Contrôler Workspace Intelligence pour les fonctionnalités d'IA générative

Workspace Intelligence recherche du contenu dans les applications pour fournir à Gemini dans Workspace un contexte plus approfondi afin qu'il puisse proposer des expériences d'IA générative plus utiles et pertinentes.

En tant qu'administrateur, vous pouvez activer ou désactiver les services Workspace dans lesquels les utilisateurs de votre organisation peuvent effectuer des recherches pour alimenter les fonctionnalités d'IA générative dans Workspace. Voici quelques exemples de services compatibles :

  • Gmail
  • Drive (y compris Docs, Sheets, Slides, PDF, images, Vids et plus)
  • Agenda
  • Chat

Le paramètre par défaut de chaque source est activé. Si vous activez ou désactivez une source, la modification peut prendre jusqu'à 48 heures.

Comment Workspace Intelligence utilise vos données

L'intelligence Workspace utilise vos données Google Workspace pour aider les fonctionnalités d'IA générative à comprendre les informations uniques de votre organisation. Par exemple, Workspace Intelligence peut utiliser des informations provenant de vos e-mails, documents ou événements d'agenda pour vous fournir des réponses et des suggestions plus pertinentes.

Workspace Intelligence est à la base de nombreuses utilisations de Gemini dans Workspace, y compris :

Par exemple, imaginez que vous devez envoyer à votre responsable des informations sur le "Projet X". Vous posez une question à Gemini dans Docs, et Workspace Intelligence consulte toutes les données pertinentes. Cela inclut vos notes de réunion, votre documentation et vos discussions par chat liées au projet X. Gemini produit un brouillon de rapport en quelques secondes, avec des citations complètes.

Ces modifications sont conformes à nos pratiques de traitement des données et à nos engagements en matière de confidentialité existants. Les fonctionnalités d'IA respectent l'accès au contenu au niveau de l'utilisateur. Les réponses ne sont donc basées que sur les contenus que l'utilisateur est déjà autorisé à consulter. Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA générative ni à des fins publicitaires.

Activer ou désactiver Workspace Intelligence dans un service Google

Vous pouvez choisir les services Workspace qui peuvent contribuer à Workspace Intelligence.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis IA générative puis Gemini pour Workspace.

    Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

  2. Cliquez sur le panneau Intelligence pour les espaces de travail.

  3. (Facultatif) Pour n'appliquer le paramètre qu'à certains utilisateurs, sur le côté, sélectionnez une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé).

    Les paramètres de groupe remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus

  4. Cliquez sur Modifier à côté du service que vous souhaitez activer ou désactiver.

  5. Cliquez sur Activé ou Désactivé, puis sur Enregistrer.

Lorsque Workspace Intelligence est désactivé

Si vous désactivez l'intelligence Workspace ou une source de données spécifique, les fonctionnalités d'IA générative ne rechercheront pas activement de contenu à partir de la source désactivée. Toutefois, si un utilisateur ajoute une source spécifique à sa requête, cette source sera utilisée pour aider Gemini à répondre. Par exemple, si vous désactivez Drive comme source, les utilisateurs peuvent poser des questions à Gemini sur des fichiers spécifiques. Gemini consultera ces fichiers, mais ne recherchera pas activement d'autres fichiers.

Remarque : La désactivation des sources de données limite l'efficacité de Gemini. Dans certains cas, les utilisateurs peuvent perdre l'accès à des fonctionnalités d'IA spécifiques. Exemple :

  • Si Gmail est désactivé en tant que source, les utilisateurs peuvent perdre l'accès aux Aperçus IA dans la recherche Gmail. Gmail reviendra à l'ancienne expérience de recherche.
  • Si l'agenda est désactivé en tant que source, Gemini dans Workspace ne peut pas lire les agendas ni planifier d'événements.
  • Si Drive est désactivé en tant que source, il est possible que la fonctionnalité Projets Drive ne soit plus disponible.

Remarques importantes concernant Workspace Intelligence

  • Un délai de 48 heures peut être nécessaire pour que les modifications soient entièrement prises en compte.
  • Ce paramètre contrôle l'utilisation de ces sources pour Gemini dans Workspace. Elles ne régissent pas l'utilisation de ces sources pour Gemini pour l'éducation, l'application Gemini, NotebookLM ni aucun service supplémentaire. Elles sont contrôlées par d'autres paramètres utilisateur ou administrateur.
  • Certaines préférences de données au niveau de l'utilisateur déterminent également si une source peut être utilisée par le paramètre Workspace Intelligence. Par exemple, si une source est activée dans la console d'administration, un utilisateur individuel peut toujours désactiver les fonctionnalités intelligentes et la personnalisation et empêcher l'utilisation de toutes les données Workspace par Workspace Intelligence.
  • L'accès aux sources de données est également contrôlé par les règles de protection contre la perte de données (DLP) de votre organisation.

  • Ce paramètre gère les sources de données disponibles pour Workspace Intelligence. Google peut modifier la façon dont certaines fonctionnalités d'IA utilisent les sources de données Workspace Intelligence. Au fil du temps, certaines sources de données peuvent passer d'améliorations facultatives pour une fonctionnalité donnée à des exigences essentielles, tout comme des exigences essentielles peuvent devenir facultatives.

    De plus, Google peut apporter des modifications aux fonctionnalités d'IA qui entraînent une expérience limitée ou dégradée lorsque l'intelligence Workspace n'a pas accès aux sources de données requises.

  • Lorsque vous utilisez une fonctionnalité Gemini, le contenu actif est également disponible pour fournir une meilleure réponse. Par exemple, si vous ouvrez un document dans Google Docs et posez une question à Gemini dans le panneau latéral, il pourra tenir compte du contenu de ce document et fournir une réponse plus pertinente, même si Drive est désactivé en tant que source de données.

  • Certaines éditions ne permettent pas de contrôler l'accès à Workspace Intelligence :

    • Workspace Intelligence a accès aux sources de données pour les utilisateurs disposant des éléments suivants :
      • Workspace Essentials Starter
      • Workspace Individual
    • Workspace Intelligence n'est pas disponible dans les langues suivantes :
      • Education Fundamentals
      • Education Standard