Là quản trị viên Groups, bạn có thể đặt các lựa chọn trên toàn tổ chức để kiểm soát những người có thể truy cập, tạo và tham gia nhóm trong ứng dụng Google Groups của người dùng. Ví dụ: bạn có thể quyết định rằng chỉ quản trị viên mới có thể tạo nhóm, nhưng người dùng có thể xem và đăng tin nhắn. Hoặc bạn có thể cho phép người dùng hoặc thậm chí là khách hàng bên ngoài tạo và quản lý nhóm.
Bất kể bạn chọn tuỳ chọn nào tại đây, địa chỉ nhóm vẫn xuất hiện dưới dạng nội dung đề xuất khi nhập địa chỉ trong Gmail hoặc lời mời trên Lịch.Những nội dung mà quản trị viên có thể kiểm soát
Các lựa chọn này đặt chế độ mặc định trên toàn tổ chức và các lựa chọn có sẵn cho chủ sở hữu nhóm tại groups.google.com. Dựa trên các lựa chọn mà bạn chọn ở đây, chủ sở hữu cũng có thể đặt chế độ cài đặt ở cấp nhóm.
Quản trị viên là chủ sở hữu nhóm: Bất kể bạn chọn chế độ cài đặt nào ở đây, với tư cách là quản trị viên Groups, bạn có đặc quyền của chủ sở hữu đối với tất cả các nhóm trong tổ chức của mình, ngay cả những nhóm mà bạn không tạo. Bạn có thể làm mọi việc mà chủ sở hữu nhóm có thể làm với một nhóm.
Các đường liên kết sẽ chuyển đến phần thông tin chi tiết bên dưới về chế độ cài đặt cần sử dụng.
| Chính sách trên toàn tổ chức | Tùy chọn | Mặc định |
|---|---|---|
| Truy cập vào nhóm từ bên ngoài tổ chức |
Người có thể truy cập vào nhóm:
|
Riêng tư |
| Tạo nhóm |
Những người có thể tạo nhóm:
|
Bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể tạo nhóm |
| Thành viên bên ngoài |
Chủ sở hữu nhóm:
|
Chưa đánh dấu (không được phép) |
| Email đến từ bên ngoài tổ chức |
Chủ sở hữu nhóm:
|
Chưa đánh dấu (không được phép) |
| Tuỳ chọn mặc định cho quyền xem cuộc trò chuyện (quyền mặc định mà chủ sở hữu nhóm có thể thay đổi cho một nhóm) |
Theo mặc định, những người sau đây có thể xem các cuộc trò chuyện nhóm:
|
Tất cả người dùng trong tổ chức |
|
Chủ sở hữu nhóm:
|
Cả hai lựa chọn đều không được đánh dấu (chủ sở hữu không thể ẩn nhóm) |
* Chế độ cài đặt công khai chỉ có khi bạn cho phép truy cập công khai vào nhóm (trong chế độ cài đặt đầu tiên được liệt kê ở trên).
Lưu ý: Nếu quản trị viên cấp cao bật chế độ Phê duyệt nhiều bên cho chế độ chia sẻ Groups for Business, thì mọi thay đổi đối với cài đặt cách chia sẻ sẽ kích hoạt quy trình Phê duyệt nhiều bên. Bạn phải hoàn tất quy trình này thì thay đổi mới có hiệu lực. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tính năng phê duyệt nhiều bên đối với hành động nhạy cảm.
Bước 1: Mở các lựa chọn chia sẻ
Trước tiên, hãy chuyển đến phần Chế độ cài đặt cách chia sẻ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Groups for Business.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ.
Bước 2: Áp dụng chế độ cài đặt
Tiếp theo, hãy chọn lựa chọn ưu tiên. Ngoài ra, hãy xem phần bên dưới để được trợ giúp về các trường hợp thường gặp.
Truy cập vào nhóm từ bên ngoài tổ chức này
Bạn có thể chọn các cách sau đây để kiểm soát quyền truy cập bên ngoài vào nhóm:
- Công khai trên Internet – Bất kỳ ai ở trong hoặc ngoài tổ chức của bạn đều có thể xem danh sách các nhóm công khai trong thư mục Google Groups. Tuỳ thuộc vào chế độ cài đặt của một nhóm, mọi người có thể:
- Xem trang thông tin của nhóm, bao gồm cả nhật ký trò chuyện (kho lưu trữ).
- Quản lý việc đăng ký nhận thông tin của họ từ nhóm.
- Đăng bài viết lên nhóm.
- Riêng tư – Chỉ những người trong tổ chức của bạn mới có thể truy cập vào các nhóm của tổ chức bạn trong Google Groups. Nếu được phép, các thành viên bên ngoài chỉ có thể truy cập vào nhóm bằng email.
