המאמר הזה מיועד לאדמינים של Google Workspace for Education.
אפשר לאפשר לתלמידים ולאנשי צוות להשתמש ב-Google Takeout כדי להעתיק את הקבצים שלהם ב-Google Drive, את ההודעות ב-Gmail ואת התוכן ב-Google Photos לחשבון Google אחר. לדוגמה, תלמידים שמסיימים את הלימודים יכולים להעתיק ולהעביר נתונים לחשבון Google האישי שלהם.
איך משתמשים מעתיקים תוכן מחשבון בית ספרי לחשבון אחר
כדי לנהל את העברת הנתונים בשירותים אחרים של Google, כמו YouTube או Photos, אפשר לעבור אל אישור או חסימה של Takeout למשתמשים.
מה המשתמשים יכולים להעתיק ולהעביר
כברירת מחדל, ההרשאה להעברת נתונים באמצעות Takeout מופעלת לכל היחידות הארגוניות. ההרשאה מאפשרת למשתמשים להוריד את הנתונים שלהם ב-Gmail וב-Drive:
- Drive: המשתמשים יוכלו להעביר עותקים של מסמכים ותיקיות שבבעלותם ב'האחסון שלי'.
- Gmail: העתקה והעברה של האימייל (לא אנשי קשר, צ'אטים או משימות).
- תמונות: המשתמשים יכולים להעביר תמונות, סרטונים ואלבומים שבבעלותם. שמות האלבומים בחשבון היעד יכללו את כתובת האימייל של הבעלים המקורי.
הערה: במהלך התהליך לא נמחקים מסמכים, אימיילים או תמונות. נוצרים עותקים בחשבון החדש, והקבצים המקוריים נשארים ללא שינוי. אי אפשר להעתיק קבצים ב-Drive אם משביתים את שיתוף קבצים מחוץ לדומיין.
שלב 1: הגדרת הרשאות להעברה
כדי לבצע את השלב הזה, אתם צריכים הרשאות אדמין ליחידות ארגוניות (ברמה העליונה) ולהגדרות שירות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
נתונים
ייבוא וייצוא של נתונים
Google Takeout.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הרשאות נוספות של העברה.
- מסמנים את התיבה 'גישה להעברה' או מבטלים את הסימון שלה.
- הערה: סימון התיבה הזו מאפשר למשתמשים לגשת לכלי ולהתחיל להעביר את הנתונים שלהם.
בקטע שירותים להעברת נתונים, מפעילים את Drive, Gmail או Photos לכל שירות שרוצים לאפשר למשתמשים להעביר.
חשוב: משתמשים יכולים לגשת לכלי העברת התוכן רק אם תיבת הסימון בשלב 3 מסומנת ואם לפחות אחד מהשירותים שמופיעים בשלב 4 מופעל. אם כל השירותים מושבתים, המשתמשים לא יכולים לגשת לכלי גם אם ההגדרה הרשאות נוספות להעברה מופעלת. מידע נוסף על הפעלה או השבתה של שירותים
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרות האלה על קבוצה ספציפית של משתמשים, בוחרים את היחידה הארגונית בחלונית יחידות ארגוניות לפני שמשנים את ההגדרות.
לוחצים על שמירה.
שלב 2. מוודאים שההגדרות מאפשרות העברת נתונים
מוודאים ש-Google Takeout מופעלת למשתמשים. אם השירות מושבת, המשתמשים לא יכולים לגשת לכלי גם אם אפשרתם להם להעביר את התוכן שלהם.
הערה:
- שיתוף ב-Drive: כדי שהמשתמשים יוכלו להעביר קבצים שבבעלותם, צריך להפעיל שיתוף חיצוני ב-Drive.
- נפח האחסון בחשבון היעד: בחשבון היעד צריך להיות מספיק נפח אחסון כדי לאחסן את הנתונים שמועברים.
מידע נוסף זמין במאמרים בנושא איך מאפשרים או חוסמים את Google Takeout, איך בודקים אילו אפליקציות מופעלות אצל משתמש, קבוצה או יחידה ארגונית ואיך מנהלים את השיתוף עם גורמים חיצוניים בארגון.
שלב 3. עדכון התלמידים לגבי תהליך ההעברה
אם התלמידים מתכוננים למעבר או לסיום הלימודים, הם יכולים להגדיר את ההעברה בדפים של חשבון Google שלהם. כדי לעזור לתלמידים להתחיל, אפשר לשתף איתם את ההוראות איך מעתיקים את התוכן מהחשבון של מוסד הלימודים לחשבון אחר.