Cómo controlar Workspace Intelligence para las funciones potenciadas por IA generativa

Workspace Intelligence busca contenido en todas las apps para proporcionarle contexto más profundo a Gemini en Workspace y permitirle que brinde experiencias de IA generativa más útiles y pertinentes.

Como administrador, puedes habilitar o inhabilitar los servicios de Workspace que se pueden buscar de forma activa para potenciar las funciones de IA generativa en Workspace para los usuarios de tu organización. Los servicios compatibles incluyen los siguientes:

  • Gmail
  • Drive (incluye Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, archivos PDF, imágenes, videos y mucho más)
  • Calendario
  • Chat

El parámetro de configuración predeterminado para cada fuente es activado. Si activas o desactivas una fuente, es posible que el cambio tarde hasta 48 horas en aplicarse.

Cómo Workspace Intelligence usa tus datos

Workspace Intelligence usa tus datos de Google Workspace para ayudar a las funciones de IA generativa a comprender la información única de tu organización. Por ejemplo, Workspace Intelligence podría usar detalles de tus correos electrónicos, documentos o eventos del calendario para proporcionar respuestas y sugerencias más inteligentes.

Workspace Intelligence sustenta muchos usos de Gemini en Workspace, incluidos los siguientes:

Por ejemplo, imagina que necesitas enviarle a tu administrador una actualización sobre el "Proyecto X". Le preguntas a Gemini en Documentos, y Workspace Intelligence consultará todos los datos pertinentes. Esto incluye tus notas de reuniones, documentación y debates de chat relacionados con el Proyecto X. Gemini produce un borrador de informe en segundos, con citas completas.

Estos cambios se alinean con nuestras prácticas de manejo de datos y compromisos de privacidad existentes. Las funciones de IA respetan el acceso al contenido a nivel del usuario, lo que garantiza que las respuestas se basen solo en el contenido que un usuario ya tiene permiso para ver. Tus datos nunca se usan para entrenar modelos de IA generativa ni con fines publicitarios.

Activa o desactiva Workspace Intelligence en un servicio de Google

Puedes elegir qué servicios de Workspace pueden contribuir a Workspace Intelligence.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego IA generativa y luego Gemini para Workspace.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. Haz clic en el panel Workspace Intelligence.

  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Haz clic en Editar junto al servicio que quieres habilitar o inhabilitar.

  5. Haz clic en Activado o Desactivado y, luego, en Guardar.

Cuando Workspace Intelligence está desactivado

Si desactivas Workspace Intelligence o inhabilitas una fuente de datos específica, las funciones de IA generativa no buscarán contenido de forma activa en la fuente inhabilitada. Sin embargo, si un usuario agrega una fuente específica a su instrucción, se usará esa fuente para ayudar a Gemini a responder. Por ejemplo, si desactivas Drive como fuente, los usuarios pueden preguntarle a Gemini sobre archivos específicos. Gemini consultará estos archivos, pero no buscará otros de forma activa.

Nota: Desactivar las fuentes de datos limita la eficacia de Gemini. En algunos casos, los usuarios pueden perder el acceso a funciones específicas de IA. Por ejemplo:

  • Si Gmail está inhabilitado como fuente, es posible que los usuarios pierdan el acceso a los resúmenes potenciados por IA en la búsqueda de Gmail. Gmail volverá a la experiencia de búsqueda anterior.
  • Si Calendario está inhabilitado como fuente, Gemini en Workspace no podrá leer calendarios ni programar eventos.
  • Si Drive está inhabilitado como fuente, es posible que la función de proyectos de Drive ya no esté disponible.

Notas importantes sobre Workspace Intelligence

  • Los cambios pueden tardar hasta 48 horas en aplicarse por completo.
  • Este parámetro de configuración controla el uso de estas fuentes para el uso de Gemini en Workspace. No rige el uso de estas fuentes para Gemini for Education, la app de Gemini, NotebookLM ni ningún servicio adicional. Estos se controlan con otros parámetros de configuración del usuario o del administrador.
  • Algunas preferencias de datos a nivel del usuario también rigen si el parámetro de configuración de Workspace Intelligence puede usar una fuente. Por ejemplo, si una fuente está activada en la Consola del administrador, un usuario individual puede seguir desactivando las funciones inteligentes y la personalización y evitar que Workspace Intelligence use todos los datos de Workspace.
  • El acceso a las fuentes de datos también se controla con las reglas de Prevención de pérdida de datos (DLP) de tu organización.

  • Este parámetro de configuración administra las fuentes de datos disponibles para Workspace Intelligence. Es posible que Google cambie la forma en que las funciones específicas de IA usan las fuentes de datos de Workspace Intelligence. Con el tiempo, ciertas fuentes de datos pueden pasar de ser mejoras opcionales para una función determinada a requisitos esenciales, al igual que los requisitos esenciales pueden volverse opcionales.

    Además, es posible que Google realice cambios en las funciones de IA que generen una experiencia limitada o degradada cuando Workspace Intelligence no tenga acceso a las fuentes de datos requeridas.

  • Cuando se usa una función de Gemini, el contenido activo en ese momento también está disponible para proporcionar una mejor respuesta. Por ejemplo, si abres un documento en Documentos de Google y le haces una pregunta a Gemini en el panel lateral, podrá tener en cuenta el contenido de ese documento y proporcionar una respuesta más pertinente, incluso si Drive está inhabilitado como fuente de datos.

  • Algunas ediciones no tienen la capacidad de controlar el acceso a Workspace Intelligence:

    • Workspace Intelligence tiene acceso a fuentes de datos para usuarios con lo siguiente:
      • Workspace Essentials Starter
      • Workspace Individual
    • Workspace Intelligence no es compatible con lo siguiente:
      • Education Fundamentals
      • Education Standard