Tạo nhóm
| Phương thức | Mô tả |
|---|---|
| Chỉ quản trị viên của tổ chức mới có thể tạo nhóm | Mọi quản trị viên trong tổ chức của bạn đều có thể tạo nhóm. |
| Bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể tạo nhóm | Người dùng trong tổ chức của bạn có thể tạo nhóm. |
| Bất kỳ ai có kết nối Internet cũng có thể tạo nhóm | Người dùng trong tổ chức của bạn và bất kỳ ai trên web đều có thể tạo nhóm. Bạn có thể sử dụng chế độ cài đặt này nếu chế độ truy cập nhóm trên toàn tổ chức được đặt thành công khai. |
Người dùng bên ngoài có thể tham gia nhóm không?
Bạn có thể chọn một trong các cách sau để cho phép người dùng bên ngoài tương tác với các nhóm của bạn:
- Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép thành viên bên ngoài – Chủ sở hữu nhóm có thể thêm thành viên bên ngoài tổ chức của bạn vào nhóm và có thể cho phép họ tham gia nhóm.
- Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép nhận email từ bên ngoài tổ chức – Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép những người bên ngoài tổ chức của bạn gửi email cho nhóm của họ.
Việc chọn các lựa chọn này không đặt chúng làm lựa chọn mặc định hoặc có nghĩa là chủ sở hữu phải cấp các quyền này. Nếu bạn không đánh dấu vào các lựa chọn này, tức là chủ sở hữu nhóm không thể cho phép thành viên bên ngoài hoặc email bên ngoài tham gia nhóm.
Chọn các lựa chọn sau:
- Ảnh hưởng đến những cấu hình mà chủ sở hữu nhóm có thể sử dụng tại groups.google.com
- Không thay đổi chế độ cài đặt mặc định ở cấp nhóm hoặc có nghĩa là chủ sở hữu phải cấp các quyền này
Bỏ đánh dấu cả hai lựa chọn:
- Có nghĩa là chủ sở hữu nhóm không thể cho phép thành viên bên ngoài hoặc email bên ngoài tham gia nhóm
- Không ngăn quản trị viên cho phép thành viên bên ngoài hoặc tin nhắn cho các nhóm cụ thể trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc bằng API Cài đặt của Groups
Việc thay đổi các chế độ cài đặt này không ảnh hưởng đến bất kỳ thành viên nhóm bên ngoài hoặc tin nhắn nào hiện có.
Tuỳ chọn mặc định cho quyền xem cuộc trò chuyện
Bạn có thể đặt chế độ mặc định cho những người có thể xem cuộc trò chuyện trong các nhóm của tổ chức. Các chế độ cài đặt mặc định khác được lấy từ chế độ cài đặt này, chẳng hạn như Người có thể đăng và Người có thể xem thành viên. Chủ sở hữu và người quản lý nhóm có thể thay đổi chế độ cài đặt mặc định cho từng nhóm.
Chế độ cài đặt này không áp dụng cho các nhóm được tạo trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc Bảng điều khiển Cloud.
| Phương thức | Người có thể xem các cuộc trò chuyện |
|---|---|
| Chỉ chủ sở hữu | Chỉ những người có vai trò là chủ sở hữu |
| Chủ sở hữu và người quản lý | Chỉ những người có vai trò chủ sở hữu hoặc người quản lý |
| Tất cả thành viên nhóm | Bất kỳ ai có vai trò thành viên
(Nếu bạn đặt chế độ cài đặt quyền truy cập vào nhóm trên toàn tổ chức thành riêng tư, thì các thành viên bên ngoài của nhóm (nếu được phép) chỉ có thể xem cuộc trò chuyện qua email.) |
| Tất cả người dùng trong tổ chức | Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn, bất kể họ có phải là thành viên nhóm hay không |
| Bất kỳ ai có kết nối Internet | Bất kỳ ai, kể cả những người bên ngoài tổ chức của bạn
Đặt chế độ cài đặt quyền truy cập vào nhóm trên toàn tổ chức thành riêng tư:
|
Ẩn nhóm đối với những người không phải là thành viên
Các nhóm của tổ chức bạn sẽ xuất hiện trong thư mục Google Groups của người dùng – có trong trình chạy ứng dụng của người dùng và tại groups.google.com. Bạn có thể quyết định xem chủ sở hữu nhóm có thể ẩn một nhóm khỏi thư mục Groups của tổ chức hay không. Nếu cho phép chủ sở hữu ẩn nhóm, bạn cũng có thể chọn xem các nhóm mới có bị ẩn theo mặc định hay không. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Người có thể xem nhóm trong chế độ cài đặt Chung của nhóm.
Không ai (kể cả quản trị viên, chủ sở hữu nhóm, thành viên và người không phải là thành viên) có thể thấy một nhóm bị ẩn trong phần Tất cả nhóm. Tuy nhiên:
- Chủ sở hữu và thành viên nhóm luôn có thể xem các nhóm của họ trong phần Nhóm của tôi.
