המאמר הזה מיועד לאדמינים של Google Workspace for Education.
לאפשר לתלמידים ולאנשי צוות להשתמש ב-Google Takeout כדי להעתיק את הקבצים שלהם ב-Google Drive, את ההודעות ב-Gmail ואת התוכן ב-Google Photos לחשבון Google אחר. לדוגמה, תלמידים שמסיימים את הלימודים יכולים להעתיק ולהעביר נתונים לחשבון Google האישי שלהם.
איך משתמשים מעתיקים תוכן מחשבון בית ספרי לחשבון אחר
כדי לנהל את העברת הנתונים בשירותים אחרים של Google, כמו YouTube או Photos, אפשר לעבור אל אישור או חסימה של Takeout למשתמשים.
מה המשתמשים יכולים להעתיק ולהעביר
כברירת מחדל, ההרשאה להעברת נתונים באמצעות Takeout מופעלת לכל היחידות הארגוניות. ההרשאה מאפשרת למשתמשים להוריד את הנתונים שלהם ב-Gmail וב-Drive:
- Drive: המשתמשים יכולים להעביר עותקים של מסמכים ותיקיות שבבעלותם ב'האחסון שלי'.
- Gmail: העתקה והעברה של האימייל (לא אנשי קשר, צ'אטים או משימות).
- תמונות: משתמשים יכולים להעביר תמונות, סרטונים ואלבומים שבבעלותם. שמות האלבומים בחשבון היעד יכללו את כתובת האימייל של הבעלים המקורי.
הערה: במהלך התהליך לא נמחקים מסמכים, אימיילים או תמונות. נוצרים עותקים בחשבון החדש, והקבצים המקוריים נשארים ללא שינוי. אם משביתים את האפשרות שיתוף קבצים מחוץ לדומיין, אי אפשר להעתיק קבצים ב-Drive.
שלב 1: הגדרת הרשאות להעברה
כדי לבצע את השלב הזה, אתם צריכים הרשאות אדמין ליחידות ארגוניות (ברמה העליונה) ולהגדרות שירות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
נתונים
ייבוא וייצוא של נתונים
Google Takeout.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הקטע הרשאות נוספות של העברה.
מסמנים את התיבה משתמשים ביחידה הארגונית הזו יכולים לגשת לדף "העברת התוכן שלך" או מבטלים את הסימון שלה.
הערה: סימון התיבה הזו מאפשר למשתמשים שלכם לגשת לכלי ולהתחיל להעביר את הנתונים שלהם.
לוחצים על שמירה.
לוחצים על הקטע גישת משתמשים ל-Takeout עבור שירותי Google.
כדי לאפשר למשתמשים להעביר נתונים בשירותים Google Drive, Gmail ו-Google Photos, מסמנים את התיבה.
חשוב: משתמשים יכולים לגשת לכלי העברת התוכן שלך רק אם תיבת הסימון בשלב 3 מסומנת ולפחות אחד מהשירותים שמפורטים בשלב 6 מופעל. אם כל השירותים מושבתים, המשתמשים לא יכולים לגשת לכלי גם אם ההגדרה הרשאות נוספות להעברה מופעלת. מידע נוסף על הפעלה או השבתה של שירותים
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרות האלה על משתמשים מסוימים, בוחרים את היחידה הארגונית בחלונית יחידות ארגוניות לפני שמשנים את ההגדרות.
שלב 2: מוודאים שההגדרות מאפשרות העברת נתונים
מוודאים ש-Google Takeout מופעל למשתמשים. אם השירות מושבת, המשתמשים לא יכולים לגשת לכלי גם אם אפשרתם להם להעביר את התוכן שלהם.
הערה:
- שיתוף ב-Drive: כדי שהמשתמשים יוכלו להעביר קבצים שבבעלותם, צריך להפעיל שיתוף חיצוני ב-Drive.
- נפח האחסון בחשבון היעד: בחשבון היעד צריך להיות מספיק נפח אחסון כדי לאחסן את הנתונים שמועברים.
מידע נוסף זמין במאמרים איך מאפשרים או חוסמים את Google Takeout, איך בודקים אילו אפליקציות מופעלות אצל משתמש, קבוצה או יחידה ארגונית ואיך מנהלים את השיתוף עם גורמים מחוץ לארגון.
שלב 3: מודיעים לתלמידים על תהליך ההעברה
אם התלמידים מתכוננים למעבר או לסיום הלימודים, הם יכולים להגדיר את ההעברה בדפים של חשבון Google שלהם. כדי לעזור לתלמידים להתחיל, אפשר לשתף איתם את ההוראות במאמר איך מעתיקים את התוכן מהחשבון של מוסד הלימודים לחשבון אחר.