Contrôler Workspace Intelligence pour les fonctionnalités d'IA générative

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Également compatible avec les modules complémentaires Accès étendu à l'IA, Accès Ultra à l'IA, Google AI Pro for Education et Teaching and Learning. Comparer votre édition

Workspace Intelligence recherche du contenu dans les applications pour fournir à Gemini dans Workspace un contexte plus approfondi afin qu'il puisse proposer des expériences d'IA générative plus utiles et pertinentes.

En tant qu'administrateur, vous pouvez activer ou désactiver les services Workspace dans lesquels les utilisateurs de votre organisation peuvent effectuer des recherches pour alimenter les fonctionnalités d'IA générative dans Workspace. Voici les services compatibles :

  • Gmail
  • Drive et Docs (y compris Sheets, Slides, PDF, Images, Vids et plus)
  • Agenda
  • Chat

Le paramètre par défaut de chaque source est activé. Si vous activez ou désactivez une source, la modification peut prendre jusqu'à 48 heures.

Comment Workspace Intelligence utilise vos données

Workspace Intelligence utilise vos données Google Workspace pour aider les fonctionnalités d'IA générative à comprendre les informations uniques de votre organisation. Par exemple, Workspace Intelligence peut utiliser des détails de vos e-mails, documents ou événements d'agenda pour fournir des réponses et des suggestions plus pertinentes.

Workspace Intelligence est à la base de nombreuses utilisations de Gemini dans Workspace, y compris :

Par exemple, imaginons que vous deviez envoyer à votre responsable des informations sur le "Projet X". Vous posez une question à Gemini dans Docs, et Workspace Intelligence consulte toutes les données pertinentes. Cela inclut vos notes de réunion, la documentation et les discussions Chat liées au projet X. Gemini génère un brouillon de rapport en quelques secondes, avec des citations complètes.

Ces modifications sont conformes à nos pratiques de traitement des données et à nos engagements en matière de confidentialité existants. Les fonctionnalités d'IA respectent l'accès au contenu au niveau utilisateur. Les réponses ne sont donc basées que sur les contenus que l'utilisateur est déjà autorisé à consulter. Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA générative ni à des fins publicitaires.

Activer ou désactiver Workspace Intelligence dans un service Google

Vous pouvez choisir les services Workspace qui peuvent contribuer à Workspace Intelligence.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis IA générative puis Gemini pour Workspace.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Paramètres de Gemini.

  2. Cliquez sur le panneau Workspace Intelligence.

  3. (Facultatif) Pour n'appliquer le paramètre qu'à certains utilisateurs, sur le côté, sélectionnez une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé).

    Les paramètres de groupe remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus

  4. Cliquez sur Modifier à côté du service que vous souhaitez activer ou désactiver.

  5. Cliquez sur Activé ou Désactivé, puis sur Enregistrer.

Lorsque Workspace Intelligence est désactivé

Si vous désactivez une source de données dans Workspace Intelligence, les fonctionnalités d'IA générative ne rechercheront pas activement de contenu provenant de cette source. Toutefois, lorsque Gemini fait référence à du contenu Google Workspace spécifique, y compris des fichiers Drive, des e-mails et des messages Chat, il peut ancrer ses réponses sur ce contenu, même si le produit correspondant est désactivé en tant que source de données pour Workspace Intelligence. Par exemple, si vous désactivez Drive en tant que source, les utilisateurs peuvent poser des questions à Gemini sur des fichiers spécifiques. Gemini consultera ces fichiers, mais ne recherchera pas activement d'autres fichiers.

Remarque : La désactivation des sources de données limite l'efficacité de Gemini. Dans certains cas, les utilisateurs peuvent perdre l'accès à des fonctionnalités d'IA spécifiques. Exemple :

  • Si Gmail est désactivé en tant que source, les utilisateurs peuvent perdre l'accès aux Aperçus IA dans la recherche Gmail. Les utilisateurs peuvent également perdre l'accès à la boîte de réception IA.
  • Si l'agenda est désactivé en tant que source, il est possible que Gemini ne puisse pas lire les agendas ni planifier d'événements dans d'autres services Workspace.
  • Si Drive et Docs sont désactivés en tant que source, il est possible que la fonctionnalité Projets Drive ne soit plus disponible.

Remarques importantes concernant Workspace Intelligence

  • Un délai de 48 heures peut être nécessaire pour que les modifications soient entièrement prises en compte.
  • Ce paramètre contrôle l'utilisation de ces sources pour Gemini dans Workspace. Elle ne régit pas l'utilisation de ces sources pour Gemini pour Education, l'application Gemini, NotebookLM ni aucun service supplémentaire. Elles sont contrôlées par d'autres paramètres utilisateur ou administrateur.
  • Certaines préférences de données au niveau de l'utilisateur déterminent également si une source peut être utilisée par Workspace Intelligence. Par exemple, si une source est activée dans la console d'administration, un utilisateur individuel peut toujours désactiver les fonctionnalités intelligentes Workspace pour désactiver toutes les fonctionnalités Gemini dans Workspace, y compris Workspace Intelligence.
  • L'accès aux sources de données est également contrôlé par les règles de protection contre la perte de données (DLP) de votre organisation.

  • Ce paramètre gère les sources de données disponibles pour Workspace Intelligence. Google peut modifier la façon dont certaines fonctionnalités d'IA spécifiques utilisent les sources de données Workspace Intelligence. Au fil du temps, certaines sources de données peuvent passer du statut d'améliorations facultatives pour une fonctionnalité donnée à celui d'exigences essentielles, tout comme les exigences essentielles peuvent devenir facultatives.

    De plus, Google peut apporter des modifications aux fonctionnalités d'IA qui entraînent une expérience limitée ou dégradée lorsque Workspace Intelligence n'a pas accès aux sources de données requises.

  • Lorsque vous utilisez une fonctionnalité Gemini, le contenu actuellement actif est également disponible pour fournir une meilleure réponse. Par exemple, si vous ouvrez un document dans Google Docs et posez une question à Gemini dans le panneau latéral, il pourra tenir compte du contenu de ce document et fournir une réponse plus pertinente, même si Drive et Docs sont désactivés en tant que source de données.

  • La plupart des éditions permettent de contrôler l'accès à Workspace Intelligence, à quelques exceptions près :

    • Les fonctionnalités Workspace Intelligence ne sont pas disponibles dans Education Fundamentals ni Education Standard.
    • Les clients Workspace Essentials Starter et Workspace Individual n'ont pas accès à la console d'administration. Ils ne peuvent pas contrôler l'accès aux sources de données.

  • Les utilisateurs Google Workspace for Education de moins de 18 ans ne peuvent pas utiliser l'intelligence Workspace. Lorsque Workspace Intelligence est activé pour un utilisateur de plus de 18 ans, notez qu'il peut accéder aux données partagées avec cet utilisateur (comme les fichiers Google Drive et les messages Chat), que l'utilisateur qui les partage ait accès ou non à Workspace Intelligence.

    Découvrez comment contrôler l'accès aux services Google selon l'âge.