Là quản trị viên Groups, bạn có thể cập nhật thông tin chi tiết về bất kỳ nhóm nào trong tổ chức của mình, bất kể bạn có tạo nhóm đó hay không. Thông tin này bao gồm tên nhóm, địa chỉ email, nội dung mô tả, email đại diện, thành viên và các chế độ cài đặt về quyền truy cập.
Đổi tên nhóm
Cách sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Nhóm.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Groups.
- Nhấp vào tên của một nhóm.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Đổi tên nhóm.
- Nhập tên mới.
- Nhấp vào Lưu.
Thay đổi địa chỉ email, nội dung mô tả hoặc email đại diện của nhóm
Cách sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Nhóm.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Groups.
- Nhấp vào tên của một nhóm.
- Nhấp vào Thông tin nhóm.
- Để chỉnh sửa thông tin về nhóm, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa
ở phía trên bên phải từ phần Thông tin về nhóm hoặc Email đại diện.
Nếu bạn thay đổi địa chỉ email của một nhóm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì địa chỉ cũ sẽ được thêm làm email đại diện. Việc thay đổi địa chỉ email sẽ không xoá các email đã gửi đến và gửi đi từ nhóm. Tìm hiểu thêm về cách chỉnh sửa email đại diện.
Cập nhật các chế độ cài đặt khác tại Google Groups
Sử dụng Google Groups
Cần phải bật Groups for BusinessTrên Google Groups, bạn có thể cập nhật các chế độ cài đặt sau đây (nhiều chế độ cài đặt không có trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên):
- Chung – Tên nhóm, địa chỉ email và các chế độ cài đặt cơ bản khác mà bạn có thể thực hiện trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng các tính năng như thông điệp chào mừng hoặc đặt nhóm làm Hộp thư đến cộng tác.
- Quyền riêng tư của thành viên – Thông tin nhận dạng cá nhân mà thành viên phải cung cấp hoặc hiển thị, hoặc người có thể liên hệ với chủ sở hữu nhóm.
- Chính sách đăng – Ai có thể đăng hoặc đính kèm tệp, địa chỉ người gửi mặc định cho nhóm, liệu thư có được kiểm duyệt hay không, hạn chế đăng bài cho thành viên mới và nhiều nội dung khác.
- Lựa chọn về email – Thêm chân trang email vào thư gửi từ nhóm, thư trả lời tự động cho thư đến, v.v.
- Kiểm duyệt thành viên – Ai có thể thêm hoặc xoá thành viên, hoặc tạo vai trò hoặc quyền tuỳ chỉnh cho nhóm.
Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Cập nhật chế độ cài đặt của một nhóm.
Nếu bạn thay đổi địa chỉ email của một nhóm trong Google Groups, thì địa chỉ cũ sẽ không được thêm làm email đại diện.
Thay đổi chế độ cài đặt quyền truy cập
Cách sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
Là quản trị viên, bạn có thể chỉnh sửa các chế độ cài đặt quyền truy cập của nhóm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Mục Cài đặt quyền truy cập kiểm soát những gì thành viên nhóm có thể làm trong nhóm, dựa trên vai trò của họ và các lựa chọn chia sẻ của tổ chức bạn.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Nhóm.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Groups.
- Nhấp vào tên của một nhóm.
- Nhấp vào Quyền truy cập Cài đặt để xem các chế độ cài đặt dành cho thành viên nhóm.
- Tìm trên trang để xem những người có thể tham gia nhóm và liệu các thành viên bên ngoài có được phép hay không.
- Ở góc trên cùng bên phải của phần Loại quyền truy cập, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa .
-
Chọn một loại quyền truy cập vào nhóm – Công khai, Nhóm, Chỉ thông báo hoặc Bị hạn chế.
Mỗi loại đều có các quyền được xác định trước cho chủ sở hữu, người quản lý và thành viên của nhóm, cũng như việc nhóm có dành cho toàn bộ tổ chức hay những người bên ngoài tổ chức hay không. -
(Không bắt buộc) Để tuỳ chỉnh chế độ cài đặt quyền truy cập, hãy nhấp vào các ô trong bảng để chọn hoặc bỏ chọn một chế độ. Việc tuỳ chỉnh bất kỳ lựa chọn nào sẽ thay đổi loại quyền truy cập của nhóm thành Tuỳ chỉnh.
Hãy tham khảo bảng sau để biết nội dung mô tả về các chế độ cài đặt:Cài đặt
Mô tả
Cài đặt truy cập
Xác định những việc mà mọi người có thể làm trong nhóm. Bạn cũng có thể đặt quyền dựa trên vai trò cho nhóm trong Google Groups tại groups.google.com. Tìm hiểu thêm về vai trò của nhóm.
Danh mục Bên ngoài bao gồm tất cả những người không thuộc tổ chức của bạn. Người bên ngoài có thể là thành viên hoặc không phải là thành viên của nhóm.
- Người có thể liên hệ với chủ sở hữu nhóm – Chỉ định những người có thể trực tiếp gửi email cho chủ sở hữu nhóm.
- Người có thể xem các cuộc trò chuyện – Chỉ định người có thể xem các cuộc trò chuyện được đăng trong nhóm. Những người không phải là thành viên bên ngoài tổ chức của bạn (Bên ngoài) chỉ có thể xem cuộc trò chuyện nếu bạn đặt các tuỳ chọn chia sẻ của Groups for Business thành Công khai trên Internet.
- Người có thể đăng – Chỉ định người có thể đăng thông báo lên nhóm.
- Người có thể xem các thành viên – Chỉ định người có thể xem các thành viên trong nhóm.
- Ai có thể tham gia nhóm – Xác định những người có thể thêm người khác, mời người khác và phê duyệt yêu cầu tham gia nhóm.
Người có thể tham gia nhóm
Chọn cách thêm người vào nhóm:
- Bất cứ ai trong tổ chức đều có thể yêu cầu – Mọi người trong tổ chức phải yêu cầu và được phê duyệt thì mới có thể tham gia nhóm.
- Bất cứ ai trong tổ chức đều có thể tham gia – Mọi người trong tổ chức đều có thể trực tiếp tự thêm mình vào nhóm.
- Chỉ người dùng được mời – Mọi người chỉ có thể tham gia nhóm khi được mời.
Cho phép các thành viên bên ngoài tổ chức của bạn
Tắt chế độ cài đặt này để ngăn người bên ngoài được thêm vào nhóm. Hoặc bật chế độ này để cho phép người bên ngoài tham gia nhóm.
Nếu là quản trị viên, bạn luôn có thể thêm người bên ngoài vào nhóm thông qua Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, bất kể chế độ cài đặt tư cách thành viên bên ngoài là gì.
Khi bạn bật chế độ cài đặt này, hệ thống sẽ tự động thêm thông báo Huỷ đăng ký vào chân trang của thư gửi cho các thành viên bên ngoài của nhóm. Tắt chế độ cài đặt này để xoá thông báo.
- Nhấp vào Lưu.