- Quản trị viên nhóm có thể xem tất cả các nhóm của tổ chức mình trong phần Nhóm trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
| Chủ sở hữu nhóm có thể ẩn nhóm khỏi thư mục |
|---|
|
| Ẩn nhóm mới tạo khỏi thư mục |
|
Chế độ cài đặt này sẽ không được chọn trừ phi chế độ cài đặt Chủ sở hữu nhóm có thể ẩn nhóm khỏi thư mục được chọn.
|
Chế độ cài đặt cho các trường hợp phổ biến
Sau đây là cách kết hợp các chế độ cài đặt cho những trường hợp sau.
Giữ cho các nhóm của tổ chức hoàn toàn riêng tư
Để đảm bảo quyền riêng tư tối đa cho các nhóm, hãy sử dụng những chế độ cài đặt sau:
| Cài đặt | Phương thức |
|---|---|
| Truy cập vào nhóm từ bên ngoài tổ chức này | Riêng tư |
| Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép thành viên bên ngoài | Đã bỏ chọn |
| Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép nhận email từ bên ngoài tổ chức | Đã bỏ chọn |
| Chủ sở hữu nhóm có thể ẩn nhóm khỏi thư mục | ✔ |
| Ẩn nhóm mới tạo khỏi thư mục | ✔ |
Cho phép thành viên hoặc email bên ngoài tham gia nhóm riêng tư
Hãy sử dụng bảng này để xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đặt chế độ cài đặt quyền truy cập vào nhóm trên toàn tổ chức thành riêng tư và chọn một hoặc cả hai lựa chọn về người dùng bên ngoài:
| Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép thành viên bên ngoài | Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép nhận email từ bên ngoài tổ chức | Kết quả |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | Cả người dùng trong tổ chức và người dùng bên ngoài đều có thể trở thành thành viên nhóm và đăng tin nhắn lên nhóm. Thành viên bên ngoài chỉ có thể đăng bài qua email. |
| ✔ | Cả người dùng trong tổ chức và người dùng bên ngoài đều có thể trở thành thành viên nhóm, nhưng chỉ thành viên trong tổ chức mới có thể đăng tin nhắn lên nhóm.
Ví dụ: Một nhóm kiểm thử tính năng mà bạn muốn thành viên bên ngoài nhận được tin nhắn từ nhóm nhưng chỉ cung cấp ý kiến phản hồi thông qua các kênh cụ thể, chứ không phải thông qua nhóm |
|
| ✔ | Chỉ người dùng trong tổ chức mới có thể trở thành thành viên nhóm, nhưng cả người dùng trong tổ chức và người dùng bên ngoài đều có thể đăng tin nhắn vào nhóm. Người dùng bên ngoài chỉ có thể đăng bài qua email và không thể xem bài viết trong nhóm.
Ví dụ: Một nhóm hỗ trợ khách hàng mà bạn muốn người dùng bên ngoài có thể gửi tin nhắn nhưng không xem được nội dung của nhóm |
Cho phép truy cập công khai vào nhóm
Cho phép những người bên ngoài tổ chức của bạn truy cập vào nhóm.
Lưu ý: Danh sách thành viên của một nhóm sẽ không xuất hiện trong lời mời trên lịch do người dùng bên ngoài tạo, trừ phi bạn thay đổi chế độ cài đặt cấp truy cập của nhóm.
| Cài đặt | Phương thức |
|---|---|
| Truy cập vào nhóm từ bên ngoài tổ chức này | Công khai trên Internet |
| Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép thành viên bên ngoài | ✔ |
| Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép nhận email từ bên ngoài tổ chức | ✔ |
Đổi chế độ cài đặt
Việc thay đổi cài đặt cách chia sẻ sẽ có những ảnh hưởng khác nhau, tuỳ thuộc vào chế độ cài đặt.
Truy cập vào các nhóm
Nếu bạn thay đổi chế độ cài đặt Truy cập vào nhóm từ bên ngoài tổ chức này, thì thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến cả nhóm mới và nhóm hiện có. Nếu bạn thay đổi quyền truy cập từ công khai sang riêng tư và mọi nhóm hiện có đều có thành viên bên ngoài, thì những thành viên đó có thể:
- Không còn quyền truy cập vào các nhóm của họ trong Google Groups, bất kể chế độ cài đặt nhóm
- Vẫn gửi và nhận email từ các nhóm của họ, tuỳ thuộc vào chế độ cài đặt của nhóm
Tạo nhóm
Nếu bạn thay đổi lựa chọn Tạo nhóm từ bất kỳ ai trong tổ chức hoặc bất kỳ ai trên web thành chỉ cho phép quản trị viên tạo nhóm:
- Các nhóm do người dùng tạo hiện có vẫn hoạt động.
- Bạn vẫn có thể gửi tin nhắn cho các nhóm do người dùng tạo.
Chế độ cài đặt khác
Nếu bạn thay đổi bất kỳ chế độ cài đặt nào khác, thì thay đổi đó chỉ ảnh hưởng đến các nhóm được tạo trong tương lai, chứ không ảnh hưởng đến các nhóm hiện có.