Bắt đầu quản lý nhóm cho tổ chức

Trang này dành cho quản trị viên quản lý các nhóm cho một tổ chức. Nếu bạn không phải là quản trị viên và cần được trợ giúp quản lý các nhóm của riêng mình, hãy truy cập vào Trung tâm kiến thức.

Với Google Workspace, tổ chức của bạn có thể sử dụng các nhóm để dễ dàng giao tiếp và cộng tác giữa các nhóm. Là quản trị viên, bạn cũng có thể sử dụng nhóm để thiết lập các tính năng và dịch vụ cho nhiều nhóm người dùng.

Sau đây là cách bắt đầu sử dụng nhóm trong tổ chức của bạn.

Thiết lập nhóm giao tiếp và cộng tác

Tạo danh sách email và danh sách gửi email

Bắt đầu bằng cách tạo nhóm cho các đội, phòng ban hoặc nhóm người khác trong tổ chức của bạn. Khi có nhóm, người dùng có thể:

  • Gửi email cho tất cả các thành viên trong nhóm
  • Mời các thành viên trong nhóm tham gia cuộc họp
  • Chia sẻ nội dung với các thành viên, bao gồm tài liệu, trang web, video và lịch

Bắt đầu

Thiết lập ứng dụng Google Groups cho người dùng

Nếu bạn bật dịch vụ Groups for Business trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, thì người dùng có thể truy cập vào các nhóm của tổ chức bạn trong ứng dụng Google Groups. Ứng dụng này có trong trình chạy ứng dụng và tại groups.google.com. Google Groups cung cấp các tính năng bổ sung cho nhóm (xem bên dưới). Dựa trên các chính sách mà bạn thiết lập trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, người dùng có thể được phép tạo, quản lý và làm việc trong các nhóm theo nhiều cách.

Bắt đầu

Thêm các tính năng vào một nhóm bằng Google Groups

Hộp thư đến cộng tác

Sau khi tạo nhóm, chủ sở hữu và người quản lý nhóm (bao gồm cả quản trị viên) có thể sử dụng ứng dụng Google Groups để biến nhóm thành Hộp thư đến cộng tác. Tại đây, các thành viên có quyền có thể giao cuộc trò chuyện cho nhau, sau đó theo dõi trạng thái của phản hồi.

Quản lý hội viên và cuộc trò chuyện bổ sung

Bạn cũng có thể sử dụng Google Groups để thêm các tính năng vào một nhóm, chẳng hạn như thông điệp chào mừng, kiểm duyệt bài viết, trả lời tự động cho bài viết trong nhóm, v.v.:

Nhóm cấu hình để quản trị viên sử dụng

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể sử dụng nhóm để tuỳ chỉnh chế độ cài đặt cho nhiều người dùng mà không cần thay đổi cơ cấu tổ chức. Thông thường, bạn sẽ tuỳ chỉnh các chế độ cài đặt bằng cách sử dụng đơn vị tổ chức. Tuy nhiên, một tổ chức lớn hơn có thể cần tuỳ chỉnh thêm bằng cách sử dụng các nhóm.

Quản trị viên có thể sử dụng nhóm để:

Các lựa chọn dành cho tổ chức lớn

Sau đây là các lựa chọn dành cho những tổ chức có nhiều nhóm hoặc nhóm lớn.

  • Tạo nhóm được đề xuất để chia sẻ (đối tượng mục tiêu)

    Giúp người dùng chia sẻ các mục với những nhóm thích hợp thay vì toàn bộ tổ chức. Ví dụ: thêm đối tượng mục tiêu vào chế độ cài đặt cách chia sẻ của người dùng, chẳng hạn như chế độ chia sẻ "Lấy đường liên kết" trong Drive.

  • Tự động quản lý thành viên thông qua các nhóm động

    Tạo một nhóm tự động thêm và xoá thành viên dựa trên điều kiện truy vấn tư cách thành viên mà bạn tạo. Điều này sẽ hữu ích nếu người dùng trong tổ chức của bạn thường xuyên thay đổi vai trò hoặc vị trí và bạn cần một cách tự động để luôn cập nhật thông tin về tư cách thành viên trong nhóm.

  • Đồng bộ hoá nhóm với máy chủ LDAP hoặc Active Directory

    (Cần có kỹ năng phát triển.) Đồng bộ hoá các nhóm cũ với Google Workspace bằng các công cụ sử dụng Directory API của Admin SDK. Các công cụ này bao gồm Google Cloud Directory Sync (GCDS) và các công cụ mà bạn tự tạo.

  • Tạo và quản lý nhóm bằng API

    (Cần có kỹ năng phát triển.) Bạn có thể quản lý hàng loạt nhiều chế độ cài đặt và tính năng của nhóm bằng cách sử dụng một API có liên quan.