אפשרות להעברת נתונים לתלמידים שמסיימים את הלימודים

המאמר הזה מיועד לאדמינים של Google Workspace for Education.

מאפשרים לתלמידים ולאנשי צוות להשתמש ב-Google Takeout כדי להעתיק את הקבצים שלהם ב-Drive ואת ההודעות שלהם ב-Gmail לחשבון Google אחר. לדוגמה, תלמידים שמסיימים את הלימודים יכולים להעתיק ולהעביר נתונים לחשבון Google האישי שלהם.

איך מעתיקים תוכן מחשבון בית ספרי לחשבון אחר

כדי לנהל את העברת הנתונים בשירותי Google אחרים, כמו YouTube או Google Photos, אפשר לעבור אל אישור או חסימה של Takeout למשתמשים.

מה המשתמשים יכולים להעתיק ולהעביר

כברירת מחדל, ההרשאה להעברה ב-Takeout מופעלת לכל היחידות הארגוניות. ההרשאה מאפשרת למשתמשים להוריד את הנתונים שלהם ב-Gmail וב-Drive:

• ‫Gmail: העתקה והעברה של האימייל (לא אנשי קשר, צ'אטים או משימות).

• ‫Drive: המשתמשים יוכלו להעביר עותקים של מסמכים ותיקיות שבבעלותם ב'האחסון שלי'.

  במהלך התהליך לא נמחקים מסמכים. נוצרים עותקים בחשבון החדש, והמסמכים המקוריים נשארים ללא שינוי. אם משביתים את האפשרות שיתוף קבצים מחוץ לדומיין, לא מועתקים נתונים.

שלב 1: הגדרת הרשאות להעברה

כדי לבצע את השלב הזה, אתם צריכים הרשאות אדמין ליחידות ארגוניות (ברמה העליונה) ולהגדרות השירות.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט    נתונים ייבוא וייצוא של נתונים Google Takeout.

   אל Google Takeout

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על הרשאות נוספות של העברה.
3. מסמנים את התיבה משתמשים ביחידה הארגונית הזו יכולים לגשת לדף 'העברת התוכן שלך' או מבטלים את הסימון שלה.

4. (אופציונלי) כדי לאשר או לא לאשר יחידה ארגונית:

   1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
   2. כדי לשנות את ההגדרה, מסמנים את התיבה או מבטלים את הסימון שלה.

   3. בחירת הערוץ:

      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא הועבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם הגדרת ההורה תשתנה, לוחצים על שינוי.

      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור להגדרה שיש להורה, לוחצים על העברה בירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה של ההורה תשתנה, לוחצים על שמירה.

        מידע נוסף על מבנה ארגוני

5. לוחצים על שמירה.

שלב 2. מוודאים שההגדרות מאפשרות העברת נתונים

מוודאים ש-Google Takeout עבור Gmail ו-Drive מופעל למשתמשים. אחרת, המשתמשים לא יוכלו לגשת לכלי 'העברת התוכן שלך' גם אם הוא מופעל. בנוסף, כדי שהמשתמשים יוכלו להעתיק ולהעביר את קובצי ה-Drive שבבעלותם לחשבון Google פרטי, צריך להפעיל את השיתוף החיצוני ב-Drive.

מידע נוסף זמין במאמרים בנושא איך מאפשרים או חוסמים את Google Takeout, איך בודקים אילו אפליקציות מופעלות אצל משתמש, קבוצה או יחידה ארגונית ואיך מנהלים את השיתוף עם גורמים חיצוניים בארגון.

שלב 3. עדכון התלמידים לגבי תהליך ההעברה

אם התלמידים מתכוננים למעבר או לסיום הלימודים, הם יכולים להגדיר את ההעברה בדפים של חשבון Google שלהם. כדי לעזור לתלמידים להתחיל, אפשר לשתף איתם את ההוראות בנושא העתקת תוכן מהחשבון הבית ספרי לחשבון אחר.