Business trong cùng một tổ chức. Các tính năng nâng cao này bao gồm tính năng Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) của Gmail, cũng như tính năng chia sẻ và quyền truy cập dữ liệu của Google Drive.

Ví dụ: Thiết lập thời lượng phiên

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Standard và Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Enterprise Essentials Plus; G Suite Business; Cloud Identity Premium. So sánh phiên bản của bạn

Bạn không thể đặt thời lượng phiên cho người dùng có giấy phép Business Starter hoặc Standard.

Ví dụ: Nhật ký kiểm tra thiết bị

Bạn sẽ không thấy dữ liệu của những người dùng có giấy phép Business Starter hoặc Standard.

Ví dụ: Chính sách chia sẻ trên Drive

Nếu một số người dùng trong tổ chức có giấy phép phiên bản Enterprise và quản trị viên định cấu hình một đơn vị tổ chức để cho phép chia sẻ với người dùng trong miền có trong danh sách cho phép, thì tất cả người dùng trong đơn vị tổ chức đó đều có thể chia sẻ các mục trên Google Drive với người dùng trong miền có trong danh sách cho phép.

Điều gì xảy ra khi một chế độ cài đặt chỉ áp dụng cho một số người dùng của tôi?

Người dùng chỉ chịu ảnh hưởng của những chế độ cài đặt có trong phiên bản Google Workspace được chỉ định cho họ. Khi bạn định cấu hình một chế độ cài đặt chỉ có trong một số phiên bản, thì người dùng được chỉ định cho các phiên bản không có chế độ cài đặt đó sẽ được quản lý bằng một giá trị mặc định hoặc không được quản lý.

Ví dụ: nếu một chế độ cài đặt đang ở trạng thái bật theo mặc định chỉ áp dụng cho người dùng có giấy phép Business Plus và Enterprise, thì người dùng có giấy phép Business Starter và Standard sẽ không bị ảnh hưởng khi bạn thay đổi chế độ cài đặt đó. Hãy xem tài liệu về các chế độ cài đặt cụ thể để tìm hiểu cách các chế độ cài đặt đó áp dụng cho một tổ chức có nhiều giấy phép.

Nếu tôi khôi phục một người dùng, thì họ sẽ nhận được giấy phép nào?

Nếu bạn đã bật tính năng tự động cấp phép cho một trong các phiên bản Google Workspace, thì người dùng được khôi phục sẽ tự động nhận được giấy phép cho phiên bản đó (nếu có). Do đó, người dùng có thể nhận được giấy phép khác với giấy phép mà họ có trước khi bị xoá.

Nếu không bật tính năng cấp phép tự động, bạn cần chỉ định lại giấy phép cho người dùng theo cách thủ công.

Nếu người dùng có giấy phép Người dùng lưu trữ (AU), hãy chỉ định lại giấy phép đó theo cách thủ công để đảm bảo dữ liệu và chính sách của người dùng được khôi phục đúng cách. Đọc bài viết Lưu trữ tài khoản của nhân viên cũ.