Là quản trị viên, khi thiết lập tài khoản Google Workspace mới, bạn cần thay đổi bản ghi MX để email được chuyển đến tài khoản mới của bạn trong Gmail.
Có thể mất đến 48 giờ thì các bản ghi MX của Google mới có hiệu lực. Cho đến khi các bản ghi mới hoạt động, email sẽ được chuyển đến nhà cung cấp dịch vụ email trước đây của bạn. Hãy làm theo các bước sau để tránh trường hợp email bị trả lại và các vấn đề khác.
Tránh trường hợp email bị trả lại
Trước tiên, hãy tạo tất cả tài khoản người dùng trong Google Workspace
Trước khi thay đổi bản ghi MX, hãy tạo tài khoản người dùng Google Workspace mới trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
Bạn có thể thêm từng tài khoản người dùng hoặc thêm hàng loạt tài khoản người dùng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Nếu có danh sách gửi thư hoặc biệt hiệu trong miền của mình, bạn cũng có thể thêm chúng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết:
Thiết lập địa chỉ nhận toàn bộ thư
Bạn có thể thiết lập một địa chỉ nhận toàn bộ thư để xử lý những thư gửi đến địa chỉ không chính xác hoặc chưa được thiết lập trong miền của bạn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Nhận email bị gửi sai địa chỉ trong hộp thư nhận toàn bộ thư.
Tránh tình trạng gián đoạn email
Thay đổi bản ghi MX khi số lượng email thấp
Lên lịch thay đổi bản ghi MX vào thời điểm lưu lượng email thấp, chẳng hạn như vào buổi tối hoặc cuối tuần.
Nếu công ty lưu trữ miền của bạn đang thay đổi bản ghi cho bạn, hãy liên hệ với họ sớm và lên lịch vào thời điểm tổ chức của bạn không nhận được nhiều email.
Thông báo cho những người liên hệ chính về thay đổi này
Thông báo cho những người liên hệ chính của bạn về thay đổi sắp tới đối với hệ thống email của bạn. Hãy nhớ truyền đạt những điểm sau:
- Ngày và giờ thay đổi dự kiến
- Hướng dẫn gửi lại mọi tin nhắn bị trả lại
- Những cách khác để truyền đạt các vấn đề khẩn cấp
Lưu ý: Bạn có thể nhấn mạnh rằng mọi thời gian ngừng hoạt động đều phải ngắn. Đảm bảo với người liên hệ rằng sẽ không có thư nào bị mất, nhưng có thể bạn cần gửi lại một số thư.