Groups for Business là một dịch vụ cốt lõi trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, giúp kiểm soát cách các nhóm của tổ chức bạn có thể được sử dụng trong ứng dụng người dùng Google Groups tại groups.google.com.
Là quản trị viên Groups, bạn có thể dùng Groups for Business để:
- Kiểm soát việc người dùng có thể truy cập vào các nhóm của tổ chức bạn tại Google Groups hay không (xác định bằng cách bật hoặc tắt dịch vụ Groups for Business).
- Kiểm soát cách sử dụng các nhóm của bạn trên Google Groups.
Lưu ý: Nếu quản trị viên cấp cao bật chế độ Phê duyệt nhiều bên cho chế độ chia sẻ Groups for Business, thì mọi thay đổi đối với cài đặt cách chia sẻ sẽ kích hoạt quy trình Phê duyệt nhiều bên. Bạn phải hoàn tất quy trình này thì thay đổi mới có hiệu lực. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tính năng phê duyệt nhiều bên đối với hành động nhạy cảm.
Groups for Business ở trạng thái Bật và Tắt
Khi Groups for Business đang Bật
-
Các nhóm của tổ chức bạn sẽ xuất hiện trong Thư mục Groups của người dùng – có trong Trình chạy ứng dụng 
của người dùng như minh hoạ ở đây và tại groups.google.com. - Là quản trị viên, bạn có thể cho phép người dùng tạo nhóm trong tổ chức của mình. Bạn cũng có thể đặt các chính sách trên toàn tổ chức để truy cập và làm việc trong các nhóm.
- Bạn và những chủ sở hữu cũng như người quản lý nhóm khác có thể chuyển nhóm thành Hộp thư đến cộng tác, đặt chính sách đăng bài và kiểm duyệt, cũng như thêm các tính năng khác trong Google Groups.
- Các thành viên có quyền phù hợp có thể truy cập vào các nhóm của tổ chức bạn trong thư mục Google Groups, xem và đăng bài trong các cuộc trò chuyện của nhóm, cũng như thực hiện các việc khác.
Khi Groups for Business đang Tắt
- Các nhóm của tổ chức bạn sẽ không có trong ứng dụng Google Groups của người dùng.
- Người dùng không được phép tạo nhóm trong tổ chức của bạn.
- Bạn không thể sử dụng Hộp thư đến cộng tác, kiểm duyệt cuộc trò chuyện hoặc thêm một số tính năng khác.
- Quản trị viên vẫn có thể tạo các nhóm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để sử dụng theo nhiều cách khác (xem bên dưới).
Lưu ý: Để hiện hoặc ẩn các nhóm bên ngoài trên Google Groups, hãy sử dụng dịch vụ bổ sung Google Groups.
Bước 1: So sánh các tính năng hiện có
Dưới đây là các tính năng bạn có được khi bật và tắt Groups for Business:
| Tính năng Nhóm có sẵn | Dịch vụ Groups for Business | |
|---|---|---|
| Ứng dụng Google Groups (tại groups.google.com) | Đang bật | Tắt |
| Có trong Trình chạy ứng dụng của người dùng |
✔ | * |
| Hiển thị các nhóm công khai và các nhóm bên ngoài khác | * | * |
| Hiển thị các nhóm nội bộ của tổ chức | ✔ | |
* Chỉ có khi bạn bật dịch vụ bổ sung Google Groups trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
| Cách sử dụng nhóm | ||
|---|---|---|
| Email và danh sách gửi email, chia sẻ, lời mời trên lịch | ✔ | ✔ |
| Nhóm cấu hình để thiết lập các chế độ cài đặt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên | ✔ | ✔ |
| Đối tượng mục tiêu để chia sẻ trên Drive và Tài liệu | ✔ | ✔ |
| Hộp thư đến cộng tác | ✔ | |
| Cuộc trò chuyện nhóm có các tính năng bổ sung | ✔ | |
| Đối tượng có thể tạo nhóm | ||
| Quản trị viên có đặc quyền đối với Groups | ✔ | ✔ |
| Người dùng nội bộ (nếu chế độ cài đặt của bạn cho phép) | ✔ | |
| Người dùng bên ngoài (nếu chế độ cài đặt của bạn cho phép) | ✔ | |
| Các lựa chọn để quản lý tư cách thành viên trong nhóm | ||
| Trực tiếp thêm thành viên | ✔ | ✔ |
| Quản lý thành viên một cách linh hoạt, chẳng hạn như theo bộ phận | ✔ | ✔ |
| Quản lý thành viên hàng loạt thông qua API hoặc đồng bộ hoá với máy chủ LDAP | ✔ | ✔ |
| Thêm thành viên bên ngoài vào nhóm | ✔ | ✔ |
| Mời người dùng tham gia một nhóm | ✔ | |
| Cho phép người không phải là thành viên yêu cầu tham gia | ✔ |
Bước 2: Tìm hiểu nơi quản lý các nhóm của tổ chức
Bỏ qua phần này nếu bạn tắt Groups for Business. Trong trường hợp đó, mọi hoạt động quản lý nhóm nội bộ đều nằm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Nếu bật Groups for Business, bạn có thể quản lý các nhóm của tổ chức trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc ứng dụng Google Groups. Mỗi nơi đều cho phép bạn quản lý cùng một nhóm, nhưng bạn có thể phải chuyển đến một nơi hoặc nơi khác để sử dụng một tính năng cụ thể.
Sau đây là thông tin chi tiết về những việc bạn có thể làm ở từng nơi.
- Bảng điều khiển dành cho quản trị viên – Trong danh sách Trang chủ
Nhóm (trừ phi có ghi chú khác) - Google Groups – Mở từ Trình chạy ứng dụng hoặc tại groups.google.com
| Nhiệm vụ của quản trị viên | Bảng điều khiển quản trị | Google Groups |
|---|---|---|
| Tạo nhóm mới cho những mục đích sử dụng này | ||
| Danh sách email, chia sẻ, lời mời trên lịch, thảo luận có kiểm duyệt | ✔ | ✔ |
| Hộp thư đến cộng tác | ✔ | ✔ |
| Đối tượng mục tiêu để chia sẻ trên Drive và Tài liệu | * | |
| Nhóm cấu hình để thiết lập các chế độ cài đặt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên | ✔ | |
| Quản lý tư cách thành viên của một nhóm | ||
| Thêm và xoá thành viên theo cách thủ công | ✔ | ✔ |
| Quản lý tư cách thành viên một cách linh hoạt, chẳng hạn như theo phòng ban | ✔ | |
| Chỉ định vai trò mặc định cho thành viên (chủ sở hữu, người quản lý, thành viên) | ✔ | ✔ |
| Tạo và chỉ định vai trò tuỳ chỉnh cho một nhóm | ✔ | |
| Xem và quản lý chế độ cài đặt nhóm | ||
| Xem các nhóm trong tổ chức của bạn | ✔ | ✔ |
| Cập nhật tên hoặc địa chỉ email của nhóm | ✔ | ✔ |
| Xoá nhóm | ✔ | ✔ |
| Thêm thông điệp chào mừng, phản hồi tự động và nhiều nội dung khác | ✔ | |
| Đặt một nhóm làm Hộp thư đến cộng tác | ✔ | |
| Quản lý và kiểm duyệt các cuộc trò chuyện nhóm | ✔ |
* Các nhóm đối tượng mục tiêu nằm trong Thư mục 
Đối tượng mục tiêu, chứ không nằm trong danh sách Nhóm chính