Là quản trị viên Groups, bạn có thể tạo các nhóm tự động quản lý thành viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo các nhóm động để tự động thêm và loại bỏ thành viên dựa theo một điều kiện truy vấn tư cách thành viên mà bạn tạo. Việc này giúp các nhóm luôn được cập nhật, đặc biệt nếu tổ chức của bạn có nhiều địa điểm hay các thành viên trong nhóm của tổ chức thường xuyên thay đổi.
Bạn có thể dùng nhóm động làm:
- Danh sách email và danh sách gửi email
- Nhóm được kiểm duyệt và Hộp thư đến cộng tác
- Nhóm bảo mật
Tìm hiểu về tư cách thành viên trong nhóm động
Tư cách thành viên trong nhóm động khác với các nhóm khác ở những điểm sau:
- Bạn không thể tự thêm mọi người vào nhóm – Để thay đổi thành viên, hãy thay đổi điều kiện truy vấn tư cách thành viên.
- Chỉ người dùng mới có thể giữ vai trò thành viên – Khi Groups không thể đáp ứng các điều kiện về thành viên, bạn sẽ không thể thêm một nhóm vào một nhóm động.
- Nhóm động không thể là thành viên – Bạn không thể thêm một nhóm động vào bất cứ nhóm nào khác.
Tạo một nhóm động
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Nhóm.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Groups.
- Nhấp vào Tạo nhóm động.
- Tạo truy vấn về thành viên.
- Danh sách điều kiện – Chọn tiêu chí sẽ áp dụng cho tư cách thành viên. Ví dụ: để thiết lập một nhóm gồm những thành viên làm việc tại một phòng ban nhất định trong tổ chức của bạn, hãy chọn Phòng ban của người dùng.
- Trường giá trị – Nhập giá trị mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể sử dụng chữ cái, số và ký tự gạch dưới (_). Nếu sử dụng dấu cách hoặc các ký tự khác, bạn sẽ gặp lỗi. Bạn chỉ có thể tạo một truy vấn cho mỗi nhóm. Khi bạn chọn điều kiện và giá trị, truy vấn sẽ được tạo và xuất hiện dưới dạng một dòng văn bản. Ví dụ: nếu bạn chọn "Mã quốc gia bằng US", thì truy vấn sẽ xuất hiện dưới dạng "user.addresses.exists(address, address.country_code=='US')." Để biết thêm thông tin về cách tạo truy vấn, hãy xem bài viết Tạo truy vấn tư cách thành viên cho nhóm động.
- (Không bắt buộc) Để đặt một điều kiện chỉ bao gồm những người dùng không đáp ứng một giá trị nhất định, hãy tạo điều kiện ở bước 4 rồi nhấp vào biểu tượng Loại trừ
. Trong truy vấn, tiêu chí loại trừ sẽ xuất hiện dưới dạng dấu chấm than (!).
Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Loại trừ người dùng khỏi nhóm động. (Không bắt buộc) Sử dụng nhiều cặp điều kiện-giá trị để tạo điều kiện truy vấn tư cách thành viên. Để thêm hoặc loại trừ những người đáp ứng:
- Tất cả điều kiện – Trong danh sách, hãy chọn Và. Trong truy vấn, các điều kiện được thêm sẽ xuất hiện với hai ký hiệu và (&&) ở giữa.
- Ít nhất một trong các điều kiện – Trong danh sách, hãy chọn Hoặc. Trong truy vấn, điều kiện hoặc/hoặc sẽ xuất hiện với hai dấu gạch dọc (||) ở giữa.
Khi bạn thêm các cặp điều kiện-giá trị, hãy lưu ý rằng độ dài tối đa cho truy vấn là 10.000 ký tự.
(Không bắt buộc) Để xem những người dùng tiềm năng trong nhóm dựa trên cụm từ tìm kiếm của bạn, hãy nhấp vào Xem trước.
Nhấp vào Tạo nhóm động.
Nhập thông tin dưới đây:
Trường Nội dung mô tả Tên Tên giúp xác định nhóm trong các danh sách và bài viết. Hãy áp dụng các nguyên tắc sau:
- Tên có thể dài tối đa 73 ký tự.
- Việc sử dụng tên sẽ giúp dễ dàng xác định mục đích của nhóm.
Mô tả Mục đích của nhóm. Thông tin này xuất hiện trên trang Giới thiệu của nhóm. Bạn có thể thêm thông tin về thành viên nhóm, nội dung của nhóm, câu hỏi thường gặp và đường liên kết đến các nhóm có liên quan. Email của nhóm Địa chỉ email mà nhóm sử dụng. Nếu có nhiều miền xuất hiện, hãy chọn miền thích hợp trong danh sách. Địa chỉ email có thể dài tối đa 63 ký tự. Giới hạn này sẽ không tính đến miền địa chỉ, chẳng hạn như @example.com.
Có một số từ dành riêng mà bạn không thể dùng làm địa chỉ email. Hãy truy cập vào phần Những từ không thể dùng trong địa chỉ email.
Nhấp vào Lưu.
(Không bắt buộc) Thay đổi các chế độ cài đặt về quyền truy cập cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
Nhấp vào Xong.
Bạn có thể tạo tối đa 500 nhóm động. Để yêu cầu tăng hạn mức này, hãy liên hệ với nhóm hỗ trợ và cho biết hạn mức bạn muốn cũng như trường hợp sử dụng hoặc lý do yêu cầu. Chúng tôi xem xét các yêu cầu theo từng trường hợp. Để gửi yêu cầu, hãy truy cập vào trang Liên hệ với nhóm hỗ trợ Google Workspace.
Chỉ định vai trò trong nhóm động
Bạn chỉ định vai trò trong nhóm động theo cách tương tự như trong mọi nhóm. Tuy nhiên, có một số hạn chế áp dụng cho chủ sở hữu và người quản lý nhóm động. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Tìm hiểu về vai trò của nhóm động.
Tự động hoá các chính sách bảo mật bằng nhóm bảo mật động
Để thực thi các chính sách bằng nhóm động, hãy thêm nhãn Bảo mật cho các nhóm đó. Ví dụ: bạn có thể tạo một nhóm động để đặt chính sách cho tất cả những người làm việc tại một vị trí địa lý cụ thể trong tổ chức của mình. Khi người dùng di chuyển và thay đổi vị trí trong hồ sơ người dùng, hệ thống sẽ tự động thêm hoặc xoá họ khỏi nhóm.
- Tạo một nhóm động gồm những người dùng đáp ứng tiêu chí mà bạn muốn.
- Thêm Nhãn bảo mật vào nhóm.
- Tạo một chính sách và chọn chính sách nào sẽ được ưu tiên bằng cách làm theo các bước trong phần Tuỳ chỉnh các chế độ cài đặt dịch vụ thông qua nhóm cấu hình.